Kad kaut kas tik liels kā pandēmija ietekmē pasauli, tas neizbēgami maina pasaules darbību. Soli pa solim, šķērsojot nezināmu teritoriju, katra nozare un katrs bizness mācās, kā pielāgoties un gūt panākumus šajā jaunajā normālā - īpaši likumīgajā.
Tiesiskā sistēma ir pakļauta vairākiem ierobežojumiem un ierobežojumiem, kā rezultātā tā ir ietekmējusi ierosinājumu, pirmstiesas, tiesas procesu biežumu un pieejamību, kā arī visu tiesvedības procesu kopumā.
Kā juridiskais profesionālis, protams, jūs no pirmavotiem esat pieredzējis sekas, ja jāstrādā mājās. Virtuālās sanāksmes ir kļuvušas par valūtu, jo iepriekšējie procesi un sistēmas ir mainījušās, lai pārveidotos par tiešsaistes telpu. Ar acīmredzami mainīgo juridisko ainavu videokonferences kļūst par risinājumu daudziem tiesvedības procesiem, sākot ar atklāšanas pārbaudēm.
Videokonferences ļauj abām advokāta pusēm iegūt nepieciešamos un kritiskos faktus, pierādījumus, atbalstu, pretenzijas, pierādījumus un aizstāvības prasības tiesas prāvā, nekad nav jāsper solis tiesā.
Pieņemot, ka jūsu advokātu birojs ir veicis pāreju tiešsaistē - attālo sanāksmju skaita palielināšana, IT nodaļas stiprināšana, lietošanas iemācīšanās ekrāna koplietošana un virtuālo fonu, veicot īsāku, kodolīgāku tiešsaistes sanāksmju un prezentāciju pielāgošanu - tagad jūs varat redzēt, kā tehnoloģija nodrošina iespēju viegli sazināties attālināti.
Padziļināsimies, kā tas izpaužas dažādās juridiskajās sekās.
Viena no ērtākajām un uz priekšu virzošajām videokonferenču funkcijām ietver ierakstīšanu. Rezultāta sasniegšana, tiklīdz notiek tiešsaistes sapulce, nodrošina dalībniekiem visu sākumu, līdz galam ierakstītu visu ierakstu, kas notika sinhronizācijas laikā.
Tomēr daudziem uzņēmumiem un uzņēmumiem tas var būt procedūras maiņa. Vai pirms pārcelšanās tiešsaistē un vairumam cilvēku, kas strādāja mājās, kādreiz tika ierakstīti komandas zvani? Kas veica sapulces piezīmes? Cik daudz laika pavadīts sanākšanai? Padariet pārvietošanos vienmērīgāku, iekļaujot tehnoloģiju, kas jums ir smags darbs, piemēram, audio, video, ekrānuzņēmumu, nosūtīto saišu un dokumentu tveršana.
Līdztekus ieraksta ieguvumam parasti ir transkripcija un viedie kopsavilkumi - divas funkcijas, kas uzlabo pārbaudes atklāšanas procesu. Ne tikai nianses un ķermeņa valoda tiek uztverta, izmantojot video, bet arī balss toni, domāšanas modeļus un vārdu krājumu var atšķirt, izmantojot tehnoloģijas skaļruņu tagus, uzlabotus algoritmus un kopīgas tēmu saites.
Monētas otrā pusē ir daži izaicinājumi, kas jāapsver turpmākajās tiesvedībās un izmeklēšanā. Masveida ierakstīšana no datu glabāšanas viedokļa rada trīs bažas:
Datu pavairošana
Kad tiek reģistrēta arvien vairāk tiešsaistes apmaiņas, tiek uzkrāts vairāk failu un arī video failu lielums. Datu apjomam pieaugot, spēja droši uzglabāt un izgūt tandēmā palielināsies.
