Dengan tahun 2020 hingga permulaan yang gemuruh, adalah selamat untuk mengatakan bahawa sekarang, pertengahan tahun, pengalaman anda dengan persidangan video telah meningkat sepuluh kali ganda. Pejabat anda kemungkinan besar telah berubah menjadi pendekatan yang lebih dalam talian, dari rumah ke rumah, membuka pintu untuk komunikasi dalam talian menggunakan persidangan video dengan pelanggan, dalam taklimat pasukan, panggilan persidangan pengurusan atasan, sesi sumbang saran, perjumpaan status ... dan senarai masuk pada.
Lebih-lebih lagi apabila kita terus menyesuaikan diri dengan perubahan zaman yang dihadapi setiap orang, tenaga kerja menjadi terbahagi dalam bagaimana mereka secara fizikal (atau hampir!) Muncul untuk bekerja. Adakah anda mempunyai rakan sekerja yang bekerja dari rumah sepenuh masa? Adakah pengurusan meletakkan 2 hari seminggu di pejabat dan kemudian bekerja dari jauh? Adakah anda berulang-alik antara pelanggan yang harus tinggal di pejabat 5 hari seminggu?
Apabila rakan sekerja dan ahli pasukan telah tersebar di lanskap digital dan fizikal, menjaga semua orang bersama dapat membuktikan tugas yang sukar walaupun bukan yang mustahil! Walaupun terdapat kekangan masa, hambatan bahasa, perbezaan hierarki, dan cabaran umum dengan pengurusan masa, setiap orang benar-benar ingin menjadikan kerja sama seefektif dan produktif mungkin.
Inilah cara untuk mengekalkan persekitaran kerja kolaboratif secara berkesan sekiranya pasukan anda berpecah di rumah, di pejabat, atau di lapangan.
9 Cara Mengendalikan Kerjasama Merentas Pejabat:
9. Elakkan Kekacauan E-mel
E-mel adalah kunci untuk berkomunikasi dengan pantas dan berkesan sambil memastikan ada "jejak". Tetapi apabila soalan kecil menjadi perbualan raksasa yang panjang dan rumit, keberkesanan pertukaran itu menjadi berbelit-belit.
Beralih kepada alat komunikasi perniagaan yang menyediakan saluran di mana kerja, status dan kemas kini dipaparkan secara visual dan grafik, memberikan semua orang pandangan yang lebih mudah diurus tentang apa yang berlaku. Alat kolaborasi seperti Slack mewujudkan perpaduan seperti ini, begitu juga perisian persidangan video yang dilengkapi dengan pilihan penyepaduan . Dengan cara ini, anda boleh menyatukan dua platform untuk prestasi kolaboratif yang terbaik.
8. Perhatikan Beban Kerja
Melihat apa yang diusahakan oleh semua orang melalui alat pengurusan projek membantu mengetahui status projek dan siapa yang melaksanakannya. Dengan cara itu sama ada anda berada di rumah atau dalam perjalanan untuk bekerja, anda dapat melompat dan melihat apa yang sedang berjalan.
Manfaatkan pengekodan warna dan penggunaan baris dan lajur untuk mengatur fail, lokasi dan penjejakan masa. Sebaliknya, mengadakan mesyuarat dalam talian menggunakan persidangan video untuk membincangkan projek secara masa nyata menawarkan peluang kepada rakan sekerja untuk meluahkan perasaan mereka tentang situasi semasa dan perasaan mereka. Memupuk rutin mesyuarat dalam talian di mana status dan kemas kini dibincangkan akan membantu mengenal pasti perkara keutamaan, kesesakan dan mengurangkan garis masa yang terlepas.
(alt-tag: Wanita bergaya berjalan di jalan sambil memegang telefon bimbit sambil melihatnya dan melihat-lihat.)
7. Perhatikan Zon Waktu
Tidak sesuai untuk menghadiri perjumpaan "mata merah" atau pertemuan sebelum tidur, tetapi ketika menjadualkan projek atau penyegerakan, zon waktu berperanan dalam menentukan kapan mengadakan perhimpunan antara pejabat.
Memastikan jadual semua orang berguna dan tersedia membolehkan tuan rumah atau penganjur dapat melihat masa terbaik untuk mengadakan perjumpaan dalam talian. Cari perisian persidangan video yang disertakan dengan penjadual zon waktu atau terbuka kepada beberapa peserta yang dijemput yang perlu merakam mesyuarat sekarang untuk menontonnya nanti.
