जेव्हा आपण एखादी ऑनलाईन मीटिंगची योजना आखत असाल, तेव्हा आपण सहभागींनी लक्ष दिलेले असण्यापेक्षा अधिक करावे लागेल! खरं तर, आपण त्यांना व्यस्त राहण्यासाठी आणि उपस्थित राहण्यासाठी प्रेरित करू इच्छित आहात. तसे होण्यासाठी, आपली ऑनलाइन बैठक संरचित करणे आवश्यक आहे. हे डिझाइन करणे आवश्यक आहे आणि आपल्या प्रेक्षकांना बनवले.
तथापि, अन्यथा हेतू काय आहे? प्रगती अहवालावर जाण्यासाठी सैन्य गोळा करण्यासाठी वेळ का घालवायचा किंवा जर एकच आवाज ऐकला असेल तर खेळपट्टीवर विचार करण्यास संवादाच्या ओढ्या कशा उघडल्या पाहिजेत?
आपल्या ऑनलाइन सभांकडे अधिक परस्परसंवादी दृष्टिकोन ठेवून, आपण उच्च प्रतिबद्धता, माहितीचे चांगले शोषण आणि आपल्या सामग्रीबद्दल अधिक समंजसपणाची अपेक्षा करू शकता. कदाचित थोडी मजा देखील!
चला व्यवसायावर उतरू - व्यवसाय बैठका, म्हणजे!
हार्वर्ड बिझिनेस रिव्यु लेखाच्या मते, अप्पर मॅनेजमेंट, सी-लेव्हल एक्झिक्युटर्स आणि इतर निर्णय घेणारे कामाच्या प्रगतीवर चर्चा करण्यासाठी सुमारे तीन चतुर्थांश वेळ इतरांसह भेटतात. मीटिंग्जमध्ये बराच वेळ घालवला.
चला दुर्गम कामगारांबद्दलही विसरू नका. अत्याधुनिक तंत्रज्ञानामुळे धन्यवाद, वेगवेगळ्या ठिकाणी टीम आणि सहकार्यांसह ऑनलाईन मीटिंग्ज शक्य आहेत पण तरीही टाईम झोन, कनेक्टिव्हिटी आणि कोऑर्डिनेटींग प्रोजेक्टसमोरील आव्हाने आहेत. येथेच घालवलेला वेळ गमावू किंवा गैरवापर होऊ शकतो.
आपली ऑनलाईन मीटिंग्ज फलदायी व वेळेचा चांगला वापर असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी आपण सर्वकाही करत आहात?
आपण शोधत असल्यास:
- सहकारी आणि दूरस्थ कामगारांशी समन्वय साधण्यासाठी सोपा मार्ग शोधा
- वेळ किंवा अंतर विचारात न घेता कनेक्ट रहा
- परस्पर संवाद पुन्हा करा
- अधिक सहभाग आणि प्रभावीपणासाठी ढकलणे
नंतर सभा अधिक सशक्त आणि प्रभावी बनविण्यासाठी काही सल्ले देण्याच्या कल्पना येथे आहेत.
प्रथम, स्वतःला विचारा: ही बैठक अत्यावश्यक आहे का? आपल्याला खरोखर ही बैठक घेण्याची आवश्यकता आहे का?
सहभागी संवाद साधण्यासाठी आणि सहयोग करण्यासाठी, व्हॉइस, मते, निष्कर्ष आणि माहिती सामायिकरण ऐकावे लागेल. ऑनलाईन मीटिंगच्या वेळी, एकापात्री भाषेपेक्षा संवाद अधिक पसंत केला जातो.
जर अशी घोषणा किंवा माहिती असेल ज्यामध्ये सहभागींनी जोडणे आवश्यक नाही किंवा केवळ ऐकणे आवश्यक असेल तर आपला संदेश ईमेलमध्ये कसा योग्य असेल याचा विचार करा. परस्परसंवादी आणि व्यस्त असणार्‍या बैठकांसाठी, सहभागींना फक्त ऐकण्यास सांगण्यामुळे कदाचित ते गमावू शकतात किंवा आपली आवड निर्माण करतात.
एकदा ऑनलाइन संमेलनाची सामग्री आणि उद्देश “आवश्यक” म्हणून स्थापित झाल्यानंतर पुढील काय करावे ते येथे आहेः
12. अपेक्षा व्यवस्थापित करा
त्यांचा सहभाग आवश्यक आहे हे आधीपासूनच त्यांना कळवून सहकार्यांमध्ये योग्य मानसिकता जोपासणे. ऑनलाइन सभेपूर्वी पाठविलेल्या अजेंडामध्ये, प्रत्येकजण काय अपेक्षा करू शकेल याचा एक साधा लेआउट सादर करा.
