온라인 회의를 계획 할 때 참가자가주의를 기울이기를 바라는 것 이상이 필요합니다! 사실, 당신은 그들이 참여하고 참석하도록 영감을주고 싶습니다. 이를 위해서는 온라인 회의를 체계화해야합니다. 그것은 설계되어야하고 청중에게 적합.
결국, 그 밖의 목적은 무엇입니까? 귀뚜라미 소리 만 들리는 경우, 진척 보고서를 검토하기 위해 병력을 모으거나 커뮤니케이션 라인을 열어 피치를 브레인 스토밍하는 데 시간을 보내는 이유는 무엇입니까?
온라인 회의에 대한보다 상호 작용적인 접근 방식을 통해 높은 참여도, 정보의 더 나은 흡수 및 콘텐츠에 대한보다 철저한 이해를 기대할 수 있습니다. 어쩌면 조금 재미있을 수도 있습니다!
비즈니스를 시작합시다 – 비즈니스 미팅, 즉!
Harvard Business Review 기사에 따르면 고위 경영진, 최고 경영진 및 기타 의사 결정권자들은 업무 진행 상황을 논의하기 위해 다른 사람과 만나는 데 거의 XNUMX/XNUMX의 시간을 보냅니다. 그것은 회의에 많은 시간을 소비합니다.
원격 근무자도 잊지 말자. 정교한 기술 덕분에 서로 다른 위치에있는 팀 및 동료와의 온라인 회의가 가능하지만 시간대, 연결 및 프로젝트 조정에는 여전히 문제가 있습니다. 여기에서 시간을 낭비하거나 오용 할 수 있습니다.
온라인 회의가 생산적이고 시간을 잘 활용할 수 있도록 최선을 다하고 있습니까?
다음을 찾고있는 경우 :
- 동료 및 원격 작업자와 더 쉽게 조정할 수있는 방법 찾기
- 시간이나 거리에 관계없이 연결 유지
- 상호 작용 재 활성화
- 더 많은 참여와 효과를 위해 추진
그런 다음 회의를보다 상호 작용하고 효과적으로 만들기위한 몇 가지 아이디어가 있습니다.
먼저 자문 해보십시오.이 회의가 꼭 필요한가요? 정말이 회의를 개최해야합니까?
참가자가 상호 작용하고 협력하기 위해서는 목소리, 의견, 결과 및 정보 공유를 들어야합니다. 온라인 회의의 경우 독백보다 대화가 선호됩니다.
참가자가 추가하거나 작업하고 듣기 만 할 필요가없는 공지 사항이나 정보가있는 경우 메시지가 이메일에 더 적합 할 수있는 방법을 고려하십시오. 대화 형이고 매력적인 회의의 경우 참가자에게 듣기 만 요청하면 관심을 잃거나 가장 할 수 있습니다.
온라인 회의의 내용과 목적이 "필수"로 설정되면 다음에 수행 할 작업은 다음과 같습니다.
12. 기대 관리
동료들에게 참여가 필요하다는 것을 미리 알려줌으로써 동료들 사이에서 올바른 사고 방식을 배양하십시오. 온라인 회의 전에 발송 된 의제에서 모든 사람이 기대할 수있는 간단한 레이아웃을 제시하십시오.
문제를 보여주고 참가자들에게 그들의 아이디어와 의견이 요청되었음을 알립니다. 이것은 그들에게 생각하고 문제를 해결할 시간을 제공하는 동시에 몇 가지 기본 규칙을 설정합니다.
또한 다음과 같은 기본적인 예상 에티켓을 알려주세요.
- 말하지 않을 때 "음소거"를 누르십시오.
- 먹거나 마시지 마십시오
- 전화기를 멀리하고 다른 방해 요소를 일시 중지하십시오.
11. 동료와의 체크인
결과적으로 수백만 명의 사람들이 재택 근무를하는 최근 유행병을 감안할 때 원격 근무는 고립감을 느낄 수 있습니다. 월요일에 회의를 계획하고 "이번 주말에 무엇을 했니?"라는 간단한 질문으로 시작하면됩니다. 참여를 유도하고 동료가 열리도록 장려 할 수 있습니다.
더 좋은 방법은 회의 규모에 따라이 소개 시간을 사용하여 모든 사람이 연락을 취하고 동료가 한 일에 대해 감사를 표하도록하는 것입니다. 크든 작든, 간단한 이름 외침으로 감사를 표하고 작업 외침으로 감사는 모두를 만드는 일 더 유대감을 느끼다. 이것은 가상 플랫폼에서 사회적 유대를 장려하는 작지만 강력한 방법입니다.
팀이 원격 작업자로 구성되어 있습니까? 얼음을 깨고 사람들이 사회적 거리를 두거나 재택 근무를 할 때 외로움을 덜 느끼도록 약간의 재미를 주입하여 사회적 유대감을 더 심어줍니다.
- Spice Up 소개 :
낯선 사람들로 가득 찬 온라인 회의실? 참가자들에게 자신과 기발한 정보를 소개하도록 초대하십시오.
