Semasa anda merancang perjumpaan dalam talian, anda harus lebih daripada berharap peserta memberi perhatian! Sebenarnya, anda ingin memberi inspirasi kepada mereka untuk terlibat dan hadir. Untuk itu, mesyuarat dalam talian anda perlu disusun. Ia perlu dirancang dan melayani penonton anda.
Lagipun, apa tujuannya? Mengapa meluangkan waktu untuk mengumpulkan pasukan untuk memeriksa laporan kemajuan atau membuka jalur komunikasi untuk bertukar pikiran jika satu-satunya suara yang didengar adalah jangkrik?
Dengan pendekatan yang lebih interaktif untuk perjumpaan dalam talian anda, anda dapat mengharapkan penglibatan yang tinggi, penyerapan maklumat yang lebih baik, dan pemahaman yang lebih mendalam mengenai kandungan anda. Mungkin juga sedikit keseronokan!
Mari kita pergi ke perniagaan - mesyuarat perniagaan, iaitu!
Menurut artikel Harvard Business Review, pengurusan atasan, para eksekutif tingkat C, dan pembuat keputusan lain menghabiskan hampir tiga perempat masa mereka bertemu dengan orang lain untuk membincangkan kemajuan kerja. Itulah banyak masa yang dihabiskan dalam perjumpaan.
Jangan lupa juga pekerja jarak jauh. Berkat teknologi canggih, pertemuan dalam talian dengan pasukan dan rakan sekerja di lokasi yang berbeza dapat dilakukan tetapi masih terdapat cabaran dengan zon waktu, hubungan dan projek penyelarasan. Di sinilah masa yang dihabiskan dapat hilang atau disalahgunakan.
Adakah anda melakukan semua yang anda dapat untuk memastikan perjumpaan dalam talian anda produktif dan penggunaan masa yang baik?
Sekiranya anda ingin:
- Cari kaedah yang lebih mudah untuk berkoordinasi dengan rakan sekerja dan pekerja jarak jauh
- Tetap berhubung tanpa mengira masa atau jarak
- Meningkatkan semula interaksi
- Tolak untuk lebih banyak penyertaan dan keberkesanan
Berikut adalah beberapa idea untuk menghidupkan mesyuarat agar menjadikannya lebih interaktif dan berkesan:
Pertama, tanyakan pada diri sendiri: Adakah perjumpaan ini penting? Adakah anda benar-benar perlu mengadakan mesyuarat ini?
Agar peserta dapat berinteraksi dan berkolaborasi, suara, pendapat, penemuan dan perkongsian maklumat harus didengar. Sekiranya terdapat perjumpaan dalam talian, dialog lebih disukai daripada monolog.
Sekiranya terdapat pengumuman atau maklumat yang tidak memerlukan peserta untuk menambahkan atau bekerja dan hanya mendengar, pertimbangkan bagaimana mesej anda lebih sesuai dalam e-mel. Untuk pertemuan yang interaktif dan menarik, meminta peserta untuk mendengar sahaja boleh menyebabkan mereka kehilangan atau berpura-pura berminat.
Setelah kandungan dan tujuan perjumpaan dalam talian ditetapkan sebagai "perlu", inilah yang harus dilakukan seterusnya:
12. Urus Harapan
Memupuk pemikiran yang betul di kalangan rakan sekerja dengan memberitahu mereka terlebih dahulu bahawa penyertaan mereka diperlukan. Dalam agenda yang dihantar sebelum mesyuarat dalam talian, tunjukkan susun atur ringkas mengenai apa yang dapat diharapkan oleh semua orang.
Tunjukkan masalahnya dan beri tahu peserta bahawa idea dan input mereka diminta. Ini memberi mereka masa untuk berfikir dan menyelesaikan masalah, sementara juga menetapkan beberapa peraturan dasar.
