Кога планирате состанок преку Интернет, треба повеќе од да се надевате дека учесниците обрнуваат внимание! Всушност, сакате да ги инспирирате да бидат ангажирани и присутни. За да се случи тоа, треба да се структурира вашиот состанок преку Интернет. Треба да се дизајнира и задоволена за вашата публика.
На крајот на краиштата, која е целта инаку? Зошто да го потрошите времето за да ги соберете трупите за да ги прегледате извештаите за напредокот или да ги отворите линиите за комуникација за да направите бура на мозок ако единствениот звук што се слуша е штурците?
Со поинтерактивен пристап кон вашите онлајн состаноци, можете да очекувате висок ангажман, подобра апсорпција на информациите и потемелно разбирање на вашата содржина. Можеби дури и малку забавно!
Да се фатиме за деловни активности - деловни состаноци, тоа е!
Според написот на Харвард Бизнис Преглед, горниот менаџмент, извршителите на Ц-ниво и другите носители на одлуки поминуваат скоро три четвртини од своето време на состаноци со други за да разговараат за напредокот на работата. Тоа е многу време поминато на состаноци.
Да не заборавиме и на далечните работници. Благодарение на софистицираната технологија, можни се онлајн состаноци со тимови и колеги на различни локации, но сепак има предизвици со временските зони, поврзаноста и координирачките проекти. Ова е местото каде поминато време може да се изгуби или злоупотреби.
Дали правите се што можете за да се осигурите дека вашите состаноци преку Интернет се продуктивни и добро го користат времето?
Ако барате:
- Пронајдете поедноставни начини за координација со колегите и работниците од далечина
- Останете поврзани без оглед на времето и растојанието
- Оживејте ги интеракциите
- Притисни за поголемо учество и ефективност
Потоа, еве неколку идеи за да ги заживеете состаноците за да ги направите поинтерактивни и ефективни:
Прво, запрашајте се: Дали овој состанок е императив? Дали навистина треба да го одржите овој состанок?
Со цел учесниците да комуницираат и да соработуваат, треба да се слушнат гласови, мислења, наоди и споделување на информации. Во случај на состанок преку Интернет, дијалогот се претпочита пред монолог.
Ако има најава или информација што не бара учесници да додаваат или да работат и само да слушаат, размислете како вашата порака може да биде подобро прилагодена во е-пошта. За состаноци што се интерактивни и привлечни, барањето од учесниците да слушаат само може да предизвика нивно губење или измислување интерес.
Штом содржината и целта на состанокот преку Интернет се утврдат како „неопходни“, еве што следно да направите:
12. Управувајте со очекувањата
Негувајте го вистинскиот начин на размислување меѓу колегите така што ќе им дадете однапред на знаење дека е потребно нивно учество. Во агендата испратена пред состанокот на Интернет, претставете едноставен изглед на она што секој може да го очекува.
Покажете го проблемот и известете им на учесниците дека се бараат нивните идеи и придонес. Ова им обезбедува време да размислуваат и да решаваат проблеми, истовремено поставувајќи некои основни правила.
Плус, кажете им неколку основни очекувани етикети, како што се:
- Удрете „неми“ кога не зборувате
- Воздржете се од јадење и пиење
- Ставете ги телефоните и другите одвлекување на вниманието на пауза
11. Пријавување со колегите
Во светло на неодамнешната пандемија со милиони луѓе кои работат од дома како резултат, работата во далечина може да се почувствува изолирана. Со едноставно планирање состанок во понеделник и започнување со едноставното прашање: „Што направи ти викендов?“ може да предизвикате учество и да ги охрабрите колегите да се отворат.
Уште подобро, во зависност од големината на вашата средба, искористете го ова интро време за да ги натерате сите да посегнат и да му се заблагодарите на колегата за нешто што направија. Големо или мало, покажувајќи благодарност со едноставен повик за името и извикување на задачите, благодарноста работи за да ги натера сите се чувствуваат повеќе поврзани. Ова е мал, но моќен начин да се поттикне социјалното поврзување на виртуелна платформа.
