Kai kažkas toks didelis kaip pandemija paveikia pasaulį, jis neišvengiamai keičia pasaulio veikimą. Žingsnis po žingsnio, eidamas per nežinomą teritoriją, kiekvienas sektorius ir kiekvienas verslas mokosi, kaip prisitaikyti ir būti sėkmingiems šioje naujoje normoje - ypač teisinėje.
Teisinė sistema patyrė daugybę apribojimų ir apribojimų, todėl paveikė pasiūlymų, ikiteisminių bandymų, teismų ir viso teisminio proceso visumą.
Kaip teisininkas, jūs tikrai patyrėte, kokias pasekmes turite dirbti namuose. Virtualūs susitikimai tapo valiuta, nes ankstesni procesai ir sistemos pasikeitė į internetinę erdvę. Atsižvelgiant į akivaizdžiai besikeičiančią teisinę aplinką, vaizdo konferencijos tampa sprendimu daugeliui teisinių procesų, pradedant atradimų tyrimais.
Vaizdo konferencijos leidžia abiem advokato pusėms gauti reikalingus ir kritiškus faktus, įrodymus, paramą, ieškinius, įrodymus ir gynybą ieškinyje, niekada nereikės žengti koja į teismą.
Darant prielaidą, kad jūsų advokatų kontora perėjo internetu - padidinti nuotolinių susitikimų skaičių, stiprinti IT skyrių, mokytis naudotis ekrano dalijimasis ir virtualius fonus, prisitaikydami prie trumpesnių, glaustesnių susitikimų ir pristatymų internete - dabar galite pamatyti, kaip technologijos suteikia galimybę lengvai bendrauti nuotoliniu būdu.
Panagrinėkime giliau, kaip tai formuojasi dėl skirtingų teisinių pasekmių.
Viena iš patogiausių ir į priekį verčiančių vaizdo konferencijų savybių yra įrašymas. Pataikius įrašą, kai vyksta internetinis susitikimas, dalyviai gali užfiksuoti viską, kas įvyko sinchronizuojant, užfiksuoti iki galo ir visiškai užfiksuoti įrašai.
Tačiau tai gali būti procedūrinis pakeitimas daugeliui firmų ir įmonių. Ar prieš persikėlimą į internetą ir daugumą žmonių, dirbančių namuose, kada nors buvo įrašyti komandos skambučiai? Kas padarė susitikimo užrašus? Kiek laiko praleido susirinkimams? Padarykite judėjimą sklandžiau, naudodami technologiją, kuri jums sunkiai pakelia, pavyzdžiui, užfiksuoja garso, vaizdo įrašus, ekrano užrašus, išsiųstas nuorodas ir dokumentus.
Be įrašymo naudos, paprastai yra transkripcija ir išmaniosios santraukos - dvi funkcijos, kurios pagerina tyrimo atradimo procesą. Vaizdo pagalba užfiksuojamas ne tik niuansas ir kūno kalba, bet ir balso tonas, minties modeliai ir žodynas gali būti atpažįstami naudojant technologijos garsiakalbių žymes, pažangius algoritmus ir įprastas temų nuorodas.
Tačiau kitoje monetos pusėje slypi keli iššūkiai, kuriuos turėtų apsvarstyti būsimi ginčai ir tyrimas. Masinis įrašymas iš duomenų saugojimo kelia tris susirūpinimą keliančius klausimus:
Duomenų dauginimas
Kai įrašoma vis daugiau internetinių mainų, kaupiasi daugiau failų, taip pat gali didėti vaizdo failų dydis. Didėjant duomenų kiekiui, galimybė saugiai saugoti ir gauti duomenis padidės tandemais.
Tvarkyti įrašus
Saugus ir saugus duomenų saugojimas yra būtinas, nes dalijama ir aptarta informacija gali būti labai jautri ir neskirta niekam kitam matyti. Apsvarstykite, kaip ir kur saugomi šie failai. Kas ar kokia yra apsaugos priemonė? Kas turi prieigą ir kaip jie saugomi?