Selain itu, biarkan mereka mengetahui beberapa etika asas yang diharapkan, seperti:
- Tekan "bisu" semasa anda tidak bercakap
- Jangan makan atau minum
- Jauhkan telefon dan gangguan lain pada jeda
11. Daftar masuk dengan rakan sekerja
Mengingat wabak baru-baru ini dengan berjuta-juta orang bekerja dari rumah sebagai hasilnya, kerja jarak jauh dapat merasa terpencil. Dengan hanya merancang perjumpaan pada hari Isnin dan dimulakan dengan pertanyaan sederhana, "Apa yang anda buat hujung minggu ini?" anda boleh mendapatkan penyertaan dan mendorong rakan sekerja untuk terbuka.
Lebih baik lagi, bergantung pada ukuran pertemuan anda, gunakan waktu perkenalan ini untuk membuat semua orang menghubungi dan mengucapkan terima kasih kepada rakan sekerja untuk sesuatu yang mereka lakukan. Besar atau kecil, dengan menunjukkan penghargaan dengan panggilan nama sederhana dan teriakan tugas, rasa syukur berfungsi untuk membuat semua orang berasa lebih berhubung. Ini adalah kaedah kecil tetapi hebat untuk mendorong ikatan sosial di platform maya.
Adakah pasukan anda terdiri daripada banyak pekerja jarak jauh? Tanamkan lebih banyak rasa ikatan sosial dengan menyuntik sedikit keseronokan untuk membantu memecahkan keseimbangan dan membuat orang merasa kurang kesunyian dengan jarak sosial atau bekerja dari rumah:
- Pengenalan Spice Up:
Bilik mesyuarat dalam talian penuh dengan orang yang tidak dikenali? Jemput peserta untuk memperkenalkan diri mereka dan sedikit maklumat yang unik:
-
- Lagu karaoke kegemaran mereka
- Hidangan masakan rumah khas mereka
- Konsert terbaik yang pernah mereka kunjungi
Bilik mesyuarat dalam talian dengan rakan sekerja yang sama? Jemput wajah yang dikenali untuk:
-
- Bincangkan secara ringkas filem yang bagus yang baru mereka tonton
- Kongsi bagaimana keadaan haiwan kesayangan mereka
- Buka mengenai hobi atau projek peribadi yang mereka jalankan
- Gunakan otak anda:
Latihan membina pasukan tidak boleh jatuh ke tepi jalan hanya kerana ahli pasukan lebih tersebar. Berikan kriteria lebih awal agar peserta dapat tampil bersedia. Cuba persembahan Charades dalam talian pendek, atau Balderdash untuk kaedah yang lebih menarik untuk membuka pertemuan. - Main Permainan Meneka:
Cara lain untuk membuat orang lebih terlibat adalah dengan meminta setiap peserta memainkan versi mudah ISpy dengan menerangkan item di kawasan kerja terpencil mereka.
10. Buat Agenda Mesyuarat Anda Menjelang Masa
Sekiranya agenda mesyuarat anda jelas dan jelas, anda boleh menjangka ROI yang sama dengan mesyuarat dalam talian anda! Tanpa rancangan atau pemikiran awal, penyegerakan yang kabur dan salah maklumat akan menyebabkan kekeliruan dan membuang masa.
Siapkan agenda berstruktur yang menggariskan isu-isu penting, dan sebutkan perkara yang diperlukan dan diharapkan daripada peserta. Kirim sekurang-kurangnya sehari lebih awal dan jangan lupa menggunakan tetapan undangan dan peringatan anda untuk menyebarkan maklumat dengan cepat.
9. Sediakan Teknologi Anda
Seindah teknologi, masih ada kesempatan ia dapat sedikit membosankan. Rasa yakin semuanya berjalan dengan lancar dengan menguji teknologi anda, dan memastikan semua peranti diisi. Ketahui di mana kedai elektrik anda dan dekatkan pengecas anda. Uji kamera, mikrofon, sambungan internet dan pertimbangkan perkara lain yang mungkin anda perlukan:
- Adakah pencahayaan anda terlalu terang atau terlalu redup?
- Adakah anda dikelilingi oleh banyak kekacauan?
- Adakah anda berada di kawasan lalu lintas tinggi di mana orang datang dan pergi?
