あなたが弁護士であるか、法律業界で働いているなら、簡潔なコミュニケーションの力を過小評価することはありません。 同僚間であろうと、クライアントと弁護士の関係を管理しているのか。 解決策について話し合ったり、対立を管理したりする–ストーリーの自分の側面を文字通り提示する方法は、成功と失敗の違いになる可能性があります。
トーンの設定は、非常にクリアなメッセージの送受信から始まります。 少し前まで、法律事務所は、好ましいコミュニケーション手段として電話会議に大きく依存していました。 ただし、ビデオ会議は、生産性の向上、コスト削減の向上、従業員の幸福と安全性、およびクライアントの定着率の向上につながるより多くのメリットをもたらすため、企業は双方向通信テクノロジーに依存してビジネスを行っています。
ビデオ会議の利点はたくさんあります。 かつては未来的であり、最大で数万ドルの費用がかかると考えられていたものが、今日では、この技術はビジネスを運営するために必要であり、それほど費用はかかりません。 さらに、ソフトウェアは大幅に洗練され、洗練されています。 使用、実装、共有は直感的です。
あなたが探している法律事務所の場合：
- 情報、データの送信、およびクライアントのサポートをより迅速に行う
- 企業文化と社内コミュニケーションを強化する
- 複雑な請求および管理タスクを改善および合理化します
- 静的な通話の切断や気を散らすことなく、クライアントの会議に集中して集中する
- ローカルまたは海外での通話の多様性を管理する
次に、ビジネス戦略の一環としてビデオ会議を調べます。 どのプラットフォームが会社のニーズに最適であるかを判断するのに役立つ次の質問に留意してください。
まず最初に。 電話会議について非生産的なことは何もありません。 実際、それらはさまざまな用途に非常に効果的です。 この投稿は、電話会議をビデオ会議に置き換えることについてではありません。 両方を利用することで、クライアントとの関係を深めるためにより多くの価値を提供できることを示すだけです。
電話会議は次の場合に最適です。
- 事件の進展に関して即席または予定された話し合いをする
- 長いメールスレッドを削減して、ポイントをまっすぐにします
- 特定のトピックに関する専門化と情報の共有
- 同じスペースに意思決定者を配置する
- 情報をさらに細かく分類するための会議の文字起こしと録音を有効にする
ビデオ会議が提供する次の側面を追加すると、クライアントだけでなく、オフィスの同僚や上司にとっても、より充実したサービスが提供されることがわかります。 人事、IT、およびその他の部門にも大きなメリットがあります。
ビデオ会議は何を提供しますか？
クライアントとのコミュニケーションは、すべての法律事務所の成功の最前線にあります。
結局のところ、それは次のようになります。
1）クライアントへの信頼を築き、
2）それからそれを維持します。
これらのXNUMXつの重要なステップは クライアントとの優れたコミュニケーションを提供するための基盤 それ：
- 彼らのニーズに応え、彼らを優先事項のように感じさせ、あなたを彼らの大義の擁護者として位置付けることにより、ポジティブなクライアント体験を提供します。
- あなたの評判を築きます。 口コミが金と同じくらい価値がある業界では、あなたの法律事務所の評判はあなたのコーリングカードです。 ほとんどの法律事務所は、彼らの経験に基づいてビジネスを争っています。
- 目立ちたいですか？ お互いを理解するために必要な重要な洞察をもたらす最先端のツールと方法を使用して、クライアントのコミュニケーション戦略にアプローチします。
- あなたとあなたのクライアントの間に調和を生み出します。 プロセスのすべてのタッチポイントで継続的なコミュニケーションを行うことで、敷物の下に何かが流されたり、持ち上がったりするのを防ぐことができます。
特に最初は、クライアントがあなたを弁護士として好きで、あなたを雇いたいと思っているかどうかを判断しようとしていると同時に、あなたは彼らが解決するのを助けることができる法的な問題を抱えているかどうかを評価しようとしています。
最初から適切なコミュニケーションの基盤を築くことが非常に重要です。 不十分なコミュニケーション方法、不十分な関係管理、および不適切な時間の使用が、クライアントの処理方法に影響を与えないようにしてください。
代わりに、これらに付属するビデオ会議をミックスに追加してください 3つの主なメリット:
