როდესაც პანდემიის მსგავსი დიდი რამე მოქმედებს სამყაროზე, ის აუცილებლად ცვლის სამყაროს მუშაობას. ეტაპობრივად, უცნობი ტერიტორიის გავლით, თითოეული ინდუსტრია და თითოეული ბიზნესი სწავლობს, თუ როგორ უნდა მოერგოს და იყოს წარმატებული ამ ახალ ნორმალურ პირობებში - განსაკუთრებით იურიდიულად.
იურიდიულმა სისტემამ განიცადა მრავალი შეზღუდვა და შეზღუდვა და შედეგად გავლენა მოახდინა შუამდგომლობების, წინასასამართლო, სასამართლო პროცესების და მთლიანობაში დავის პროცესის სიხშირეზე და ხელმისაწვდომობაზე.
როგორც იურიდიული სპეციალისტი, ნამდვილად თქვენ გამოცდილი გაქვთ უშუალოდ სახლიდან მუშაობის შედეგები. ვირტუალური შეხვედრები გახდა ვალუტა, რადგან წინა პროცესები და სისტემები გადავიდა ინტერნეტ სივრცეში. აშკარად იცვლება იურიდიული ლანდშაფტი, ვიდეო კონფერენცია ხდება საუკეთესო სამართლებრივი პროცედურის მთავარი გადაწყვეტა, დაწყებული გამოკვლევებით.
ვიდეოკონფერენცია ადვოკატთა ორივე მხარეს საშუალებას აძლევს, პროცესში მიიღონ აუცილებელი და კრიტიკული ფაქტები, მტკიცებულებები, მხარდაჭერა, პრეტენზიები, მტკიცებულებები და დაცვა სასამართლოში ფეხის გადადგმის გარეშე.
ვთქვათ, რომ თქვენს იურიდიულმა კომპანიამ გადასვლა ონლაინ რეჟიმში გააკეთა - დისტანციური შეხვედრების რაოდენობის გაზრდა, IT განყოფილების გაძლიერება, სწავლის გამოყენების სწავლა ეკრანის გაზიარება და ვირტუალური ფონები, რაც უფრო მოკლე, უფრო მოკლე ონლაინ შეხვედრებთან და პრეზენტაციებთან კორექტირებას ახდენს - ახლა უკვე ნახავთ, თუ როგორ იძლევა ტექნოლოგია დისტანციურად კომუნიკაციის საშუალებას მარტივად.
მოდით, უფრო ღრმად ჩავუღრმავდეთ იმას, თუ როგორ ხდება ეს ფორმა სხვადასხვა იურიდიულ შედეგებზე დაყრდნობით.
ვიდეო კონფერენციის ერთ-ერთი ყველაზე მოსახერხებელი და წინსვლის შესაძლებლობა მოიცავს ჩაწერას. ონლაინ რეჟიმში შეხვედრის ჩატარებისთანავე, ჩანაწერის დარტყმა მონაწილეებს საშუალებას აძლევს თავიდან დასრულება, სრულად აღბეჭდილი ჩანაწერი ყველაფრისა, რაც სინქრონიზაციაში მოხდა.
ამასთან, ეს შეიძლება იყოს პროცედურული ცვლილება მრავალი ფირმისა და ბიზნესისთვის. ინტერნეტში გადასვლამდე და სახლიდან მომუშავე ადამიანების უმეტესობა, ოდესმე ჩაიწერა გუნდური ზარები? ვინ მიიღო შეხვედრის შენიშვნები? რამდენი დრო დაიხარჯა მოწვევაზე? გადაადგილეთ ნაბიჯი უფრო შეუფერხებლად, ტექნოლოგიის ჩათვლით, რომელიც აძლიერებს აუდიოს, ვიდეოს, ეკრანმბოლოების, გაგზავნილ ბმულებს და დოკუმენტებს.
ჩაწერის უპირატესობასთან ერთად, როგორც წესი, მოდის ტრანსკრიფცია და ჭკვიანი რეზიუმე, ორი თვისება, რომლებიც აძლიერებს გამოკვლევის აღმოჩენის პროცესს. არა მხოლოდ ნიუანსი და სხეულის ენა მიიღება ვიდეოს საშუალებით, არამედ ხმის ტონი, აზროვნების შაბლონები და ლექსიკა შეიძლება განისაზღვროს ტექნოლოგიის სპიკერების ტეგების, მოწინავე ალგორითმების და საერთო თემის ბმულების საშუალებით.