Дали вашиот тим содржи многу далечински работници? Внесете повеќе чувство за социјално поврзување со вбризгување малку забава за да помогнете да се скрши мразот и да се направат луѓето да се чувствуваат помалку осамено со социјално растојание или работа од дома:
- Вовед во зачини:
Сала за состаноци на Интернет полна со странци? Поканете ги учесниците да се претстават и чудат малку информации:
-
- Нивната омилена караоке песна
- Нивниот потпис домашно јадење
- Најдобриот концерт на кој некогаш отишле
Сала за состаноци преку Интернет со истите колеги? Поканете познати лица на:
-
- Накратко дискутирајте за добар филм што неодамна го видоа
- Споделете како им е миленичето
- Отворете се за хоби или личен проект што тие го презедоа
- Користи го мозокот:
Вежбите за градење на тим не треба да паѓаат на пат само затоа што членовите на тимот се пораспространети. Обезбедете ги критериумите пред време за учесниците да можат да се појават подготвени. Обидете се со кратка Интернет изведба на Charades или Balderdash за поинтересен начин да ја отворите средбата. - Играјте игра со погоди:
Друг начин да ги натерате луѓето да бидат поангажирани е да побарате од секој учесник да игра едноставна верзија на ISpy со опишување на ставка во нивната далечна работна област.
10. Направете агенда за состаноци пред време
Ако вашата агенда за состаноци е јасна и артикулирана, можете да го очекувате истиот рентабилност со вашиот состанок преку Интернет! Без план и претходна мисла, нејасна, погрешно информирана синхронизација ќе доведе до конфузија и губење време.
Подгответе структурирана агенда што ги истакнува клучните прашања и споменете што се бара и очекува од учесниците. Испратете барем еден ден однапред и не заборавајте да ги користите поставките за покани и потсетници за брзо ширење информации.
9. Подгответе ја вашата технологија
Колку и да е прекрасна технологијата, сепак има прилики таа да оди малку раскошлива. Чувствувајте се сигурни дека сè работи без проблеми со тестирање на вашата технологија и проверка дали сите уреди се полнат. Запознајте каде се вашите електрични приклучоци и имајте ги полначите во близина. Тестирајте ја вашата камера, микрофон, интернет-врска и разгледајте што било друго што можеби ви треба:
- Дали вашето осветлување е премногу светло или премногу слабо?
- Дали сте опкружени со многу неред?
- Дали сте во област со голем сообраќај каде што луѓето доаѓаат и одат?
- Кога последен пат го исклучивте / ресетиравте уредот?
Размислете за вклучување на овие точки во е-поштата на агендата пред состанокот за сите да го знаат.
8. Дишете живот во вашата испорака
Секако дека можете ефикасно да ја извршите вашата онлајн средба со отстранување клучни предмети, но исто така можете да додадете пицаз за да ги заинтересирате луѓето:
- Покани движење
Сите знаеме колку е лесно да се инвестира во работата. Станувањето од работната маса е одлична идеја, но може да се заборави кога сте во состојба на гаснење на оган или пишување долга е-пошта. Во одреден момент од вашиот состанок преку Интернет, размрдајте го малку со тоа што ќе ги натерате учесниците да ја преместат крвта. Едноставни движења како истегнување на рацете над главата или стоење и седење неколку пати или правење неколку истегнувања на биро може да го зголемат кислородот до мозокот и да работат за да ги пробијат чувствата на замор и летаргија. - Додадете Визуели
Охрабрете ја интеракцијата и пренесете ја својата содржина до вашата публика до
користејќи светли бои, видеа, фотографии и пријатни разговори. Направете ја вашата содржина сварлива и незаборавна со едноставна и разбирлива презентација што е привлечна со употреба на визуелни содржини и можеби добро поставено, соодветно меме! - Добијте повратни информации во реално време
Погледнете како луѓето ја апсорбираат вашата содржина со спроведување анкета на самото место. Не само што овие се забавни, тие всушност ја прекинуваат програмата и ви овозможуваат информации во реално време, кои ќе ви бидат корисни. Таа служи за инстант алатка за донесување одлуки, го одржува ангажманот високо и помага во структурата на следните чекори.
7. Делегирај задачи
Кога луѓето се одговорни за да придонесат нешто на состанокот преку Интернет, како што се модерирање, водење активност за кршење мраз или водење белешки, секоја личност ќе биде поангажирана. Плус, ова помага да се одржат состаноците мали. Чувајте ги улогите очигледни со тоа што ќе ги вклучите само оние кои треба да бидат таму како донесувач на одлуки, советник, практикант, итн.
- Избор на модератор
Модераторот осигурува дека состанокот нема да излезе од шините. Неговата / нејзината работа е да внимава на технологијата, да води со авторитет, да им даде дозвола за зборување на оние на кои им е потребна, да биде одговорен за снимање и да гледа како се грижи за квалитетот на аудио и видео.