主なメリット＃1
通話中の高セキュリティ基準。
クライアントの情報を安全に保つことは、すべての法律実務家にとって最優先事項です。 オンライン会議 短いか長いかにかかわらず、適切なセキュリティ対策に向けて必要なすべてのベストプラクティスの手順を備えている必要があります。
- アクセスを提供するために必須 安全な電話会議
- 通話の参加者を制御できる必要があります
- 必要に応じてセキュリティの層を追加します（会議ロック、ワンタイムアクセスコードなど）
- 通話の参加者が通話の唯一の参加者であることを保証します
- 電話会議ポータル
主なメリット＃2
送受信情報を簡単に送信できます。
クライアントと取引するときは、邪魔になるだけでなく、使いやすく直感的に設計された通信技術を提供することが重要です。 ユーザーフレンドリーで、ブランドを反映するようにカスタマイズできるプラットフォームは、より快適なエクスペリエンスであることが証明されています。
さらに、次のような会話をサポートする機能がロードされたプラットフォームを選択します。
- スクリーン共有 オンラインでリアルタイムにドキュメントやファイルを調べるため。 デスクトップを共有することで、他の参加者を含めて、自分が見ているものを正確に表示および表示できます。 コラボレーションの強化、コミュニケーションの強化、参加の加速のために、すべての行動方針が「表示可能」になります。 画面共有により、チャットがより動的になり、簡単になります。
- 会議の記録 過去の出来事、詳細、歴史を正確に記録するため。 中に使用されます ビデオ会議 （または電話会議）、録音は何が起こっているかの全体像を提供します。 特に難しい質問をするときは、人のボディーランゲージ、ニュアンス、声のトーンがビデオを介してより明確に伝わるため、会議を記録することは、詳細を確認するときに有益であることがわかる場合があります。
- ビデオとオーディオの録音は、誰かが今参加したり見たりできない場合でも、後で見ることができるため、非常にうまく機能します。
- AIトランスクリプション メモを取ることと聞くことの間で注意を分割するのではなく、あなたとあなたのチームが存在し、スペースを保持するのを助けます。 話者のタグや時刻と日付のスタンプを含む詳細な文字起こしが行われるため、情報が取得されたかどうかを心配することなく、証言やその他のビデオベースのコミュニケーションを続けることができます。 日付、名前、場所、一般的なテーマとトピックはすべてフィルタリングされて記録されるため、会議後の簡単な呼び出しとより詳細なデータが得られます。
スピーカータグ、日付スタンプ、読みやすいスピーチからテキストノートまでの詳細情報により、時間を節約できます。 これは、推薦状、または令状などを含むその他の司法プロセスに特に役立ちます。
主なメリット＃3
通話が完了した後、取得したすべての情報にアクセスします。
ビデオ会議テクノロジーが提供することは特に重要で有益です 要約と文字起こしを呼び出す 同期の最後に編成されます。 タグ付けされ、電子メールと同じくらい簡単に検索できる会議後のデータにより、仕事がより簡単かつ効率的になります。 さらに、送信されたリンク、メディア、ビデオ、録音、ファイル、ドキュメントなどのすべての情報がクラウドに保存され、あなたやチームの誰もがアクセスできる、より集中化された簡単なアクセスナビゲーションパスが実現します。
すべてをXNUMXか所にまとめたビデオハングアウトの概要により、情報の共有がよりスムーズかつシームレスになります。 すべてがあなたの前に配置されているとき、亀裂の間に何も落ちません。
利点がもう少し明白になったので、ビデオ会議を日常に実装することがコミュニケーションの品質にどのように大きく影響するかがより明確になりました。 全員がつながると、物事の流れがより合理化される様子をご覧ください。 クライアントはあなたが彼らのニーズに対応していることを知りたがり、従業員は彼らの上級管理職が彼らを信頼しているように感じたいと思っています。
法律事務所向けのビデオ会議ソリューションを検討している場合、最初に尋ねる必要のある6つの質問を次に示します。
6.ビデオ会議をどのように実践に取り入れますか？
警察署、病院、裁判所、収容所などに関して、あなたの会社はどこにありますか？ これらの場所では、法的手続きのためにビデオの提出やその他の形式のコミュニケーションが可能ですか？ あなたの顧客はどのくらい技術に精通していますか？