Atradimas
Anksčiau gali būti, kad susitikimai buvo įrašomi garsu arba įrašomi į teksto apdorojimo dokumentą, todėl ribojamas pateikiamos informacijos tikslumas ir apimtis.
Galbūt duomenys buvo lyginami pristatyme ar darbotvarkėje. Dabar išsamesnių elektroninių failų ir perrašymų galimybė yra kur kas pranašesnė nei bet kada. Įrašyti internetiniai susitikimai gali užfiksuoti garsą ir vaizdo įrašus kartu su visu susitikimo turiniu, į kurį įeina visos operacijos ir mainai per susitikimą.
Turėkite omenyje veido išraiškų, gestikuliacijų ir visko, kas yra, vertę bendravo nekalbėdamas.
Ką prisiminti:
Galimybė naudotis įrašytais susitikimais gali būti tiek a teigiamas ir neigiamas kaip „skaitmeninis pėdsakas“ galėtų būti pagrindas vėliau naudoti. Įsitikinkite, kad jūsų privatumo ir saugumo priemonės yra atnaujintos ir skaidrios, nes ieškinio ieškojimo užklausose gali būti vaizdo susitikimai taip pat dažnai, kaip el. Laiškuose ir dokumentuose.
Norėdami užtikrinti bendrą tikslumą ir skaidrumą, nustatykite politiką, kuri sukuria vaizdo konferencijų darną. Organizuojant duomenis, sprendžiant dėl gairių ir paprastai nustatant srautą ar procedūrą, kai kalbama apie internetinius susitikimus, bus užtikrinta, kad saugumo rizika yra nedidelė, duomenys yra kasami ir informacija yra lengvai prieinama:
- Nuspręskite susitikimų pavadinimo tvarką ir kas atsakingas už įrašų tvarkymą. Kur bus rodomi įrašai ir kokios yra saugojimo, prieinamumo, ištrynimo, radimo ir kt. Administracinės taisyklės?
- Priklausomai nuo susitikimo dydžio, perduokite įrašymo pareigas vienam ar keliems dalyviams. Iš kiekvieno skyriaus pasirinkite vadovą, vadovą ar vadovą, kuris bus atsakingas už įvairių tipų susitikimų įrašymą. Kas bus moderatorius ir kokia politika, taisyklės ir procedūros turi būti nustatytos skirtingiems virtualiems susitikimams?
- Kokį „vaizdą“ norite išsaugoti? Nusprendę, kas yra moderatorius (o gal yra keli), pasirinkite, kuris iš įvairių susitikimų variantų atitinka jūsų firmos poreikius ir kas iš kurio kompiuterio ar apžvalgos taško įrašys.
- Stebėkite galą santraukos ir vaizdo konferencijų platformos pateiktas ataskaitas ir nustatykite, kas už jas atsakingas. Kas juos gaus ir kaip su jais bus galima susipažinti?
- Venkite atradimų iš bėgių naudodamiesi vaizdo konferencijų indėliais, kurie:
Nustatykite deponento fizinę vietą ir tai, kaip jis / ji bus logiškai nustatytas prisijungti prie virtualaus susitikimo
Pateikite kitą variantą, jei teismo pranešėjas ir deponentas negali pasirodyti toje pačioje vietoje
Eksponatus gaukite deponentui paštu iš anksto arba elektroniniu būdu deponavimo metu
Vykdykite sklandžiai - išbandykite technologiją prieš virtualiojo nusėdimo dieną
Sujunkite kelis advokatus ir dalyvius iš įvairių geografinių vietovių
Visi susitaria, ar tai bus įrašyta, ar ne - gaukite sutikimą - Turėkite saugojimo politiką, kuri nurodo, kaip vaizdo konferencijos bus saugomos ir vėliau sunaikinamos po tam tikro laiko.