Ierakstu pārvaldība
Droša un droša datu glabāšana ir obligāta, jo koplietotā un apspriestā informācija var būt ļoti sensitīva un nav paredzēta nevienam citam, lai to redzētu. Apsveriet, kā un kur šie faili tiek glabāti. Kas vai kāds ir drošības līdzeklis? Kam ir piekļuve un kā viņi tiek aizsargāti?
Atklājums
Iepriekš bija iespējams, ka sapulces tika ierakstītas audioierakstā vai pierakstītas tekstapstrādes dokumentā, tādējādi ierobežojot sniegtās informācijas precizitāti un apjomu.
Varbūt dati tika apkopoti prezentācijā vai darba kārtībā. Tagad detalizētāku elektronisko failu un transkripciju iespējas ir daudz izdevīgākas nekā jebkad agrāk. Reģistrētās tiešsaistes sapulces spēj uzņemt audio un video kopā ar visu sapulces saturu, kas ietver visus darījumus un apmaiņu sapulces laikā.
Paturiet prātā sejas izteiksmes, žestikulācijas un visa, kas ir, vērtību sazinājās bez runas.
Kaut ko atcerēties:
Piekļuve reģistrētām sapulcēm var izrādīties gan a pozitīvs un negatīvs kā “digitālo nospiedumu” varētu būt pamats vēlākai izmantošanai. Pārliecinieties, ka jūsu privātuma un drošības pasākumi ir atjaunināti un pārredzami, jo tiesas procesa atklāšanas pieprasījumos video sapulces var būt tikpat bieži kā e-pastos un dokumentos.
Lai nodrošinātu vispārēju precizitāti un pārredzamību, nosakiet politikas, kas rada vienotību attiecībā uz video konferencēm. Datu sakārtošana, lēmumu pieņemšana par vadlīnijām un plūsmas vai procedūras noteikšana tiešsaistes sanāksmēs nodrošinās drošības risku ierobežošanu, datu ieguvi un informācijas pieejamību:
- Lemj par sanāksmju nosaukšanas kārtību un to, kas ir atbildīgs par ierakstu pārvaldību. Kur ieraksti dzīvos un kādi ir administratīvie noteikumi glabāšanai, pieejamībai, dzēšanai, atklāšanai utt.
- Atkarībā no sapulces lieluma deleģējiet ierakstīšanas pienākumus vienam vai dažiem dalībniekiem. Katrā nodaļā atlasiet dalībnieku, vadītāju vai vadītāju, kurš būs atbildīgs par dažāda veida sanāksmju ierakstīšanu. Kas būs moderators un kāda politika, noteikumi un procedūras jāievieš dažādām virtuālām sanāksmēm?
- Kādu “skatu” vēlaties saglabāt? Kad esat izlēmis, kurš ir moderators (vai varbūt ir daži), izvēlieties, kura no dažādām sanāksmju iespējām atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām un kurš ierakstīs no kura datora vai skatu punkta.
- Sekojiet līdzi galam kopsavilkumi un video konferenču platformas sniegtos ziņojumus un nosaka, kas par tiem atbild. Kas tos saņems un kā viņiem piekļūs?
- Izvairieties no atklāšanas no sliedēm, izmantojot video konferenču depozītus, kas:
Nosakiet deponenta fizisko atrašanās vietu un to, kā viņš / viņa tiks loģistiski izveidots, lai izveidotu savienojumu ar virtuālo sapulci
Nāciet ar citu iespēju, ja tiesas reportieris un deponents nevar ierasties vienā un tajā pašā vietā
Eksponātus nogādājiet deponētājam pa pastu iepriekš vai deponēšanas laikā elektroniski
Palaidiet nevainojami - pārbaudiet tehnoloģiju pirms virtuālās nogulsnēšanas dienas
Savienojiet vairākus advokātus un dalībniekus no dažādām ģeogrāfiskām vietām
Visi ir vienojušies, vai tas tiks ierakstīts vai nē - saņemiet piekrišanu - Izmantojiet saglabāšanas politiku, kas nosaka, kā videokonferences tiks uzglabātas un vēlāk iznīcinātas pēc noteikta laika.