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- 그들이 가장 좋아하는 노래방 노래
- 그들의 대표 가정 요리 요리
- 그들이 갔던 최고의 콘서트
같은 동료가있는 온라인 회의실? 익숙한 얼굴을 다음에 초대하십시오.
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- 최근에 본 좋은 영화에 대해 간단히 토론
- 애완 동물의 활동을 공유하세요
- 그들이 취한 취미 나 개인 프로젝트에 대해 공개
- 머리를 써라:
팀원들이 더 흩어져 있다고해서 팀 빌딩 운동이 길가에 떨어지면 안됩니다. 참가자가 준비 할 수 있도록 미리 기준을 제공하십시오. Charades 또는 Balderdash의 짧은 온라인 변환을 시도하여보다 흥미로운 회의를여십시오. - 추측 게임 플레이 :
사람들의 참여를 높이는 또 다른 방법은 각 참가자에게 원격 작업 영역에있는 항목을 설명하여 간단한 버전의 ISpy를 플레이하도록 요청하는 것입니다.
10. 미리 회의 일정 만들기
회의 의제가 명확하고 명확하다면 온라인 회의에서 동일한 ROI를 기대할 수 있습니다! 계획이나 계획이 없으면 모호하고 잘못된 정보를 동기화하면 혼란과 시간 낭비로 이어질 것입니다.
주요 문제를 설명하는 체계적인 의제를 준비하고 참가자에게 요구되고 기대되는 사항을 언급합니다. 최소한 하루 전에 발송하고 초대장 및 미리 알림 설정을 사용하여 정보를 빠르게 전파하는 것을 잊지 마십시오.
9. 기술 준비
기술이 훌륭 하긴하지만, 조금씩 엉망이 될 수도 있습니다. 기술을 테스트하고 모든 장치가 충전되었는지 확인하여 모든 것이 원활하게 실행되고 있다고 확신하십시오. 전기 콘센트가 어디에 있는지 알아보고 충전기를 가까이 두십시오. 카메라, 마이크, 인터넷 연결을 테스트하고 필요한 다른 사항을 고려하십시오.
- 조명이 너무 밝거나 너무 어둡습니까?
- 당신은 많은 혼란에 둘러싸여 있습니까?
- 사람들이오고가는 교통량이 많은 지역에 있습니까?
- 마지막으로 장치를 끄거나 재설정 한 것이 언제입니까?
회의 전 의제 이메일에 이러한 사항을 포함하여 모든 사람이 알 수 있도록하십시오.
8. 배달에 생명을 불어 넣으십시오
물론 주요 항목을 제거하여 온라인 회의를 효과적으로 진행할 수 있지만 사람들의 관심을 끌기 위해 몇 가지 피자를 추가 할 수도 있습니다.
- 운동 초대
우리 모두는 일에 투자하는 것이 얼마나 쉬운 지 알고 있습니다. 책상에서 일어나는 것은 좋은 생각이지만 불을 끄거나 긴 이메일을 작성하는 데 어려움을 겪을 때 잊혀 질 수 있습니다. 온라인 회의의 어느 시점에서 참가자에게 피를 옮기도록하여 약간 흔들어보세요. 머리 위로 팔을 뻗거나 몇 번 일어 서서 앉거나 책상을 몇 번 뻗는 것과 같은 단순한 움직임은 뇌에 산소를 증가시키고 피로감과 무기력감을 극복하는 데 도움이 될 수 있습니다. - 시각 자료 추가
상호 작용을 장려하고 콘텐츠를 청중에게 전달하십시오.
밝은 색상, 비디오, 사진 및 멋진 콜 아웃을 사용합니다. 시각적 요소와 적절한 위치에 적절한 밈을 사용하여 매력적이고 이해하기 쉬운 프레젠테이션으로 콘텐츠를 이해하기 쉽고 잊을 수 없게 만드십시오! - 실시간으로 피드백 받기
현장 설문 조사를 수행하여 사람들이 귀하의 콘텐츠를 어떻게 흡수하는지 확인하십시오. 이러한 기능은 재미있을뿐만 아니라 실제로 프로그램을 중단하고 유용한 실시간 정보를 제공합니다. 즉각적인 의사 결정 도구를 제공하고 높은 참여도를 유지하며 다음 단계를 구성하는 데 도움이됩니다.
7. 작업 위임
사람들이 중재, 쇄신 활동 실행 또는 메모 작성과 같은 온라인 회의에 기여할 책임이있는 경우 각 사람이 더 많이 참여하게됩니다. 또한 회의를 소규모로 유지하는 데 도움이됩니다. 의사 결정자, 고문, 인턴 등과 같이 거기에 있어야하는 사람들 만 포함하여 역할을 명확하게 유지하십시오.
- 중재자 선택
중재자는 회의가 탈선되지 않도록합니다. 그의 임무는 기술에 대한 관심을 유지하고, 권위를 가지고 리드하며, 필요한 사람들에게 말하기 권한을 부여하고, 녹음을 담당하고, 오디오 및 비디오 품질이 관리되는지 확인하는 것입니다.
