2020 년이 시작되면서 화상 회의에 대한 귀하의 경험이 이제 XNUMX 배 향상되었다고 말할 수 있습니다. 귀하의 사무실은보다 온라인, 재택 근무 방식으로 전환하여 고객과의 화상 회의, 팀 브리핑, 고위 경영진 회의 통화, 브레인 스토밍 세션, 상태 회의 등을 통해 온라인 커뮤니케이션의 문을 열었습니다. 의 위에.
더욱이 우리가 현재 모든 사람이 직면하고있는 변화하는 시대에 지속적으로 적응함에 따라 인력은 육체적으로 (또는 가상으로!) 출근하는 방식으로 분열되고 있습니다. 집에서 풀 타임으로 일하는 동료가 있습니까? 경영진은 일주일에 2 일을 사무실에두고 원격으로 일합니까? 일주일에 5 일 사무실에 있어야하는 고객 사이를 오가고 있습니까?
동료와 팀원이 디지털 및 물리적 환경에 흩어져있을 때 모두를 함께 유지하는 것은 불가능하지는 않지만 어려운 작업이 될 수 있습니다! 시간 제약, 언어 장벽, 계층 구조의 차이 및 시간 관리와 관련된 일반적인 문제가 있더라도 모든 사람은 진정으로 최대한 효율적이고 생산적으로 협력하기를 원합니다.
다음은 팀이 집, 사무실 또는 현장에서 분리되어있는 경우 공동 작업 환경을 효과적으로 유지하는 방법입니다.
사무실 간 협업을 관리하는 9 가지 방법 :
9. 이메일 혼란 방지
이메일은 "트레일"을 확보하면서 빠르고 효과적으로 커뮤니케이션하는 데 중요합니다. 그러나 작은 질문이 길고 복잡 해지는 거대한 대화로 부풀어 오르면 교환의 실제 효과가 복잡해집니다.
업무, 진행 상황, 업데이트를 시각적이고 그래픽적으로 보여주는 비즈니스 커뮤니케이션 도구를 사용하면 모든 관련자가 상황을 더욱 쉽게 파악하고 관리할 수 있습니다. 슬랙과 같은 협업 도구는 이러한 응집력을 높여주며, 다양한 통합 옵션을 제공하는 화상 회의 소프트웨어 또한 마찬가지입니다 . 이렇게 두 플랫폼을 결합하여 최고의 협업 성과를 달성할 수 있습니다.
8. 작업 부하를 주시하십시오
프로젝트 관리 도구를 통해 모든 사람이 작업하고있는 작업을 확인하면 프로젝트의 상태와 참여자를 식별하는 데 도움이됩니다. 이렇게하면 집에 있든 일하러 여행하든 상관없이 계속해서 진행중인 내용을 확인할 수 있습니다.
색상 코드를 활용하고 행과 열을 사용하여 파일, 위치 및 시간 추적을 체계적으로 관리하세요. 또한 화상 회의를 통해 온라인으로 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 논의하면 동료들이 각자의 현재 상황과 업무 중 느끼는 감정을 솔직하게 공유할 수 있는 기회를 제공합니다. 정기적인 온라인 회의를 통해 진행 상황과 업데이트를 공유하면 우선순위 항목과 병목 현상을 파악하고 일정 지연을 줄이는 데 도움이 됩니다.
(alt-tag : 휴대 전화를 들고 거리를 걷고있는 세련된 여성.
7. 시간대에 유의하십시오
"적목 현상"회의 나 잠자리에 들기 직전에 참석해야하는 것은 이상적이지 않지만 프로젝트 또는 동기화를 예약 할 때 시간대는 사무실 간 모임을 가질시기를 결정하는 데 중요한 역할을합니다.
모든 사람의 일정을 편리하고 사용 가능하게하면 주최 자나 주최자가 온라인 회의를하기에 가장 좋은 시간을 볼 수 있습니다. 시간대 스케줄러와 함께 제공되는 화상 회의 소프트웨어를 찾거나 나중에 볼 수 있도록 회의를 지금 녹화해야하는 초대 된 참가자에게 열려 있습니다.
6. 정기적으로 체크인
팀이 사무실, 집, 현장에 흩어져있는 경우, 함께 일할 때 얻은 일반적인 행동 중 일부를 잃기 쉽습니다. 홀이나 휴게실에서 서로.
