Kai planuojate susitikimą internetu, dalyviai turi atkreipti daugiau nei į viltį! Tiesą sakant, jūs norite įkvėpti juos susižadėti ir būti šalia. Kad tai įvyktų, jūsų internetinis susitikimas turi būti struktūrizuotas. Jis turi būti suprojektuotas ir patenkino jūsų auditoriją.
Juk koks tikslas kitaip? Kodėl verta praleisti laiką būriams rinkti, kad jie galėtų peržiūrėti pažangos ataskaitas arba atverti bendravimo linijas, norėdami užkirsti kelią, jei vienintelis girdimas garsas yra svirpliai?
Taikydami interaktyvesnį požiūrį į internetinius susitikimus galite tikėtis didelio dalyvavimo, geresnio informacijos įsisavinimo ir išsamesnio savo turinio supratimo. Gal net šiek tiek linksma!
Pradėkime nuo verslo - verslo susitikimų, tai yra!
Remiantis „Harvard Business Review“ straipsniu, vyresnieji vadovai, C lygio vykdytojai ir kiti sprendimus priimantys asmenys beveik tris ketvirtadalius laiko praleidžia susitikdami su kitais, kad aptartų darbo pažangą. Tai daug laiko praleista susitikimuose.
Nepamirškime ir nuotolinių darbuotojų. Dėl pažangių technologijų galimi internetiniai susitikimai su komandomis ir kolegomis skirtingose vietose, tačiau vis dar kyla problemų dėl laiko juostų, ryšio ir projektų koordinavimo. Čia praleistas laikas gali pasimesti ar būti netinkamai panaudotas.
Ar darote viską, kad jūsų internetiniai susitikimai būtų produktyvūs ir gerai išnaudotų laiką?
Jei norite:
- Raskite paprastesnių būdų, kaip koordinuoti darbą su kolegomis ir nuotoliniais darbuotojais
- Būkite prisijungę nepaisydami laiko ar atstumo
- Pagyvinkite sąveiką
- Siekite daugiau dalyvavimo ir efektyvumo
Tada pateikiame keletą idėjų, kaip pagyvinti susitikimus, kad jie taptų interaktyvesni ir efektyvesni:
Pirmiausia paklauskite savęs: ar šis susitikimas yra būtinas? Ar tikrai reikia surengti šį susitikimą?
Kad dalyviai galėtų bendrauti ir bendradarbiauti, reikia išgirsti balsus, nuomones, išvadas ir dalijimąsi informacija. Internetinio susitikimo metu pirmenybė teikiama dialogui, o ne monologui.
Jei yra pranešimas ar informacija, kurios dalyviai nereikalauja papildyti, dirbti ir tik klausytis, apsvarstykite, kaip jūsų pranešimas gali būti tinkamesnis el. Laiške. Interaktyvių ir įtraukiančių susitikimų dalyvių prašymas tik išklausyti gali juos prarasti ar apsimesti.
Kai internetinio susitikimo turinys ir tikslas bus nustatyti kaip „būtini“, atlikite toliau nurodytus veiksmus.
12. Valdykite lūkesčius
Ugdykite tinkamą kolegų mąstyseną iš anksto pranešdami jiems, kad jų dalyvavimas yra būtinas. Prieš internetinį susitikimą išsiųstoje darbotvarkėje pateikite paprastą išdėstymą to, ko gali tikėtis visi.
Parodykite problemą ir praneškite dalyviams, kad reikalingos jų idėjos ir indėlis. Tai suteikia jiems laiko galvoti ir išspręsti problemas, kartu nustatant pagrindines taisykles.
Be to, praneškite jiems apie pagrindinį numatomą etiketą, pavyzdžiui:
- Paspauskite „nutildyti“, kai nekalbi
- Susilaikykite nuo valgymo ar gėrimo
- Atidėkite telefonus ir kitus trukdžius
11. Prisiregistravimas pas kolegas
Atsižvelgiant į neseniai įvykusią pandemiją, dėl kurios milijonai žmonių dirba namuose, nuotolinis darbas gali jaustis izoliuotas. Paprasčiausiai planuodami susitikimą pirmadienį ir pradėdami nuo paprasto klausimo: „Ką veikėte šį savaitgalį?“ galite paskatinti dalyvauti ir paskatinti kolegas atsiverti.
