가상 회의를 설정하는 방법이 궁금하십니까? 더 나은 방법은 여전히 가상 회의가 무엇인지 궁금하십니까? 여기에 좋은 소식이 있습니다. 이 시점에서 가상 회의를 설정하는 것은 이보다 쉬울 수 없으며 여전히 회의가 무엇인지 확실하지 않은 경우 올바른 위치에있는 것입니다.
자세히 살펴볼 준비가 되셨습니까?
가상 회의 란…
온라인 회의 또는 화상 회의, 웹 회의의 우산 아래 오디오 회의로 알려진 가상 회의 정의 교육 "가상 회의는 통합 된 오디오 및 비디오, 채팅 도구 및 응용 프로그램 공유를 사용하여 인터넷을 통해 이루어지는 실시간 상호 작용입니다." 대면 회의와 마찬가지로 가상 회의는 참가자를 모아 두 개 이상의 엔드 포인트간에 동적 설정에서 아이디어를 공유하고 대화하고 공동 작업합니다. 단, 실제로 실제로 존재하지 않고 대신 장치가 사용됩니다.
가상 회의는 성장하는 비즈니스의 건전성에 매우 중요합니다. 직원부터 프로젝트 관리자, 최고 경영진 및 HR 전문가 자신의 업무를 수행하고 시간과 공간에서 다른 인간 간의 격차를 해소하려면 그룹 커뮤니케이션 기술에 의존해야합니다. 제약 및 IT 회사, 법률 회사, 중소기업 및 기타 기업은 모두 비디오 중심 통신 접근 방식을 사용하는 즉시 성과 관련성으로부터 혜택을받습니다.
이것은 가상 회의입니다 :
언제 어디서나 누구와도 소통 할 수있는 가상 회의를 통해 위치에 관계없이 비즈니스가 번창 할 수 있습니다. 일반적으로 업무 관계, 연속성 및 생산적인 협업을 차단하는 공간적 장벽은 연결을 장려하는 가상 회의에서 더 이상 존재하지 않습니다. 전반적인 이점은 다음과 같습니다.
- 통근 시간 단축
- 교통, 여행 및 숙박 비용 절감
- 생산성 향상 = 중복 감소
- 더 나은 직원 유지
- 경쟁 우위
비즈니스와 관련하여 비디오 중심 접근 방식을 커뮤니케이션 전략에 통합하면 다음을 지원하는 방법을 고려하십시오.
- 더 디지털화되고 연결된 인력
- 관리에 대한 액세스
- 향상된 글로벌 커뮤니케이션 문화
- 더 빠른 결과와 동일한 더 나은 신뢰성
- 중복성 및 최신 데이터 및 정보 감소
- 더 나은 가치
- 화상 회의를 시작하는 방법에 대해 아직 명확하지 않습니까? 가상 회의를 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
올바른 소프트웨어 선택
서비스 제공 업체와의 약속을 시작하기 전에 몇 가지 물류를 고려하십시오.
소프트웨어를 얼마나 자주 사용해야한다고 생각하십니까? 기업용 화상 회의를 찾고 있다면 참가자가 어디에 있을지 생각해보십시오. 집이나 회의실에서? 전자의 경우 웹 기반 회의가 더 적합하고 더 쉽고 사용하기 편리합니다.
제공되는 기능을 살펴보십시오. 화면 공유와 함께 제공됩니까 (IT 고객 서비스 및 프레젠테이션에 적합). 온라인 화이트 보드 (교육 목적 또는 창의적인 작업을 브레인 스토밍하는 데 유용함) 또는 문서 공유 (유인물, 중요한 문서 공유 및 새로운 인재 온 보딩을 훨씬 간소화) 등
가상 회의가 필요한 이유를 명확히
애초에 회의를 함께 부르는 이유는 무엇입니까? 내부 (발표, 온 보딩, 조직 세션, 관리 회의) 또는 외부 (판매 프레젠테이션, 신규 사업 개발)입니까? 구조와 이유에 대해 생각하면 자연스럽게 다른 부분이 출석과 같은 자리에 놓일 것입니다.
참석해야 할 사람 결정
가상 회의는 다른 장소에서 동시에 사람들을 모으는 데 특히 효과적입니다. 따라서 해외, 집 또는 홀 아래에 참가자가있는 경우 위치에 관계없이 쉽고 효과적으로 연결할 수 있습니다. 모든 사람이 잠재적 인 시차를 알고 있거나 시간대 스케줄러를 사용하는 한 쉽게 참석할 수 있습니다. 그러나 필요한 사람 만 초대해야한다는 점을 명심하십시오. 필수적인 참가자 만 포함하여 시간과 비용을 절약하십시오. 다른 사람은 회의를 녹음하여 나중에 보낼 수 있습니다.
개요 만들기
의제를 설정하면 생각이 정리되어시기 적절하고 명확하며 매력적인 가상 회의를 가질 수 있습니다. 또한 참가자가 자신에게 기대하는 바를 알 수 있도록 도와줍니다. 기여하려면 무엇이 필요합니까? 동기화하기 전에 닦을 필요가있는 자료가 있습니까? 회의는 얼마나 오래 진행됩니까? 간단한 레이아웃을 포함하면 혼동을 방지하고 참가자가 준비 상태를 느끼는 데 도움이됩니다.
