Berapa banyak perjumpaan kerja yang telah anda lalui? Sekurang-kurangnya segelintir bulan ini. Pasti anda mendapati diri anda dalam perjumpaan dalam talian awal pagi yang membincangkan status atau perkembangan projek. Sekiranya tidak, mungkin anda pernah menghadiri webinar, persembahan, bengkel, atau kelas dalam talian. Mungkin anda pernah menjalani sesi sumbang saran atau anda memimpin persembahan jualan maya. Apapun cara anda muncul, perjumpaan dalam talian biasanya terdiri daripada bahagian yang sama bergerak: Muncul, dan menjadi tuan rumah, dipersembahkan kepada, dan berpadu.
Ini formula yang sama, tetapi tidak semestinya pengalaman yang sama. Sekiranya anda mendapati bahawa orang tidak begitu sibuk seperti yang anda mahukan atau jika kehadiran menurun, inilah masanya untuk kembali ke papan gambar dan melihat di mana anda dapat meningkatkan aliran mesyuarat.
Jangan bimbang, ini bukan tugas yang besar seperti yang anda fikirkan! Berikut adalah beberapa cara untuk membina mesyuarat agar lebih berguna dan membina.
Perkara pertama yang pertama - apa yang membuat pertemuan tidak berguna? Mesyuarat tidak membantu yang dapat menghalangi lebih dari sekadar pertolongan adalah apa yang berlaku apabila tidak ada yang memimpinnya, agenda terasa sporadis, perbincangan tidak berjalan lancar atau terlalu lama dan tidak ada sasaran untuk dicapai (keputusan untuk dibuat, topik untuk dibincangkan, masalah untuk diselesaikan, penyelesaian untuk dicari, orang yang akan disewa, tarikh untuk dipersetujui, dll.).
Mesyuarat yang membina? Alat yang luar biasa ditambah dengan ciri dan amalan yang luar biasa. Ini adalah 5 kualiti yang membina kekuatan dan menambah integriti mesyuarat dalam talian anda:
1. Mempunyai Tujuan dan Matlamat Yang Ditentukan
Sebelum mengatur perjumpaan dalam talian, tanyakan pada diri sendiri, "Perlukah saya memutuskan aliran kerja dengan mesyuarat?" Mengetahui dengan tepat apa yang anda perlukan akan menentukan sifat permintaan anda dan akhirnya pertemuan.
Dari sana, anda dapat mengetahui sama ada semua yang anda perlukan adalah menyiapkan dokumen yang dapat dibaca oleh peserta dan memberi anda maklum balas mengenai masa mereka sendiri, atau jika anda hanya memerlukan satu atau dua orang untuk muncul dan bukannya seluruh pasukan.
2. Peranan yang Delegasikan dengan Jelas
Untuk perjumpaan berkesan yang benar-benar membawa anda ke suatu tempat, masukkan peranan berikut dan individu masing-masing:
Pemandu: Pemimpin mesyuarat yang telah mengumpulkan semua orang di tempat pertama.
The Approver: Pemilik atau pemegang kepentingan yang dapat membuat keputusan akhir.
Penyumbang: Mereka yang mempunyai maklumat dan data dan dapat mencapai matlamat perjumpaan.
Orang yang Dimaklumkan: Mereka yang mengetahui sebelum dan selepas perjumpaan, tetapi tidak diminta untuk hadir.
Pro-tip: Perisian persidangan video yang berintegrasi dengan alat dan kalendar pengurusan projek lebih disukai daripada penyelesaian yang tidak serasi.
3. Struktur yang Menampung
Walaupun semua perjumpaan harus memberi sedikit kebebasan dan ruang untuk menjadi tidak cepat, mewujudkan wadah yang menghormati masa dan tenaga orang adalah asas untuk pertemuan yang mengilhami idea dan bukannya mengeluarkannya. Buat agenda yang menggariskan topik perbincangan dan gunakan pemasa untuk terus berada di landasan yang betul.
Jelaskan bahawa individu mempunyai masa yang ditetapkan untuk bertindak balas. Perkenalkan idea Tempat Letak Kereta di mana idea akan "diparkir" jika ada potensi tetapi mereka tidak akan ke mana-mana sekarang.
