Кога нешто големо како пандемија влијае на светот, неизбежно се менува како функционира светот. Чекор по чекор, поминувајќи низ непозната територија, секоја индустрија и секој бизнис учи како да се прилагоди и да биде успешен во оваа нова нормала - особено легална.
Правниот систем претрпе повеќе ограничувања и ограничувања, и како резултат, влијаеше на фреквенцијата и достапноста на предлозите, пред-судењата, судењата и целата постапка на парницата како целина.
Како правен професионалец, сигурно од прва рака сте ги доживеале импликациите од работата дома. Виртуелните состаноци станаа валута бидејќи претходните процеси и системи се префрлија да се трансформираат во интернет простор. Со очигледно менување на правниот пејзаж, видео конференцијата станува главно решение за многу правни постапки, почнувајќи од испитувања за откривање.
Видео конференцијата им овозможува на двете страни на бранителот да стекнат неопходни и критички факти, докази, поддршка, тврдења, докази и одбрана во тужбата без никогаш да мора да стапнат на суд.
Под претпоставка дека вашата адвокатска канцеларија направила транзиција преку Интернет - зголемување на бројот на оддалечени состаноци, зајакнување на одделот за ИТ, учење како да се користи споделување на екранот и виртуелни позадини, прилагодувајќи се на пократки, поконцизни состаноци и презентации на Интернет - сега можете да видите како технологијата дава можност за далечинска комуникација со леснотија.
Ајде да се нурнеме подлабоко во тоа како ова се оформува низ различни правни импликации.
Една од најзгодните и напредни карактеристики на видео конференцијата вклучува снимање. Удирање на запис откако е во тек состанок на Интернет, им обезбедува на учесниците почеток, до крај, целосно заробено снимање на сè што се појави во синхронизацијата.
Ова, сепак, може да биде процедурална промена за многу фирми и бизниси. Дали некогаш биле евидентирани тимски повици пред да се преселите на Интернет и повеќето луѓе кои работат од дома? Кој зеде белешки за состаноци? Колку време помина на свикување? Направете го потегот понепречен со вметнување технологија што прави дигање тешка тежина, како снимање аудио, видео, рачни екрани, испратени врски и документи за вас.
Заедно со придобивките од снимањето, обично доаѓаат транскрипцијата и паметните резимеа, две одлики што го подобруваат процесот на откривање на испитувањето. Не само што се забележуваат нијанси и говор на тело преку видео, туку и тонот на гласот, мисловните обрасци и вокабуларот може да се препознаат преку ознаките на звучниците на технологијата, напредните алгоритми и заедничките врски на темите.
Од другата страна на паричката, сепак, лежат неколку предизвици што треба да ги разгледаат идните парнични постапки и истрагата. Масовното снимање покренува три точки на загриженост од гледна точка на складирање податоци:
Множење на податоци
Кога се снимаат повеќе и повеќе размени на Интернет, се собираат повеќе датотеки, а исто така и големината на видео-датотеките. Бидејќи количината на податоци се искачува во големина, способноста за безбедно чување и враќање ќе се зголеми во тандем.
Управување со евиденцијата
Безбедно и безбедно складирање на податоци е императив бидејќи информациите споделени и дискутирани можат да бидат многу чувствителни и не се наменети за некој друг да ги види. Размислете како и каде се зачувуваат овие датотеки. Кој или која е заштитната мерка? Кој има пристап и како тие се заштитени?
Дискавери
Претходно, можно е состаноците да биле аудио-снимени или запишани во документ за обработка на текст, затоа, ограничувајќи ја точноста и обемот на дадените информации.
Можеби податоците се собрани во презентација или агенда. Сега, потенцијалот за подетални електронски датотеки и транскрипции е далеку поповолен од кога било. Снимените мрежни состаноци имаат капацитет да снимаат аудио и видео, заедно со целата содржина на состанокот што вклучува секоја трансакција и размена во текот на состанокот.
Имајте во предвид вредноста на изразите на лицето, гестикулациите и сè што е комуницирал без да зборува.
Нешто што треба да се запамети:
Пристапот до снимените состаноци може да се покаже како а позитивни и негативни како „дигитален отпечаток“ може да биде основа за подоцнежна употреба. Осигурете се дека мерките за приватност и безбедност се ажурирани и транспарентни бидејќи барањата за откривање тужби можат да вклучуваат видео состаноци исто толку често како и е-пошта и документи.
