Kaip surengti konferencinio pokalbio susitikimą
Jei esate kaip ir dauguma smulkaus verslo savininkų, turėjote priimti konferencinio pokalbio susitikimas arba t wo pagal planą arba sumanymų su savo komanda. Taip pat tikriausiai jau supratote, kad ne visi susitikimai yra tokie produktyvūs, kokie galėtų būti.
Kartais darbuotojai pasirodo vėlai. Kartais jie būna pernelyg mieguisti arba išsiblaškę. Kitu metu jie visai nepasirodo. Kartais lengva susimąstyti, ar net įmanoma surengti konferencinio pokalbio susitikimą ten, kur nieko blogo.
Jūsų laimei, galimas prasmingas ir produktyvus konferencinio pokalbio susitikimas. At Callbridge, mes matėme ir palengvinome pakankamai susitikimų, kad tiksliai žinotume, ką turėtumėte padaryti, kad surengtumėte kuo geresnį susitikimą. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai atlikti šiuos greitus ir paprastus veiksmus:
1 žingsnis: prieš pradėdami ką nors padaryti, turėkite omenyje aiškų susitikimo tikslą.
2 žingsnis: sukurkite kuo išsamesnę konferencinio pokalbio susitikimo darbotvarkę.
3 žingsnis: išsiųskite išsamius kvietimus susitikti ir susisiekite su savo svečiais.
4 žingsnis: išsaugokite nesusijusius dalykus vėlesniam laikui, kad susitikimas nebūtų paliktas nuo bėgių.
5 žingsnis: prieš baigdami susitarkite dėl kitų susitikimo dalyvių veiksmų.
Turi aiškų susitikimo tikslą
Lengva suktis ratu surengti susirinkimą „peržvelgti projektą X“ arba „nagrinėti su Y susijusias temas“, nes nenustatėte aiškių susitikimo tikslų. Vietoj to, kaip nustatyti tikslą, pvz., „nustatykite rudens kampanijos kryptį“ arba „nustatykite ir susitarkite dėl mūsų socialinės žiniasklaidos skelbimų vertinimo sistemos“.
Pasistenkite kuo tiksliau apibrėžti savo tikslus ir galėsite ne tik pasakyti, ar jūsų susitikimas yra sėkmingas, bet ir tai, ar jūs diskutuojate ar ne.
Sukurkite konferencinio pokalbio susitikimų darbotvarkę
Niekas nerašo knygos, 90% laiko praleisdamas pratarmėje. Turėdami darbotvarkę ir jos laikydamiesi, būsite tiek arti, kad iš tikrųjų pasiektumėte anksčiau numatytą konferencinio pokalbio susitikimo tikslą, nes bus skirtas laikas aptarti visus svarbius susitikimo dalykus.
Taip pat svarbu nepamiršti, kad visi esame tik žmonės, o kartais geriausi iš mūsų klysta, eina liestines ar tiesiog linksminasi. Konferencinio pokalbio susitikimą turėtumėte laikytis pagal tvarkaraštį, tačiau prašau nebūti karingu. Kiekviename susitikime yra vietos smagiai praleisti laiką.
Išsiųskite išsamius kvietimus į susitikimus ir tęskite juos
Siunčiant kvietimus į susitikimus, taisyklė yra „kuo anksčiau, tuo geriau“. Tokiu būdu jūs turite laiko švelniai priminti žmonėms, jei jie pamiršo atsakyti į jūsų susitikimą. Skirdami laiko savo dalyviams, jie taip pat gali pasiruošti jūsų susitikimui ir paspartinti tai, ką jie turi žinoti prieš susitikimą.
Kodėl jūsų darbotvarkė turi būti išsami? Paprasčiausiai todėl, kad kai dalyviai žino, jog jų bus klausiama apie tam tikrą temą ar darbą, jie bus linkę iš anksto paruošti atsakymą. Iš esmės jie bus labiau pasirengę susitikimui, net jei tik norima, kad jie nebūtų išskirti kaip nepasiruošę.
„Parko“ konferencinio pokalbio dalykai, kurie nėra svarbūs
Ką jūs darote, kai jūsų susitikimas ima virsti nesusijusiu liestiniu? Paprasčiausiai galėtumėte liepti jiems sustoti, tačiau tai gali būti ne pats taktiškiausias ir palankiausiai įvertintas sprendimas. Vietoj to pabandykite „pastatyti“ šias liestines, kad jas aplankytumėte susitikimo pabaigoje arba vėliau. Kai kurie žmonės tai vadina „automobilių stovėjimo aikštele“.
Automobilių stovėjimo aikštelė taip pat yra puiki, jei kas nors iškėlė galiojantį tašką, kurį reikia spręsti, tačiau jis vis dar nėra aiškiai susijęs su susitikimu. Tokiu būdu svarbiems dalykams vis tiek gali būti skiriamas reikalingas dėmesys, kol jūsų susitikimas tęsiasi, netrukdomas diskusijų ne tema.
Įsitikinkite, kad susitarta dėl tolesnių veiksmų
Šis žingsnis yra būtinas. Susitikimo pabaigoje pakartokite visus kitus veiksmus ir nurodykite, kas perims nuosavybės teises. Kai visos šalys sutinka su savo užduotimis, niekas negali pasiteisinti, kad yra sumišęs ar sakęs, kad kažkas „paslydo jiems galvoje“.
Dėka Cue, taip pat galite išsiųsti dirbtinio intelekto sugeneruotą susitikimo transkripciją visiems dalyviams, kad nebūtų painiavos dėl to, ką reikia padaryti.
Susitarę, kada vyks kitas susitikimas, galėsite grįžti į savo automobilių stovėjimo aikštelę ir pateikti papildomos informacijos arba tiesiog pabendrauti. Nors kartais gali atrodyti beprasmiška kalbėti apie tokius dalykus kaip dabartiniai įvykiai ir filmai, kai rengiate konferencinio pokalbio susitikimą, tai būtina teigiamai darbo vietos ekosistemai ir laimingiems darbuotojams.
