Mesyuarat jarak jauh telah menjadi bahagian penting dalam cara kerja dilakukan di seluruh dunia. Walaupun anda tinggal di bandar besar, ia membantu merapatkan jurang jika anda berada di satu bahagian bandar dan pejabat anda berada di bahagian lain. Panggilan persidangan dan persidangan video jadikan ia kelihatan seperti tiada jarak antara penghantar dan penerima, mengubah cara kita berkomunikasi. Sungguh menakjubkan bahawa kita hidup dalam era di mana kita boleh mengekalkan pejabat di Singapura, London, New York dan ibu yang tinggal di rumah yang tinggal di pinggir bandar – semuanya pada halaman yang sama bekerja bersama-sama.
Oleh itu, memandangkan syarikat anda telah memasukkan bakat terbaik dan anda telah mewujudkan rentak mesyuarat yang berkesan, terdapat stigma bahawa pengurus lebih suka mesyuarat secara peribadi daripada pertemuan yang jauh. Walaupun ini secara tradisinya benar, begitu juga dengan keupayaan untuk menyesuaikan dan menyediakan pekerja jauh dengan alat terbaik perdagangan untuk lebih produktif, menarik (dan keselamatan siber!) mesyuarat yang membawa kepada mencapai angka dan menghancurkan matlamat.
Memandangkan peraturan berbeza dikenakan apabila anda tidak berada dalam pertemuan bersemuka, mengadakan perbualan tentang "peraturan emas" melibatkan semua orang supaya setiap penyegerakan boleh dihantar dan diterima dengan cara yang mendapat hasil. Berikut ialah peraturan utama yang perlu diingat dalam hubungan kerja jauh:
SEBELUM MESYUARAT
Ketahui Teknologi Anda
Menghidupkan kamera video dan menghantar kod untuk panggilan persidangan anda adalah mudah. Tetapi mengetahui dengan lebih baik bagaimana perisian dan perkakasan berjalan dapat membuat anda berada dalam keadaan yang baik jika - mengharamkan surga - ada kesukaran teknologi semasa panggilan persidangan. Cegah sebarang gangguan dengan masuk dalam talian 5 minit lebih awal dari jadual sehingga anda dapat mengaturnya lebih awal; atau mempunyai rancangan b bersedia untuk bertindak. Malah melakukan latihan rakaman video adalah langkah bijak!
Tambahkan Lapisan Ke Ruang Berkongsi
Ruang bersama bukan bilik mesyuarat. Sebenarnya, ia adalah bilik mesyuarat yang menyimpan ruang bersama seperti carta kertas, dan papan putih dalam talian, skrin bersama dan banyak lagi. Pekerja jarak jauh dapat merasakan perkara kedua yang terbaik untuk berada di sana secara fizikal dengan dipengaruhi oleh gabungan ruang-ruang ini semasa panggilan persidangan.
Susun Agenda, Kongsi Masa Depan
Panggilan persidangan jarak jauh memerlukan usaha dan perancangan untuk memastikan semua orang dapat hadir. Dengan mengetengahkan topik yang dibahas dan berkongsi agenda terlebih dahulu, anda dapat menyelamatkan momen berharga dengan mengikuti rancangan. Dengan cara ini, para peserta tahu apa yang akan berlaku dan mereka dapat mendengar secara aktif serta bersedia dengan bahagian pertemuan mereka.
Jemput Beberapa Pilih
Semakin tinggi jumlah peserta dalam panggilan persidangan, semakin rendah jangkaan untuk turut serta dalam perbincangan. 1-10 orang hadir sangat sesuai.
SELAMA MESYUARAT
Jaga Matlamat Mesyuarat di Hadapan dan Pusat
Dengan kata mudah, ingatkan semua orang apa yang perlu dicapai pada akhir panggilan persidangan. Catatnya di papan putih dalam talian, misalnya, supaya semua orang dapat melihatnya dengan jelas, dan menggunakannya untuk mengarahkan peserta jika mereka terlalu jauh semasa perbincangan.
Peranan Panggilan Persidangan Gamify
Peranan dapat diberikan kepada hadirin yang berlainan seperti fasilitator, penjaga masa dan juru tulis untuk memperhatikan semua perkara tindakan dan keputusan yang dibuat. Untuk mesyuarat berulang, lukiskan nama dan ubah peranan sehingga diputuskan pada awal perjumpaan dan - kejutan! - mungkin anda! Ini gamifikasi akan memastikan orang terus terlibat.
Semua Orang Mendapat Pengenalan
Para hadirin lebih bersedia untuk mengambil bahagian dalam panggilan persidangan apabila mereka mempunyai pemahaman yang lebih baik tentang siapa yang sedang menghubungi mereka. Pengenalan pantas semua orang dalam mesyuarat, (walaupun terdapat ikon atau gambar) menambahkan sentuhan kemanusiaan dan membuat pekerja jauh merasa dapat dilihat dan didengar!
Galakkan Ceramah Kecil Kecil
Berhubungan dengan rakan sekerja yang jauh menjadikan kehadiran mereka terasa dalam pertemuan itu. Ikhtisar hari mereka yang cepat, cuaca, rancangan untuk hujung minggu - membuat mereka merasa seperti mereka dikenali di dunia nyata dan juga dunia digital.
SELEPAS MESYUARAT
Himpunkan Susulan
Ringkaskan perkara utama dan terobosan pertemuan yang akan dihantar. Bahagian yang menjadikannya menarik? Tambahkan elemen keseronokan dan persahabatan. Gif, video, atau gambar lucu membantu menjadikan e-mel atau mesej sembang tidak dapat dilupakan, yang pada gilirannya akan membuat semua orang menantikan e-mel susulan selepas mesyuarat akan datang.
Nyatakan Nombor
Kesihatan dan produktiviti perhubungan kerja jauh bergantung pada mencapai matlamat, mencapai angka dan mencapai objektif prestasi. Luangkan masa untuk membincangkannya dalam mesyuarat, atau hantar e-mel susulan yang menggariskan perubahan, pencapaian, penambahbaikan, dsb.
Biarkan perisian persidangan berprestasi tinggi Callbridge memberi nafas hidup kepada panggilan persidangan perniagaan. Platform bilik mesyuarat kelas pertamanya merapatkan jurang untuk mesyuarat maya dan dunia sebenar. Dengan ciri kolaborasi yang luar biasa yang termasuk perkongsian skrin, perkongsian fail, pembentangan dokumen dan sembang kumpulan, teknologi audio visual Callbridge yang luar biasa memupuk hubungan kerja jauh.