За да обезбедите целосна точност и транспарентност, поставете политики што создаваат кохезија кога станува збор за видео конференција. Организирање податоци, одлучување за упатства и генерално воспоставување проток или постапка кога станува збор за состаноци преку Интернет, ќе се осигурат ограничување на безбедносните ризици, минирање на податоците и лесно достапни информации:
- Одлучете за именување конвенции на состаноци и кој е одговорен за управување со снимките. Каде ќе живеат снимките и кои се административните правила за складирање, пристапност, бришење, откривање итн.?
- Во зависност од големината на состанокот, делегирајте одговорности за снимање на еден или неколку учесници. Изберете учесник од секој оддел, супервизор или менаџер кој ќе биде одговорен за снимање на различни видови состаноци. Кој ќе биде модератор и кои политики, правила и процедури треба да се воспостават за различни виртуелни состаноци?
- Кој „поглед“ сакате да го зачувате? Откако ќе одлучите кој е модераторот (или можеби има неколку) изберете која од различните опции за состаноци ги задоволува потребите на вашата фирма и кој ќе го снима снимањето од кој компјутер - или гледна точка.
- Внимавајте на крајот резимеа и извештаи обезбедени од платформата за видео конференции и утврдуваат кој е одговорен за нив. Кој ќе ги прими и како ќе се пристапи до нив?
- Избегнете откривање од колосек со депонирање видео конференции што:
Утврдете ја физичката локација на депонентот и како тој логистички ќе биде поставен за да се поврзе со виртуелниот состанок
Дојдете со друга опција ако судскиот известувач и депонентот не се во можност да се појават на истата локација
Добијте експонати до депонентот преку пошта однапред или електронски за време на депонирањето
Работи непречено - тестирајте ја технологијата пред денот на виртуелното таложење
Поврзете повеќе адвокати и учесници од различни географски локации
Секој се согласува дали ќе биде снимен или не - добијте согласност - Имајте политика за задржување што разложува како ќе се чуваат видео конференциите, а подоцна се уништува по одредено време.
По завршувањето на состанокот преку Интернет, снимките се зачувуваат во облакот и остануваат достапни преку порталот на фирмата или од модераторот. Дозволувањето пристап до одредени учесници е мерка за приватност и безбедност. Управување со општите записи, протоколи за работа и пристап треба да се утврдат преку дискусија и развој на политика и процедури.
Спречете кршење на безбедноста и прислушување видео со технологија што ја прави секоја размена на Интернет безбедна и приватна. Нарачајте употреба на еднократен код за пристап или на едно лице што погодува запис за време на состанокот. Побарајте карактеристики како што се:
- Еднократен код за пристап: Секој повик е криптиран со единствен и приватен код кој важи само за наведениот и закажаниот конференциски повик.
- Заклучување на состанокот: Веднаш откако ќе се појават учесниците, активирајте ја оваа одлика за да спречите несакани учесници да интервенираат. Секој што ќе се појави доцна, ќе треба да побара дозвола од модераторот.
- Безбедносен код: Ако агендата за состаноци на Интернет вклучува дискусија за високо чувствителни информации, додадете уште еден слој на безбедност со дополнителен код потребен при влегувањето на конференција.
Технологијата што е лесно достапна и дава основа за откривање да се докаже дека станува сè позастапена. И оди напред, малку е веројатно дека личните постапки ќе имаат предност. Доколку правното откривање и другите процеси можат да се реализираат преку Интернет, можно е истите да продолжат да се одржуваат преку Интернет.
Кога станува збор за прибегнување кон софтвер за видео конференции наместо да се појави лично,
придобивките - вклучувајќи заштеда на трошоци, помалку патувања, повеќе време, далечинска соработка, зголемување на продуктивноста, помалку одложувања - сигурно ги надминуваат предизвиците:
Предизвик број 1:
Традиционално, секоја страна обично е во физичко присуство на нивниот правен советник од кој се бара да обезбеди, да им помогне и да ги објасни документите и експонатите за време на испитувањето.