Dar geriau, atsižvelgiant į susitikimo dydį, pasinaudokite šiuo įvadiniu laiku, kad visi pasiektų ir padėkotų kolegai už tai, ką jie padarė. Didelis ar mažas, rodydamas dėkingumą paprasčiausiu pavadinimu ir užduoties šaukimu, dėkingumas priverčia visus jaustis labiau susijęs. Tai yra nedidelis, bet galingas būdas skatinti socialinius ryšius virtualioje platformoje.
Ar jūsų komandoje yra daug nuotolinių darbuotojų? Įskiepykite daugiau socialinio ryšio jausmo, įpurškdami šiek tiek linksmybių, padedančių pralaužti ledą ir priversti žmones jaustis mažiau vienišiems dėl socialinio atsiribojimo ar darbo namuose:
- „Spice Up“ įvadai:
Internetinis susitikimų kambarys pilnas nepažįstamų žmonių? Pakvieskite dalyvius pristatyti save ir keistą informaciją:
-
- Jų mėgstamiausia karaokės daina
- Jų firminis namuose pagamintas patiekalas
- Geriausias koncertas, kuriame jie kada nors lankėsi
Internetinis susitikimų kambarys su tais pačiais kolegomis? Pakvieskite pažįstamus veidus į:
-
- Trumpai aptarkite neseniai matytą gerą filmą
- Pasidalinkite, kaip sekasi jų augintiniui
- Atidarykite savo pomėgį ar asmeninį projektą
- Naudok savo smegenis:
Komandos formavimo pratybos neturėtų nukristi į šalį vien todėl, kad komandos nariai yra labiau išsibarsčiusieji. Iš anksto pateikite kriterijus, kad dalyviai galėtų pasirodyti pasirengę. Išbandykite trumpą „Charades“ ar „Balderdash“ perdavimą internete, kad gautumėte įdomesnį susitikimo atidarymo būdą. - Žaisk atspėjimo žaidimą:
Kitas būdas paskatinti žmones labiau įsitraukti yra paprašyti kiekvieno dalyvio paleisti paprastą ISpy versiją aprašant daiktą savo nuotolinio darbo srityje.
10. Susikurkite savo susitikimų darbotvarkę anksčiau laiko
Jei jūsų susitikimo darbotvarkė yra aiški ir aiški, galite tikėtis tokios pačios IG su savo susitikimu internete! Neturint plano ar iš anksto numatant neaiškią, neteisingai pateiktą sinchronizaciją, kils painiava ir gaištamas laikas.
Paruoškite struktūrizuotą darbotvarkę, kurioje būtų išdėstyti pagrindiniai klausimai ir paminėta tai, ko reikia ir ko tikimasi iš dalyvių. Išsiųskite bent prieš dieną ir nepamirškite naudoti savo kvietimų ir priminimų nustatymo, kad greitai paskleistumėte informaciją.
9. Pasiruoškite savo technologijoms
Kad ir kokia nuostabi yra technologija, vis dar pasitaiko atvejų, kad ji gali pasirodyti šiek tiek nelaiminga. Įsitikinkite, kad viskas vyksta sklandžiai, išbandydami savo technologijas ir patikrinę, ar visi įrenginiai įkrauti. Sužinokite, kur yra jūsų elektros lizdai, ir prijunkite įkroviklius. Išbandykite fotoaparatą, mikrofoną, interneto ryšį ir apsvarstykite viską, ko jums gali prireikti:
- Ar jūsų apšvietimas per ryškus ar per silpnas?
- Ar jus supa daug netvarkos?
- Ar esate didelio eismo zonoje, kur žmonės ateina ir eina?
- Kada paskutinį kartą išjungėte / iš naujo nustatėte įrenginį?
Apsvarstykite galimybę įtraukti šiuos dalykus į el. Laišką prieš susitikimą darbotvarkėje, kad visi žinotų.
