Interesanti, kā izveidot virtuālu sapulci? Vēl labāk, joprojām domājat, kas ir virtuāla sapulce? Lūk, labās ziņas; Šajā brīdī virtuālās sapulces izveidošana nevar būt vienkāršāka, un, ja jums joprojām nav skaidrības par to, kas tā ir, esat īstajā vietā.
Vai esat gatavs iepazīties tuvāk?
Virtuāla sapulce ir…
Citādi pazīstamas kā tiešsaistes sanāksmes vai videokonferences, un audiokonferences tīmekļa konferenču ietvaros, virtuālās sanāksmes definīcija saskaņā ar Educause ir šāda: "Virtuālās sanāksmes ir reāllaika mijiedarbība, kas notiek internetā, izmantojot integrētu audio un video, tērzēšanas rīkus un lietojumprogrammu koplietošanu." Tāpat kā klātienes sanāksme, virtuālā sanāksme pulcē dalībniekus, lai dalītos idejās, sarunātos un sadarbotos dinamiskā vidē starp diviem vai vairākiem galapunktiem, izņemot to, ka faktiskas klātbūtnes vietā tiek izmantota ierīce.
Virtuāla sapulce ir kritiski svarīga augoša uzņēmuma veselībai. Ikvienam, sākot no darbinieka līdz projektu vadītājam, augstākā līmeņa vadītājam un personāla speciālistam, ir jāpaļaujas uz grupas komunikācijas tehnoloģijām, lai spētu veikt savu darbu un pārvarēt plaisu starp citiem cilvēkiem laikā un telpā. Farmācijas un IT uzņēmumi, juridiskās firmas, mazie un lielie uzņēmumi un citi gūst labumu no videocentriskas komunikācijas pieejas tūlītējas un atbilstošas lietošanas.
Šī ir virtuāla sapulce:
Lai sazinātos ar ikvienu, jebkurā vietā un laikā, virtuālās sapulces ļauj uzņēmumiem uzplaukt neatkarīgi no atrašanās vietas. Telpiskie šķēršļi, kas parasti bloķē darba attiecības, nepārtrauktību un produktīvu sadarbību, vairs nav ar virtuālām sanāksmēm, kas veicina savienojumu. Daži no kopējiem ieguvumiem ir:
- Saīsināts laika pārvietošanās laiks
- Transporta, ceļa un izmitināšanas izmaksu samazināšana
- Palielināt produktivitāti = Mazāk atlaišanas
- Labāka darbinieku noturēšana
- Konkurences priekšrocības
Runājot par uzņēmējdarbību, apsveriet, kā atbalstīt video orientētas pieejas izmantošanu komunikācijas stratēģijā:
- Digitāli iespējots un savienots darbaspēks
- Piekļuve pārvaldībai
- Uzlabota globālā komunikācijas kultūra
- Labāka uzticamība, kas ir vienāda ar ātrākiem rezultātiem
- Samazināta atlaišana un aktuāli dati un informācija
- Labāka vērtība
- Joprojām ir nedaudz neskaidrs, kā sākt darbu ar video konferencēm? Lai iestatītu virtuālo sapulci, rīkojieties šādi:
Izvēlieties pareizo programmatūru
Apsveriet dažus loģistikas jautājumus, pirms sākat uzņemties saistības ar pakalpojumu sniedzēju.
Kā jūs domājat, cik bieži jums būs jāizmanto programmatūra? Ja jūs meklējat videokonferences, kas paredzētas uzņēmumam, padomājiet par dalībnieku atrašanās vietu; mājās vai sēžu zālē? Ja tas ir pirmais, tad tīmekļa konferences ir piemērotākas, vieglākas un ērtāk izmantojamas.
Apskatiet, kādas funkcijas tiek nodrošinātas. Vai tas nāk ar ekrāna koplietošanu (ideāli piemērots IT klientu apkalpošanai un prezentācijām); tiešsaistes tāfele (noder izglītojošiem mērķiem vai ideju radošam darbam); vai dokumentu koplietošana (padara daudz vienkāršāku izdales materiālu, svarīgu dokumentu kopšanu un jaunu talantu iekļaušanu) utt.
