რა არის ვირტუალური შეხვედრა და როგორ უნდა დავიწყო?

გაინტერესებთ როგორ მოვაწყოთ ვირტუალური შეხვედრა? კიდევ უკეთესი, მაინც მაინტერესებს რა არის ვირტუალური შეხვედრა? აქ არის კარგი ამბავი; დროის ამ ეტაპზე, ვირტუალური შეხვედრის დაწყება არ შეიძლება იყოს უფრო მარტივი და თუ ჯერ კიდევ არ გესმით რა არის, სწორ ადგილას ხართ.

მზად ხართ უფრო ახლოს გაეცნოთ?

ვირტუალური შეხვედრა…

ვებ-კონფერენციის ფარგლებში ონლაინ შეხვედრას, ვიდეოკონფერენციას და აუდიოკონფერენციას, Educause-ის მიხედვით, ვირტუალური შეხვედრის განმარტება ასეთია: „ვირტუალური შეხვედრები არის რეალურ დროში ურთიერთქმედება, რომელიც ინტერნეტით ხორციელდება ინტეგრირებული აუდიოსა და ვიდეოს, ჩატის ინსტრუმენტებისა და აპლიკაციების გაზიარების გამოყენებით“. ისევე, როგორც პირისპირ შეხვედრა, ვირტუალური შეხვედრა აერთიანებს მონაწილეებს იდეების გასაზიარებლად, სასაუბროდ და თანამშრომლობისთვის დინამიურ გარემოში ორ ან მეტ საბოლოო წერტილს შორის, გარდა იმისა, რომ ფიზიკურად ყოფნის ნაცვლად, გამოიყენება მოწყობილობა.

ვირტუალური შეხვედრა კრიტიკულად მნიშვნელოვანია მზარდი ბიზნესის ჯანმრთელობისთვის. ნებისმიერ ადამიანს, თანამშრომლიდან დაწყებული, პროექტის მენეჯერით, C დონის აღმასრულებელი დირექტორითა და HR სპეციალისტით დამთავრებული, უწევს ჯგუფური კომუნიკაციის ტექნოლოგიაზე დაყრდნობა, რათა შეძლოს თავისი სამუშაოს შესრულება და სხვა ადამიანებს შორის დროსა და სივრცეში არსებული უფსკრულის გადალახვა. ფარმაცევტული და IT კომპანიები, იურიდიული ფირმები, მცირე და საწარმო ბიზნესები და სხვა, ყველა სარგებლობს ვიდეოზე ორიენტირებული კომუნიკაციის მიდგომის უშუალოობითა და აქტუალურობით.

ეს არის ვირტუალური შეხვედრა:

ვირტუალურ შეხვედრებთან ერთად ვინმესთან, ნებისმიერ დროს და ნებისმიერ დროს კომუნიკაციის შესაძლებლობა საშუალებას აძლევს ბიზნესის განვითარებას, განურჩევლად მდებარეობისა. სივრცული ბარიერები, რომლებიც ჩვეულებრივ დაბლოკავს სამუშაო ურთიერთობებს, უწყვეტობას და პროდუქტიულ თანამშრომლობას, აღარ არსებობს ვირტუალური შეხვედრებით, რომლებიც ხელს უწყობენ კავშირს. ზოგ ზოგ სარგებელში შედის:

• შემცირდა მგზავრობის დრო
• ტრანსპორტირების, მგზავრობისა და საცხოვრებლის ხარჯების შემცირება
• პროდუქტიულობის გაზრდა = ნაკლები სიჭარბე
• თანამშრომლების უკეთესი შენარჩუნება
• Კონკურენტული უპირატესობა

როდესაც საქმე ეხება ბიზნესს, გაითვალისწინეთ, თუ როგორ მუშაობს ვიდეოკომენტალური მიდგომა თქვენი კომუნიკაციური სტრატეგიის სასარგებლოდ:

• უფრო ციფრულად ჩართული და დაკავშირებული სამუშაო ძალა
• მენეჯმენტის ხელმისაწვდომობა
• გაძლიერებული გლობალური კომუნიკაციის კულტურა
• უკეთესი საიმედოობა, რომელიც უდრის უფრო სწრაფ შედეგებს
• შემცირდა შემცირებული სამუშაოები და ყოველ წუთს მიღებული მონაცემები და ინფორმაცია
• უკეთესი ღირებულება
• ჯერ კიდევ ცოტა გაუგებარია, როგორ დავიწყოთ ვიდეო კონფერენცია? აი, როგორ უნდა დააყენოთ ვირტუალური შეხვედრა:

აირჩიეთ სწორი პროგრამა

გაითვალისწინეთ რამდენიმე ლოგისტიკა, სანამ მომსახურების მიმწოდებელთან ვალდებულებას მიიღებთ.
როგორ ფიქრობთ, რამდენად ხშირად გჭირდებათ პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება? თუ საწარმოსთვის მზად ვიდეო კონფერენციას ეძებთ, იფიქრეთ იმაზე, თუ სად განთავსდებიან მონაწილეები; სახლში თუ საბჭოს დარბაზში? თუ ეს ყოფილია, მაშინ ვებ – კონფერენციები უფრო შესაფერისი, მარტივი და მოსახერხებელია.

გადახედეთ თუ რა მახასიათებლებია მოცემული. გააჩნია ეკრანის გაზიარება (შესანიშნავია IT მომხმარებლების მომსახურებისა და პრეზენტაციებისათვის); ონლაინ დაფა (გამოსადეგი საგანმანათლებლო მიზნებისთვის ან ტვინის შტატივით შემოქმედებითი სამუშაოსთვის); ან დოკუმენტების გაზიარება (გაზიარებული მასალების, მნიშვნელოვანი დოკუმენტების გაზიარება და ახალი ნიჭის ჩატარება ბევრად უფრო გამარტივებულია) და ა.შ.

კარგად გაიგეთ, რატომ გჭირდებათ ვირტუალური შეხვედრა

პირველ რიგში რატომ მოუწოდებთ შეხვედრას? ეს არის შიდა (განცხადებები, ბორტბორდინგი, ქსოვილების სესიები, მენეჯმენტის შეხვედრა) თუ გარე (გაყიდვების საფეხური, ახალი ბიზნესის განვითარება)? იფიქრეთ სტრუქტურაზე და მიზეზზე და შემდეგ, ბუნებრივია, სხვა ნაწილები მოხვდება მოსწრებად.

გადაწყვიტეთ ვის სჭირდება დასწრება

ვირტუალური შეხვედრები განსაკუთრებით ეფექტურია ხალხის კორექტირებისთვის, ამავე დროს, სხვაგან. ასე რომ, თუ მონაწილეები გყავთ საზღვარგარეთ, სახლში ან დარბაზში, შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ მარტივად და ეფექტურად მდებარეობის მიუხედავად. სანამ ყველამ იცის დროის პოტენციური სხვაობა ან იყენებს დროის ზონის გრაფიკს, დასწრება ადვილია. გაითვალისწინეთ, რომ მხოლოდ საჭირო ხალხი უნდა იყოს მოწვეული. დაზოგე დრო და ფული მხოლოდ აუცილებელი მონაწილეების ჩათვლით. სხვისთვის ჩაწერეთ შეხვედრა, რომელიც შემდეგ გამოაგზავნით.

მონახაზის შექმნა

დღის წესრიგის დადგენა თქვენს აზრებს ორგანიზებულს გახდის, რათა დროულად, ნათლად სუფთა და საინტერესო ვირტუალური შეხვედრა გქონდეთ. გარდა ამისა, ეს დაეხმარება მონაწილეებს, გაიგონ, რა არის მათგან მოსალოდნელი. რაში სჭირდებათ მათ წვლილი? არის რაიმე მასალა, რაც მათ დასჭირდებათ სინქრონიზაციის დაწყებამდე? რამდენ ხანს გაგრძელდება შეხვედრა? მოკლე განლაგების ჩათვლით, თავიდან აიცილებთ დაბნეულობას და დაეხმარება მონაწილეებს, რომ მზად იყვნენ.

