कॉन्फरन्स कॉल मीटिंग कशी आयोजित करावी जेणेकरून गोष्टी पूर्ण होतील

कॉन्फरन्स कॉल मीटिंगचे आयोजन कसे करावे

जर तुम्ही बहुतेक लहान व्यवसाय मालकांसारखे असाल, तर तुम्हाला होस्ट करावे लागेल कॉन्फरन्स कॉल मीटिंग किंवा two क्रमाने योजना करा किंवा तुमच्या टीमसोबत विचारमंथन करा. तुम्हाला हे देखील समजले असेल की सर्व मीटिंग्स तितक्या फलदायी नसतात.

कधीकधी कर्मचारी उशीरा दर्शवतात. कधीकधी ते खूप झोपेच्या किंवा विचलित झालेल्या असतात. इतर वेळी ते अजिबात दिसत नाहीत. जेथे काहीही चुकले नाही अशा कॉन्फरन्स कॉल मीटिंगचे होस्ट करणे अगदी शक्य असल्यास काही वेळा आश्चर्य करणे सोपे आहे.

तुमच्यासाठी सुदैवाने, एक अर्थपूर्ण आणि फलदायी कॉन्फरन्स कॉल मीटिंग शक्य आहे. कॉलब्रिजमध्ये , आम्ही पुरेशा मीटिंग्स पाहिल्या आहेत आणि आयोजित केल्या आहेत, त्यामुळे सर्वोत्तम मीटिंग आयोजित करण्यासाठी तुम्ही नेमके काय केले पाहिजे हे आम्हाला अचूकपणे माहीत आहे. तुम्हाला फक्त या सोप्या आणि जलद पायऱ्यांचे अनुसरण करायचे आहे:

चरण 1: आपण काहीही करण्यापूर्वी स्पष्ट संमेलनाचे उद्दिष्ट ठेवा.
चरण 2: एक कॉन्फरन्स कॉल मीटिंग अजेंडा तयार करा जे शक्य तितक्या तपशीलवार असेल.
चरण 3: सविस्तर बैठकीची आमंत्रणे पाठवा आणि आपल्या अतिथींकडे पाठपुरावा करा.
चरण 4: असंबंधित विषय नंतर जतन करा जेणेकरून आपली बैठक निलंबित होणार नाही.
चरण 5: संमेलनात येणार्‍या प्रत्येकासाठी पुढील चरणांवर सहमत होण्यापूर्वी ते संपण्यापूर्वी.

एक स्पष्ट सभा उद्दीष्ट आहे

जेव्हा तुम्ही “प्रकल्प X चा आढावा घेण्यासाठी” किंवा “Y शी संबंधित विषयांवर चर्चा करण्यासाठी” एखादी बैठक आयोजित करता , तेव्हा बैठकीसाठी स्पष्ट उद्दिष्टे निश्चित न केल्यामुळे गोंधळ उडणे सोपे असते . त्याऐवजी, “शरद ऋतूतील मोहिमेसाठी एक दिशा निश्चित करणे”, किंवा “आपल्या सोशल मीडिया जाहिरातींसाठी एक मापन चौकट स्थापित करणे आणि त्यावर एकमत होणे” यांसारखे उद्दिष्ट ठेवल्यास कसे राहील?

आपल्या उद्दीष्ट्यांसह शक्य तितके विशिष्ट करण्याचा प्रयत्न करा आणि आपण केवळ आपली बैठक यशस्वी आहे की नाही हे सांगू शकणार नाही तर आपल्या चर्चेत आपण ट्रॅक येत आहात की नाही हे देखील सांगू शकणार नाही.

कॉन्फरन्स कॉल मीटिंग एजन्डा तयार करा

प्रस्तावनेवर त्यांचा 90% वेळ घालवून कोणीही पुस्तक लिहित नाही. अजेंडा ठेवून त्यावर चिकटून राहिल्यामुळे तुम्ही आधी घेतलेल्या तुमच्या कॉन्फरन्स कॉल मीटिंगचे उद्दीष्ट साध्य करण्याच्या अगदी जवळ जाईल कारण तुमच्या सभेतील सर्व महत्त्वाच्या विषयांवर चर्चा करण्यासाठी वाटप करण्यात येईल.