Uzziniet, kāpēc jums nepieciešama virtuāla sapulce
Kāpēc jūs vispār sasaucat sapulci? Vai tas ir iekšējs (paziņojumi, iekļaušana, audu sesijas, vadības sanāksme) vai ārējs (pārdošanas solis, jauna biznesa attīstība)? Padomājiet par struktūru un iemeslu, un tad, protams, citi gabali nostāsies savās vietās, piemēram, apmeklējums.
Izlemiet, kam jāapmeklē
Virtuālās sapulces ir īpaši efektīvas, lai vienlaikus apkaunotu cilvēkus citā vietā. Tātad, ja jums ir dalībnieki aizjūras zemēs, mājās vai zālē, varat viegli un efektīvi izveidot savienojumu neatkarīgi no atrašanās vietas. Kamēr visi zina par iespējamo laika starpību vai izmanto laika joslas plānotāju, to ir viegli apmeklēt. Tomēr paturiet prātā, ka jāaicina tikai nepieciešamie cilvēki. Ietaupiet laiku un naudu, iekļaujot tikai būtiskus dalībniekus. Ikvienam citam ierakstiet sapulci, lai to nosūtītu vēlāk.
Izveidojiet kontūru
Nosakot darba kārtību, jūsu domas tiks sakārtotas, lai jūs varētu savlaicīgi organizēt kristāldzidru un saistošu virtuālu sanāksmi. Turklāt tas palīdzēs dalībniekiem uzzināt, kas no viņiem tiek gaidīts. Kas viņiem ir jādod? Vai pirms sinhronizācijas ir kāds materiāls, kas viņiem jāpieliek? Cik ilgi sanāksme notiks? Īsa izkārtojuma iekļaušana novērsīs neskaidrības un palīdzēs dalībniekiem justies sagatavotiem.
Izsūtīt ielūgumus un atgādinājumus
Virtuālo sapulču lieliskākais ir tas, ka jūs varat tās rīkot jau tūlīt kā improvizētu sesiju vai grafiku. Sākotnējā ielūgumā ir viegli ievietot visu nepieciešamo informāciju, piemēram, laiku, datumu un citu svarīgu informāciju, jo tā ir automātiska. Iestatiet atgādinājumus, lai palīdzētu koordinēt jūsu zvanus, lai atgādinātu dalībniekiem par gaidāmo sinhronizāciju. Lai iegūtu steidzamākas sanāksmes, kurām jānotiek uz vietas, izmantojiet īsziņu paziņojumus, lai dalībnieku ierīcēs aktivizētu sapulces informāciju. Vairs netiek tērēts laiks, gaidot vēlu ierašanos vai nepiedalīšanos.
Izmantojiet iespējas efektīvākām virtuālām sanāksmēm
Pareizai videokonferenču programmatūrai jūsu virtuālajai sapulcei būs daudz praktisku un ērtu funkciju, lai uzlabotu jūsu tiešsaistes pieredzi. Lai iegūtu labākos rezultātus, pārliecinieties, vai izvēlētajai tehnoloģijai ir pievienota:
- Ekrāna kopīgošana: Uzreiz koplietojiet ekrānu ar dalībniekiem, lai vadītu prezentāciju vai atrisinātu IT problēmu.
- Ierakstīšana: Rezultāts tagad ir skatāms vēlāk. Lieliski piemērots dalībniekiem, kuri nevar apmeklēt zvanu.
- atšifrējums: Visu ierakstīto sapulču automātiska transkripcija nodrošina, ka ideja neatpaliek.
- Tiešsaistes tāfele: Radošs veids, kā izteikt jēdzienus un grafiku, izmantojot attēlus, krāsas un formas.