- Bilakah kali terakhir anda mematikan / menetapkan semula peranti anda?
Pertimbangkan untuk memasukkan perkara-perkara ini dalam e-mel agenda pra-mesyuarat supaya semua orang tahu.
8. Bernafas Hidup Sehingga Penghantaran Anda
Pasti anda dapat menjalankan perjumpaan dalam talian anda dengan berkesan dengan membuang item-item penting tetapi anda juga boleh menambahkan beberapa pizzazz untuk membuat orang tertarik:
- Jemput Pergerakan
Kita semua tahu betapa mudahnya dilaburkan dalam pekerjaan. Bangun dari meja anda adalah idea yang bagus tetapi dapat dilupakan ketika anda sedang dalam usaha memadamkan api atau menulis e-mel yang panjang. Pada suatu ketika dalam perjumpaan dalam talian anda, goyangkan sedikit dengan meminta peserta menggerakkan darah mereka. Pergerakan yang sederhana seperti meregangkan tangan di atas kepala atau berdiri dan duduk beberapa kali atau melakukan beberapa regangan meja boleh meningkatkan oksigen ke otak dan berfungsi untuk mengatasi perasaan letih dan kelesuan. - Tambah Visual
Galakkan interaksi dan sampaikan kandungan anda kepada khalayak anda dengan
menggunakan warna terang, video, foto dan panggilan cepat. Jadikan kandungan anda mudah dicerna dan tidak dapat dilupakan dengan persembahan yang mudah difahami yang menarik dengan penggunaan visual dan mungkin meme yang sesuai dan sesuai! - Dapatkan Maklum Balas Dalam Masa Nyata
Lihat bagaimana orang menyerap kandungan anda dengan mengadakan tinjauan pendapat di tempat. Bukan hanya keseronokan ini, mereka juga mengganggu program ini dan memberi anda maklumat masa nyata yang berguna. Ia berfungsi sebagai alat membuat keputusan segera, menjaga keterlibatan tinggi dan membantu menyusun langkah seterusnya.
7. Mendelegasikan Tugas
Apabila orang bertanggungjawab menyumbang sesuatu dalam perjumpaan dalam talian seperti menyederhanakan, menjalankan aktiviti pemecah ais atau membuat nota, semakin sibuk setiap orang. Selain itu, ini membantu mengurangkan mesyuarat. Tetap jelaskan peranan dengan memasukkan hanya mereka yang perlu berada di sana seperti pembuat keputusan, penasihat, pelatih, dll.
- Memilih Moderator
Seorang moderator memastikan mesyuarat tidak terganggu. Tugasnya adalah mengawasi teknologi, memimpin dengan otoritas, memberikan izin berbicara kepada mereka yang memerlukannya, bertanggung jawab untuk merakam, dan menonton bahawa kualiti audio dan video dijaga.
6. Ikuti Jangka Masa
Apabila anda menyedari masa terhad yang anda ada, produktiviti cenderung meningkat. Bekerja dengan "bingkai" had masa mesyuarat dan memberikannya fokus. Tetapkan masa tertentu untuk setiap titik utama dengan penyangga 10 minit. Dengan cara itu semua orang boleh berakhir tepat pada waktunya atau lebih awal!
5. Buang Gangguan
Sangat mudah (dan sangat biasa) ingin memeriksa e-mel anda atau melihat-lihat telefon anda semasa dalam perjumpaan dalam talian. Ikuti ketepatan masa dan hindari godaan dengan menghilangkan gangguan dari awal: tutup tab pada komputer riba anda, letakkan telefon anda dalam keadaan senyap (atau mod kapal terbang!), Tutup tingkap untuk menutup bunyi latar belakang (atau gunakan fon kepala) dan simpan makanan ringan selepas!
(alt-tag: Wanita duduk di meja dengan bekerja di komputer riba terbuka yang duduk di dekat tingkap pada awal pagi)
4. Menggalakkan Kerjasama
Gunakan perjumpaan dalam talian untuk menjana idea daripada peserta. Luangkan sedikit masa untuk mengambil ciri-ciri sesi berfikir atau sesi sumbang saran. Benarkan orang mengemukakan idea mereka sendiri atau mengeluarkan idea orang lain; Cubalah ciri seperti papan putih dalam talian untuk mengalirkan jus kreatif.