समस्या दर्शवा आणि सहभागींनी त्यांच्या कल्पना आणि इनपुट विनंती केल्या आहेत हे त्यांना कळू द्या. हे त्यांच्यासाठी विचार करण्याची आणि समस्येचे निराकरण करण्याची वेळ देते, तसेच काही मूलभूत नियम देखील सेट करतात.
तसेच, त्यांना काही मूलभूत अपेक्षित शिष्टाचार कळू द्या, जसेः
- आपण बोलत नसता तेव्हा “नि: शब्द” दाबा
- खाण्यापिण्यापासून टाळा
- विराम द्या आणि दूर फोन दूर ठेवा
११. सहका With्यांसह चेक-इन करा
परिणामस्वरूप घराबाहेर काम करणारे कोट्यवधी लोक नुकत्याच झालेल्या साथीच्या प्रकाशात, दुर्गम काम वेगळ्या वाटू शकते. फक्त सोमवारी मीटिंगचे नियोजन करून आणि "या शनिवार व रविवार आपण काय केले?" आपण सहभाग घेऊ शकता आणि सहकार्यांना उघडण्यास प्रोत्साहित करू शकता.
अजून चांगले, आपल्या संमेलनाच्या आकारावर अवलंबून, प्रत्येकास पोहोचावे आणि एखाद्या सहकार्याने केले त्याबद्दल त्यांचे आभार मानण्यासाठी हा परिचय वेळ वापरा. लहान किंवा मोठे, साध्या नावाच्या कॉलवर आणि टास्क-आऊटसह कौतुक दर्शवून, प्रत्येकास कृतज्ञतेचे कार्य करते अधिक कनेक्ट केलेले वाटते. व्हर्च्युअल प्लॅटफॉर्मवर सामाजिक बंधनास प्रोत्साहित करण्याचा हा एक छोटा परंतु शक्तिशाली मार्ग आहे.
तुमची टीम बर्‍याच दुर्गम कामगारांचा समावेश आहे का? बर्फ फोडण्यात मदत करण्यासाठी आणि लोकांना सामाजिक दुरावस्थेतून किंवा घरातून काम करण्यासाठी कमी एकटे वाटण्यास मदत करण्यासाठी थोडीशी मजा इंजेक्शनद्वारे सामाजिक बंधनाची भावना निर्माण करा:
- स्पाईस अप परिचय:
अनोळखी व्यक्तींनी भरलेली ऑनलाईन मीटिंग रूम? सहभागींना स्वत: चा आणि विचित्र माहितीचा परिचय देण्यासाठी आमंत्रित करा:
-
- त्यांचे आवडते कराओके गाणे
- त्यांच्या स्वाक्षरी घरी शिजवलेले डिश
- ते कधीही गेले नाहीत त्या सर्वोत्कृष्ट मैफली
त्याच सहकार्यांसह ऑनलाईन मीटिंग रूम? परिचित चेहरे यांना आमंत्रित करा:
-
- त्यांनी नुकत्याच पाहिलेल्या एका चांगल्या चित्रपटाबद्दल थोडक्यात चर्चा करा
- त्यांचे पाळीव प्राणी कसे करीत आहे ते सामायिक करा
- त्यांनी घेतलेल्या छंद किंवा वैयक्तिक प्रकल्पाबद्दल मोकळे व्हा
- आपली बुद्धी वापर:
टीम बिल्डिंग एक्सरसाइज फक्त पथकाच्या बाजूला नसावे कारण टीमचे सदस्य अधिक पसरलेले आहेत. वेळेपूर्वी निकष द्या जेणेकरून सहभागी तयार होऊ शकतील. मीटिंग उघडण्याच्या अधिक मनोरंजक मार्गाने चार्डेस किंवा बालडरडॅशचे लहान ऑनलाइन प्रस्तुतिकरण वापरून पहा. - एक अंदाज गेम खेळा:
लोकांना अधिक व्यस्त ठेवण्याचा आणखी एक मार्ग म्हणजे प्रत्येक सहभागीला त्यांच्या दूरस्थ कार्यक्षेत्रात एखाद्या आयटमचे वर्णन करून इस्पीची एक साधी आवृत्ती प्ले करण्यास सांगा.