Iekļaut A Take Away
Ko jūs vēlaties, lai dalībnieki virtuālās sapulces beigās atstātu? Kāds bija mērķis un kādi ir nākamie soļi? Pārliecinieties, ka visi iet prom, zinot mērķi un to, kas jādara tālāk.
Sekojiet līdzi e-pastam
Saglabājiet to pēc iespējas īsāk un saldāk, taču sekojošajā e-pastā ir jāiekļauj šādi: sapulces protokola kopsavilkums, nākamie soļi, galvenie sapulces sasniegumi (tam jāatbilst jūsu sapulces mērķim) un ieraksts (ja esat to ierakstījis) ).
Virtuālās sapulces paraugprakse
Tagad, kad labāk izprotat, kā virtuāla tikšanās var stiprināt saziņu starp sūtītāju un saņēmēju, ir jāievēro daži etiķetes noteikumi . Šeit ir dažas lietas, kas jāpatur prātā:
Tehnoloģijas: Pirms sapulces veiciet pārbaudi, lai pārliecinātos, ka jūsu tehnoloģijas ir atjauninātas un darbojas. Pārliecinieties, vai jūsu mikrofons, skaļruņi un kamera ir gatavi lietošanai. Pārbaudiet iestatījumus un, ja moderējat sapulci, atveriet gaidīšanas telpu un pārliecinieties, vai visiem ir automātiski ieslēgta apklusināšanas funkcija.
Dalība: pārskatiet sanāksmes plānu un atkārtojiet tās gaitu, pirms tā sākas. Tādā veidā varat sagatavot pauzes un pārtraukumus, kā arī plānot jautājumus dalībniekiem. Mēģiniet iekļaut aktivitāti, izmantojot tiešsaistes tāfeli un ekrāna koplietošanas funkciju, lai “parādītu”, nevis “stāstītu”.
Iesaistīšanās: Dalībnieki, visticamāk, uztvers jūsu sniegto informāciju, ja padarīsiet to interesantu. Tā vietā, lai tikai pastāstītu statistiku un sausus rādītājus, pastāstiet stāstu ar sākumu, vidusdaļu un beigām. Iekļaujiet nepieciešamos datus un informāciju viscaur, izmantojot attēlus, video, spilgtas krāsas un izceļot svarīgus vārdus.
Izklaidējieties: Neaizmirsīsim padarīt virtuālo tikšanos sabiedrisku! Sāciet virtuālo tikšanos ar iepazīšanās jautājumiem. Nedaudz personiskāki jautājumi labi darbojas nelielās grupās, piemēram, "Ko jūs darījāt šajā nedēļas nogalē?" vai "Pastāstiet mums, ko jūs skatāties Netflix".
Ar lielākām grupām jūs varat būt neskaidrs un jautrs: "Kāds ir personīgais attaisnojums, kuru jūs visu laiku izmantojat?" vai “Kurš bērna filmas vai grāmatas varonis jums atgādina par sevi?”
Un sapulcē apsveriet iespēju uzdot atbilstošu jautājumu, piemēram: “Kad jūs pēdējo reizi runājāt grupā?” vai kaut kas nedaudz unikālāks, piemēram: "Ja jums varētu būt kāda dzīvnieka aste, kas tas būtu?"
Ideja ir iepazīties viens ar otru profesionālā vidē, bet ar neformālāku toni. Ledlauzis iedvesmo atbilstošas emocijas, stimulē mācīšanos un veicina saikni. Visas izcilās prasmes, ko celt pie virtuālā galda!
Izvēlieties Callbridge kā grupas saziņas platformu un skatieties, kā pieaug produktivitāte un iesaistīšanās, kad esat iemācījies izveidot virtuālo sapulci. Izmantojot izcilas funkcijas, kas ietver ekrāna kopīgošanu, ar AI darbināmu transkripciju un kopsavilkumus, kā arī pastiprinātus drošības pasākumus, nulles lejupielādes un pielāgošanu, jūs varat padarīt jebkuru virtuālo sapulci mājās ar dalībniekiem.
