전염병만큼 큰 것이 세상에 영향을 미치면 필연적으로 세상이 작동하는 방식이 바뀝니다. 단계적으로 알려지지 않은 영역을 가로 지르며 각 산업과 각 비즈니스는이 새로운 표준, 특히 합법적 인 상황에 적응하고 성공하는 방법을 배우고 있습니다.
법률 시스템은 여러 제한 및 제한을 겪었으며 결과적으로 동의의 빈도와 가용성, 재판 전, 재판 및 전체 소송 절차 전체에 영향을 미쳤습니다.
법률 전문가로서 집에서 일해야한다는 의미를 직접 경험해 보셨을 것입니다. 가상 회의는 이전 프로세스와 시스템이 온라인 공간으로 변모함에 따라 화폐가되었습니다. 명백히 변화하는 법적 환경에서 화상 회의는 발견을위한 심사부터 시작하여 많은 법적 절차에 필요한 솔루션이되고 있습니다.
화상 회의를 통해 변호사 양측은 법정에 발을 들여 놓지 않고도 소송에서 필요하고 중요한 사실, 증거, 지원, 주장, 증거 및 변호를 얻을 수 있습니다.
법률 회사가 온라인으로 전환했다고 가정합니다. – 원격 회의 수 증가, IT 부서 강화, 사용 방법 학습 화면 공유 더 짧고 간결한 온라인 회의 및 프레젠테이션을 조정하는 가상 배경을 통해 이제 기술이 원격으로 쉽게 통신 할 수있는 기회를 제공하는 방법을 확인할 수 있습니다.
이것이 다양한 법적 의미에서 어떻게 형성되는지 자세히 살펴 보겠습니다.
화상 회의의 가장 편리하고 앞으로 밀리는 기능 중 하나는 녹화를 포함합니다. 온라인 회의가 진행되면 기록을 기록하면 참가자에게 동기화에서 발생한 모든 내용의 시작부터 끝까지 완전히 캡처 된 기록을 제공합니다.
그러나 이것은 많은 기업과 기업에서 절차상의 변화가 될 수 있습니다. 온라인으로 이동하기 전과 재택 근무를하는 대부분의 사람들이 팀 통화를 녹음 한 적이 있습니까? 누가 회의록을 작성 했습니까? 소집에 얼마나 많은 시간이 소요 되었습니까? 오디오, 비디오, 화면 캡처, 전송 된 링크 및 문서 캡처와 같은 무거운 작업을 수행하는 기술을 통합하여보다 원활하게 이동하십시오.
녹음의 이점과 함께 일반적으로 시험 검색 프로세스를 향상시키는 두 가지 기능인 전사 및 스마트 요약이 제공됩니다. 비디오를 통해 포착 된 뉘앙스와 바디 랭귀지뿐 아니라 음성 톤, 사고 패턴 및 어휘도 기술의 화자 태그, 고급 알고리즘 및 공통 주제 링크를 통해 식별 할 수 있습니다.
그러나 동전의 반대편에는 향후 소송 및 조사에서 고려해야 할 몇 가지 과제가 있습니다. 대량 기록은 데이터 저장 관점에서 세 가지 문제를 제기합니다.
데이터의 증가
점점 더 많은 온라인 교환이 기록되면 더 많은 파일이 쌓여서 비디오 파일의 크기도 늘어납니다. 데이터의 양이 증가함에 따라 안전하게 저장하고 검색하는 능력도 함께 증가 할 것입니다.
기록 관리
공유되고 논의되는 정보는 매우 민감 할 수 있고 다른 사람이 볼 수 없기 때문에 안전하고 안전한 데이터 저장이 필수적입니다. 이러한 파일이 저장되는 방법과 위치를 고려하십시오. 보호 장치는 누구 또는 무엇입니까? 누가 액세스 할 수 있으며 어떻게 보호됩니까?
발견
이전에는 회의가 오디오로 녹음되거나 워드 프로세싱 문서에 기록되어 제공된 정보의 정확성과 범위를 제한 할 수있었습니다.
데이터가 프레젠테이션이나 의제에 수집되었을 수 있습니다. 이제보다 상세한 전자 파일 및 필사본에 대한 잠재력이 그 어느 때보 다 훨씬 유리합니다. 녹화 된 온라인 회의에는 회의 전반에 걸친 모든 거래 및 교환을 포함하는 모든 회의 콘텐츠와 함께 오디오 및 / 또는 비디오를 캡처 할 수있는 기능이 있습니다.
얼굴 표정, 몸짓, 그리고 모든 것의 가치를 염두에 두십시오. 말하지 않고 의사 소통.
기억해야 할 사항 :
녹화 된 회의에 대한 액세스는 긍정과 부정 "디지털 발자국"은 나중에 사용할 근거가 될 수 있습니다. 소송 제기 요청에는 이메일 및 문서와 마찬가지로 일반적으로 화상 회의가 포함될 수 있으므로 개인 정보 보호 및 보안 조치가 최신 상태이고 투명해야합니다.