5.ビデオ会議をスケジュールする頻度はどれくらいですか。
あなたの会社の規模と成長のために将来がどうなるかをメモしてください。 さらに、他の部門も時流に乗るでしょうか？ これは、人事部が他の企業と連絡を取り合い、国際的に雇用する絶好の機会です。
4.追加のトレーニングやウェビナーにビデオ会議を使用しますか？
スキルセットを向上させたい法律実務家向け。 パートナーと姉妹法律事務所を接続するため。 メンターになる、またはITをトレーニングする–ビデオ会議を利用することは、テクノロジーを使用して人々の役割を強化する効率的で費用効果の高い方法です。
HRは使用できます ビデオ会議 海外に人材プールを開放することにより、採用と採用プロセスを促進および改善するためのソリューション。 ITは、技術的な問題に迅速に対処し、テキストチャットとヘルプを介してサポートを提供できます。 画面共有 とビデオチャット、複雑なガイダンス、ナビゲーション、セットアップをいつでもどこでも提供します。
3.このテクノロジーを喜んで使用する弁護士とクライアントは何人いますか？
よりビデオ中心のコミュニケーション戦略の機能と利点について話し合うことにより、チームがどのように運営されているかを検討してください。 これはワークライフバランスに力を与えますか？ 弁護士はいつか自宅で仕事をすることができますか？ これはクライアントにも当てはまります。 彼らは潜在的により多くの仮想Facetimeに反応しますか？ 会議や弁護士とクライアントの関係に対してよりオンラインのアプローチを実装すると、移動時間が節約され、生産性が向上しますか？
2.どのようなROIが期待できますか？
おおよその使用範囲を詳しく調べてください。 簡単な計算で、移動時間とリソースの間で特定のインスタンスに費やされている現在の時間を比較対照します。 それを合計してXNUMXか月の時間を把握し、ビデオ会議の実装がどのように違いを生むかを確認します。
1.あなたが見ているテクノロジーはどれほど合理化されていますか？
双方向通信ソフトウェアが既存のインフラストラクチャとどのように統合できるか、そしてそれがどのようにできるかを調査します ワークフローに影響を与える。 プロセスを簡素化するものを探してください。 誰にとっても使いやすいです。 リモートの仮想従業員に接続し、価値とより意味のある対話を提供するアプリケーションと機能を提供します。
熟考するためのフォローアップ質問：
•どのようなセキュリティ機能が含まれていますか？
•何人の参加者が収容されますか？
•カスタマーサポートはありますか？
•どのような機能が含まれていますか？ 録音はありますか？ 画面共有？ 要約？
•モバイルエクスペリエンスはどのようなものですか？ アプリはありますか？
電話会議と ビデオ会議 毎日に：社内会議から、従業員のオンボーディングと継続的な学習、 仮想証言録取 さらに、時代とともに動くためには、法律事務所はデジタル化を受け入れる必要があることが明らかになります。
オンラインサービスは、より多くのビジネス、生産性、およびクライアントとの信頼とアクセシビリティの向上への扉を開きます。 コミュニケーションの強化により、全員の役割が、個別に、または全体として、より効果的になります。
Callbridgeが法律事務所にクラス最高の洗練された会議を提供し、クライアントとの関係を管理および育成する方法に光を当てながら、直接のチームおよびオフィス内でコミュニケーションの力を与えられた文化を構築しましょう。
法廷の内外で明確かつ簡潔なコミュニケーションを促進するための双方向コミュニケーションプラットフォームを提供することは、直接開催される会議とオンラインで開催される会議の間のギャップを埋めるように設計されたテクノロジーから始まります。
Callbridgeのデジタルサービスのスーツは、次の目的で機能します。
- 情報の簡単な送信とアクセス可能性で従業員とクライアントに情報を提供し続ける
- 常にプライベートで安全な接続を維持する
- 簡素化して、次のような機能に接続します AI転写, 会議の記録 & 画面共有 生産性、効率性、参加性を高める
- 高品質のビデオおよびオーディオ会議で、リアルタイムでより多くの対面時間を奨励します
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