6. Држете се до временската рамка
Кога сте свесни за ограниченото време што го имате, продуктивноста има тенденција да се разгори. Работата со временско ограничување го „врамува“ состанокот и му дава фокус. Доделете одредено време за секоја клучна точка со 10-минутен тампон. На тој начин секој може да заврши на време или само пред време!
5. Отстранете го одвлекувањето на вниманието
Лесно е (и многу вообичаено) да сакате да ја проверите вашата е-пошта или да фрлите поглед на вашиот телефон додека сте на состанок преку Интернет. Држете се до времето и избегнете го искушението отстранувајќи го одвлекувањето на вниманието од самиот почеток: затворете ги јазичињата на вашиот лаптоп, ставете го телефонот на тивок (или режим на авион!), Затворете го прозорецот за да го исклучите бучавата во позадина (или користете слушалки) и заштедете грицкањето за после!
(алт-ознака: Womanена што седи на биро со работа на отворен лаптоп седи покрај прозорецот рано наутро)
4. Промовирајте соработка
Користете состанок преку Интернет за да генерирате идеи од учесниците. Одвојте малку време за да ги земете карактеристиките на тинк-тенк или сесија со идеи за идеи. Дозволете им на луѓето да излезат со свои идеи или да ги вратат идеите на другите; Обидете се со опција како што е онлајн таблата за да добиете креативни сокови.
3. Вметнете игри
преку gamification, можете да очекувате дека нивоата на интерактивност на вашиот состанок преку Интернет ќе пукаат преку покривот! Вклучете мало прашање на почетокот и натерајте ги учесниците да го следат. Овие можат да бидат и стимулирани - продолжен ручек, фирмбер за компанија, предвремено отсуство, итн. На пример:
- Изберете слика или карактер што треба да ги вметнете низ слајдовите и натерајте ги учесниците да одговорат колку пати се гледало во текот на презентацијата.
- Фрлете едноставен квиз на крајот за да го тестирате учесниците за разбирањето на содржината.
- Соберете цитати од колегите и натерајте ги да погодат кој што рече.
2. Завршете со добро артикулирани акција
Поентата на состанокот преку Интернет е да се соберат учесници и да се соберат заедно за да напредуваме кон следниот чекор. Ова може да се направи само со јасни ставки за акција. Кога секој е свесен што треба да стори само тогаш може да се завршат работите. Пред да заврши состанокот, проверете дали учесниците се јасни за нивната улога. Поминете неколку моменти поминувајќи го она за што се дискутираше и доделете му ја на лицето за работата.
1. Споделете го Резимето
Многу може да се појави на состанок преку Интернет. Се фрлаат многу идеи, предлози и мислења, па затоа добро сумираните белешки се ефикасни во одржувањето на интегритетот на синхронизацијата.
Изберете софтвер за видео конференција што доаѓа со функција за снимање и или AI способности за да снимите сè што се намали. Рачно водење белешки е секогаш добра идеја, но кога имате технологија што работи во позадина за вас, можете да изведувате за време на состанокот знаејќи дека се грижи за остатокот.
Еве уште неколку трикови за да блесне вашиот следен состанок преку Интернет:
- Облечете ја вашата марка низ сите допирни точки на вашата средба
Наклон кон потенцијалните клиенти? Снимете ја вашата сопствена порака што ги воведува името на компанијата, слоганот и важните соопштенија, додека учесниците се појавуваат на прилагодлива сала за состаноци преку Интернет. Оставете одличен прв впечаток што е полиран и професионален со вашето лого и боите на брендот низ корисничкиот интерфејс. - Користете АИ за да ја направите ногата
На состанок преку Интернет, ја работите работата напред. Изберете а видео конференции решение што работи во позадина за да обезбеди преписи, ознаки на звучници и марки за датуми за лесно пребарување подоцна. - Хит сподели го екранот за да „покаже“ наместо „кажи“
Со споделување на екранот опција, полесно се снајдовте во демонстрациите и карактеристиките на производот за време на онлајн состанокот, кои беа тешко објаснети. Секој може да го разбере она што го зборувате кога ќе може да го види пред своите очи. Донесете ги учесниците на истата страница кога секој курс на дејствување може да се прикаже во реално време.
Дозволете му на Callbridge да ги зајакне вашите онлајн состаноци. Со софистицирана технологија, прилагодливи карактеристики и интуитивно дизајниран кориснички интерфејс, вашите состаноци станаа поинтересни и попродуктивни.
