Įdomu, kaip sukurti virtualų susitikimą? Dar geriau, vis dar įdomu, kas yra virtualus susitikimas? Štai geros naujienos; Šiuo metu susikurti virtualų susitikimą negali būti paprasčiau, o jei vis tiek nežinote, kas tai yra, esate tinkamoje vietoje.
Pasirengę susipažinti iš arčiau?
Virtualus susitikimas yra…
Kitaip žinomas kaip internetinis susitikimas ar vaizdo konferencijos ir garso konferencijos pagal internetinių konferencijų skydą, virtualaus susitikimo apibrėžimas pagal Išsilavinimas yra: „Virtualūs susitikimai yra realaus laiko sąveika, vykstanti internete, naudojant integruotus garso ir vaizdo, pokalbių įrankius ir programų dalijimąsi.“ Kaip ir susitikimas asmeniškai, virtualus susitikimas renka dalyvius dalytis idėjomis, kalbėtis ir bendradarbiauti dinamiškoje aplinkoje tarp dviejų ar daugiau galinių taškų, išskyrus tai, kad iš tikrųjų yra fiziškai, vietoj to naudojamas įrenginys.
Virtualus susitikimas yra labai svarbus augančio verslo sveikatai. Kiekvienas žmogus - nuo darbuotojo iki projekto vadovo, c lygio vadovo ir HR specialistas turi pasikliauti grupės komunikacijos technologijomis, kad galėtų atlikti savo darbą ir panaikinti atotrūkį tarp kitų žmonių laike ir erdvėje. Farmacijos ir IT kompanijoms, advokatų kontoroms, mažoms ir verslo įmonėms ir dar daugiau - visiems naudinga tai, kad vaizdo įrašų komunikacijos požiūris yra betarpiškas ir aktualus.
Tai virtualus susitikimas:
Galėdami bendrauti su bet kuo, bet kur ir bet kada, virtualūs susitikimai leidžia įmonėms klestėti nepriklausomai nuo jų vietos. Erdvinių kliūčių, kurios paprastai blokuotų darbo santykius, tęstinumą ir produktyvų bendradarbiavimą, nebėra su virtualiais susitikimais, kurie skatina ryšį. Kai kurie bendri pranašumai yra šie:
- Sumažintas važiavimo laikas
- Transporto, kelionės ir apgyvendinimo išlaidų mažinimas
- Padidinkite našumą = mažiau atleidimo
- Geresnis darbuotojų išlaikymas
- Konkurencinis pranašumas
Kalbėdami apie verslą, apsvarstykite, kaip palaikyti į vaizdo įrašus orientuotą požiūrį į savo komunikacijos strategiją:
- Labiau skaitmeniniu būdu įgalinta ir prijungta darbo jėga
- Prieiga prie valdymo
- Patobulinta pasaulinė bendravimo kultūra
- Geresnis patikimumas, lygus greitesniems rezultatams
- Sumažintas atleidimų skaičius ir naujausi duomenys bei informacija
- Geresnė vertė
- Vis dar šiek tiek neaišku, kaip pradėti naudotis vaizdo konferencijomis? Štai kaip nustatyti virtualų susitikimą:
Pasirinkite tinkamą programinę įrangą
Apsvarstykite keletą logistikos dalykų, prieš pradėdami įsipareigojimus su paslaugų teikėju.
Kaip manote, kaip dažnai reikės naudoti programinę įrangą? Jei ieškote įmonėms tinkamų vaizdo konferencijų, pagalvokite, kur bus dalyviai; namuose ar posėdžių salėje? Jei tai pirmoji, tada internetinės konferencijos yra tinkamesnės, patogesnės ir patogesnės naudoti.