Pasibaigus internetiniam susitikimui, įrašai išsaugomi debesyje ir lieka prieinami per įmonės portalą arba moderatoriaus. Leidimas tam tikriems dalyviams yra privatumo ir saugumo priemonė. Bendras įrašų tvarkymas, veikimo protokolai ir prieiga turėtų būti nustatyti aptariant ir plėtojant politiką bei procedūras.
Užkirsti kelią saugumo pažeidimams ir vaizdo įrašų pasiklausymui naudojant technologiją, kuri kiekvieną internetinę biržą paverčia saugia ir privačia. Įpareigokite susitikimo metu naudoti vienkartinį prieigos kodą arba vieną asmenį, pataikiusį į įrašą. Ieškokite tokių funkcijų kaip:
- Vienkartinis prieigos kodas: Kiekvienas skambutis yra užšifruotas unikaliu ir privačiu kodu, kuris galioja tik nurodytam ir suplanuotam Konferencinis skambutis.
- Susitikimo užraktas: Iškart po dalyvių pasirodymo suaktyvinkite šią funkciją, kad nepageidaujami dalyviai nesikištų. Visi, kurie pasirodys vėlai, turės paprašyti moderatoriaus leidimo.
- Apsaugos kodas: Jei internetinio susitikimo darbotvarkė apima labai neskelbtinos informacijos aptarimą, įeinant į konferenciją reikia pridėti dar vieną saugumo sluoksnį su papildomu kodu.
Pasirodo, kad technologijos, kurios yra lengvai prieinamos ir suteikia pagrindą atradimams egzistuoti, vis labiau plinta. Ir toliau mažai tikėtina, kad pirmenybė bus teikiama asmeninėms procedūroms. Jei teisinius atradimus ir kitus procesus galima atlikti internetu, gali būti, kad jie ir toliau bus laikomi internete.
Kai reikia kreiptis vaizdo konferencijų programinė įranga užuot pasirodęs asmeniškai,
nauda - įskaitant sutaupytas išlaidas, mažiau kelionių, daugiau laiko, nuotolinį bendradarbiavimą, produktyvumo padidėjimą, mažiau vėlavimų - tikrai atsveria iššūkius:
1 iššūkis:
Tradiciškai kiekviena šalis paprastai dalyvauja fiziniame teisiniame advokate, kuris per egzaminą privalo pateikti, padėti ir paaiškinti dokumentus bei eksponatus.
Sprendimas:
Vietoj to, naudojant vaizdo konferencijas, tai yra galimybė planuoti iš anksto. Advokatai ir teisininkai turi iš anksto sutvarkyti visus įrodymus, eksponatus, dokumentus ir įrodymus. Jis turėtų būti aiškus, paženklintas, sutvarkytas, pavadintas ir išsiųstas paštu arba paruoštas atleisti iš darbo elektroniniu būdu. Įsitikinkite, kad adresai yra atnaujinti, teisingai parašyti ir visi, kuriems reikalingi duomenys, įtraukiami į skaitmeninę operaciją ar paštu.
2 iššūkis:
Įvertinant liudytojų elgesį ir ramybę, vaizdo įrašo nuoroda gali būti miglota, o ne būti toje pačioje fizinėje vietoje.
Sprendimas:
Technologijų testas, atliktas keliomis dienomis prieš virtualų susitikimą, užtikrins, kad dalyvis būtų aiškiai ir aiškiai matomas. Sukurkite vaizdo konferencijų vadovą, skirtą klientams, kolegoms ir kitiems jūsų įmonės teisininkams. Jame pateikiama privaloma balso projekcijos, apšvietimo, laikysenos, priimtino fono praktika ir visa kita informacija, padedanti atrasti vaizdo įrašą, tobulą ir profesionalų.
3 iššūkis:
Nustatymas, kuris nėra institucinis arba atrodo ne neutralus ar tinkamas, gali pakenkti, klaidinti ar sukelti nepakankamą tyrimą.
