업무 회의를 몇 번이나 진행하셨습니까? 이번 달에 적어도 소수. 분명히 당신은 프로젝트의 상태나 개발에 대해 논의하는 이른 아침 온라인 회의에서 자신을 발견했을 것입니다. 그렇지 않은 경우 웹 세미나, 프레젠테이션, 워크샵 또는 온라인 수업에 참석했을 수 있습니다. 브레인스토밍 세션에 참여했거나 가상 판매 프레젠테이션. 어떤 방식으로 나타나든 온라인 회의는 일반적으로 동일한 움직이는 부분으로 구성됩니다.
동일한 공식이지만 동일한 경험일 필요는 없습니다. 사람들이 원하는 만큼 참여하지 않거나 참석률이 떨어지는 경우 드로잉 보드로 돌아가서 회의 흐름을 개선할 수 있는 부분을 확인해야 합니다.
걱정하지 마세요. 생각만큼 큰 작업은 아닙니다! 다음은 회의를 보다 유용하고 건설적으로 만들 수 있는 몇 가지 방법입니다.
가장 먼저 해야 할 일 - 쓸모없는 회의를 만드는 이유는 무엇입니까? 도움보다 더 큰 방해가 될 수 있는 도움이 되지 않는 회의는 아무도 주도하지 않고, 의제가 산발적으로 느껴지고, 토론이 궤도에서 벗어나거나 너무 오래 걸리고, 도달할 목표(결정해야 할 대상, 토론할 주제, 문제)가 없을 때 발생합니다. 해결하다, 찾아야 할 해결책, 고용할 사람, 합의할 날짜 등).
건설적인 회의? 뛰어난 도구와 뛰어난 기능 및 사례가 실행됩니다. 다음은 강점을 구축하고 온라인 회의의 무결성을 강화하는 5가지 특성입니다.
1. 명확한 목적과 목표가 있음
온라인 회의를 설정하기 전에 "회의로 워크플로를 중단해야 합니까?"라고 자문해 보십시오. 필요한 것이 무엇인지 정확히 아는 것이 요청의 성격과 궁극적으로 회의의 성격을 결정합니다.
여기에서 참가자가 자신의 시간에 읽고 피드백을 제공할 수 있는 문서를 준비하는 것뿐인지 아니면 전체 팀 대신 한 두 사람만 나타나야 하는지 식별할 수 있습니다.
2. 명확하게 위임된 역할
실제로 당신을 어딘가에 데려다주는 효과적인 회의를 위해, 다음 역할을 참여 및 해당 개인:
드라이버: 처음부터 모두를 하나로 모은 회의 리더.
승인자: 최종 결정을 내릴 수 있는 소유자 또는 이해 관계자.
기여자: 정보 및 데이터를 보유하고 회의 목표를 달성할 수 있는 사람.
정보에 입각한 사람들: 회의 전후에 알고 있지만 참석할 필요는 없는 사람들.
프로 팁 : 프로젝트 관리 도구 및 캘린더와 통합되는 화상 회의 소프트웨어는 호환되지 않는 솔루션보다 훨씬 선호됩니다.
3. 수용 구조
모든 회의는 즉석에서 어느 정도의 자유와 공간을 허용해야 하지만 사람들의 시간과 에너지를 존중하는 용기를 만드는 것은 아이디어를 짜내는 것이 아니라 영감을 주는 회의의 기초입니다. 토론 주제를 요약한 의제를 만들고 타이머를 사용하여 일정을 유지하십시오.
개인이 응답할 시간이 정해져 있음을 알립니다. 가능성이 있지만 지금은 아무데도 가고 있지 않은 경우 아이디어가 "주차"되는 주차장에 대한 아이디어를 소개합니다.
