Cara Mengadakan Mesyuarat Panggilan Persidangan
Jika anda seperti kebanyakan pemilik perniagaan kecil, anda perlu menjadi hos mesyuarat panggilan persidangan atau t wo untuk merancang atau sumbang saran dengan pasukan anda. Anda juga mungkin menyedari sekarang bahawa tidak semua mesyuarat adalah produktif seperti yang mungkin.
Kadang-kadang pekerja muncul lewat. Kadang-kadang mereka terlalu mengantuk atau terganggu. Pada masa lain, mereka tidak muncul sama sekali. Kadang-kadang tertanya-tanya adakah mungkin untuk mengadakan mesyuarat panggilan persidangan di mana tidak ada yang salah.
Nasib baik untuk anda, pertemuan panggilan persidangan yang bermakna dan produktif adalah mungkin. Pada callbridge, kami telah melihat dan memfasilitasi perjumpaan yang cukup untuk mengetahui dengan tepat apa yang harus anda lakukan untuk menganjurkan pertemuan yang terbaik. Yang perlu anda lakukan adalah mengikuti langkah cepat dan mudah ini:
Langkah 1: Ingatlah objektif pertemuan yang jelas sebelum anda melakukan perkara lain.
Langkah 2: Buat agenda mesyuarat panggilan persidangan yang terperinci mungkin.
Langkah 3: Hantar jemputan mesyuarat terperinci & ikuti dengan tetamu anda.
Langkah 4: Simpan subjek yang tidak berkaitan untuk kemudian supaya mesyuarat anda tidak terganggu.
Langkah 5: Setuju langkah seterusnya untuk semua orang dalam mesyuarat sebelum mengakhirinya.
Mempunyai Objektif Mesyuarat yang jelas
Sangat mudah untuk berputar dalam bulatan apabila anda menganjurkan mesyuarat untuk "menelusuri projek X" atau "meneroka topik yang berkaitan dengan Y", kerana anda belum menetapkan matlamat yang jelas untuk mesyuarat itu. Sebaliknya, bagaimana pula dengan menetapkan matlamat seperti "menetapkan arah untuk kempen musim luruh", atau "menetapkan dan bersetuju dengan rangka kerja pengukuran untuk iklan media sosial kami".
Cobalah untuk mendapatkan yang spesifik mungkin dengan tujuan anda, dan anda bukan sahaja dapat mengetahui apakah pertemuan anda berjaya atau tidak, tetapi juga sama ada anda sedang atau tidak dalam perbincangan anda.
Buat Agenda Mesyuarat Panggilan Persidangan
Tidak ada yang menulis buku dengan menghabiskan 90% waktunya untuk kata pengantar. Memiliki agenda dan mematuhinya akan menjadikan anda lebih dekat untuk benar-benar mencapai matlamat untuk perjumpaan panggilan persidangan anda yang anda tetapkan lebih awal kerana akan ada masa yang diperuntukkan untuk membincangkan semua perkara penting dalam pertemuan anda.
Juga penting untuk diingat bahawa kita semua hanya manusia, dan kadang-kadang yang terbaik dari kita membuat kesilapan, melakukan tangen, atau hanya bersenang-senang. Anda harus memastikan mesyuarat panggilan persidangan anda mengikut jadual, tetapi jangan bersikap militan. Terdapat ruang untuk bersenang-senang dalam setiap pertemuan.
Hantar Jemputan Mesyuarat Terperinci & Tindak Lanjut
Mengirim undangan mesyuarat, peraturannya adalah "lebih awal, lebih baik". Dengan cara itu, anda mempunyai masa untuk mengingatkan orang dengan lembut sekiranya mereka lupa untuk RSVP ke mesyuarat anda. Memberi masa kepada peserta anda juga membolehkan mereka membuat persiapan untuk perjumpaan anda, dan mempercepat diri mereka yang perlu mereka ketahui sebelum perjumpaan.
Mengapa agenda anda perlu diperincikan? Hanya kerana apabila peserta tahu mereka akan ditanya mengenai topik atau pekerjaan tertentu, mereka cenderung untuk menyiapkan jawapan terlebih dahulu. Pada dasarnya, mereka akan lebih bersedia untuk perjumpaan mereka, walaupun hanya untuk mengelakkan diri daripada dianggap sebagai seseorang yang tidak bersedia.
Subjek Mesyuarat Panggilan Persidangan "Park" yang Tidak Berkaitan
Apa yang anda lakukan apabila mesyuarat anda mula berubah menjadi tangen yang tidak berkaitan? Anda hanya boleh menyuruh mereka berhenti, tetapi itu bukan jalan penyelesaian yang paling bijaksana dan diterima dengan baik. Sebagai gantinya, cubalah "meletak" tangen ini untuk dikunjungi pada akhir mesyuarat, atau di lain waktu. Sebilangan orang menyebutnya sebagai "tempat letak kereta".
Tempat letak kenderaan juga bagus jika seseorang mengemukakan titik yang sah perlu diberi perhatian, tetapi masih tidak relevan secara eksplisit dengan pertemuan tersebut. Dengan cara ini, subjek penting masih dapat diberi perhatian yang mereka perlukan semasa pertemuan anda diteruskan, tanpa dihalang oleh perbincangan di luar topik.
Pastikan Langkah Seterusnya Dipersetujui
Langkah ini sangat mustahak. Pada akhir mesyuarat, ulangi semua langkah seterusnya, serta siapa yang akan mengambil alih hak milik. Setelah semua pihak menyetujui tugas mereka, tidak ada yang dapat membuat alasan untuk menjadi bingung, atau mengatakan bahawa sesuatu "menyelinap pikiran mereka".
Terima kasih kepada Cue, anda juga boleh menghantar transkripsi pertemuan yang dihasilkan oleh AI kepada semua peserta supaya tidak ada kekeliruan mengenai apa yang perlu dilakukan.
Setelah bersetuju dengan kapan perjumpaan seterusnya, anda kemudian boleh kembali ke tempat letak kereta anda dan mengemukakan butiran tambahan, atau hanya berbual. Walaupun kadang-kadang tidak ada gunanya membicarakan perkara seperti peristiwa dan filem semasa semasa anda mengadakan mesyuarat panggilan persidangan, penting bagi ekosistem tempat kerja yang positif dan pekerja yang bahagia.
