Tertanya-tanya bagaimana mengatur perjumpaan maya? Lebih baik lagi, masih tertanya-tanya apa itu mesyuarat maya? Inilah berita baiknya; Pada ketika ini, tidak mungkin lebih mudah untuk mengatur perjumpaan maya dan jika anda masih belum jelas mengenai apa itu, anda berada di tempat yang betul.
Bersedia untuk melihat dengan lebih dekat?
Mesyuarat Maya Adalah…
Jika tidak dikenali sebagai perjumpaan dalam talian, atau persidangan video, dan persidangan audio di bawah payung persidangan web, definisi mesyuarat maya mengikut Mendidik adalah: "Mesyuarat maya adalah interaksi masa nyata yang berlaku melalui Internet menggunakan audio dan video bersepadu, alat sembang, dan perkongsian aplikasi." Sama seperti perjumpaan secara langsung, perjumpaan maya mengumpulkan peserta untuk berkongsi idea, berbincang, dan berkolaborasi dalam suasana dinamik antara dua atau lebih titik akhir, kecuali daripada sebenarnya hadir secara fizikal, sebagai gantinya, peranti digunakan.
Mesyuarat maya sangat penting untuk kesihatan perniagaan yang sedang berkembang. Sesiapa sahaja dari pekerja hingga pengurus projek, eksekutif peringkat c, dan Profesional HR harus bergantung pada teknologi komunikasi kumpulan untuk dapat melakukan tugas mereka dan merapatkan jurang antara manusia lain dalam masa dan ruang. Syarikat farmaseutikal dan IT, firma undang-undang, perniagaan kecil dan perusahaan dan banyak lagi, semuanya mendapat manfaat daripada segera dan relevannya dengan pendekatan komunikasi berpusatkan video.
Ini adalah Mesyuarat Maya:
Dengan cara berkomunikasi dengan sesiapa sahaja, di mana sahaja dan bila-bila masa, perjumpaan maya membolehkan perniagaan berkembang tanpa mengira lokasi. Halangan spasial yang biasanya akan menghalang hubungan kerja, kesinambungan dan kolaborasi produktif tidak ada lagi dengan pertemuan maya yang mendorong hubungan. Beberapa faedah keseluruhan merangkumi:
- Mengurangkan masa perjalanan
- Memotong kos pengangkutan, perjalanan dan penginapan
- Meningkatkan produktiviti = Kurang kelebihan
- Pengekalan pekerja yang lebih baik
- Kelebihan daya saing
Dan ketika datang ke perniagaan, pertimbangkan bagaimana menggabungkan pendekatan berpusatkan video ke strategi komunikasi anda untuk menyokong:
- Tenaga kerja yang lebih berdaya maju dan bersambung secara digital
- Akses kepada pengurusan
- Global yang dipertingkatkan budaya komunikasi
- Kebolehpercayaan yang lebih baik sama dengan hasil yang lebih pantas
- Mengurangkan pengurangan dan data dan maklumat terkini
- Nilai yang lebih baik
- Masih sedikit tidak jelas bagaimana untuk memulakan dengan persidangan video? Inilah cara untuk mengatur mesyuarat maya:
Pilih Perisian yang Betul
Pertimbangkan beberapa logistik sebelum melakukan komitmen dengan penyedia perkhidmatan.
Berapa kerap anda fikir anda perlu menggunakan perisian tersebut? Sekiranya anda mencari persidangan video yang siap untuk syarikat, fikirkan di mana peserta akan berada; di rumah atau di bilik dewan? Sekiranya sudah lama, maka persidangan berasaskan web lebih sesuai, lebih mudah dan senang digunakan.
Lihat ciri apa yang disediakan. Adakah ia dilengkapi dengan perkongsian skrin (sesuai untuk perkhidmatan dan persembahan pelanggan IT); papan putih dalam talian (berguna untuk tujuan pendidikan atau percambahan idea kreatif); atau perkongsian dokumen (menjadikan pemberian perkongsian, dokumen penting, dan mengasah bakat baru lebih diselaraskan), dll.
Jelaskan Mengapa Anda Memerlukan Mesyuarat Maya
Mengapa anda memanggil mesyuarat terlebih dahulu? Adakah itu dalaman (pengumuman, onboarding, sesi tisu, mesyuarat pengurusan) atau luaran (promosi penjualan, pengembangan perniagaan baru)? Fikirkan struktur dan akal dan kemudian secara semula jadi, potongan lain akan menjadi seperti tempat kehadiran.
Tentukan Siapa Yang Perlu Hadir
Mesyuarat maya sangat berkesan untuk mengalahkan orang pada masa yang sama, di tempat yang berbeza. Oleh itu, jika anda mempunyai peserta di luar negara, di rumah atau di lorong, anda boleh berhubung dengan mudah dan berkesan tanpa mengira lokasi. Selagi semua orang mengetahui adanya perbezaan waktu yang berpotensi atau menggunakan Penjadual Zon Waktu, mudah untuk hadir. Perlu diingat bahawa hanya orang yang perlu dijemput. Jimat masa dan wang dengan hanya menyertakan peserta yang penting. Untuk orang lain, rakam mesyuarat untuk dihantar kemudian.
Buat Garis Besar
Menyusun agenda akan mengatur pemikiran anda agar anda dapat mengadakan perjumpaan maya yang tepat pada masanya, jelas, dan menarik. Selain itu, ini akan membantu peserta mengetahui apa yang diharapkan daripada mereka. Apa yang perlu mereka sumbangkan? Adakah bahan yang mereka perlukan sebelum penyegerakan? Berapa lama mesyuarat akan dijalankan? Menyertakan susun atur ringkas akan mengelakkan kekeliruan dan membantu peserta merasa bersedia.