6. Daftar Masuk Secara Berkala
Apabila pasukan anda tersebar di pejabat, rumah dan lapangan, mudah kehilangan beberapa tingkah laku yang lebih biasa yang diperoleh ketika anda bekerja bersama-sama dan hanya beberapa kaki dari satu sama lain - seperti melirik untuk bertanya atau lewat satu sama lain di dewan atau bilik rehat.
Untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama, gunakan kebiasaan untuk selalu menyentuh asas. Jangan teragak-agak untuk membuat sambungan beberapa kali seminggu sama ada melalui e-mel, penyegerakan, panggilan persidangan, persidangan video atau sembang teks!
5. Mengandalkan Automasi Untuk Menjejaki
Menguruskan tarikh akhir, status, dan kemajuan kerja tidak semudah anda tidak dapat melakukannya sendiri. Tetapi apabila anda dapat membuang kerja berulang yang memakan masa, anda melonggarkan masa untuk menghabiskan tugas yang lebih penting. Selain itu, membuang unsur manusia menghasilkan hasil yang lebih baik dan tepat. Biarkan automasi mengangkat berat untuk anda:
- Jadualkan jemputan dan peringatan untuk persidangan video yang akan datang
- Gabungkan Kalendar Google dengan perisian persidangan video anda untuk jadual dan pemberitahuan yang lancar
- Kongsi maklumat masa nyata dengan Dokumen Google dan dapatkan pengeditan serta perubahan segera yang dihantar ke e-mel anda
- Pengurusan projek dan alat video yang mengautomasikan hamparan, maklumat pelanggan, rakaman, transkripsi dan banyak lagi.
4. Gunakan Aplikasi Mudah Alih
Sekiranya ada perjumpaan dalam talian, aplikasi mudah alih memberi rakan sekerja pilihan yang cepat dan mudah untuk dapat membuat panggilan dari mana sahaja mereka berada - di jalan, di halaman belakang, atau di ruang makan.
Memulakan perjumpaan dalam perjalanan dari telapak tangan memberi anda perjumpaan berkualiti tinggi yang sama baiknya seperti di desktop anda. Anda masih boleh menjadualkan pertemuan terlebih dahulu atau di tempat; anda boleh mengakses dan menyegerakkan ke Kalendar dan Buku Alamat anda; dan tentu saja, di mana anda berada adalah tempat pertemuan anda. Aplikasi mudah alih memberi anda kebebasan untuk melakukan mesyuarat atau panggilan di mana sahaja terdapat sambungan internet.
Selain itu, anda masih mendapat akses ke sejarah panggilan, transkrip dan rakaman anda, dalam persekitaran mesyuarat yang selamat dan selamat.
3. Buat Hab Penyimpanan Kerja "Standard"
Jadikan semua fail penting, pautan, dokumen, dan media mudah diakses dan disimpan di satu lokasi. Apabila terpusat di satu tempat, tidak perlu melakukan tugas seperti itu. Apabila item dikatalogkan, disusun, dan tersedia dalam masa nyata, setiap orang dapat mengakses fail terbaru, mesyuarat terdokumentasi terbaru, dan keputusan penting.
Beberapa cadangan lain:
Sekiranya anda mempunyai pejabat di lokasi yang berbeza, mungkin terdapat lebih dari satu bahasa yang dituturkan. Cobalah untuk tetap menggunakan bahasa yang paling banyak digunakan dan jika anda perlu berkomunikasi dalam bahasa lain, lakukan perbualan secara tertutup melalui sembang teks atau di saluran yang berasingan.
Elakkan membuat pendua dokumen dengan melabelnya dengan betul, jelas dan jelaskan bahawa ada prosedur untuk mengatasinya. Tidak ada yang lebih buruk daripada membuang waktu pada dokumen yang sudah selesai, mempunyai versi yang lebih baru, atau tersesat.
Ketahui kaedah komunikasi mana yang paling sesuai untuk objektif anda. Sekiranya anda memerlukan penjelasan mengenai perincian atau pertanyaan ya atau tidak, hantarkan mesej rakan anda dalam sembang teks. Sekiranya anda mempunyai kebimbangan mengenai permintaan cuti yang akan datang, hantarkan e-mel. Sekiranya terdapat masalah dengan rakan sekerja dan ini mempengaruhi kemampuan anda untuk melakukan dan menghasilkan kerja yang baik, jadilah persidangan video satu lawan satu.
2. Mengamalkan Pendekatan "Video-First"
Terutamanya dalam konteks pandemik yang telah menjejaskan dunia, pendekatan berpusatkan video yang menghargai interaksi bersemuka berfungsi untuk memastikan rakan sekerja berasa seperti mereka sedang bekerja dengan orang sebenar dan bukannya idea untuk bekerja dengan orang sebenar. Menunjukkan wajah anda, berkongsi suara anda, menggerakkan badan anda – ini semua adalah sebahagian daripada mewujudkan versi anda yang lebih realistik dalam suasana maya. Persidangan video berfungsi untuk mewujudkan persekitaran pejabat yang normal ke dalam landskap digital.