4. 액션 포인트 지우기
그래서 모두가 자신의 작품을 말했고 이제 논의해야 할 목표에는 행동 포인트와 방향이 있습니다. 프로 팁 : 행동 촉구 없이 회의를 끝내지 마십시오. 후속 회의가 있습니까? 다음은 누가 책임질까요? 각 사람은 자신이 무엇을 담당하는지 알고 있습니까? 기한이 어떻게 되나요? 적절한 메모를 작성하고 녹음을 하고 프로젝트 관리 도구를 업데이트했는지 확인하십시오.
자, 이제 재미있는 부분으로
5. 재미 주입
물론, 모든 팀은 회사 문화를 만들거나 약간의 흥분을 더할 때 고유한 접근 방식을 가지고 있지만 재미와 놀라움의 요소를 유지하려면 약간의 추가 노력이 필요합니다.
온라인 화이트보드에 질문을 게시하거나 Virtual Show 및 Tell과 같은 전문적이면서도 가벼운 활동을 준비하여 얼음을 깨보세요. 많이 있다 팀 빌딩 연습 에서 선택합니다.
좋은 회의를 위한 5가지 특성을 확실히 파악했다면 동기화의 질감과 흐름을 형성하는 Calbridge의 화상 회의 기능을 탐색할 준비가 모두 된 것입니다. 존재감과 참여도를 높이는 기능과 도구로 회의를 건설적으로 만드는 것은 기술에 맡기십시오.
프로 팁 : 아, 그리고 정말 받고 싶다면 회의 중 가장 (재미 포함) – 항상 비디오를 사용하고 참가자들에게도 상기시킵니다.
피곤함에서 벗어나 더 활기차게 느끼는 방법은 다음과 같습니다.
자동 전사
Callbridge의 시그니처 기능인 Cue™를 사용하면 아무도 "그것"을 기록했는지에 대해 스트레스를 받을 필요가 없습니다. 참가자는 Cue™가 자동으로 녹음을 전사할 때 다음 문장을 걱정하거나 놓칠 필요가 없습니다.
또한 Cue™는 스피커 태그, 시간 및 날짜 스탬프를 자동으로 제공합니다. 원하는 경우 메모를 작성하십시오. 그러나 모든 것이 귀하를 위해 처리되므로 안심하십시오!
감정에 대해 더 깊이 이해하기
감정 분석으로 온라인 회의의 감정적 온도를 측정하십시오. 긍정적인 감정과 부정적인 감정을 끌어내는 정교한 기능으로 놀이의 뉘앙스와 의미를 보다 철저하게 이해할 수 있습니다.
보너스: 인사이트 표시줄을 보고 회의 전반에 걸쳐 어디서 어떤 종류의 질문을 받았는지 더 잘 알 수 있습니다.
가상 배경을 당겨
Callbridge의 가상 배경 배열이 도착 및 존재를 위한 장면을 설정하도록 하십시오. 실제 설정, 추상적인 색상 및 모양을 선택하거나 고유한 사용자 지정 및 브랜드 디자인을 업로드하십시오.
더 긴밀한 연결 권장
소그룹 룸을 사용하여 주 회의와 격리된 공간에서 연결하려는 소규모 그룹을 수용합니다. 이 공간을 사용하여 파생된 토론을 용이하게 하거나 별도의 작업을 수행하거나 1:1 지원을 합니다.
창의적으로 협업
참가자들이 온라인 화이트보드를 사용하여 색상, 모양, 사운드, 비디오 및 이미지를 사용하여 공유해야 할 내용을 표현할 수 있습니다. 누구나 실시간으로 추가하고 공유할 수 있습니다. 지금 작업하거나 저장하고 나중에 다시 방문할 수 있습니다.
Callbridge와 함께 작업하면 특히 다음을 포함한 타사 통합을 통해 온라인 회의가 실행되고 참석하는 방식에 대한 관심을 빠르게 얻을 수 있습니다. 느슨하게 와 Google 칼렌더. 다음과 같은 최신 기능을 사용하여 감정 분석, 전사, 화면 공유, 그리고 그 이상으로 시장에 나와 있는 다른 화상 회의 소프트웨어와 비교하여 이미 이점을 누리고 있습니다.