초대장 및 미리 알림 보내기
가상 회의의 장점은 지금 바로 즉석 세션이나 일정으로 미리 호스트 할 수 있다는 것입니다. 자동이기 때문에 시간, 날짜 및 기타 중요한 정보와 같은 필요한 모든 정보를 초기 초대에 쉽게 연결할 수 있습니다. 참가자에게 예정된 동기화를 상기시키기 위해 통화를 조정하는 데 도움이되도록 미리 알림을 설정합니다. 그 자리에서 진행해야하는 더 긴급한 회의의 경우 SMS 알림을 사용하여 회의 세부 정보를 참가자의 장치로 바로 보냅니다. 늦게 도착하거나 참석하지 않는 사람을 기다리는 데 더 이상 시간을 낭비하지 않아도됩니다.
보다 효과적인 가상 회의를위한 기능 활용
가상 회의에 적합한 화상 회의 소프트웨어는 온라인 경험을 향상시킬 수있는 실용적이고 편리한 여러 기능과 함께 제공됩니다. 최상의 결과를 얻으려면 선택한 기술에 다음이 포함되어 있는지 확인하십시오.
- 화면 공유 : 참가자와 즉시 화면을 공유하여 프레젠테이션을 진행하거나 IT 문제를 해결합니다.
- 녹음: 나중에 시청하려면 지금 녹화를 누르세요. 통화에 참석할 수없는 참가자에게 적합합니다.
- 성적 증명서 : 녹음 된 모든 회의를 자동으로 녹음하여 아이디어가 남지 않도록합니다.
- 온라인 화이트 보드 : 이미지, 색상 및 모양을 사용하여 개념과 그래픽을 표현하는 창의적인 방법입니다.
테이크 어웨이 포함
가상 회의가 끝날 때 참가자에게 무엇을 남기고 싶습니까? 목적은 무엇이며 다음 단계는 무엇입니까? 모든 사람이 목표와 다음에 수행해야 할 작업을 알고 떠나도록하십시오.
이메일로 후속 조치
가능한 한 짧고 간단하게 작성하되 후속 이메일에 포함 할 내용은 다음과 같습니다. 회의록 요약, 다음 단계, 주요 회의 성과 (회의 목표와 일치해야 함) 및 녹음 (녹음 한 경우) ).
가상 회의 모범 사례
이제 가상 회의가 발신자와 수신자 간의 커뮤니케이션을 강화할 수있는 방법을 더 잘 이해 했으므로 에티켓 따르십시오. 다음은 몇 가지 유의 사항입니다.
기술: 회의 전 점검을 수행하여 기술이 업데이트되고 작동하는지 확인하십시오. 마이크, 스피커 및 카메라를 사용할 준비가되었는지 확인하십시오. 설정을 확인하고 중재중인 경우 대기실을 시작하고 모든 사람이 자동으로 음소거로 설정되었는지 확인합니다.
참여: 진행하기 전에 회의 개요를 검토하고 흐름을 살펴보십시오. 이렇게하면 일시 중지 및 휴식이있는 위치를 준비하고 참가자에게 물어볼 질문을 계획 할 수 있습니다. 온라인 화이트 보드를 사용하고 화면 공유 기능을 사용하여 "말"대신 "표시"하는 활동을 포함 해보십시오.
약혼: 참가자는 귀하가 전달을 흥미롭게 만들 때 귀하의 정보를 흡수 할 가능성이 더 높습니다. 통계와 건식 메트릭을 전달하는 대신 시작, 중간 및 끝으로 이야기를 전달하십시오. 이미지, 비디오, 밝은 색상을 사용하고 중요한 단어를 강조하는 동안 필요한 데이터와 정보를 포함합니다.
재미 : 가상 회의를 소셜로 만드는 것을 잊지 마세요! 쇄빙선 질문으로 가상 회의를 엽니 다. “이번 주말에 무엇을 하셨나요?”와 같이 소그룹에서 좀 더 개인적인 작업을하는 질문입니다. 또는 "Netflix에서보고있는 내용을 알려주세요."
그룹이 클수록 더 모호하고 재미있을 수 있습니다. "항상 사용하는 개인적인 변명은 무엇입니까?" 또는“어떤 아이의 영화 나 책 캐릭터가 자신을 생각 나게합니까?”
그리고 회의에서 "그룹에서 마지막으로 이야기 한 것이 언제였습니까?"와 같은 관련 질문을 고려해보십시오. 또는 좀 더 독특한 것, "동물 꼬리를 가질 수 있다면 무엇일까요?"
아이디어는 전문적인 환경에서보다 캐주얼 한 어조로 서로를 알아가는 것입니다. 쇄빙선은 적절한 감정을 불러 일으키고 학습을 자극하며 유대감을 장려합니다. 가상 테이블에 가져올 모든 뛰어난 기술!
그룹 커뮤니케이션 플랫폼으로 Callbridge를 선택하고 가상 회의를 설정하는 방법을 배운 후 생산성과 참여도가 급증하는 것을 지켜보십시오. 화면 공유, AI 기반 전사 및 요약, 강화 된 보안 조치, 제로 다운로드 및 사용자 지정을 포함하는 프리미엄 기능을 통해 참가자와 함께 가상 회의를 시작할 수 있습니다.