მონეტის მეორე მხარეს, რამდენიმე გამოწვევა დევს და სამომავლო სასამართლო დავა უნდა განიხილოს. მასობრივი ჩაწერა აჩენს შეშფოთების სამ წერტილს მონაცემთა შენახვის თვალსაზრისით:
მონაცემთა გამრავლება
როდესაც უფრო და უფრო მეტი ონლაინ გაცვლა ფიქსირდება, უფრო მეტი ფაილი გროვდება და ასევე შეიძლება ვიდეო ფაილების ზომაც. მონაცემთა მოცულობის ზომა იზრდება, ტანდემში გაიზრდება უსაფრთხოდ შენახვისა და აღდგენის შესაძლებლობა.
ჩანაწერების მართვა
მონაცემთა უსაფრთხო და უსაფრთხო შენახვა აუცილებელია, რადგან გაზიარებული და განხილული ინფორმაცია შეიძლება ძალიან მგრძნობიარე იყოს და სხვისი სანახავი არ იყოს. გაითვალისწინეთ როგორ და სად ინახება ეს ფაილები. ვინ ან რა არის დაცვა? ვის აქვს წვდომა და როგორ ხდება მათი დაცვა?
Discovery
მანამდე შესაძლებელია შეხვედრების აუდიო ჩაწერა ან ტექსტის დამუშავების დოკუმენტში ჩაწერა, შესაბამისად, მოცემული ინფორმაციის სიზუსტისა და მოცულობის შეზღუდვა.
შესაძლოა, მონაცემები შედგენილი იქნა პრეზენტაციაში ან დღის წესრიგში. ახლა, უფრო დეტალური ელექტრონული ფაილებისა და ტრანსკრიპციის პოტენციალი ბევრად უფრო ხელსაყრელია, ვიდრე ოდესმე. ჩაწერილ ონლაინ შეხვედრებს აქვთ აუდიო და ვიდეო გადაღების შესაძლებლობა, შეხვედრის შინაარსთან ერთად, რომელიც მოიცავს ყველა ტრანსაქციას და გაცვლას მთელი შეხვედრის განმავლობაში.
გაითვალისწინეთ სახის გამომეტყველების, გესტიკულაციების და ყველაფრის მნიშვნელობა ლაპარაკობდა საუბრის გარეშე.
რაღაც უნდა გვახსოვდეს:
ჩაწერილ შეხვედრებზე წვდომა შეიძლება აღმოჩნდეს ა დადებითი და უარყოფითი როგორც "ციფრული კვალი" შეიძლება გახდეს შემდგომი გამოყენების საფუძველი. დარწმუნდით, რომ თქვენი კონფიდენციალურობისა და უსაფრთხოების ზომები განახლებულია და გამჭვირვალეა, რადგან სარჩელის აღმოჩენის მოთხოვნებში შეიძლება ასევე იყოს ვიდეო შეხვედრები, ისევე როგორც ელ.ფოსტა და დოკუმენტები.
ზოგადი სიზუსტისა და გამჭვირვალობის უზრუნველსაყოფად, განსაზღვრეთ ისეთი პოლიტიკები, რომლებიც ქმნიან ერთობას ვიდეო კონფერენციის დროს. მონაცემთა ორგანიზება, სახელმძღვანელო მითითებების გადაწყვეტა და ზოგადად ნაკადის ან პროცედურის დამყარება, როდესაც საქმე ეხება ონლაინ შეხვედრებს, უზრუნველყოფს უსაფრთხოების რისკების შეზღუდვას, მონაცემების მოპოვებას და ინფორმაციის ხელმისაწვდომობას:
- მიიღე გადაწყვეტილება შეხვედრებისთვის კონვენციების დასახელების შესახებ და ვინ არის პასუხისმგებელი ჩანაწერების მართვაზე. სად იცხოვრებს ჩანაწერები და რა ადმინისტრაციული წესებია შენახვის, მისაწვდომობის, წაშლის, აღმოჩენისა და ა.შ.