Pēc tam, kad tiešsaistes sanāksme ir pabeigta, ieraksti tiek saglabāti mākonī un paliek pieejami uzņēmuma portālā vai moderatoram. Noteiktiem dalībniekiem piekļuves atļaušana ir privātuma un drošības pasākums. Vispārējā dokumentu pārvaldība, darbības protokoli un piekļuve jāveido, apspriežot un izstrādājot politiku un procedūras.
Novērsiet drošības pārkāpumus un video noklausīšanos, izmantojot tehnoloģiju, kas katru tiešsaistes apmaiņu padara drošu un privātu. Pilnvarot sapulces laikā izmantot vienreizēju piekļuves kodu vai vienu personu, kurš trāpījis ierakstā. Meklējiet tādas funkcijas kā:
- Vienreizējs piekļuves kods: Katrs zvans tiek šifrēts ar unikālu un privātu kodu, kas ir derīgs tikai norādītajam un ieplānotajam konferences zvana.
- Sapulces atslēga: Tūlīt pēc dalībnieku parādīšanās aktivizējiet šo funkciju, lai novērstu nevēlamu dalībnieku iejaukšanos. Ikvienam, kurš ierodas vēlu, būs jālūdz atļauja no moderatora.
- Drošības kods: Ja tiešsaistes sapulces darba kārtība ietver ļoti sensitīvas informācijas apspriešanu, ieejot konferencē pievienojiet vēl vienu drošības slāni ar papildu kodu.
Pierādās, ka tehnoloģija, kas ir viegli pieejama un nodrošina pamatu atklājumiem, kļūst arvien izplatītāka. Un, turpinot, maz ticams, ka personīgam procesam būs prioritāte. Ja juridiskus atklājumus un citus procesus var veikt tiešsaistē, iespējams, tos turpinās uzturēt tiešsaistē.
Kad runa ir par ķeršanos video konferenču programmatūra tā vietā, lai parādītos personīgi,
ieguvumi - tostarp izmaksu ietaupījumi, mazāk ceļojumu, vairāk laika, attālināta sadarbība, produktivitātes pieaugums, mazāk kavēšanās - noteikti atsver problēmas:
1. izaicinājums:
Tradicionāli katra puse parasti atrodas fiziskā klātbūtnē sava juriskonsulta, kuram eksāmena laikā jāsniedz, jāpalīdz un jāpaskaidro dokumenti un eksponāti.
Risinājums:
Tā vietā, izmantojot video konferences, tā ir iespēja plānot uz priekšu. Advokātiem un juristiem iepriekš jāsakārto visi pierādījumi, eksponāti, dokumenti un pierādījumi. Tam jābūt skaidram, marķētam, sakārtotam, nosauktam un nosūtītam pa pastu vai gatavam elektroniski atlaist. Pārliecinieties, ka adreses ir atjauninātas, pareizi uzrakstītas, un visi, kuriem nepieciešami dati, ir iekļauti digitālajā darījumā vai pa pastu.
2. izaicinājums:
Novērtējot liecinieku izturēšanos un mierīgumu, var būt neskaidrs, izmantojot video saiti, nevis atrasties tajā pašā fiziskajā vietā.
Risinājums:
Tehnoloģiju pārbaude, kas veikta dienās pirms virtuālās sanāksmes, nodrošinās, ka dalībnieks ir skaidri un pilnībā redzams. Izveidojiet videokonferenču rokasgrāmatu klientiem, kolēģiem un citiem juridiskajiem profesionāļiem savā firmā, kurā ir iekļauta obligāta prakse attiecībā uz vokālo projekciju, apgaismojumu, stāju, pieņemamu fonu un visu citu informāciju, kas padara video atklāšanu par punktuālu, slīpētu un profesionālu.
3. izaicinājums:
Iestatījums, kas nav institucionāls vai šķiet neitrāls vai piemērots, var būt neskaidrs, maldinošs vai novest pie nepietiekamas pārbaudes.