Hantar Jemputan dan Peringatan
Apa yang hebat mengenai perjumpaan maya ialah anda boleh menjadi tuan rumah sekarang sebagai sesi atau jadual yang tidak dapat dilaksanakan sebelumnya. Sangat mudah untuk memasukkan semua maklumat yang diperlukan ke jemputan awal seperti waktu, tarikh, dan maklumat penting lain kerana ia automatik. Tetapkan peringatan untuk membantu menyelaraskan panggilan anda untuk mengingatkan peserta mengenai penyegerakan yang akan datang. Untuk perjumpaan yang lebih mendesak yang perlu dilakukan di tempat, gunakan pemberitahuan SMS untuk mengaktifkan butiran mesyuarat terus ke peranti peserta. Tidak ada lagi masa yang sia-sia menunggu kedatangan yang lewat atau yang tidak hadir.
Gunakan Ciri-ciri Untuk Mesyuarat Maya yang Lebih Berkesan
Perisian persidangan video yang tepat untuk perjumpaan maya anda akan dilengkapi dengan banyak ciri praktikal dan mudah untuk meningkatkan pengalaman dalam talian anda. Untuk hasil terbaik, pastikan teknologi yang anda pilih dilengkapi dengan:
- Perkongsian Skrin: Kongsi skrin anda dengan serta-merta dengan peserta untuk memimpin persembahan atau menyelesaikan masalah IT.
- Rakaman: Hit rekod sekarang untuk menonton kemudian. Sangat sesuai untuk peserta yang tidak dapat menghadiri panggilan.
- transkrip: Transkripsi automatik semua mesyuarat yang dirakam memastikan tidak ada idea yang tertinggal.
- Papan Papan Dalam Talian: Kaedah kreatif untuk mengekspresikan konsep dan grafik menggunakan gambar, warna, dan bentuk.
Termasuklah
Pada akhir perjumpaan maya anda, dengan apa anda mahu peserta pergi? Apa tujuannya dan apa langkah selanjutnya? Pastikan semua orang berjalan pergi mengetahui objektif dan apa yang perlu dilakukan seterusnya.
Susulan Dengan E-mel
Jauhkan sesingkat dan manis yang anda boleh, tetapi inilah yang perlu disertakan dalam e-mel susulan: Ringkasan minit mesyuarat, langkah seterusnya, pencapaian rapat penting (ini harus sesuai dengan objektif mesyuarat anda), dan rakaman (jika anda merakamnya ).
Amalan Terbaik Mesyuarat Maya
Sekarang setelah anda mendapat pemahaman yang lebih baik mengenai bagaimana perjumpaan maya dapat mengeratkan komunikasi antara pengirim dan penerima, ada beberapa etika ikut. Berikut adalah beberapa perkara yang perlu diingat:
Teknologi: Lakukan pemeriksaan pra-mesyuarat untuk memastikan teknologi anda dikemas kini dan berfungsi. Pastikan mikrofon, pembesar suara dan kamera anda siap digunakan. Sahkan tetapan anda, dan jika anda sedang bersederhana, lancarkan ruang menunggu dan pastikan semua orang secara automatik disetel.
Penyertaan: Kaji garis besar mesyuarat anda dan lihat aliran sebelum semuanya berjalan. Dengan cara ini, anda boleh membuat persiapan di mana jeda dan rehat, dan merancang soalan untuk ditanyakan kepada peserta. Cuba sertakan aktiviti menggunakan papan putih dalam talian dan gunakan ciri perkongsian skrin untuk "menunjukkan" dan bukan "memberitahu".
Komitmen: Peserta cenderung menyerap maklumat anda apabila anda membuat penghantaran anda menarik. Daripada hanya menyampaikan statistik dan metrik kering, ceritakan kisah dengan permulaan, tengah dan akhir. Masukkan data dan maklumat yang diperlukan sepanjang menggunakan gambar, video, warna terang dan menonjolkan kata-kata penting.
Berseronok: Jangan lupa membuat perjumpaan maya secara sosial! Buka mesyuarat maya dengan soalan pemecah ais. Soalan yang sedikit lebih sesuai untuk diri anda dalam kumpulan kecil, seperti, "Apa yang anda dapat pada hujung minggu ini?" atau "Beritahu kami apa yang anda tonton di Netflix."
Dengan kumpulan yang lebih besar, anda boleh menjadi lebih kabur dan menyenangkan, "Apa alasan peribadi yang anda gunakan sepanjang masa?" atau "Watak filem atau buku kanak-kanak mana yang mengingatkan diri anda sendiri?"
Dan dalam perjumpaan, pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan yang relevan seperti, "Kapan terakhir kali anda bercakap dalam kumpulan?" atau sesuatu yang sedikit lebih unik seperti, "Sekiranya anda mempunyai ekor binatang, apakah itu?"
Ideanya adalah untuk saling mengenali dalam persekitaran profesional tetapi dengan nada yang lebih santai. Pemecah ais mengilhami emosi yang sesuai, merangsang pembelajaran dan mendorong ikatan. Semua kemahiran yang sangat baik untuk dibawa ke meja maya!
Pilih Callbridge sebagai platform komunikasi kumpulan anda dan tonton sebagai lonjakan produktiviti dan interaksi setelah anda mengetahui cara mengatur perjumpaan maya. Dengan ciri premium yang merangkumi Perkongsian Skrin, transkripsi dan ringkasan bertenaga AI, serta langkah keselamatan yang lebih tinggi, muat turun sifar dan penyesuaian, anda boleh membuat sebarang perjumpaan maya dengan peserta.