3. Memasukkan Permainan
melalui gamification, anda dapat menjangkakan tahap interaktiviti dalam perjumpaan dalam talian anda akan meningkat! Sertakan pertanyaan kecil di awal dan minta peserta untuk menindaklanjutinya. Ini juga boleh diberi insentif - makan tengah hari yang panjang, pertukaran syarikat, cuti awal, dan lain-lain. Contohnya:
- Pilih gambar atau watak yang akan disematkan sepanjang slaid dan minta peserta menjawab berapa kali ia dilihat sepanjang persembahan.
- Lontarkan kuiz ringkas di akhir untuk menguji pemahaman peserta mengenai isi kandungannya.
- Kumpulkan petikan dari rakan sekerja dan minta mereka meneka siapa yang mengatakan apa.
2. Diakhiri Dengan Item Tindakan yang diartikulasikan dengan baik
Maksud perjumpaan dalam talian adalah untuk mengumpulkan peserta dan berkumpul untuk mencapai kemajuan ke langkah seterusnya. Ini hanya dapat dilakukan dengan item tindakan yang jelas. Apabila semua orang menyedari apa yang harus mereka lakukan barulah perkara dapat diselesaikan. Sebelum perjumpaan selesai, periksa bahawa peserta sudah jelas mengenai peranan mereka. Luangkan beberapa saat untuk membincangkan perkara yang dibincangkan dan menugaskan orang itu untuk pekerjaan itu.
1. Kongsi Ringkasannya
Banyak yang boleh berlaku dalam mesyuarat dalam talian. Banyak idea, cadangan dan pendapat dilontarkan, itulah sebabnya nota yang diringkaskan dengan berkesan berkesan untuk mengekalkan integriti penyegerakan.
Pilih perisian persidangan video yang disertakan dengan ciri rakaman dan atau kemampuan AI untuk menangkap semua yang turun. Membuat nota secara manual selalu merupakan idea yang baik, tetapi apabila anda mempunyai teknologi yang berfungsi di latar belakang, anda boleh melakukan semasa pertemuan dengan mengetahui selebihnya dijaga.
Berikut adalah beberapa lagi helah untuk menjadikan perjumpaan dalam talian anda yang seterusnya bersinar:
- Ikuti Jenama Anda Di Semua Titik Sentuh Mesyuarat Anda
Menuju prospek? Rakam mesej anda sendiri yang memperkenalkan nama syarikat anda, slogan dan pengumuman penting semasa peserta hadir ke bilik mesyuarat dalam talian yang boleh disesuaikan. Buat kesan pertama yang hebat yang digilap dan profesional dengan logo dan warna jenama anda di antara muka pengguna. - Gunakan AI Untuk Melakukan Kerja Kaki
Dalam perjumpaan dalam talian, anda sedang melakukan kerja ke hadapan. Pilih persidangan video penyelesaian yang berfungsi di latar belakang untuk menyediakan transkripsi, tag pembesar suara dan cap tarikh untuk mencari dengan mudah kemudian. - Tekan Skrin Kongsi Untuk "Tunjukkan" Bukan "Beritahu"
Dengan perkongsian skrin pilihan, menavigasi demonstrasi dan ciri produk yang sukar dijelaskan semasa perjumpaan dalam talian menjadi lebih mudah. Semua orang dapat memahami apa yang anda katakan apabila mereka dapat melihatnya di depan mata mereka. Bawa peserta ke halaman yang sama apabila setiap tindakan dapat ditunjukkan dalam masa nyata.
Biarkan Callbridge menyegarkan mesyuarat dalam talian anda. Dengan teknologi canggih, ciri yang dapat disesuaikan dan antara muka pengguna yang direka secara intuitif, pertemuan anda menjadi lebih menarik dan produktif.