Sprendimas:
Pateikite vaizdo įrašų pavyzdžių ir internetinių pamokų, kaip turėtų vykti vaizdo konferencijos išdėstymas, atradimo skambutis, ikiteisminis ar bandomasis procesas. Apibūdinkite, kas yra priimtina, o kokia struktūra ir kilmė lems sėkmingą egzaminą. Pateikite prastų vaizdo įrašų pavyzdžių ir tai, ko nedaryti.
4 iššūkis:
Nebuvimas toje pačioje fizinėje erdvėje atveria tyrimą galimam piktnaudžiavimui ar netinkamam elgesiui.
Sprendimas:
Visiškas diskusijos skaidrumas reikalingas nuo pradžios iki pabaigos. Sutikimas su pastebimu raginimu susitikimo pradžioje užtikrina, kad visi laikytųsi reikalavimų. Be to, švietimas ir mokymas, susijęs su geriausia patirtimi egzaminų metu, sustiprina procesus ir užtikrina, kad jie būtų racionalūs ir standartiški.
Toliau pateikiama keletas geriausios praktikos pavyzdžių, susijusių su faktine bendravimo kokybe per vaizdo konferencijas:
• Nenustatykite laiko - prieš, per ir po
Prisiregistravimai, interviu, liudijimai, susitikimai, deponavimas - užtikrinkite, kad yra šiek tiek laiko pasiruošti, pakankamai laiko praeiti ir šiek tiek laiko atidėti apmąstyti ir peržiūrėti įrašą ar santraukas.
• Įsitikinkite, kad visos technikos veikia
Kai laikas yra pats svarbiausias, nenusiminkite bandydami išspręsti ir išspręsti technines problemas, kol visi laukia. Pasirodykite vaizdo konferencijoje šiek tiek anksčiau ir išbandykite mikrofoną, garsiakalbį ir ryšį.
Patikrinkite, ar viskas įkrauta, ar yra papildomų laidų, ar „Wi-Fi“ stiprus, ir tt Pasinaudokite garso ir vaizdo testavimais, kuriuos siūlo įmonės lygio konferencijų platformos.
• Dar kartą patikrinkite vietą
Pasirinkite vietą, kuri yra rami, sterili ir be išsiblaškymo. Geriausiai tinka balta siena arba uždara patalpa su paprastu, netrikdančiu fonu.
• Laikykitės laiko
Iš anksto pranešite apie susitikimo trukmę, kad visi galėtų atitinkamai planuoti. Kaip ir susitikimas asmeniškai, susikurkite dienotvarkę, laikykitės jos ir saugokite visų laiką.
• Patikrinkite garso ir vaizdo ryšį
Naudokite laisvų rankų įrangą, kad sumažintumėte grįžtamąjį ryšį ir padidintumėte klausą bei projekciją. Naudokitės vaizdo konferencijomis, turinčiomis aukštos kokybės garso / vaizdo galimybes.
Leiskite „Callbridge“ pateikti savo advokatų kontorai vaizdo konferencijų technologiją, leidžiančią sklandžiai vykdyti ikiteismines procedūras virtualioje aplinkoje. Turint neįtikėtiną potencialą internetu pareikšti daugybę asmeninių procesų, ranka pasiekiama galimybė sumažinti išlaidas, daugiau dirbti namuose, pagreitinti teisminius procesus ir greičiau gauti daugiau informacijos.
„Callbridge“ dvipusė komunikacijos platforma turi galią nuodugniau išaiškinti ir suteikti advokatų kontorų veiklai pranašumų. Įrašyti internetiniai susitikimai suteikia šalims jausmą būti akis į akį, bet saugiai ir sveikai. Be to, tai suteikia lankstesnį lankomumą, tinkamai apgalvojant, planavimas ir pasirengimas yra tinkamas susitikimų vietoje pakaitalas.