모든 사람이 같은 페이지에 있도록하려면베이스를 자주 만지는 습관을들이십시오. 이메일, 동기화, 전화 회의, 화상 회의 또는 문자 채팅을 통해 일주일에 여러 번 연결하는 것을 망설이지 마십시오!
5. 자동화에 의존하여 추적
마감일, 상태 및 작업 진행 상황을 직접 관리 할 수 없을 때는 관리하기가 쉽지 않습니다. 그러나 시간이 많이 걸리는 반복적 인 작업의 부담을 덜어 주면 더 중요한 작업에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 또한 인적 요소를 제거하면 더 정확하고 정확한 결과를 얻을 수 있습니다. 자동화를 통해 무거운 작업을 수행하십시오.
- 예정된 화상 회의에 대한 초대 및 미리 알림 예약
- 원활한 일정 및 알림을 위해 Google 캘린더를 화상 회의 소프트웨어와 통합합니다.
- Google 문서와 실시간 정보를 공유하고 즉시 수정 및 변경 사항을 이메일로 받아보세요.
- 스프레드 시트, 고객 정보, 녹음, 전사 등을 자동화하는 프로젝트 관리 및 비디오 도구입니다.
4. 모바일 앱 사용
온라인 회의의 경우 모바일 앱을 사용하면 동료들이 거리, 뒷마당 또는 식당 등 어디에서나 전화에 참여할 수있는 빠르고 쉬운 옵션을 제공합니다.
손바닥에서 이동 중에 회의를 시작하면 데스크톱에있는 것처럼 우수한 품질의 회의를 얻을 수 있습니다. 미리 또는 그 자리에서 회의를 예약 할 수 있습니다. 캘린더 및 주소록에 액세스하고 동기화 할 수 있습니다. 물론 당신이있는 곳이 바로 회의가있는 곳입니다. 모바일 앱을 사용하면 인터넷이 연결되어있는 곳에서 자유롭게 회의를 진행하거나 전화를 걸 수 있습니다.
또한 안전하고 안전한 회의 환경에서 통화 내역, 대화 내용 및 녹음에 계속 액세스 할 수 있습니다.
3. "표준화 된"업무용 스토리지 허브 생성
모든 중요한 파일, 링크, 문서 및 미디어에 쉽게 액세스하고 한 위치에 저장할 수 있습니다. 한곳에 중앙 집중화되어 있으면 그 작업에 도달하지 않아도됩니다. 항목이 카탈로그 화되고 구성되어 실시간으로 제공되면 모든 사람이 최신 파일, 가장 최근에 문서화 된 회의 및 중요한 결정에 액세스 할 수 있습니다.
다른 제안 :
다른 위치에 사무실이있는 경우 둘 이상의 언어를 사용할 수 있습니다. 가장 널리 사용되는 언어로 유지하고 다른 언어로 의사 소통해야하는 경우 텍스트 채팅을 통해 비공개로 또는 별도의 채널에서 대화를 수행하십시오.
문서에 정확하고 분명하게 레이블을 붙이고 작업 절차가 있음을 분명히하여 문서의 중복을 피하십시오. 이미 완료되었거나 최신 버전이 있거나 분실 된 문서에 시간을 낭비하는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다.
자신의 목표에 가장 적합한 의사 소통 방식을 식별하십시오. 세부 사항에 대한 설명이나 예 또는 아니요 질문이 필요한 경우 동료에게 문자 채팅으로 메시지를 보냅니다. 예정된 타임 오프 요청에 대해 우려 사항이 있으면 이메일을 보내십시오. 동료에게 문제가 있고 그것이 좋은 작업을 수행하고 생산하는 능력에 영향을 미치는 경우 일대일 화상 회의를 예약하십시오.
2. "비디오 우선"접근 방식 채택
특히 전 세계를 강타한 팬데믹 상황에서 , 얼굴을 마주보고 소통하는 것을 중시하는 화상 회의 방식은 동료들이 마치 실제 사람과 함께 일하는 듯한 느낌을 갖게 해줍니다. 얼굴을 보여주고, 목소리를 내고, 몸짓을 하는 것 모두 가상 환경에서 더욱 현실적인 모습을 만들어내는 데 도움이 됩니다. 화상 회의는 일반적인 사무실 환경을 디지털 공간으로 옮겨놓는 역할을 합니다.
