Kā video konferences var uzlabot darba plūsmu starp valdības birojiem

Kad visi departamenti un aģentūras strādā tandēmā kā vienota fronte, tad pilnībā funkcionējoša valdības struktūra patiešām ir tās daļu summa. Bet kā visas daļas regulāri harmoniski apmainās ar idejām vai seko līdzi ārkārtas situācijām un pēkšņām politikas izmaiņām? Tradicionālie dokumentēšanas un saziņas veidi noteikti nekad neizies no modes, taču, tā kā videokonferences kļūst par vēlamo saziņas veidu, papīra un analogo failu kaudzes lēnām tiek aizstātas.

Apsveriet šādas videokonferenču priekšrocības valsts aģentūrām:

10. Labāka dzīves kvalitāte

Lai sazinātos ar komandām un kolēģiem dažādās nodaļās un citos sektoros, nepieciešams ceļojuma laiks un klātbūtne. Vai arī tas notiek? Izmantojot videokonferences, vienkārši izveidojiet tiešsaistes sapulci, un jums būs jābrauc, jānovieto stāvvieta un jāparādās, kad jebkuru lēmumu pieņemšanu vai problēmu risināšanu var veikt, izmantojot video. Palīdzība starp aģentūrām iegūst pilnīgi jaunu nozīmi darbinieku karjeras turpināšanā. Padomājiet par visām apmācībām, pieņemšanu darbā un pieņemšanu darbā specializētiem valdības darbiem. Videokonferenču tehnoloģija darbojas, lai vienkāršotu centienus, ierakstot mācību pamācības; vervēšanas video vervēšanas kampaņām un plānoti nomas paku noma iekāpšanai.

9. Darba vides uzlabošana

Starpbiroju komunikācija lielā mērā ietekmē gan departamentu, gan vienas nodaļas darba kvalitāti. Sadarbība ir ievērojami uzlabojusies, ja komunikācija notiek ar tehnoloģiju ātrumu, it īpaši kritiskā situācijā vai sabiedrisko attiecību snafu. Mazāk dramatiski sakot, pat darba ņēmējiem, kuri ir jauni vecāki vai kuri nāk no citas kultūras vai valsts, tagad ir iespēja vienmērīgāk integrēties darbaspēkā.

8. Cilvēka stundas, kas tiek izmantotas efektīvāk

Izmaksu samazināšana nozīmē laika ietaupīšanu, un laika ietaupīšana nozīmē, ka stundas var efektīvāk izmantot citur. Videokonferences atbalsta produktivitāti un atdod vairāk darba stundu, kas ir vērtīgs resurss valdībā. Iedomājieties ietaupītos dolārus, kad pēkšņi nepastāv augsta līmeņa advokāta ceļa maksa. Ceļojuma laika samazināšana laika gaitā ietaupa mieru un nodokļu maksātāju dolārus.

7. Samazināt juridisko procesu izmaksas

Nodokļu maksātāja naudu var izmantot citur, kad attēlā redzamas videokonferences. Atsauksmes, uzklausīšana, deponēšana, to var izdarīt bez ieslodzīto ratiem uz cietumu un no tā; Advokātiem nav tik bieži jāpamet birojs, un liecinieki var sniegt detalizētus pārskatus par savas mājas privātumu un drošību. Turklāt lielāko daļu citu ar laiku saistītu ar tiesu saistītu scenāriju var rīkot bez ceļošanas un pārvietošanās. Izmantojot vienkāršu iestatīšanu un skaidru interneta savienojumu, uz ekrāna nevainojami var veikt daudz tiesas procesu.

6. Sazinieties ar sabiedrību

Kad valdības un sabiedrības saziņas līnijas kļūst atvērtākas un pārredzamākas, rodas labāka uzticēšanās un sapratnes sajūta. Izmantojot šādu uz priekšu vērstu tehnoloģiju, piemēram, videokonferences, sabiedriskajām attiecībām, runātājs tiek atklāts. Dūmu un spoguļu ir mazāk, un publiskā sektora pārstāvji var drosmīgi risināt sūdzības un jautājumus, personīgi runājot ar sabiedrību.

5. Sazināties ar pilsoņiem

Iedzīvotāju iesaistīšanās sabiedrībā ir svarīga, ja jautājums ir jāuzklausa vai jāinformē par to. Kaut arī rātsnami un sabiedriskie pasākumi, kā zināms, nav pārāk apmeklēti, videokonferences var palīdzēt šos skaitļus palielināt. Iedzīvotāji var piezvanīt (no jebkuras vietas, izmantojot bezmaksas starptautisko iezvanes numuru) un apskatīt notiekošo. Viņi var piedalīties, uzdodot jautājumus tērzēšanas laikā, ieslēdzot skaņu un paceļot roku, vai arī viņi ir viesis runātājs atkarībā no pulcēšanās lieluma. Videokonferences palīdz izteikt balsi cilvēkiem, kuri vēlas izteikties, neatkarīgi no viņu ģeogrāfiskās atrašanās vietas.

4. Sadarbība ir vienkārša

Neatkarīgi no tā, vai domājat par idejām kopienas piedāvājumiem un programmām vai strādājat kopā kā komanda, kas izstrādā ārkārtas rīcības plānu, sadarbība dažreiz ir obligāta. Efektīva komunikācijas sistēma, piemēram, ērti lietojama, pēc pieprasījuma videokonferenču platforma, padara spēku apvienošanu vienkāršāku un bagātinātu. Kamēr ir interneta savienojums, dalībnieki no dažādiem reģioniem, valstīm un birojiem var pieskarties bāzei “lokāli” tiešsaistes sanāksmju telpa kas visus satuvina.

3. Sanāksmes ceļā

Svarīgas sanāksmes nav jāaizkavē vai jāpārplāno brauciena laika vai pēkšņas pēdējā brīža nodaļas vadītāja grafika izmaiņu dēļ. Videokonferences nodrošina lielāku mobilitāti un elastību valdībai attiecībā uz ģeogrāfisko attālumu vai pretrunīgiem grafikiem. Un, ja galvenais spēlētājs nevar piedalīties videokonferencē? Ierakstīšana un skatīšanās vēlāk ir otrais labākais variants.

2. Sabiedriskās drošības komunikācijas pēc pieprasījuma

Video sakari ārkārtas situācijā paver tiešu kontakta līniju. Komandas var uzlabot ārkārtas reaģēšanas laiku un novērtēt, kāda ārkārtas situāciju pārvaldība jāņem vērā krīzes gadījumā, ja iedzīvotājiem draud briesmas. Tas ir efektīvs saziņas veids apmācības nolūkos un ārkārtas situācijas gadījumā attālā vietā.

1. Starpdepartamentu harmonija

Ātrāka lēmumu pieņemšana, izmantojot mazāk resursu, palīdz padarīt darba vietu vienmērīgāku. Labāka sadarbība ir iespējama tikai pateicoties videokonferencēm, padarot katru projektu redzamāku vai labāk deleģētu starp darbiniekiem un partneriem.

Ļaut Callbridge divvirzienu video konferenču platforma pastiprināt darbplūsmu starp valdības birojiem, vienlaikus samazinot kopējās darbības izmaksas. Tās viegli lietojamā, uz nulli lejupielādējamā pārlūka programmatūra ir ātra, uzticama un savieno jūs visā pasaulē - vai tikai starp birojiem. Ar sadarbības funkcijām, piemēram, dokumentu koplietošanu un ekrāna koplietošana, darbu var paveikt lietderīgāk.

Sāciet bezmaksas 30 dienu izmēģinājumu šeit.