გაგზავნეთ მოსაწვევები და შეხსენებები

ვირტუალურ შეხვედრებში ყველაზე კარგი ის არის, რომ ახლავე შეგიძლიათ უმასპინძლოთ იმპროვიზირებულ სესიას ან წინასწარ დანიშნოთ გრაფიკი. ყველა საჭირო ინფორმაციის ჩართვა თავდაპირველ მოწვევაში, როგორიცაა დრო, თარიღი და სხვა მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, რადგან ეს ავტომატურია. დააყენეთ შეხსენებები თქვენი ზარების კოორდინაციაში, რომ მონაწილეებს მომავალი სინქრონიზაცია შეახსენოთ. უფრო გადაუდებელი შეხვედრებისთვის, რომლებიც ადგილზე უნდა ჩატარდეს, გამოიყენეთ SMS შეტყობინებები შეხვედრის დეტალების გასაქცევად მონაწილეთა მოწყობილობებზე. აღარ დაგვრჩა დრო დაგვიანებული ჩამოსვლის ან დაუსწრებლის მოლოდინში.

გამოიყენეთ ფუნქციები უფრო ეფექტური ვირტუალური შეხვედრებისთვის

თქვენი ვირტუალური შეხვედრისთვის შესაფერისი ვიდეო კონფერენციის პროგრამული უზრუნველყოფა მოყვება უამრავი პრაქტიკული და მოსახერხებელი მახასიათებლით, თქვენი ონლაინ გამოცდილების გასაუმჯობესებლად. საუკეთესო შედეგის მისაღწევად, დარწმუნდით, რომ თქვენს მიერ არჩეული ტექნოლოგია დატვირთულია:

• ეკრანის გაზიარება: მყისიერად გაუზიარეთ თქვენი ეკრანი მონაწილეებს პრეზენტაციის წარმართვის ან IT პრობლემის გადასაჭრელად.
• ჩანაწერი: დააჭირეთ ჩანაწერს, რომ მოგვიანებით ნახოთ. იდეალურია იმ მონაწილეებისთვის, ვინც ზარს ვერ დაესწრება.
• სტენოგრამა: ყველა ჩაწერილი შეხვედრის ავტომატური ტრანსკრიფცია უზრუნველყოფს აზრის დატოვებას.
• ონლაინ დაფა: კონცეფციებისა და გრაფიკის გამოხატვის შემოქმედებითი გზა სურათების, ფერების და ფორმების გამოყენებით.

ჩართეთ Take Away

თქვენი ვირტუალური შეხვედრის ბოლოს, რისგან გსურთ მონაწილეების დატოვება? რა იყო მიზანი და რა არის შემდეგი ნაბიჯები? დარწმუნდით, რომ ყველანი გადიან და იციან რა მიზანი აქვთ და რა უნდა გაკეთდეს შემდეგში.

გააგრძელეთ ელ.ფოსტით

შეინახეთ რაც შეიძლება მოკლედ და ტკბილად, მაგრამ რა უნდა შეიტანოთ შემდეგ ელ.წერილში: შეხვედრის წუთების რეზიუმე, შემდეგი ნაბიჯები, შეხვედრის ძირითადი მიღწევა (ეს უნდა შეესაბამებოდეს თქვენი შეხვედრის მიზანს) და ჩანაწერი (თუ ეს ჩაწერილი გაქვთ) )

ვირტუალური შეხვედრის საუკეთესო პრაქტიკა

ახლა, როდესაც უკეთ გაიგეთ, თუ როგორ შეუძლია ვირტუალურ შეხვედრას გააძლიეროს კომუნიკაცია გამგზავნსა და მიმღებს შორის, არსებობს გარკვეული ეტიკეტის წესები , რომლებიც უნდა დაიცვათ. აქ მოცემულია რამდენიმე რამ, რაც უნდა გახსოვდეთ:

ტექნოლოგია: შეხვედრამდე შეამოწმეთ თქვენი ტექნოლოგია განახლებული და გამართულად ფუნქციონირებს. დარწმუნდით, რომ თქვენი მიკროფონი, დინამიკები და კამერა მზადაა გამოსაყენებლად. გადაამოწმეთ თქვენი პარამეტრები და თუ მოდერაციას ახორციელებთ, გაუშვით მოსაცდელი ოთახი და დარწმუნდით, რომ ყველა ავტომატურად დაყენებულია ხმის დადუმების რეჟიმში.