또한 "보여줄"수있을 때 "말"하는 이유는 무엇입니까? 일부 프레젠테이션 (특히 개념, 추상적 인 아이디어 또는 웹 사이트 디자인을 통한 핵심 탐색이 포함 된 프레젠테이션)은 화면 공유를 사용하는 데모로 더 잘 나타납니다. 동료들은 말 그대로 화상 회의 세션의 동일한 페이지에 귀하의 아이디어에 대한 맨 앞 좌석에있게됩니다.
1. 실험하고 피드백 받기
대부분의 배열과 마찬가지로 약간의 전환과 실험이 필요합니다. 녹슨 기계가 아니라 기름칠이 잘 된 기계처럼 작동하는 사무실 간 협업은 팀을 위해 작동하는 최상의 작업 과정을보기 위해 다양한 전략, 통신 모드 및 도구를 구현해야합니다.
팀의 성공 또는 프로젝트 결과를 결정하는 가장 중요한 요소 중 하나는 서로를 신뢰하려는 모든 사람의 의지입니다. 팀원들이 서로를 존중할 수 있습니까? 원격 근무자가 단순히 앉아있는 것이 아니라 체중을 늘리고 있습니까? 직장인이 너무 많은 일을하고 감명을주고 주도하기를 열망합니까?
계획, 팀 구축 도구 사용 및 여기저기서 약간의 동지애에 중점을두면 팀이 분산되어 있더라도 격차를 해소하기 위해 새로운 일을 시도하는 것이 어려울 필요는 없습니다. 새로운 전략과 도구를 시도하고 어떤 것이 팀과 목표에 가장 적합한 결과를 가져 오는지 확인하는 것이 중요합니다.
부서 간 협업은 항상 갈등과 어려움을 수반합니다. 사무실 안팎에서 근무하는 동료들, 가까운 곳과 먼 곳, 그리고 유연 근무제 , 파트타임, 풀타임 등 다양한 근무 형태는 모두 업무 성과와 흐름에 영향을 미칩니다. 하지만 현재와 같은 상황에서도, 이는 우리가 사용하는 기술의 변화에 발맞춰 더욱 통합된 일과 삶의 균형을 만들어갈 수 있는 기회가 될 수 있습니다.
Callbridge의 고유 한 양방향 화상 회의 소프트웨어 제품군을 사용하여 팀 간의 결속력을 높일 수 있습니다. 이 기술은 사람들을 연결하도록 설계되었으므로 인력이 얼마나 분산되어 있어도 비즈니스가 번창 할 수 있습니다.
Callbridge는 동료 간의 내부적 차이와 고객, 공급 업체, 이해 관계자 및 성장하는 비즈니스의 기타 중요한 이동 부분과의 차이를 외부 적으로 좁히는 정교한 솔루션을 찾는 중견 기업을 대상으로합니다. 참여와 생산성을 높이기위한 광범위한 협업 기능을 제공하는 Callbridge의 전문 오디오, 비디오 및 웹 회의 플랫폼은 사용자가 어디에 있든 어디를 가든 안전하고 안전하게 연결되도록합니다.
Callbridge가 다른 점은 무엇입니까?
AI를 통한 회의록 작성 – 인공지능 개인 비서 Cue™가 회의 내용을 녹음하고 발표자, 주제 및 테마를 식별해 드립니다.
Slack 및 Google 캘린더와의 연동 – Google Suite, Outlook 및 Slack과 연동하여 중요한 일정을 놓치지 마세요.
탁월한 기능 – 회의 녹화 , 화면 공유 , 문서 공유 , 온라인 화이트보드 등 세계 최고 수준의 기능을 경험해 보세요 !
최고 수준의 보안 – 일회용 출입 코드, 회의실 잠금 장치 및 보안 코드를 통해 귀하의 정보가 안전하게 보호된다는 것을 확신하실 수 있습니다.
맞춤형 브랜딩 – 로고와 브랜드 표준을 사용하여 온라인 회의실을 나만의 브랜드로 꾸며보세요.
다운로드 필요 없음 – 케이블이나 무거운 장비가 필요 없이, 다운로드 없이 브라우저 기반으로 이용 가능한 화상 회의 솔루션입니다.