전반적인 정확성과 투명성을 보장하려면 화상 회의와 관련하여 일관성을 만드는 정책을 설정하십시오. 데이터를 구성하고, 지침을 결정하고, 일반적으로 온라인 회의와 관련하여 흐름 또는 절차를 설정하면 보안 위험이 제한되고 데이터가 마이닝되며 정보를 쉽게 사용할 수 있습니다.
- 회의 이름 지정 규칙과 녹음 관리 책임자를 결정합니다. 녹화물은 어디에 있으며 저장, 접근성, 삭제, 검색 등에 대한 관리 규칙은 무엇입니까?
- 회의 규모에 따라 한 명 또는 몇 명의 참가자에게 녹음 책임을 위임합니다. 각 부서, 감독자 또는 관리자에서 참가자를 선택하여 다양한 유형의 회의 기록을 담당합니다. 중재자는 누구이며 다양한 가상 회의를 위해 어떤 정책, 규칙 및 절차를 적용해야합니까?
- 어떤 "보기"를 저장 하시겠습니까? 중재자가 누구인지 (또는 몇 가지가있을 수 있음) 결정한 후에는 다양한 회의 옵션 중 회사의 요구 사항을 충족하고 누가 어떤 컴퓨터 또는 유리한 지점에서 녹음 할 것인지 선택하십시오.
- 끝을 주시하십시오 요약 화상 회의 플랫폼에서 제공하는 보고서와 누가 그 책임자인지 결정합니다. 누가받을 것이며 어떻게 액세스 할 수 있습니까?
- 다음과 같은 화상 회의 증언을 통해 탈선 발견을 피하십시오.
디피 던트의 물리적 위치와 가상 회의에 연결하기 위해 어떻게 논리적으로 설정 될 것인지 설정
법원 기자와 피고인이 같은 장소에 출두 할 수없는 경우 다른 옵션을 선택하십시오.
사전에 우편을 통해 또는 기탁하는 동안 전자를 통해 기탁자에게 전시회를 가져옵니다.
원활하게 실행 – 가상 증착이 시작되기 전에 기술 테스트
다양한 지리적 위치에서 여러 변호사 및 참가자 연결
기록 여부에 대해 모든 사람이 동의 함 – 동의를 얻습니다. - 화상 회의가 저장되는 방식을 세분화하고 나중에 일정 시간이 지나면 폐기되는 보존 정책이 있습니다.
온라인 회의가 끝나면 녹음 내용이 클라우드에 저장되고 회사 포털 또는 중재자가 계속 액세스 할 수 있습니다. 특정 참가자의 액세스를 허용하는 것은 개인 정보 보호 및 보안 조치입니다. 일반 기록 관리, 운영 프로토콜 및 액세스는 정책 및 절차의 논의 및 개발을 통해 설정되어야합니다.
모든 온라인 거래를 안전하고 비공개로 만드는 기술을 사용하여 보안 침해 및 비디오 도청을 방지하십시오. 회의 중에 일회성 액세스 코드를 사용하거나 한 사람이 기록을 기록하도록 지시합니다. 다음과 같은 기능을 찾으십시오.
- 일회성 액세스 코드: 각 통화는 지정 및 예약 된 시간 동안 만 유효한 고유 한 개인 코드로 암호화됩니다. 전화 회의.
- 회의 잠금: 참가자가 나타난 직후이 기능을 활성화하여 원하지 않는 참가자가 개입하지 못하도록합니다. 늦게 출석하는 사람은 중재자에게 허락을 받아야합니다.
- 보안 코드: 온라인 회의 의제에 매우 민감한 정보에 대한 논의가 수반되는 경우 회의에 입장 할 때 필요한 추가 코드를 사용하여 다른 보안 계층을 추가하십시오.
쉽게 구할 수 있고 발견의 근거를 제공하는 기술이 더욱 널리 퍼지고 있습니다. 그리고 앞으로는 대면 절차가 우선 할 가능성은 낮습니다. 법적 발견 및 기타 프로세스를 온라인으로 수행 할 수 있다면 계속해서 온라인으로 유지 될 수 있습니다.
의지 할 때 화상 회의 소프트웨어 직접 나타나는 대신
비용 절감, 출장 감소, 시간 증가, 원격 협업, 생산성 증가, 지연 감소 등의 이점이 당면 과제를 능가합니다.
당면 과제 1 :
전통적으로 각 당사자는 일반적으로 시험 중에 문서와 전시물을 제공, 지원 및 설명해야하는 법률 고문의 물리적 존재에 있습니다.