10. वेळेपूर्वी आपला मिटिंग एजन्डा तयार करा
जर आपल्या संमेलनाचा अजेंडा स्पष्ट आणि स्पष्ट असेल तर आपण आपल्या ऑनलाइन संमेलनात त्याच आरओआयची अपेक्षा करू शकता! कोणतीही योजना किंवा पूर्वानुमान न ठेवता, एक अस्पष्ट, चुकीची माहिती असलेल्या संकालनामुळे गोंधळ होईल आणि आपला वेळ वाया जाईल.
मुख्य मुद्द्यांची बाह्यरेखा असलेला संरचित अजेंडा तयार करा आणि सहभागींकडून काय अपेक्षित आहे आणि काय अपेक्षित आहे याचा उल्लेख करा. किमान एक दिवस अगोदर पाठवा आणि त्वरीत माहिती प्रसारित करण्यासाठी आपली आमंत्रणे आणि स्मरणपत्रे वापरण्यास विसरू नका.
9. आपले तंत्र सज्ज व्हा
तंत्रज्ञान जितके आश्चर्यकारक आहे तितके अजूनही असे प्रसंग आहेत की ते थोड्या विचित्र होऊ शकेल. आपल्या तंत्रज्ञानाची चाचणी घेऊन आणि सर्व डिव्हाइस शुल्क आकारले गेले आहे हे तपासून सर्वकाही सहजतेने चालू आहे याचा आत्मविश्वास वाटू द्या. आपले इलेक्ट्रिकल आउटलेट कुठे आहेत हे जाणून घ्या आणि आपले चार्जर जवळ ठेवा. आपल्या कॅमेरा, मायक्रोफोन, इंटरनेट कनेक्शनची चाचणी घ्या आणि आपल्याला आवश्यक असलेल्या कशावरही विचार करा:
- तुझी प्रकाशयोजना खूप उजळ किंवा अंधुक आहे का?
- तुम्ही खूप गोंधळलेले आहात काय?
- आपण एका उच्च-रहदारी क्षेत्रात आहात जेथे लोक येत आणि जात आहेत?
- आपण शेवटचे वेळी आपले डिव्हाइस कधी बंद केले / रीसेट केले?
प्री-मीटिंग एजेंडा ईमेलमध्ये या मुद्द्यांचा समावेश करण्याचा विचार करा जेणेकरून प्रत्येकास ठाऊक असेल.
8. आपल्या वितरणामध्ये आयुष्य श्वास घ्या
आपली खात्री आहे की आपण आपल्या ऑनलाइन बैठकीत मुख्य गोष्टी काढून टाकण्यास प्रभावीपणे चालवू शकता परंतु लोकांना त्रास देण्यासाठी आपण काही पिझ्झा देखील जोडू शकता:
- चळवळ आमंत्रित करा
कामामध्ये गुंतवणूक करणे किती सोपे आहे हे आपल्या सर्वांना माहित आहे. आपल्या डेस्कवरुन उठणे ही एक चांगली कल्पना आहे परंतु जेव्हा आपण आग लावता किंवा एखादा लांब ईमेल लिहित असाल तेव्हा विसरला जाऊ शकतो. आपल्या ऑनलाइन संमेलनाच्या काही टप्प्यावर, सहभागींचे रक्त हलवून त्यांना थोडे हलवा. आपले डोके आपल्या डोक्यावर उंचावणे किंवा उभे राहणे आणि काही वेळा खाली बसणे किंवा काही डेस्क स्ट्रेट्स करणे यासारख्या सोप्या हालचालींमुळे मेंदूला ऑक्सिजन वाढू शकतो आणि थकवा व आळस जाणवण्याची भावना कमी होऊ शकते. - व्हिज्युअल जोडा
परस्परसंवादास प्रोत्साहित करा आणि आपली सामग्री आपल्या प्रेक्षकांपर्यंत पोहोचा
चमकदार रंग, व्हिडिओ, फोटो आणि स्नॅप कॉल कॉल वापरुन. व्हिज्युअल आणि कदाचित योग्य ठिकाणी, योग्य मेमच्या वापरास आकर्षित करणारे आकर्षक सादरीकरण समजून घेण्यासाठी आपल्या सामग्रीस पचण्याजोगे आणि अविस्मरणीय बनवा! - रिअल-टाइम मध्ये अभिप्राय मिळवा
ऑन-स्पॉट पोल करुन लोक आपली सामग्री कशी शोषत आहेत ते पहा. केवळ या मजेदारच नाहीत तर ते प्रोग्राममध्ये व्यत्यय आणतात आणि आपल्याला उपयोगी पडणारी वास्तविक वेळ माहिती प्रदान करतात. हे त्वरित निर्णय घेण्याचे साधन देते, प्रतिबद्धता उच्च ठेवते आणि पुढील चरणांची रचना करण्यात मदत करते.
