Секој бизнис се потпира на нивната способност да управуваат со времето и работата за да можат да ги постигнат најдобрите резултати. Растењето, скалирањето, проширувањето, Iit едноставно не е можно без да се спроведе солидна структура на работниот процес и да се управува како се одвива. Во крајна линија, ако не можете да управувате со тоа, не можете да го измерите. Значи, што е точно управување со работата и како ги оптимизира тимовите? Прочитајте за да дознаете повеќе.
Што е управување со работата?
Во неговите најосновни термини, управувањето со работата се однесува на местото каде што се среќаваат процесите на тимот и процесите на деловното работење за да се формира кохезија во работните текови и излез.
Софтверот за управување со работата е особено корисен при оркестрирање на протокот и разграничување на процесите што генерираат информации. Во комбинација со мрежни состаноци со користење на софтвер за видео конференции, пристапот за управување со работата создава ритам и видливост за секого, од вработени до клиенти и ги насочува процесите за подобрена изведба и резултати.
Управување со работата може да се дупчи за управување со одреден проект или индивидуа. Процесот на управување со работата започнува на почетокот на циклусот на управување со проектот за да можете да добиете појасно разбирање за опсегот вклучен за подобро разложување на тоа како ќе се одвива еден (или повеќе) проект.
Управување со работата влијае на тоа како се постапува со тимовите. Ова вклучува:
- Управување со поединци
- Надгледување на работниот тек
- Насочување на обемот на работа
- Доделување задача на тимови
- Одлучување што е приоритет
- Создавање рокови
- Ажурирање на клиенти и вработени за промените или блоковите
… Со сите нив може да се работи преку софтвер за управување со работата и понатаму да се овластува преку онлајн состаноци и видео разговор.
Управување со проекти vs. Менаџмент на работа
Управување со проекти е холистички пристап кон целото, додека управување со работата е пристап што комбинира управување со проекти, автоматизација на работата и соработка за да ги зајакне тимовите да работат подобро во сите проекти, задачи, испораки, итн.
Управувањето со проекти помага да се управуваат проекти кои имаат почеток и крај и јасни улоги за различни вработени. Сепак, може да попусти итни или ад-хок проекти, јасни задачи во последен момент и многу повеќе. Плус, да го земеме предвид времето поминато на е-пошта, административни задачи, присуство на состаноци и други предмети што не работат, вработените биле специфично донесени да ги направи тимот.
Зошто управувањето со работата е толку критично?
Во основна смисла: ги подобрува перформансите. Исто како и со секој менаџерски систем или индивидуа на позиција менаџер, управувањето со работата е уште еден начин да се осигура дека вашиот тим работи со врвни перформанси за да обезбеди најдобар квалитет со најефикасна брзина на испорака без да ги исцрпи финансиите. Намалување на технолошки вишок, идентификување на тесни грла, одредување време наспроти буџет, сето тоа може да се утврди со соодветна комуникација и стратегии за најдобар систем за управување со работата.
Разбивање на управувањето со работата
Деталите ќе се променат од индустрија во индустрија и меѓу организациите, меѓутоа, постојат некои заеднички карактеристики и заеднички предизвици за управување со работата:
- Тимови за задачи
Кога ќе се појави нов проект, организацијата и делегацијата се на прво место. Одговорност на менаџерот е да доделува и распределува ресурси, истовремено осигурувајќи дека тие ја имаат вистинската личност за работата или задачата, осигурувајќи се дека тоа е направено на време и дека е квалитетно. Корисно е да се следи кој што прави со дигитални алатки и софтвер за управување, истовремено задржувајќи се на честите виртуелна средба распоред за ажурирање на статусот, пријавување и брифинзи - Воспоставување линија помеѓу итни и задачи со висок приоритет
Особено ако се појави нешто од никаде, може да има одредена конфузија што треба да се направи наскоро. Да се биде свесен за претстојните рокови и да се има видливост на она што е на пат, создава подобро разбирање и гледна точка за да се знае дали да се каже да или не на испораките. - Создавање рокови за задачи
Менаџер кој има знаење и искуство ќе биде вешт во одредувањето соодветни рокови за задачите. Проблемите се јавуваат кога роковите се менуваат или нема доволно време за тампон. Датумите на крај треба да бидат јасно нацртани и видливи за да можат сите да ги видат. - Останати транспарентни со клиенти
Општо правило е да се прави недоволно ветување и да се надмине, а не обратно. Јасните и концизни разговори со клиенти и тимови помагаат во управувањето со очекувањата и воспоставувањето приоритети, така што луѓето се на истата страница. Кога промените и пренасочувањата на проектот, рокот и распределбата на ресурсите не се разјаснети, проектот може да излезе од шините или да стане попредизвикувачки.
Со воспоставен правилен проток на управување со работата што овозможува постојани онлајн состаноци и ажурирања, проектите можат да се обликуваат попрецизно и да останат на буџетот и на време
Најдобри практики за управување со работа
Без разлика дали имате специфичен софтвер за управување со работата или имате друг систем како рутински состаноци преку Интернет, само знајте дека не мора да биде напишан во камен. Најефективно управување со работата е живеење и дишење и мора често да се прегледува. Еве неколку дос и не треба:
- Вежбајте одлична комуникација
Изградете заеднички тимски средини со комуникација што е јасна и навремена. Воспоставете централизирани информации и документи, чести онлајн состаноци и собири на тимови. Всадете култура на комуникација во компанијата со тоа што ќе се согласите за правилата на ангажман: Кога е најдобро да испраќате по е-пошта или да имате состанок? Кој е надлежен за што и како може да се контактира со нив? Како има нови вработени? Каде можат вработените да одат да поставуваат прашања? - Не избегнувајте транспарентност
Известете ги членовите на тимот што се случува веднаш штом се случи или штом е соодветно. Дали има кратење на буџетот? Промена во раководството? Развој на нов бизнис? Чувајте ги луѓето во тек и споменете ги причините за промената кога е соодветна. Исто така, обидете се да избегнете затскривање важни информации. Гласините губат време и го рушат моралот. - Охрабрувајте јамка за континуиран фидбек
За најдобри можни резултати, ценењето и повратните информации за можностите зајакнуваат подобро слушање и охрабруваат резултати. Не само што гради доверба, туку ги задржува вработените и ги тера луѓето да се чувствуваат ценети. Нека повратните информации бидат дел од процесот на управување со работата за подобра продуктивност и помалку потрошено време. - Не микроменаџирај
Членовите на тимот беа ангажирани да ја завршат работата. Откако ќе им бидат дадени потребните алатки и време, не треба да се следат како сокол. Дозволете им да имаат пристап до софтверот и платформите што ги имаат потребните информации и потоа да им верувате да го постигнат она што го зацртаа. Со други зборови, кратки ги и наместете ги за успех за да можат да работат во целосен потенцијал непрекинато.
Нека софистицираната платформа за видео конференции на Калбриџ создаде врски за зајакнување на поединците и задачите за управување со работата со кои се соочуваат. Со видеоцентричен пристап кој непречено се интегрира со други алатки за управување со проекти и деловна комуникација, можете да оптимизирате како вашиот тим функционира веднаш.