हे लक्षात ठेवणे देखील महत्त्वाचे आहे की आपण सर्वजण फक्त माणसेच आहोत आणि काहीवेळा आपल्यापैकी बर्‍याचजण चुका करतात, स्पर्श करतात, किंवा मनोरंजनासाठी मूर्ख असतात. आपण आपली परिषद कॉल बैठक नियोजित वेळेवर ठेवली पाहिजे, परंतु कृपया याबद्दल लढाऊ होऊ नका. प्रत्येक सभेमध्ये काही मजा करण्यासाठी जागा आहे.

सभेचे सविस्तर आमंत्रणे पाठवा आणि त्यांच्यावर पाठपुरावा करा

आमची आमंत्रणे पाठवताना हा नियम “आधीचा, चांगला” असा आहे. अशाप्रकारे, आपल्याकडे लोक आपल्या सभेत RSVP ला विसरले असल्यास त्यांना हळूवारपणे आठवण करून द्यायला आपल्याकडे वेळ आहे. आपल्या सहभागींना वेळ देणे त्यांना आपल्या सभेची तयारी करण्यास देखील अनुमती देते आणि त्यांना संमेलनापूर्वी जाणून घेण्याची आवश्यकता असलेल्या वेगवान गतीने पुढे आणते.

आपला अजेंडा तपशीलवार का आवश्यक आहे? फक्त कारण जेव्हा सहभागींना माहित असते की त्यांना एखाद्या विशिष्ट विषयावर किंवा नोकरीबद्दल विचारले जाईल तेव्हा ते उत्तर आधीच तयार करतात. मूलभूतपणे, ते त्यांच्या सभेसाठी अधिक तयार असतील, जरी तयार नसलेल्या व्यक्तीसारखा एकटा होऊ नये म्हणून जरी.

“पार्क” कॉन्फरन्स कॉल मीटिंगचे विषय जे संबंधित नाहीत

जेव्हा आपली बैठक असंबंधित स्पर्शिकाकडे जाऊ लागते तेव्हा आपण काय करावे? आपण त्यांना थांबायला सांगू शकता, परंतु कदाचित हा सर्वात कुशल आणि योग्य उपाय असू शकत नाही. त्याऐवजी, संमेलनाच्या शेवटी किंवा नंतर भेट दिलेल्या या स्पर्शिका “पार्किंग” करून पहा. काही लोक याला “पार्किंग” म्हणतात.

जर एखाद्याने वैध बिंदू उचलला असेल तर त्याकडे लक्ष देणे आवश्यक आहे, परंतु अद्याप संमेलनास स्पष्टपणे संबद्ध नाही. अशाप्रकारे, तुमची बैठक चालू असतानाही, महत्त्वाच्या विषयांवर त्यांना आवश्यकतेचे लक्ष दिले जाऊ शकते, विषयविरहित चर्चेने कोणतेही लक्ष न देता.

पुढील चरणांवर सहमत असल्याची खात्री करा

ही पायरी आवश्यक आहे. संमेलनाच्या शेवटी, पुढील सर्व चरणांची पुनरावृत्ती करा तसेच मालकी कोण घेईल हे देखील पुन्हा सांगा. एकदा सर्व पक्षांनी त्यांच्या कामांवर सहमती दर्शविली की कोणीही गोंधळात पडण्याचे किंवा “त्यांच्या मनाची घसरण” असे म्हणण्याचे कारण बनवू शकत नाही.

ना धन्यवाद क्यू, आपण सर्व सहभागींना एआय-व्युत्पन्न मीटिंगचे उतारे देखील पाठवू शकता जेणेकरून काय करावे लागेल याबद्दल संभ्रम नाही.

पुढील बैठक केव्हा होईल यावर सहमत झाल्यानंतर आपण नंतर आपल्या पार्किंगच्या ठिकाणी वर्तुळ करू शकता आणि कोणत्याही अतिरिक्त तपशीलावर पत्ता देऊ शकता किंवा चॅट करू शकता. जेव्हा आपण कॉन्फरन्सिंग कॉल मीटिंगचे आयोजन करता तेव्हा सद्य घटना आणि चित्रपट यासारख्या गोष्टींबद्दल बोलणे कधीकधी निरर्थक वाटू शकते, परंतु सकारात्मक कार्यस्थळावरील पारिस्थितिकी तंत्र आणि आनंदी कर्मचार्यांसाठी ते आवश्यक आहे.