7. कार्य सोपवा
जेव्हा लोक ऑनलाइन बैठकीत मोबदला देणे, आईस-ब्रेकर क्रियाकलाप चालविणे किंवा नोट्स घेणे यासारख्या गोष्टींमध्ये हातभार लावण्यास जबाबदार असतात, तेव्हा प्रत्येक व्यक्ती अधिक व्यस्त असेल. शिवाय, यामुळे सभा लहान ठेवण्यास मदत होते. निर्णय घेणारा, सल्लागार, इंटर्न इत्यादीसारख्या फक्त त्या लोकांनाच समाविष्ट करुन भूमिका स्पष्ट ठेवा.
- नियंत्रक निवडणे
नियामकाने हे सुनिश्चित केले की संमेलनाची रेलचेल होऊ नये. तंत्रज्ञानावर लक्ष ठेवणे, अधिकाराने नेतृत्व करणे, ज्यांना आवश्यक आहे त्यांना बोलण्याची परवानगी देणे, रेकॉर्डिंगची जबाबदारी असणे आणि ऑडिओ आणि व्हिडिओ गुणवत्तेची काळजी घेणे आवश्यक आहे हे पहाणे हे त्याचे / तिचे कार्य आहे.
6. द टाइम फ्रेमला चिकटवा
जेव्हा आपल्याकडे आपल्याकडे मर्यादित वेळेची जाणीव असते, तेव्हा उत्पादकता वाढते. वेळ-कॅप “फ्रेम्स” सह संमेलनासह कार्य करणे आणि त्यास लक्ष केंद्रित करते. 10 मिनिटांच्या बफरसह प्रत्येक की पॉईंटसाठी विशिष्ट कालावधी द्या. अशा प्रकारे प्रत्येकजण वेळेवर किंवा वेळेच्या अगदी आधी संपू शकतो!
5. विक्षेप काढा
ऑनलाईन मीटिंगमध्ये असताना आपले ईमेल तपासणे किंवा आपल्या फोनवर एक दृष्टीक्षेपात पाहणे (आणि सर्वात सामान्य) सोपे आहे. वेळेवर टिकून रहा आणि प्रवृत्तीपासून प्रवृत्तीपासून दूर रहा: आपल्या लॅपटॉपवरील टॅब बंद करा, आपला फोन मूक (किंवा विमान मोड!) वर ठेवा, पार्श्वभूमी आवाज बंद करण्यासाठी विंडो बंद करा (किंवा हेडफोन वापरा) आणि जतन करा नंतर स्नॅकिंग!
(Alt-tag: पहाटे विंडोजवळ बसलेल्या ओपन लॅपटॉपवर काम करून बाई डेस्कवर बसून)
Collaboration. सहकार्याला प्रोत्साहन द्या
सहभागींकडून कल्पना तयार करण्यासाठी ऑनलाइन मीटिंगचा वापर करा. थिंक टँक किंवा विचारमंथन सत्राची वैशिष्ट्ये घेण्यासाठी थोडा वेळ द्या. लोकांना त्यांच्या स्वत: च्या कल्पना किंवा इतरांच्या कल्पनांपासून दूर जाण्यास परवानगी द्या; सर्जनशील रस प्रवाहित करण्यासाठी ऑनलाइन व्हाईटबोर्डसारखे वैशिष्ट्य वापरून पहा.
Games. खेळ एकत्र करा
द्वारे gamification, आपण आपल्या ऑनलाइन सभेत परस्परसंवादाची पातळी छतावरुन उडण्याची अपेक्षा करू शकता! सुरुवातीला एक लहान विचाराचा समावेश करा आणि त्यातून सहभागी व्हा. हे देखील प्रोत्साहित केले जाऊ शकते - विस्तारित लंच, कंपनी स्वैग, लवकर रजा इ. उदाहरणार्थ:
- स्लाइड्समध्ये एम्बेड करण्यासाठी एखादी प्रतिमा किंवा वर्ण निवडा आणि सादरीकरणात किती वेळा पाहिले याबद्दल उत्तर देण्यासाठी सहभागी मिळवा.
- सहभागींच्या सामग्रीवरील आकलनाची चाचणी घेण्यासाठी शेवटी एका सोप्या क्विझमध्ये थांबा.