- შეხვედრის ზომიდან გამომდინარე, ჩაწერეთ პასუხისმგებლობები ერთ ან რამდენიმე მონაწილეს. შეარჩიეთ მონაწილე თითოეული დეპარტამენტიდან, ხელმძღვანელი ან მენეჯერი, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება სხვადასხვა ტიპის შეხვედრების ჩაწერაზე. ვინ იქნება მოდერატორი და რა პოლიტიკის, წესებისა და პროცედურების შემუშავებაა საჭირო სხვადასხვა ვირტუალური შეხვედრებისთვის?
- რა "ხედი" გსურთ შეინახოთ? მას შემდეგ, რაც გადაწყვეტთ ვინ არის მოდერატორი (ან იქნებ რამდენიმე მათგანია), შეარჩიეთ შეხვედრის სხვადასხვა ვარიანტი, რომელიც აკმაყოფილებს თქვენი ფირმის მოთხოვნებს და ვინ რომელი კომპიუტერიდან ჩაწერას გააკეთებს - ან მომგებიანი წერტილი.
- ბოლოს დააკვირდი რეფერატების და ვიდეო კონფერენციების პლატფორმის მიერ მოწოდებული ანგარიშები და განსაზღვრავს ვინ არის პასუხისმგებელი მათზე. ვინ მიიღებს მათ და როგორ იქნება მათზე წვდომა?
- თავიდან აიცილეთ ვიდეო კონფერენციების დეპონირებით აღმოჩენის მოხსნა ბილიკიდან, რომელიც:
დეპონენტის ფიზიკური მდებარეობის დადგენა და მისი ლოგისტიკური დაყენება ვირტუალურ შეხვედრასთან დასაკავშირებლად
მოდით სხვა ვარიანტით, თუ სასამართლოს რეპორტიორი და დეპონენტი ვერ გამოჩნდებიან იმავე ადგილას
დეპოზიტისთვის ექსპონატების მიღება ფოსტით წინასწარ ან ელექტრონულად დეპონირების დროს
შეუფერხებლად აწარმოეთ - შეამოწმეთ ტექნოლოგია ვირტუალური დეპონირების დღემდე
დააკავშირეთ მრავალი ადვოკატი და მონაწილე სხვადასხვა გეოგრაფიული მდებარეობიდან
ყველას ეთანხმებიან, ჩაიწერება თუ არა - მიიღე თანხმობა - დაიცავით პოლიტიკა, რომელიც არღვევს ვიდეო კონფერენციების შენახვას და მოგვიანებით განადგურებას გარკვეული დროის შემდეგ.
ონლაინ შეხვედრის დასრულების შემდეგ, ჩანაწერები ინახება ღრუბელში და რჩება ხელმისაწვდომი ფირმის პორტალიდან ან მოდერატორის მიერ. გარკვეულ მონაწილეთა დაშვების უფლება კონფიდენციალურობისა და უსაფრთხოების ზომებია. ზოგადი ჩანაწერების მართვა, ოპერაციული ოქმები და წვდომა უნდა ჩამოყალიბდეს პოლიტიკისა და პროცედურის განხილვისა და შემუშავების გზით.
თავიდან აიცილეთ უსაფრთხოების დარღვევები და ვიდეო მოსმენა ტექნოლოგიით, რომელიც ყველა ონლაინ გაცვლას უსაფრთხო და პირად ხდის. დაავალეთ ერთჯერადი კოდის გამოყენება ან ერთი ადამიანი, ვინც შეხვედრის დროს რეკორდს ხვდება. მოიძიეთ ისეთი თვისებები, როგორიცაა:
- ერთჯერადი წვდომის კოდი: თითოეული ზარი დაშიფრულია უნიკალური და პირადი კოდით, რომელიც მოქმედებს მხოლოდ მითითებული და დაგეგმილი სატელეფონო კონფერენცია.
- შეხვედრის ჩაკეტვა: მონაწილეების გამოჩენისთანავე გაააქტიურეთ ეს ფუნქცია, რომ თავიდან აიცილოთ არასასურველი მონაწილეები ჩარევაში. ვინც გვიან გამოჩნდება, მოეთხოვება მოდერატორისგან.
- დამცავი კოდი: თუ ონლაინ შეხვედრების დღის წესრიგი გულისხმობს უაღრესად მგრძნობიარე ინფორმაციის განხილვას, დაამატეთ უსაფრთხოების კიდევ ერთი ფენა, დამატებითი კოდექსით, რომელიც საჭიროა კონფერენციაზე შესვლისთანავე.