8. Kvėpuok gyvybe į savo gimdymą
Be abejo, galite efektyviai vykdyti internetinį susitikimą, išmesdami svarbiausius dalykus, tačiau taip pat galite pridėti šiek tiek pizzazz, kad žmonės suintriguotų:
- Kviesti judėjimą
Mes visi žinome, kaip lengva investuoti į darbą. Pakilimas nuo stalo yra puiki idėja, tačiau gali būti užmiršta, kai užgesai gaisrą ar rašai ilgą el. Laišką. Tam tikru susitikimo internetu momentu šiek tiek pakratykite, paskatindami dalyvius perkelti kraują. Paprasti judesiai, pavyzdžiui, rankų ištiesimas virš galvos ar kelis kartus atsistojimas ir atsisėdimas ar keli stalo tempimai, gali padidinti deguonies kiekį smegenyse ir stengtis pralaužti nuovargio ir vangumo jausmą. - Pridėti vaizdų
Skatinkite sąveiką ir pateikite savo turinį auditorijai
naudojant ryškias spalvas, vaizdo įrašus, nuotraukas ir šmaikštus skambučių išvestis. Padarykite savo turinį virškinamą ir nepamirštamą naudodamiesi lengvai suprantamu pristatymu, kuris yra patrauklus naudojant vaizdines medžiagas ir galbūt gerai išdėstytą, tinkamą meme! - Gaukite atsiliepimų realiuoju laiku
Pažiūrėkite, kaip žmonės sugeria jūsų turinį, atlikdami apklausą vietoje. Tai ne tik įdomu, bet ir nutraukia programą bei teikia jums realiu laiku naudingą informaciją. Tai tarnauja tiesioginiam sprendimų priėmimo įrankiui, palaiko aukštą įsitraukimą ir padeda struktūrizuoti tolesnius veiksmus.
7. Užduočių perdavimas
Kai žmonės yra atsakingi už kažkokį indėlį į internetinį susitikimą, pvz., Moderavimą, ledo laužytojo veiklą ar užrašų rašymą, tuo labiau kiekvienas žmogus bus įsitraukęs. Be to, tai padeda išlaikyti nedidelį susitikimų skaičių. Neabejokite, ar vaidmenys yra akivaizdūs, įtraukdami tik tuos, kurie ten turi būti, pavyzdžiui, sprendimų priėmėjas, patarėjas, internas ir kt.
- Moderatoriaus pasirinkimas
Moderatorius užtikrina, kad susitikimas nebus pašalintas iš bėgių. Jo / jos užduotis yra stebėti technologijas, vadovauti su valdžia, suteikti leidimą kalbėti tiems, kuriems jos reikia, atsakyti už įrašymą ir stebėti, kad būtų pasirūpinta garso ir vaizdo kokybe.
6. Laikykitės laiko plano
Kai suprantate, kad turite ribotą laiką, produktyvumas linkęs į viršų. Darbas su laiko riba „įrėmina“ susitikimą ir suteikia jam dėmesio. Paskirkite konkretų laiko tarpą kiekvienam pagrindiniam taškui naudodami 10 minučių buferį. Tokiu būdu visi gali baigtis laiku arba prieš laiką!
5. Pašalinkite išsiblaškymą
Lengva (ir labai dažnai) norisi patikrinti savo el. Pašto adresą ar žvilgtelėti į telefoną, kai dalyvaujate internetiniame susitikime. Laikykitės laiko ir venkite pagundos pašalindami trukdžius nuo pat pradžių: uždarykite nešiojamojo kompiuterio skirtukus, įjunkite telefoną tyliai (arba lėktuvo režimu!), Uždarykite langą, kad neužfiksuotumėte foninio triukšmo (arba naudokitės ausinėmis) ir išsaugokite užkandžiai po to!
