Kā organizēt konferences zvana sapulci
Ja esat tāpat kā vairums mazo uzņēmumu īpašnieku, jums ir bijis jārīkojas konferences zvana sanāksme vai t wo kārtībā plānojiet vai prāta vētru ar savu komandu. Iespējams, arī tagad esat sapratis, ka ne visas tikšanās ir tik produktīvas, kā varētu būt.
Dažreiz darbinieki parādās vēlu. Dažreiz viņi ir pārāk miegaini vai apjucis. Citreiz tie vispār neparādās. Reizēm ir viegli aizdomāties, vai vispār ir iespējams organizēt konferences zvana sanāksmi, kurā nekas nenotiek nepareizi.
Par laimi, jums ir iespējama jēgpilna un produktīva telefona konferences sanāksme. Callbridge mēs esam redzējuši un vadījuši pietiekami daudz sanāksmju, lai precīzi zinātu, kas jums jādara, lai rīkotu vislabāko iespējamo sanāksmi. Viss, kas jums jādara, ir jāveic šīs ātrās un vienkāršās darbības:
1. solis: pirms darāt visu citu, padomājiet par skaidru sapulces mērķi.
2. darbība: izveidojiet pēc iespējas detalizētāku konferences zvana sapulces darba kārtību.
3. darbība: izsūtiet detalizētus ielūgumu uzaicinājumus un sazinieties ar viesiem.
4. darbība: saglabājiet nesaistītus priekšmetus vēlākam laikam, lai jūsu sapulce netiktu izsista no sliedēm.
5. solis: Vienojieties par nākamajiem soļiem visiem sapulces dalībniekiem, pirms to pārtraucat.
Ir skaidrs sapulces mērķis
Ir viegli griezties pa apli, rīkojot sanāksmi , lai “pārskatītu projektu X” vai “izpētītu ar Y saistītas tēmas”, jo sanāksmei nav izvirzīti skaidri mērķi. Tā vietā varētu izvirzīt tādu mērķi kā “vienoties par rudens kampaņas virzienu” vai “izveidot un vienoties par mūsu sociālo mediju reklāmu mērīšanas sistēmu”.
Mēģiniet pēc iespējas precīzāk noteikt savus mērķus, un jūs varēsiet ne tikai pateikt, vai jūsu sapulce ir veiksmīga, bet arī to, vai jūs savās diskusijās nonākat ārpus ceļa.
Izveidojiet konferences zvana sapulces darba kārtību
Neviens grāmatu neraksta, 90% laika pavadot priekšvārdā. Darba kārtības ievērošana un tās ievērošana padarīs jūs daudz tuvāk faktiskajam konferences zvana sapulces mērķa sasniegšanai, ko jūs iepriekš nospriedāt, jo būs atvēlēts laiks, lai apspriestu visus sapulces svarīgos jautājumus.
Ir arī svarīgi atcerēties, ka mēs visi esam tikai cilvēki, un dažreiz labākie no mums pieļauj kļūdas, turpina pieskārienus vai vienkārši izklaidējas. Jums vajadzētu ievērot konferences zvana sanāksmi pēc grafika, taču, lūdzu, neesiet par to kareivīgs. Katrā sapulcē ir vieta jautrībai.
Nosūtiet detalizētus uzaicinājumus uz sapulci un sekojiet viņiem
Nosūtot uzaicinājumus uz sapulci, noteikums ir "jo agrāk, jo labāk". Tādā veidā jums ir laiks saudzīgi atgādināt cilvēkiem, ja viņi ir aizmirsuši atbildēt uz jūsu sapulci. Piešķirot laiku dalībniekiem, viņi var arī sagatavoties jūsu sapulcei un paātrināt sevi, kas viņiem jāzina pirms sapulces.
Kāpēc jūsu darba kārtībai jābūt detalizētai? Vienkārši tāpēc, ka tad, kad dalībnieki zina, ka viņiem tiks jautāts par noteiktu tēmu vai darbu, viņi mēdz iepriekš sagatavot atbildi. Būtībā viņi būs vairāk sagatavoti savai sapulcei, pat ja tas ir tikai tāpēc, lai izvairītos no tā, ka tiek izcelts kā tāds, kurš nebija gatavs.
Konferences zvana sapulces tēmas, kas nav būtiskas
Ko jūs darāt, kad jūsu sapulce sāk novirzīties uz nesaistītu pieskārienu? Jūs varētu viņiem vienkārši pateikt, lai viņi apstājas, taču tas, iespējams, nav pats taktiskākais un vispopulārākais risinājums. Tā vietā mēģiniet “novietot” šos pieskārienus, lai tos apmeklētu sapulces beigās vai vēlāk. Daži cilvēki to sauc par “autostāvvietu”.
Autostāvvieta ir lieliska arī tad, ja kāds izvirza derīgu punktu, kas jārisina, taču tas joprojām nav tieši saistīts ar sanāksmi. Tādā veidā svarīgiem priekšmetiem joprojām var pievērst nepieciešamo uzmanību, kamēr tikšanās turpinās, netraucējot diskusijām ārpus tēmas.
Pārliecinieties, ka ir saskaņoti nākamie soļi
Šis solis ir būtisks. Sanāksmes beigās atkārtojiet visus nākamos soļus, kā arī to, kas uzņemsies īpašumtiesības. Kad visas puses ir piekritušas saviem uzdevumiem, neviens vairs nevar attaisnoties, ka sajauktos vai teiktu, ka kaut kas viņiem "paslīdēja prātā".
Pateicoties Cue, varat arī nosūtīt AI ģenerētu sapulces transkripciju visiem dalībniekiem, lai nebūtu neskaidrību par to, kas jādara.
Pēc tam, kad esat vienojies, kad būs nākamā sanāksme, jūs varat atgriezties savā autostāvvietā un adresēt jebkādu papildu informāciju vai vienkārši tērzēt. Kaut arī dažreiz var šķist bezjēdzīgi runāt par tādām lietām kā aktuālie notikumi un filmas, kad rīkojat konferences zvana sanāksmi, tas ir svarīgi pozitīvai darba vietas ekosistēmai un laimīgiem darbiniekiem.
