Се прашувате како да поставите виртуелен состанок? Уште подобро, сè уште се прашувам што е виртуелен состанок? Еве ја добрата вест; Во овој момент, не може да биде полесно да поставите виртуелен состанок и ако сè уште не ви е јасно што е тоа, вие сте на вистинското место.
Подготвени да погледнете одблизу?
Виртуелен состанок е
Познат и како онлајн состанок или видео конференција и аудио конференција под чадорот на веб конференцијата, дефиницијата за виртуелен состанок според Educause е: „Виртуелните состаноци се интеракции во реално време што се одвиваат преку Интернет со користење на интегрирано аудио и видео, алатки за разговор и споделување апликации“. Исто како и состанокот во живо, виртуелниот состанок ги собира учесниците да споделуваат идеи, да разговараат и да соработуваат во динамична средина помеѓу две или повеќе крајни точки, освен што наместо да бидат физички присутни, се користи уред.
Виртуелниот состанок е клучен за здравјето на растечкиот бизнис. Секој, од вработен до раководител на проект, извршен директор на ниво C и професионалец за човечки ресурси , мора да се потпре на технологијата за групна комуникација за да може да ја заврши својата работа и да го премости јазот меѓу другите луѓе во времето и просторот. Фармацевтските и ИТ компаниите, адвокатските канцеларии, малите и корпоративните бизниси и друго, сите имаат корист од непосредноста и релевантноста на пристапот кон видео-центрирана комуникација.
Ова е виртуелен состанок:
Преку можност да комуницирате со никого, каде било во кое било време, виртуелните состаноци овозможуваат развој на бизнисите без оглед на нивната локација. Просторни бариери што нормално би ги блокирале работните односи, континуитетот и продуктивната соработка, веќе ги нема со виртуелни состаноци што поттикнуваат врска. Некои од целокупните придобивки вклучуваат:
- Намалено време за патување
- Намалување на трошоците за превоз, патување и сместување
- Зголемете ја продуктивноста = Помалку вишок
- Подобро задржување на вработените
- Конкурентна предност
И кога станува збор за деловна активност, размислете како вклучувањето на видеоцентричен пристап кон вашата комуникациска стратегија работи за поддршка:
- Повеќе дигитално овозможена и поврзана работна сила
- Пристап до управување
- Подобрен глобален култура на комуникација
- Подобра сигурност што е еднакво на побрзи резултати
- Намалени вишоци и податоци и информации од една минута
- Подобра вредност
- Уште малку нејасно како да започнете со видео конференција? Еве како да поставите виртуелен состанок:
Изберете го вистинскиот софтвер
Размислете за неколку логистики пред да преземете обврска со давател на услуги.
Колку често мислите дека ќе треба да го користите софтверот? Ако барате видео конференција подготвена за претпријатија, размислете каде ќе бидат сместени учесниците; дома или во сала за состаноци? Ако е претходното, тогаш веб-бараната конференција е посоодветна, полесна и поудобна за употреба.
Погледнете кои карактеристики се дадени. Дали доаѓа со споделување екран (совршен за ИТ услуги на клиенти и презентации); онлајн табла (корисна за едукативни цели или креативно работење на идеи); или споделување документи (ги прави многу рационализирани материјалите за споделување, важни документи и новиот талент што се придружува) итн.
Бидете јасни зошто ви треба виртуелен состанок
Зошто пред се повикувате на состанок? Дали е тоа внатрешно (соопштенија, одбори, сесии за ткива, состанок за управување) или надворешно (терен за продажба, развој на нов бизнис)? Размислете за структурата и разумот, а потоа природно, другите делови ќе дојдат на свое место како присуството.
Одлучете кој треба да присуствува
Виртуелните состаноци се особено ефикасни за разговор со луѓе во исто време, на друго место. Значи, ако имате учесници во странство, дома или во ходникот, можете лесно и ефикасно да се поврзете без оглед на локацијата. Сè додека сите се свесни за потенцијална разлика во времето или користат распоредувач на временски зони, лесно е да се присуствува. Сепак, имајте на ум дека треба да бидат поканети само неопходните луѓе. Заштедете време и пари со вклучување само на учесници кои се од суштинско значење. За кој било друг, снимете го состанокот за да го испратите подоцна.
Создадете преглед
Поставувањето агенда ќе ги организира вашите мисли за да имате навремен, кристално јасен и привлечен виртуелен состанок. Плус, тоа ќе им помогне на учесниците да знаат што се очекува од нив. Што треба да придонесат? Дали има материјал што треба да го исчистат пред синхронизацијата? Колку ќе трае состанокот? Вклучување на краток распоред ќе спречи забуна и ќе им помогне на учесниците да се чувствуваат подготвени.