해결 방법 :
대신 화상 회의를 통해 미리 계획 할 수있는 기회입니다. 변호사와 법률 고문은 모든 증거, 전시, 문서 및 증거를 사전에 분류해야합니다. 명확하고, 레이블이 지정되고, 구성되고, 제목이 지정되고, 우편으로 보내거나 전자적으로 해고 될 준비가되어 있어야합니다. 주소가 최신 상태이고 철자가 올바른지 확인하고 데이터가 필요한 모든 사람이 디지털 거래 또는 우편물에 포함되었는지 확인합니다.
당면 과제 2 :
증인의 태도와 평정을 평가하는 것은 동일한 물리적 위치에있는 것이 아니라 비디오 링크를 통해 흐릿해질 수 있습니다.
해결 방법 :
가상 회의를 앞두고 며칠 동안 수행 된 기술 테스트를 통해 참가자가 명확하고 전체적으로 볼 수 있습니다. 음성 프로젝션, 조명, 자세, 수용 가능한 배경 및 기타 포인트에서 비디오를 발견 할 수있는 세련되고 전문적인 기타 정보를 포함하는 고객, 동료 및 회사 내 기타 법률 전문가를위한 화상 회의 참조 가이드를 만듭니다.
당면 과제 3 :
제도적이지 않거나 중립적이거나 적절하지 않은 것처럼 보이는 설정은 부조화하거나 오도하거나 불충분 한 시험으로 이어질 수 있습니다.
해결 방법 :
화상 회의 증언, 디스커버리 콜, 사전 시험 또는 시험 프로세스가 어떻게 전개되어야하는지에 대한 예제 비디오 및 온라인 자습서를 제공하십시오. 허용되는 사항과 성공적인 시험으로 이어지는 설정 및 배경을 설명합니다. 좋지 않은 동영상의 예와하지 말아야 할 일도 제공합니다.
당면 과제 4 :
동일한 물리적 공간에 있지 않으면 잠재적 인 학대 또는 과실에 대한 시험이 열립니다.
해결 방법 :
시작부터 끝까지 토론의 완전한 투명성이 필요합니다. 회의 시작시 눈에 띄는 프롬프트에 동의하면 모든 사람이 규정을 준수 할 수 있습니다. 또한 시험 중 모범 사례에 대한 교육 및 훈련을 제공하면 프로세스가 능률화되고 표준에 부합하는지 확인할 수 있습니다.
화상 회의를 통한 발견을위한 시험 전반에 걸친 실제 커뮤니케이션 품질과 관련하여 몇 가지 모범 사례가 있습니다.
• 시간을 따로 떼어 놓으십시오 – 전, 도중 및 후에
체크인, 인터뷰, 간증, 회의, 증언 – 준비하기 전에 시간이 있고, 통과 할 시간이 충분하고, 녹음 또는 요약을 반영하고 검토 할 시간이 있는지 확인하십시오.
• 모든 기술이 작동하는지 확인
시간이 중요한 경우 모든 사람이 기다리는 동안 기술적 인 문제를 해결하고 해결하는 데 몰두하지 마십시오. 조금 더 일찍 화상 회의에 참석하여 마이크, 스피커 및 연결 상태를 테스트하십시오.
모든 것이 충전되었는지, 추가 코드를 사용할 수 있는지, Wi-Fi가 강력한 지 등을 확인하십시오. 엔터프라이즈 수준 회의 플랫폼에서 제공하는 오디오 및 비디오 테스트를 활용하십시오.
• 더블 체크 더 스팟
조용하고, 무균이며, 방해가되지 않는 장소를 선택하십시오. 평범하고 중단없는 배경의 흰색 벽이나 폐쇄 된 방이 가장 적합합니다.
• 타이밍에 충실
모든 사람이 그에 따라 계획을 세울 수 있도록 회의 시간을 미리 알립니다. 대면 회의와 마찬가지로 의제를 작성하고 준수하며 모든 사람의 시간을 보호하십시오.
• 오디오 및 비디오 연결 확인
헤드셋을 사용하여 피드백을 최소화하고 청각 및 투사를 극대화하십시오. 고품질 오디오 / 비디오 기능이있는 화상 회의를 사용합니다.
Callbridge가 가상 환경에서 재판 전 절차를 원활하게 실행할 수있는 화상 회의 기술을 법률 회사에 제공합니다. 많은 대면 절차를 온라인으로 가져올 수있는 놀라운 잠재력을 통해 비용을 절감하고, 재택 근무를 더 많이하고, 사법 절차를 신속하게 처리하고, 더 빠른 속도로 더 많은 정보를 얻을 수있는 기회를 손쉽게 얻을 수 있습니다.
Callbridge의 양방향 커뮤니케이션 플랫폼은 로펌이 비즈니스를 수행하는 방식을보다 심층적으로 파악하고 차원을 제공 할 수있는 힘을 가지고 있습니다. 녹화 된 온라인 회의는 모든 당사자에게 안전하고 건강한 거리에서 대면하는 느낌을줍니다. 또한보다 유연한 출석을 제공하고 올바른 사전 고려를 통해 계획 및 준비가 대면 회의를 대체하기에 적합합니다.