Pažvelkite, kokios funkcijos yra teikiamos. Ar jis ateina su ekrano dalijimusi (puikiai tinka IT klientų aptarnavimui ir pristatymams); internetinė lenta (naudinga edukaciniais tikslais ar minčių audros kūrybiniam darbui); ar dalijimasis dokumentais (žymiai supaprastina dalijimąsi dalijamosiomis medžiagomis, svarbiais dokumentais ir naujų talentų įtraukimu) ir kt.
Išsiaiškinkite, kodėl jums reikia virtualaus susitikimo
Kodėl jūs iš pradžių šaukiate susitikimą? Ar tai vidinis (pranešimai, įtraukimas, audinių sesijos, vadovų susitikimas) ar išorinis (pardavimų tempas, naujo verslo plėtra)? Pagalvokite apie struktūrą ir priežastis, tada natūraliai kiti kūriniai pateks į savo vietą, pavyzdžiui, lankymas.
Nuspręskite, kas turi dalyvauti
Virtualūs susitikimai ypač veiksmingi tuo pačiu metu, kitoje vietoje. Taigi, jei turite dalyvių užsienyje, namuose ar salėje, galite lengvai ir efektyviai prisijungti, nepaisant vietos. Kol visi žino apie galimą laiko skirtumą arba naudoja laiko juostos planuoklį, jame dalyvauti lengva. Tačiau nepamirškite, kad turėtų būti kviečiami tik reikalingi žmonės. Sutaupykite laiko ir pinigų įtraukdami tik būtinus dalyvius. Bet kam kitam įrašykite susitikimą, kad išsiųstumėte vėliau.
Sukurkite kontūrą
Nustatydami darbotvarkę, sutvarkysite savo mintis, kad galėtumėte laiku, visiškai skaidriai ir patraukliai surengti virtualų susitikimą. Be to, tai padės dalyviams žinoti, ko iš jų tikimasi. Ko jiems reikia prisidėti? Ar yra kokia nors medžiaga, kurią jiems reikia patobulinti prieš sinchronizuojant? Kiek laiko truks susitikimas? Įtraukus trumpą maketą išvengsite painiavos ir dalyviai galės jaustis pasirengę.
Išsiųskite kvietimus ir priminimus
Puiku virtualiuose susitikimuose yra tai, kad dabar galite juos surengti kaip improvizuotą sesiją arba iš anksto suplanuoti. Į pradinį kvietimą lengva įtraukti visą reikiamą informaciją, pvz., Laiką, datą ir kitą svarbią informaciją, nes tai automatiškai. Nustatykite priminimus, kurie padėtų koordinuoti jūsų skambučius, kad primintų dalyviams apie būsimą sinchronizavimą. Jei norite skubesnių susitikimų, kurie turi įvykti vietoje, naudokite SMS pranešimus, kad sušvelnintumėte išsamią susitikimo informaciją tiesiai į dalyvių įrenginius. Nebereikia sugaišti laiko laukiant vėlai atvykusių ar nedalyvaujančių.
Naudokite funkcijas efektyvesniems virtualiems susitikimams
Tinkama vaizdo konferencijų programinė įranga, skirta jūsų virtualiam susitikimui, turės daugybę praktiškų ir patogių funkcijų, kurios pagerins jūsų internetinę patirtį. Norėdami pasiekti geriausių rezultatų, įsitikinkite, kad pasirinkta technologija yra pakrauta:
- Ekrano bendrinimas: Akimirksniu pasidalykite ekranu su dalyviais, norėdami vesti pristatymą ar išspręsti IT problemą.
- Įrašymas: Dabar pasiekėte rekordą, kad galėtumėte žiūrėti vėliau. Puikiai tinka dalyviams, kurie negali dalyvauti skambutyje.
- stenograma: Automatinė visų įrašytų susitikimų transkripcija užtikrina, kad idėja neatsiliks.
- Internetinė lenta: Kūrybiškas būdas išreikšti sąvokas ir grafiką naudojant vaizdus, spalvas ir formas.