ტექნოლოგია, რომელიც ხელმისაწვდომია და იძლევა აღმოჩენის საფუძველს, უფრო გავრცელებულია. და წინსვლის შემთხვევაში, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ პირად განხილვას უპირატესობა მიენიჭოს. თუ იურიდიული აღმოჩენა და სხვა პროცესები შეიძლება დასრულდეს ინტერნეტით, შესაძლებელია, რომ ისინი გაგრძელდება ონლაინ რეჟიმში.
როდესაც საქმე ეხება მიმართვას ვიდეო კონფერენციის პროგრამა ნაცვლად იმისა, რომ პირადად გამოცხადდე,
სარგებელი - მათ შორის ხარჯების დაზოგვა, ნაკლები მოგზაურობა, მეტი დრო, დისტანციური თანამშრომლობა, პროდუქტიულობის ზრდა, ნაკლები შეფერხებები - ნამდვილად გადაწონის გამოწვევებს:
გამოწვევა # 1:
ტრადიციულად, თითოეული მხარე, როგორც წესი, იმყოფება თავისი იურიდიული მრჩეველის ფიზიკურ თანდასწრებით, რომელსაც ექსპერტიზის ჩატარების დროს უნდა წარმოადგინოს, დაეხმაროს და განმარტოს დოკუმენტები და ექსპონატები.
გადაჭრა:
ამის ნაცვლად, ვიდეოკონფერენციასთან ერთად, ეს არის წინასწარ დაგეგმვის შესაძლებლობა. ადვოკატებმა და იურიდიულმა მრჩეველმა წინასწარ უნდა დაალაგონ ყველა მტკიცებულება, ჩვენება, დოკუმენტი და მტკიცებულება. ეს უნდა იყოს მკაფიო, ეტიკეტირებული, ორგანიზებული, სათაურიანი და გაგზავნილი ფოსტით ან მზად უნდა იყოს ელექტრონულად გათავისუფლების მიზნით. დარწმუნდით, რომ მისამართები განახლებულია, სწორად არის დაწერილი და ყველა, ვისაც მონაცემები სჭირდება, შედის ციფრულ ტრანსაქციაში ან ფოსტაში.
გამოწვევა # 2:
მოწმეების ქცევისა და სიმშვიდის შეფასება შეიძლება ბუნდოვანი იყოს ვიდეო ბმულის საშუალებით, ვიდრე იმავე ფიზიკურ ადგილას ყოფნა.
გადაჭრა:
ვირტუალური შეხვედრის დაწყებამდე რამდენიმე დღის განმავლობაში გაკეთებული ტექნოლოგიური ტესტი უზრუნველყოფს მონაწილის ნათლად და სრულად დანახვას. თქვენი ფირმისთვის შექმენით ვიდეო კონფერენციის ცნობარი კლიენტებისთვის, კოლეგებისთვის და სხვა იურიდიული პროფესიონალებისთვის, რომელიც მოიცავს ვოკალური პროექციის, განათების, პოზის, მისაღები ფონის სავალდებულო პრაქტიკას და ნებისმიერ სხვა ინფორმაციას, რომელიც ვიდეოს აღმოჩენას წერტილოვან, გაპრიალებულ და პროფესიონალურ ხასიათს ატარებს.
გამოწვევა # 3:
გარემო, რომელიც არ არის ინსტიტუციური ან, როგორც ჩანს, არც ისე ნეიტრალური და სათანადოა, შეიძლება იყოს არასწორი, შეცდომაში შემყვანი ან არასაკმარისი გამოკვლევის მიზეზი.
გადაჭრა:
შემოგვთავაზეთ ვიდეოებისა და ონლაინ გაკვეთილების მაგალითები, თუ როგორ უნდა განვითარდეს ვიდეო კონფერენციის დეპონირება, აღმოჩენის ზარი, წინასწარი სასამართლო პროცესი ან საცდელი პროცესი. აღწერეთ რა არის მისაღები და რომელი წყობილება და გამოცდილება გამოიწვევს წარმატებულ გამოკვლევას. ასევე მოიყვანეთ ცუდი ვიდეოების მაგალითები და რა არ უნდა გააკეთოთ.
გამოწვევა # 4:
იმავე ფიზიკურ სივრცეში არ ყოფნა ხსნის გამოკვლევას პოტენციური ბოროტად გამოყენების ან არასათანადო მოპყრობისთვის.