Selain itu, mengapa "beritahu" kapan Anda dapat "menunjukkan?" Beberapa persembahan - terutamanya yang melibatkan konsep, dan idea abstrak atau navigasi yang menarik melalui reka bentuk laman web - lebih baik dengan demonstrasi menggunakan perkongsian skrin. Rakan-rakan sekerja benar-benar berada di halaman yang sama dalam sesi persidangan video anda dengan tempat duduk depan untuk idea anda.
1. Eksperimen Dan Dapatkan Maklum Balas
Seperti kebanyakan pengaturan, ada sedikit peralihan dan percubaan yang terlibat. Kerjasama antara pejabat yang lebih mirip mesin yang bagus dan bukannya berkarat, perlu melaksanakan strategi, cara komunikasi, dan alat yang berbeza untuk melihat tindakan terbaik yang sesuai untuk pasukan.
Salah satu faktor terpenting yang akan menentukan kejayaan pasukan atau output projek adalah kesediaan setiap orang untuk saling mempercayai. Adakah ahli pasukan dapat memperlakukan satu sama lain dengan hormat? Adakah pekerja jarak jauh menurunkan berat badan dan bukannya hanya berehat? Adakah pekerja pejabat terlalu banyak, ingin membuat dan memimpin?
Dengan fokus pada perancangan, penggunaan alat membina pasukan, dan sedikit persahabatan di sana sini, walaupun pasukan anda tersebar, mencuba perkara baru untuk merapatkan jurang tidak semestinya menakutkan. Penting untuk mencuba strategi dan alat baru dan melihat strategi mana yang memberikan hasil terbaik untuk pasukan dan objektif anda.
Kerjasama merentas pejabat akan sentiasa datang dengan beberapa konflik dan cabaran. Hasil kerja rakan sekerja yang bekerja di dalam dan di luar pejabat, dekat dan jauh, dan beroperasi pada jadual yang berbeza seperti waktu fleksibel , sambilan atau sepenuh masa, semuanya memberi kesan kepada output dan aliran kerja. Walau bagaimanapun, walaupun dalam keadaan dunia semasa, ini adalah peluang untuk menyesuaikan diri dengan keseimbangan kerja-kehidupan yang berpotensi lebih bersepadu yang bergerak dan berubah mengikut teknologi yang kita gunakan.
Biarkan rangkaian perisian persidangan video dua arah Callbridge yang unik mewujudkan perpaduan antara pasukan. Teknologinya direka untuk menghubungkan orang, jadi perniagaan anda dapat berkembang tanpa mengira seberapa banyak tenaga kerja anda tersebar.
Callbridge memenuhi perniagaan bersaiz sederhana yang mencari penyelesaian canggih yang merapatkan perbezaan dalaman antara rakan sekerja dan secara luaran dengan pelanggan, vendor, pihak berkepentingan, dan bahagian penting penting lain dari perniagaan anda yang sedang berkembang. Menawarkan pelbagai ciri kolaboratif untuk mendorong keterlibatan dan produktiviti, platform persidangan audio, video dan web pakar Callbridge membuat anda tetap terhubung dengan selamat dan selamat di mana sahaja anda berada dan ke mana sahaja anda pergi.
Apa yang membuat Callbridge berbeza?
Transkripsi mesyuarat melalui AI – Pembantu peribadi pintar buatan anda, Cue™, menguruskan rakaman mesyuarat anda dan mengenal pasti penceramah, topik dan tema.
Integrasi dengan Slack dan Google Calendar – Jangan terlepas sebarang integrasi apabila anda boleh berintegrasi bersama Google Suite, Outlook dan Slack.
Ciri-ciri Luar Biasa – Nikmati ciri-ciri bertaraf dunia seperti Rakaman Mesyuarat , Perkongsian Skrin , Perkongsian Dokumen , Papan Putih Dalam Talian dan banyak lagi!
Keselamatan Peringkat Tinggi – Yakinlah maklumat anda selamat dan terjamin dengan Kod Akses Sekali Pakai, Kunci Mesyuarat dan Kod Keselamatan.
Penjenamaan Tersuai – Jadikan bilik mesyuarat dalam talian anda berjenama dan unik menggunakan logo dan piawaian jenama anda sendiri.
Tiada Muat Turun Diperlukan – Tiada wayar dan peralatan berat, hanya penyelesaian persidangan video berasaskan pelayar tanpa muat turun.