Įtraukite „Take Away“
Ką norite, kad dalyviai išeitų virtualaus susitikimo pabaigoje? Koks buvo tikslas ir kokie yra tolesni žingsniai? Įsitikinkite, kad visi eina žinodami tikslą ir tai, ką reikia daryti toliau.
Tolesni veiksmai el. Paštu
Laikykite tai kuo trumpiau ir mieliau, bet štai ką reikia įtraukti į tolesnį el. Laišką: Susirinkimo protokolo santrauka, tolesni veiksmai, pagrindinis susitikimo įvykis (tai turėtų atitikti jūsų susitikimo tikslą) ir įrašas (jei jį įrašėte) ).
Virtuali susitikimų geriausia praktika
Dabar, kai geriau supratote, kaip virtualus susitikimas gali sustiprinti siuntėjo ir gavėjo ryšį, yra keletas etiketas Sekti. Štai keli dalykai, kuriuos reikia nepamiršti:
Technologija: Prieš susitikimą patikrinkite, ar jūsų technologija atnaujinta ir veikia. Įsitikinkite, kad mikrofonas, garsiakalbiai ir fotoaparatas yra paruošti naudoti. Patikrinkite savo nustatymus ir, jei jūs moderuojate, paleiskite laukimo kambarį ir įsitikinkite, kad visi automatiškai nustatomi nutildyti.
Dalyvavimas: Peržiūrėkite susitikimo metmenis ir pereikite per planą, kol viskas prasidės. Tokiu būdu galite pasirengti pauzėms ir pertraukoms ir suplanuoti klausimus, kuriuos užduotumėte dalyviams. Pabandykite įtraukti veiklą naudodamiesi internetine lenta ir naudodamiesi ekrano bendrinimo funkcija „rodyti“, o ne „sakyti“.
Užduotys: Dalyviai greičiausiai įsisavins jūsų informaciją, kai jūsų pristatymas bus įdomus. Užuot tik perdavę statistiką ir sausą metriką, pasakokite istoriją su pradžia, viduriu ir pabaiga. Įterpkite reikiamus duomenis ir informaciją naudodami vaizdus, vaizdo įrašus, ryškias spalvas ir paryškindami svarbius žodžius.
Pasilinksmink: Nepamirškime virtualaus susitikimo padaryti socialiniu! Atidarykite virtualų susitikimą su ledlaužių klausimais. Klausimai, kurie yra šiek tiek asmeniškesni, tinka mažose grupėse, pavyzdžiui: „Ką jūs sugalvojote šį savaitgalį?“ arba „Pasakykite mums, ką žiūrite per„ Netflix “.
Su didesnėmis grupėmis galite būti neaiškesni ir linksmesni: „Koks asmeninis pasiteisinimas, kurį naudojate nuolat?“ arba „Kuris vaiko filmas ar knygos personažas jums primena apie save?“
Susitikime apsvarstykite galimybę užduoti tokį klausimą kaip: „Kada paskutinį kartą kalbėjote grupėje?“ ar kažkas šiek tiek unikalesnio, pavyzdžiui: „Jei galėtum turėti gyvūnų uodegą, kas tai būtų?“
Idėja yra pažinti vienas kitą profesionalioje aplinkoje, tačiau laisvesniu tonu. Ledlaužis įkvepia tinkamas emocijas, skatina mokymąsi ir skatina susirišti. Visi puikūs įgūdžiai, kuriuos reikia pakelti į virtualų stalą!
Pasirinkite „Callbridge“ kaip savo grupės komunikacijos platformą ir stebėkite, kaip padidės našumas ir įsitraukimas, kai išmoksite, kaip sukurti virtualų susitikimą. Naudodami aukščiausios kokybės funkcijas, įskaitant ekrano dalijimąsi, dirbtiniu intelektu pagrįstą transkripciją ir santraukas, taip pat sustiprintas saugumo priemones, nulinį atsisiuntimą ir pritaikymą, galite bet kurį virtualų susitikimą pasiekti namuose su dalyviais.