решение:
Наместо тоа, со видео конференција, ова е можност да се испланира однапред. Адвокатите и правниот советник треба да ги решат сите докази, изложби, документи и докази однапред. Треба да биде јасно, обележано, организирано, насловено и испратено по пошта или подготвено да биде отпуштено по електронски пат. Осигурете се дека адресите се ажурирани, напишани правилно и сите на кои им требаат податоците се вклучени во дигиталната трансакција или испратена пошта.
Предизвик број 2:
Проценувањето на однесувањето и присебноста на сведоците може да биде матно преку видео врска, наместо да биде присутно на истата физичка локација.
решение:
Тест за технологија направен во деновите пред виртуелниот состанок ќе осигури дека учесникот е виден јасно и целосно. Создадете упатство за видео конференција за клиенти, колеги и други правни професионалци во вашата фирма што вклучува задолжителни практики за гласовна проекција, осветлување, држење на телото, прифатливи позадини и какви било други информации што го прават откривањето на видеото, полирано и професионално.
Предизвик број 3:
Поставка што не е институционална или се чини дека не е толку неутрална или соодветна, може да биде нехармонична, заблуда или да доведе до недоволно испитување.
решение:
Обезбедете примери на видеа и упатства за Интернет за тоа како треба да се одвиваат депонирањето на видео конференцијата, повикот за откривање, предистражниот процес или пробниот процес. Нацртајте што е прифатливо и кои поставувања и позадини ќе доведат до успешно испитување. Дајте примери на лоши видеа и што не треба да се прави, исто така.
Предизвик број 4:
Да не се биде во ист физички простор го отвора испитувањето за потенцијална злоупотреба или неправилно однесување.
решение:
Потребна е целосна транспарентност на дискусијата, формата да започне да заврши. Согласноста со забележлива инструкција на почетокот на состанокот обезбедува сите да бидат усогласени. Понатаму, обезбедувањето едукација и обука во врска со најдобрите практики за време на испитувањето ги зацврстува процесите за да бидете сигурни дека тие се рационализирани и во согласност со стандардите.
Во однос на реалниот квалитет на комуникација во текот на прегледите за откривање преку видео конференција, еве неколку најдобри практики:
• Поставете го времето - пред, за време и потоа
Пријавувања, интервјуа, сведоштва, состаноци, депонирања - осигурете се дека има некое време пред да се подготви, доволно време за да се помине и одредено време да се остави настрана, за да се рефлектира и да се пренесе снимката или резимеата.
• Осигурете се дека сите технологии функционираат
Кога времето е од суштинско значење, немојте да ве фаќаат обидите да ги поправите и решавате техничките проблеми додека сите чекаат. Покажете се на видео конференцијата малку порано и тестирајте го вашиот микрофон, звучник и конекција.
Проверете дали сè е наполнето, дали се достапни дополнителни жици, wifi е силен итн. Искористете го аудио и видео тестирањето што го нудат конференциските платформи на ниво на претпријатие.
• Двојно проверете го местото
Изберете место кое е тивко, стерилно и нема одвлекување на вниманието. Најдобро функционира бел wallид или затворена просторија со обична позадина без нарушувања.
• Држете се до времето
Комуницирајте ја должината на состанокот пред време за секој да може да планира соодветно. Исто како лична средба, креирајте агенда, држете се до неа и заштитете го времето на сите.
• Проверете ја аудио и видео конекцијата
Користете слушалки за да ги минимизирате повратните информации и да ги зголемите слухот и проекцијата. Користете видео конференција што има висококвалитетни аудио / видео можности.
Дозволете Callbridge да и обезбеди на вашата адвокатска канцеларија технологија за видео конференции што прави процедурите пред судење да се одвиваат непречено во виртуелен амбиент. Со неверојатен потенцијал да донесете многу лични постапки на Интернет, можноста да ги намалите трошоците, да работите повеќе од дома, да ги забрзате судските процеси и да добиете повеќе информации со побрза стапка ви е на дофат на раката.
Двонасочната комуникациска платформа на Callbridge има моќ да продлабочи и да даде димензија на начинот на кој адвокатските фирми го водат својот бизнис. Снимените мрежни состаноци им даваат на сите страни чувство да бидат лице в лице, но од безбедна и здрава дистанца. Плус, обезбедува пофлексибилно присуство и со вистинско размислување, планирањето и подготвеноста се соодветна замена за лични состаноци.