(alt-tag: moteris sėdi prie stalo ir dirba prie atviro nešiojamojo kompiuterio, anksti ryte sėdi šalia lango)
4. Skatinti bendradarbiavimą
Norėdami sugeneruoti dalyvių idėjas, naudokite internetinį susitikimą. Skirkite šiek tiek laiko, kad įgytumėte minties centro ar minčių audros sesijos ypatybes. Leiskite žmonėms sugalvoti savo idėjas arba atremti kitų idėjas; Išbandykite tokią funkciją kaip internetinė lenta, kad tekėtų kūrybingos sultys.
3. Įtraukti žaidimus
Per gamification, galite tikėtis, kad interaktyvumo lygis jūsų susitikime internete šaudys per stogą! Pradžioje įtraukite nedidelį klausimą ir paprašykite dalyvių sekti. Tai taip pat gali būti skatinama - pratęsti pietūs, įmonės apsikeitimas, ankstyvos atostogos ir kt. Pavyzdžiui:
- Pasirinkite vaizdą ar simbolį, kurį norite įdėti į skaidrę, ir paprašykite dalyvių atsakyti, kiek kartų jis buvo matomas pristatymo metu.
- Pabaigoje meskite paprastą viktoriną, kad patikrintumėte dalyvių supratimą apie turinį.
- Surinkite kolegų citatas ir leiskite jiems atspėti, kas ką pasakė.
2. Pabaiga gerai suformuluotais veiksmo elementais
Susitikimo internete tikslas yra surinkti dalyvius ir susiburti, kad būtų padaryta pažanga žengiant kitą žingsnį. Tai galima padaryti tik su aiškiais veiksmo elementais. Kai visi žino, ką turi daryti, tik tada viskas gali būti padaryta. Prieš pasibaigiant susitikimui, patikrinkite, ar dalyviai aiškiai žino savo vaidmenį. Kelias akimirkas praleiskite aptarti tai, kas buvo aptarta, ir paskirdami asmenį darbui.
1. Dalinkitės santrauka
Susitikime internete gali paaiškėti daug. Gaunama daugybė idėjų, pasiūlymų ir nuomonių, todėl gerai apibendrintos pastabos veiksmingai palaiko sinchronizavimo vientisumą.
Pasirinkite vaizdo konferencijų programinę įrangą, kurią sudaro įrašymo funkcija ir ar dirbtinio intelekto galimybės, kad užfiksuotumėte viską, kas sumažėjo. Nešiojant rankiniu būdu užrašus visada yra gera idėja, tačiau kai jūsų fone dirba technologijos, susitikimo metu galite atlikti žinodami, kad viskuo pasirūpinta.
Štai dar keli gudrybės, kad jūsų kitas internetinis susitikimas sužibėtų:
- Išskleiskite savo prekės ženklą visuose susitikimo taškuose
Pakilimas į perspektyvas? Įrašykite savo pranešimą, kuriame pristatomas jūsų įmonės pavadinimas, šūkis ir svarbūs pranešimai, kol dalyviai pasirodo pritaikomas internetinis susitikimų kambarys. Padarykite puikų pirmą poliruotą ir profesionalų įspūdį naudodamiesi savo logotipu ir prekės ženklo spalvomis vartotojo sąsajoje. - Naudokite dirbtinį intelektą, kad atliktumėte kojų darbą
Susitikimo internete metu jūs dirbate į priekį nukreiptą darbą. Pasirinkti vaizdo konferencija sprendimas, veikiantis fone, teikiantis transkripcijas, garsiakalbių žymas ir datos antspaudus, kad būtų lengva ieškoti vėliau. - Paspauskite ekrano dalį, kad „Rodyti“, o ne „Pasakykite“
Su ekrano dalijimasis galimybė naršyti sunkiai paaiškinamas demonstracijas ir produkto savybes internetinio susitikimo metu tapo paprasčiau. Kiekvienas gali suvokti, ką sakote, kai gali tai pamatyti prieš savo akis. Įveskite dalyvius į tą patį puslapį, kai kiekvieną veiksmą galima parodyti realiuoju laiku.
Tegul Callbridge pagyvina jūsų susitikimus internete. Naudodami sudėtingas technologijas, pritaikomas funkcijas ir intuityviai suprojektuotą vartotojo sąsają, jūsų susitikimai tapo įdomesni ir produktyvesni.