- सहका from्यांचे अवतरण गोळा करा आणि त्यांना कोण काय म्हणाले याचा अंदाज घ्या.
२. सुप्रसिद्ध कृती वस्तूंसह समाप्त करा
ऑनलाइन सभेचा मुद्दा म्हणजे सहभागींना एकत्र करणे आणि पुढील चरणात प्रगती करण्यासाठी एकत्र येणे. हे केवळ स्पष्ट कृती आयटमसह केले जाऊ शकते. जेव्हा प्रत्येकाला काय करावे लागेल याची जाणीव असते तेव्हाच गोष्टी पूर्ण केल्या जाऊ शकतात. बैठक संपण्यापूर्वी, सहभागी त्यांच्या भूमिकेबद्दल स्पष्ट आहेत हे तपासा. ज्याची चर्चा झाली त्यावर काही क्षण घालून त्या व्यक्तीस नोकरीसाठी नेमून द्या.
1. सारांश सामायिक करा
ऑनलाइन बैठकीत बरेच काही बदलू शकते. बर्‍याच कल्पना, सूचना आणि मते आसपास फेकून दिली जातात, म्हणूनच संकालनाची अखंडता टिकवून ठेवण्यासाठी चांगल्या थोडक्यात नोट्स प्रभावी ठरतात.
व्हिडीओ कॉन्फरन्सिंग सॉफ्टवेअर निवडा जे रेकॉर्डिंग वैशिष्ट्यासह आणि किंवा खाली गेलेल्या सर्व गोष्टी कॅप्चर करण्यासाठी एआय क्षमतेसह येते. व्यक्तिचलितपणे नोट्स घेणे नेहमीच चांगली कल्पना असते, परंतु जेव्हा आपल्याकडे पार्श्वभूमीवर तंत्रज्ञान कार्य करत असते तेव्हा उर्वरित काळजी घेतली जाते हे जाणून घेत आपण बैठकीत कामगिरी करू शकता.
आपली पुढची ऑनलाइन बैठक चमकदार करण्यासाठी येथे आणखी काही युक्त्या आहेतः
- आपल्या सभेच्या सर्व टचपॉईंट्स ओलांडून आपला ब्रँड एम्लाझन करा
प्रॉस्पेक्टस वर पिचिंग? आपला स्वतःचा संदेश रेकॉर्ड करा जे आपल्या कंपनीचे नाव, घोषणा आणि महत्वाच्या घोषणेचा परिचय देतात तर सहभागी दर्शवित आहेत सानुकूल करण्यायोग्य ऑनलाइन मीटिंग रूम. आपल्या वापरकर्त्याद्वारे आणि इंटरफेसमध्ये आपल्या लोगो आणि ब्रँड रंगांसह पॉलिश आणि व्यावसायिक अशी एक प्रथम प्रथम छाप बनवा. - कार्य करण्यासाठी एआय वापरा
ऑनलाइन मीटिंगमध्ये आपण अग्रेषित कार्य करत आहात. निवडा एक व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंग सोल्यूशन्स नंतर ट्रान्सक्रिप्शन, स्पीकर टॅग आणि तारीख शिक्के प्रदान करण्यासाठी पार्श्वभूमीवर कार्य करणारा निराकरण. - “सांगा” ऐवजी “शो” वर स्क्रीन सामायिक करा
सह स्क्रीन सामायिकरण पर्याय, ऑनलाईन मीटिंग दरम्यान हार्ड-टू-स्पष्टीकरण प्रात्यक्षिके आणि उत्पादन वैशिष्ट्ये नॅव्हिगेट करणे अगदी सोपे झाले. आपण काय म्हणत आहात ते प्रत्येकजण जेव्हा त्यांच्या डोळ्यांसमोर ते पाहण्यास सक्षम असेल तेव्हा प्रत्येकजण त्यांना समजू शकेल. जेव्हा कृतीचा प्रत्येक कोर्स रीअल-टाइममध्ये दर्शविला जाऊ शकतो तेव्हा सहभागींना समान पृष्ठावर आणा.
कॉलब्रिजला आपल्या ऑनलाइन संमेलनास प्रोत्साहन द्या. अत्याधुनिक तंत्रज्ञानासह, सानुकूल करण्यायोग्य वैशिष्ट्ये आणि अंतर्ज्ञानाने डिझाइन केलेल्या वापरकर्ता इंटरफेससह, आपल्या संमेलनांमध्ये फक्त अधिक मनोरंजक आणि उत्पादनक्षम झाले.