6. 시간 프레임에 충실
제한된 시간을 인식하면 생산성이 높아지는 경향이 있습니다. 시간 제한을 사용하여 회의를 "프레임"하고 초점을 맞 춥니 다. 10 분 버퍼를 사용하여 각 키 포인트에 특정 시간을 할당합니다. 이렇게하면 모든 사람이 정시에 또는 미리 시간을 끝낼 수 있습니다!
5. 산만 함 제거
온라인 회의 중에 이메일을 확인하거나 전화기를 한 눈에 보는 것은 쉽고 (매우 일반적입니다). 타이밍을 고수하고 처음부터 방해 요소를 제거하여 유혹을 피하십시오 : 노트북의 탭을 종료하고, 휴대폰을 무음 (또는 비행기 모드!)으로 설정하고, 창을 닫아 배경 소음을 차단 (또는 헤드폰 사용)하고 저장하십시오. 애프터 간식!
(alt-tag : 이른 아침에 창 근처에 앉아 열린 노트북으로 작업하는 책상에 앉아있는 여성)
4. 협업 촉진
온라인 회의를 사용하여 참가자로부터 아이디어를 생성합니다. 싱크 탱크 또는 브레인 스토밍 세션의 특성을 파악하기 위해 시간을 할애하십시오. 사람들이 자신의 아이디어를 떠올리거나 다른 사람의 아이디어를 피기 백하도록 허용합니다. 온라인 화이트 보드와 같은 기능을 사용하여 창의력을 발휘하십시오.
3. 게임 통합
을 통하여 게임 화, 온라인 회의에서 상호 작용 수준이 지붕을 뚫고 촬영할 것으로 기대할 수 있습니다! 처음에 작은 질문을 포함하고 참가자가 따라하도록합니다. 이것도 인센티브를받을 수 있습니다 – 연장 점심, 회사 장식, 조기 휴가 등. 예 :
- 슬라이드 전체에 포함 할 이미지 또는 문자를 선택하고 참가자가 프레젠테이션 전체에서 본 횟수에 대해 대답하도록합니다.
- 참가자의 콘텐츠 이해도를 테스트하기 위해 끝에 간단한 퀴즈를 던집니다.
- 동료로부터 인용문을 수집하고 누가 무엇을 말했는지 추측하게하십시오.
2. 잘 짜여진 액션 아이템으로 마무리
온라인 회의의 요점은 참가자를 모아 함께 모여 다음 단계로 진행하는 것입니다. 이것은 명확한 조치 항목으로 만 수행 할 수 있습니다. 모든 사람이 자신이해야 할 일을 알고있을 때만 일을 완료 할 수 있습니다. 회의가 끝나기 전에 참가자가 자신의 역할에 대해 명확히 알고 있는지 확인하십시오. 논의 된 내용을 살펴보고 그 사람을 작업에 할당하는 데 잠시 시간을 할애하십시오.
1. 요약 공유
온라인 회의에서는 많은 일이 발생할 수 있습니다. 많은 아이디어, 제안 및 의견이 던져 지므로 잘 요약 된 메모가 동기화의 무결성을 유지하는 데 효과적입니다.
녹화 기능 및 / 또는 AI 기능과 함께 제공되는 화상 회의 소프트웨어를 선택하여 중단 된 모든 것을 캡처하십시오. 수동으로 메모하는 것은 항상 좋은 생각이지만 백그라운드에서 작업하는 기술이있는 경우 나머지는 처리되므로 회의 중에 수행 할 수 있습니다.
다음 온라인 회의를 빛나게하는 몇 가지 트릭은 다음과 같습니다.
- 회의의 모든 접점에 브랜드를 표현하세요
잠재 고객에게 공감하고 있습니까? 참가자들이 회의에 참석하는 동안 회사 이름, 슬로건 및 중요 공지 사항을 소개하는 메시지를 녹음하십시오. 맞춤형 온라인 회의실. 사용자 인터페이스 전반에 걸쳐 로고와 브랜드 색상으로 세련되고 전문적인 멋진 첫인상을 만드세요. - AI를 사용하여 다리 작업 수행
온라인 회의에서는 전방 작업을 수행합니다. 선택 화상 회의 나중에 쉽게 검색 할 수 있도록 스크립트, 화자 태그 및 날짜 스탬프를 제공하기 위해 백그라운드에서 작동하는 솔루션입니다. - 화면 공유를 눌러 "말"대신 "표시"
와 더불어 화면 공유 옵션을 사용하면 온라인 회의 중에 설명하기 어려운 데모와 제품 기능을보다 쉽게 탐색 할 수 있습니다. 모두가 당신의 말을 눈앞에서 볼 수있을 때 당신이 말하는 것을 이해할 수 있습니다. 모든 작업 과정을 실시간으로 표시 할 수있을 때 참가자를 동일한 페이지로 이동합니다.
Callbridge가 귀하의 온라인 회의에 활기를 불어 넣게하십시오. 정교한 기술, 사용자 정의 가능한 기능 및 직관적으로 설계된 사용자 인터페이스를 통해 회의가 더욱 흥미롭고 생산성이 높아졌습니다.