მონაწილეობა: გადახედეთ თქვენი შეხვედრის გეგმას და განიხილეთ მისი მიმდინარეობა, სანამ საქმეები დაიწყება. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ მოემზადოთ პაუზებისა და შესვენებების ადგილისთვის და დაგეგმოთ მონაწილეებისთვის დასასმელი კითხვები. სცადეთ ჩართოთ აქტივობა ონლაინ დაფის გამოყენებით და ეკრანის გაზიარების ფუნქციის გამოყენებით „საჩვენებლად“ „მოყოლის“ ნაცვლად.

ჩართულობა: მონაწილეები უფრო მეტად აითვისებენ თქვენს ინფორმაციას, თუ თქვენს მოხსენებას საინტერესოს გახდით. სტატისტიკისა და მშრალი მეტრიკის ნაცვლად, მოყევით ამბავი დასაწყისით, შუა ნაწილითა და დასასრულით. ჩასვით საჭირო მონაცემები და ინფორმაცია სურათების, ვიდეოების, ნათელი ფერების და მნიშვნელოვანი სიტყვების ხაზგასმის გამოყენებით.

გაერთეთ: არ დაგვავიწყდეს ვირტუალური შეხვედრის სოციალური გახდომა! გახსენით ვირტუალური შეხვედრა „ყინულის გამტეხი“ კითხვებით. უფრო პერსონალური კითხვები კარგად მუშაობს მცირე ჯგუფებში, მაგალითად, „რით დაკავდით ამ შაბათ-კვირას?“ ან „გვითხარით, რას უყურებთ Netflix-ზე“.

უფრო დიდი ჯგუფების საშუალებით თქვენ შეგიძლიათ იყოთ უფრო ბუნდოვანი და მხიარული: ”რა არის პირადი საბაბი, რომელსაც მუდმივად იყენებთ?” ან "რომელი ბავშვის ფილმი ან წიგნის პერსონაჟი მოგაგონებთ საკუთარ თავს?"

შეხვედრაზე განიხილეთ შესაბამისი კითხვის დასმა, როგორიცაა: ”ბოლოს როდის ისაუბრე ჯგუფში?” ან რაღაც უფრო უნიკალური, როგორიცაა: ”ცხოველის კუდი რომ გქონდეს, რა იქნებოდა ეს?”

იდეა არის ერთმანეთის გაცნობა პროფესიონალურ გარემოში, მაგრამ უფრო ჩვეულებრივი ტონით. ყინულის საყრდენი შთააგონებს შესაბამის ემოციებს, ასტიმულირებს სწავლას და ხელს უწყობს შეერთებას. ყველა შესანიშნავი ცოდნა ვირტუალურ მაგიდასთან მისასვლელად!

აირჩიეთ Callbridge, როგორც თქვენი ჯგუფური საკომუნიკაციო პლატფორმა და უყურეთ პროდუქტიულობასა და ჩართულობის ზრდას, მას შემდეგ რაც შეიტყობთ ვირტუალური შეხვედრის გამართვას. პრემიუმ ფუნქციებით, რომლებიც მოიცავს ეკრანის გაზიარებას, AI– ით ტრანსკრიპციას და რეზიუმეებს, პლუს უსაფრთხოების გაძლიერებულ ზომებს, ნულოვან ჩამოტვირთვებსა და პერსონალიზაციას, შეგიძლიათ ნებისმიერი ვირტუალური შეხვედრა მოხვდეთ მონაწილეებთან