Risinājums:
Sniedziet video un tiešsaistes apmācības piemērus par to, kā jāattīstās videokonferences izvietošanai, atklāšanas zvanam, pirmstiesas vai izmēģinājuma procesam. Izklāstiet to, kas ir pieņemams, un kuri uzstādījumi un iepriekšējie apstākļi novedīs pie veiksmīgas pārbaudes. Sniedziet arī sliktu videoklipu piemērus un to, ko nevajadzētu darīt.
4. izaicinājums:
Ja neatrodaties vienā fiziskajā telpā, tiek atvērta pārbaude iespējamai ļaunprātīgai izmantošanai vai nepareizai rīcībai.
Risinājums:
Lai sāktu darbu, ir nepieciešama diskusijas pilnīga pārredzamība. Piekrišana sapulces sākumā ar pamanāmu uzvedni nodrošina ikvienam atbilstību. Turklāt izglītības un apmācības nodrošināšana par paraugpraksi eksāmena laikā nostiprina procesus, lai pārliecinātos, ka tie ir racionalizēti un atbilstoši standartiem.
Šeit ir daži labākie paņēmieni attiecībā uz faktisko saziņas kvalitāti, veicot atklājumus, izmantojot videokonferences.
• Nolieciet laiku - pirms, laikā un pēc
Reģistrēšanās, intervijas, liecības, sapulces, deponēšana - pārliecinieties, ka pirms sagatavošanās ir zināms laiks, pietiekami daudz laika, lai tiktu cauri, un laiks, kas pēc tam atlicis, lai pārdomātu un pārskatītu ierakstu vai kopsavilkumus.
• Pārliecinieties, vai darbojas visas tehnikas
Kad laiks ir būtisks, nepieķerieties, mēģinot novērst un atrisināt tehniskas problēmas, kamēr visi gaida. Parādieties videokonferencē nedaudz agrāk un pārbaudiet savu mikrofonu, skaļruni un savienojumu.
Pārbaudiet, vai viss ir uzlādēts, vai ir pieejami papildu vadi, vai wifi ir spēcīgs utt. Izmantojiet audio un video testēšanas priekšrocības, ko piedāvā uzņēmuma līmeņa konferenču platformas.
• Vēlreiz pārbaudiet vietu
Izvēlieties vietu, kas ir klusa, sterila un nesatur uzmanību. Vislabāk darbojas balta siena vai slēgta telpa ar vienkāršu, netraucējošu fonu.
• Turieties pie laika
Paziņojiet sapulces ilgumu pirms laika, lai ikviens varētu attiecīgi plānot. Tāpat kā klātienē notiekoša sanāksme, izveidojiet darba kārtību, pieturieties pie tās un aizsargājiet ikviena laiku.
• Pārbaudiet audio un video savienojumu
Izmantojiet austiņas, lai samazinātu atgriezenisko saiti un palielinātu dzirdi un projekciju. Izmantojiet videokonferences, kurām ir augstas kvalitātes audio / video iespējas.
Ļaujiet Callbridge nodrošināt jūsu advokātu birojam videokonferenču tehnoloģiju, kas ļauj pirmstiesas procedūras nevainojami darboties virtuālā vidē. Pateicoties neticamajam potenciālam panākt daudzu personisku procesu tiešsaistē, jūsu rokās ir iespēja samazināt izmaksas, strādāt vairāk mājās, paātrināt tiesas procesus un iegūt vairāk informācijas ātrāk.
Callbridge divvirzienu komunikācijas platformai ir iespējas padziļināt un piešķirt dimensiju tam, kā advokātu biroji veic savu biznesu. Reģistrētās tiešsaistes sanāksmes dod visām pusēm sajūtu būt klātienē, bet no droša un veselīga attāluma. Turklāt tas nodrošina elastīgāku apmeklējumu un ar pareizu apdomu plānošana un sagatavotība ir piemērots aizstājējs klātienes sanāksmēm.