გადაჭრა:
დისკუსიის სრული გამჭვირვალობა აუცილებელია ფორმის დასრულების დასაწყებად. შეხვედრის დასაწყისში შესამჩნევი მოთხოვნის თანხმობა უზრუნველყოფს ყველას შესაბამისობას. გარდა ამისა, სწავლების პროცესში საუკეთესო პრაქტიკის შესახებ სწავლებისა და ტრენინგის გაძლიერება ამყარებს პროცესებს, რათა დარწმუნდეს, რომ ისინი გამარტივებულია და სტანდარტულად გამოიყურება.
რაც შეეხება კომუნიკაციის რეალურ ხარისხს ვიდეო კონფერენციის საშუალებით, მთელი გამოკვლევების ჩატარებისას, მოცემულია საუკეთესო პრაქტიკა:
• დააყენეთ დროის გარდა - ადრე, დროს და შემდეგ
შემოწმება, ინტერვიუები, ჩვენებები, შეხვედრები, დეპოზიტები - დარწმუნდით, რომ მომზადების დაწყებამდე გარკვეული დრო დაგჭირდებათ, გასატარებლად საკმარისი დროა და ჩაწერეთ ჩანაწერი ან რეზიუმეები.
• დარწმუნდით, რომ ყველა ტექნიკური ფუნქციონირებს
როდესაც დრო არსებითია, არ დაეწიოთ ტექნიკური საკითხების მოგვარების და მოგვარების მცდელობას, სანამ ყველა ელოდება. ოდნავ ადრე გამოჩნდით ვიდეო კონფერენციაზე და შეამოწმეთ მიკროფონი, დინამიკი და კავშირი.
შეამოწმეთ, დამუხტულია თუ არა ყველაფერი, არის დამატებითი კაბელები, wifi არის ძლიერი და ა.შ. ისარგებლეთ აუდიო და ვიდეო ტესტირებით, რომელსაც გვთავაზობს საწარმოს დონის საკონფერენციო პლატფორმები.
• ადგილზე გადაამოწმეთ
შეარჩიეთ ადგილი მშვიდი, სტერილური და ყურადღების გაუფანტვის გარეშე. თეთრი კედელი ან დახურული ოთახი სადა, არაფრქვევით ფონით საუკეთესოდ მუშაობს.
• დაიცავით დრო
დროზე ადრე აცნობეთ შეხვედრის ხანგრძლივობის შესახებ, რომ ყველას შეძლოს ამის შესაბამისად დაგეგმვა. ისევე, როგორც პირად შეხვედრაში, შეადგინეთ დღის წესრიგი, მიჰყევით მას და დაიცავით ყველას დრო.
• შეამოწმეთ აუდიო და ვიდეო კავშირი
გამოიყენეთ ყურსასმენი, რომ შეამციროთ უკუკავშირი და მაქსიმალურად გაზარდოთ მოსმენა და პროექცია. გამოიყენეთ ვიდეო კონფერენცია, რომელსაც აქვს მაღალი ხარისხის აუდიო / ვიდეო შესაძლებლობები.
მიეცით Callbridge თქვენს იურიდიულ ფირმას ვიდეო კონფერენციის ტექნოლოგია, რაც ვირტუალური გარემოში შეუფერხებლად აწარმოებს წინასასამართლო პროცედურებს. წარმოუდგენელი პოტენციალით, რომ შესაძლებელი გახდეს მრავალი პირისპირ წარმოება ინტერნეტში, თქვენს ხელთაა ხელფასის შემცირების შესაძლებლობა, სახლიდან მეტი სამუშაო, სასამართლო პროცესების დაჩქარება და მეტი ინფორმაციის მიღება.
Callbridge– ის ორმხრივი საკომუნიკაციო პლატფორმას აქვს შესაძლებლობა უფრო სიღრმისეულად გააღწიოს და განზომილება მისცეს იურიდიული ფირმების ბიზნესის წარმოების გზას. ჩაწერილი ონლაინ შეხვედრები ყველა მხარეს აძლევს გრძნობებს პირისპირ, მაგრამ უსაფრთხო და ჯანსაღი მანძილიდან. გარდა ამისა, ეს უზრუნველყოფს უფრო მოქნილ დასწრებას და სწორი წინასწარი გააზრებით, დაგეგმვა და მზადყოფნა არის შესაფერისი პირისპირ შეხვედრების შემცვლელი.