Испраќајте покани и потсетници
Она што е одлично за виртуелните состаноци е што можете да организирате една сега како импровизирана сесија или да закажете однапред. Лесно е да ги вклучите сите потребни информации во првичната покана, како што се времето, датумот и другите важни информации, бидејќи се автоматски. Поставете ги потсетниците за да ви помогнат да ги координирате вашите повици за да ги потсетите учесниците за претстојната синхронизација. За поитни состаноци што треба да се одржат на лице место, користете СМС известувања за да ги отпуштите деталите за состаноците директно до уредите на учесниците. Нема повеќе време залудно потрошено во чекање за доцни пристигнувања или не присутни.
Користете одлики за поефективни виртуелни состаноци
Вистинскиот софтвер за видео конференции за вашата виртуелна средба ќе има мноштво практични и практични карактеристики за подобрување на вашето искуство на Интернет. За најдобри резултати, проверете дали технологијата што ја избравте е опремена со:
- Споделување екран: Веднаш споделете го вашиот екран со учесниците за да водите презентација или да решите ИТ проблем.
- Снимање: Хит на рекорд сега за да се види подоцна. Совршено одговара за учесници кои не можат да присуствуваат на повик.
- препис: Автоматските транскрипции на сите снимени состаноци обезбедуваат дека нема идеја да остане зад вас.
- Интернет табла: Креативен начин за изразување концепти и графики со користење на слики, бои и форми.
Вклучете „Земи“
На крајот од вашата виртуелна средба, со што сакате учесниците да остават? Која беше целта и кои се следните чекори? Бидете сигурни дека сите ќе си заминат знаејќи ја целта и што треба да се направи понатаму.
Следете со е-пошта
Чувајте го што е можно пократко и слатко, но еве што да вклучите во следната е-пошта: Резиме на записникот од состанокот, следни чекори, клучното достигнување на состанокот (ова треба да одговара на целта на состанокот) и снимањето (ако сте го снимиле )
Најдобри практики за виртуелен состанок
Сега кога подобро разбирате како виртуелниот состанок може да ја зајакне комуникацијата помеѓу испраќачот и примачот, треба да се почитуваат некои правила на етикета . Еве неколку работи што треба да ги имате предвид:
Технологија: Направете проверка пред состанокот за да се осигурате дека вашата технологија е ажурирана и функционира. Осигурајте се дека вашиот микрофон, звучници и камера се подготвени за употреба. Проверете ги вашите поставки, а доколку модерирате, отворете чекална и осигурете се дека сите се автоматски поставени на исклучен звук.
Учество: Прегледајте го планот за состанокот и разгледајте го текот пред да започнете. На овој начин, можете да се подготвите каде се паузите и паузите и да испланирате прашања што ќе им ги поставите на учесниците. Обидете се да вклучите активност користејќи ја онлајн белата табла и да ја користите функцијата за споделување на екранот за да „покажете“ наместо да „каже“.
Ангажман: Учесниците имаат поголема веројатност да ги апсорбираат вашите информации кога го правите вашето предавање интересно. Наместо само да пренесувате статистика и суви метрики, раскажете приказна со почеток, средина и крај. Вметнете ги потребните податоци и информации низ целата приказна користејќи слики, видеа, светли бои и истакнувајќи важни зборови.
Забавувајте се: Да не заборавиме виртуелниот состанок да го направиме друштвен! Отворете го виртуелниот состанок со прашања за разбивање на мразот. Прашања кои се малку поперсонални добро функционираат во мали групи, како на пример: „Што правевте овој викенд?“ или „Кажете ни што гледате на Netflix“.
Со поголеми групи, можете да бидете понејасни и позабавни: „Кој е личен изговор што го користите цело време?“ или „Кој лик од филмот или книгата на дете ве потсетува на себе?“
И, на состанок, размислете да поставите релевантно прашање како: „Кога последен пат зборувавте во група?“ или нешто малку поуникатно како: „Ако може да имате опашка од животно, што би било тоа?“
Идејата е да се запознаете едни со други во професионално опкружување, но со повообичаен тон. Мешач на мраз инспирира соодветни емоции, го стимулира учењето и го поттикнува врзувањето. Сите одлични вештини да ги донесете на виртуелната маса!
Изберете Callbridge како групна платформа за комуникација и гледајте како продуктивноста и скокот на ангажманот откако ќе научите како да поставите виртуелен состанок. Со врвни одлики што вклучуваат споделување екран, транскрипција и резимеа на АИ, плус засилени безбедносни мерки, нула преземања и прилагодување, можете да направите било кој виртуелен состанок дома со учесниците.