4. Titik Tindakan yang jelas
Oleh itu, semua orang mengatakan bahagiannya dan matlamat yang perlu dibincangkan sekarang mempunyai titik tindakan dan orientasi. Pro-tip: Jangan tamatkan mesyuarat tanpa panggilan untuk bertindak - akan ada pertemuan susulan? Siapa yang bertanggungjawab untuk apa yang seterusnya? Adakah setiap orang tahu apa yang mereka bertanggungjawab? Apakah tarikh akhir? Pastikan catatan yang betul diambil, rakaman dibuat dan alat pengurusan projek telah dikemas kini.
Baiklah, sekarang untuk bahagian yang menyeronokkan
5. Menyuntik Keseronokan
Pasti, setiap pasukan mempunyai pendekatan tersendiri dalam mewujudkan budaya syarikat atau menambahkan sedikit kegembiraan, tetapi mengekalkan unsur keseronokan dan kejutan itulah yang memerlukan sedikit usaha tambahan.
Cuba pecahkan masalah dengan soalan yang dipaparkan di papan putih dalam talian atau aturkan aktiviti profesional namun ringan seperti Virtual Show and Tell. Terdapat banyak latihan membina pasukan untuk dipilih.
Setelah anda mendapat pegangan tegas mengenai 5 kualiti yang memantapkan apa yang menjadi perjumpaan yang baik, anda sudah bersedia untuk meneroka ciri-ciri persidangan video dari Calbridge yang membentuk tekstur dan aliran penyegerakan anda. Serahkan kepada teknologi untuk menjadikan mesyuarat membina dengan ciri dan alat yang meningkatkan kehadiran, dan penglibatan.
Tip-Tip: Oh, dan jika anda benar-benar mahu mendapatkan paling banyak dari pertemuan anda (seronok termasuk) - selalu gunakan video dan ingatkan peserta juga.
Inilah cara untuk menjauhkan diri daripada merasa letih untuk merasa lebih marah:
Transkripsi automatik
Dengan ciri khas Callbridge Cue ™, tidak ada yang perlu menekankan sama ada mereka menulis "itu". Peserta tidak perlu risau atau terlepas ayat seterusnya apabila Cue ™ mentranskripsikan rakaman secara automatik.
Plus, Cue ™ menyediakan teg pembesar suara, dan cap waktu dan tarikh, secara automatik. Buat nota jika anda mahu, tetapi yakinlah bahawa semuanya dijaga untuk anda!
Dapatkan Pengertian Emosi Yang Lebih Dalam
Ukur suhu emosi pertemuan dalam talian anda dengan Analisis Sentimen; Ciri canggih yang mengeluarkan emosi positif dan negatif untuk memberi anda pemahaman yang lebih mendalam mengenai nuansa dan makna semasa bermain.
Bonus: Lihat Bar Wawasan untuk mendapatkan petunjuk yang lebih baik di mana dan apa jenis soalan yang diajukan sepanjang pertemuan
Tarik Latar Belakang Maya
Biarkan pelbagai latar belakang maya Callbridge mengatur pemandangan kedatangan dan kehadiran anda. Pilih tetapan dunia nyata, warna dan bentuk abstrak, atau muat naik reka bentuk dan jenama anda sendiri.
Galakkan Sambungan yang Lebih Ketat
Layan kumpulan yang lebih kecil yang ingin berhubung di ruang yang terpencil dari pertemuan utama dengan Breakout Rooms. Gunakan ruang ini untuk memudahkan perbincangan berputar, mengerjakan tugas yang berasingan, atau sokongan 1: 1.
Bekerjasama secara kreatif
Biarkan peserta menyatakan apa yang harus mereka kongsi dengan menggunakan warna, bentuk, suara, video, dan gambar dengan bantuan Papan Papan Dalam Talian. Semua orang boleh menambah dan berkongsi dalam masa nyata. Anda boleh mengusahakannya sekarang, atau menyimpannya dan melihatnya kemudian.
Bekerja dengan Callbridge dan anda akan mendapat tarikan dengan cepat dalam bagaimana mesyuarat dalam talian anda dijalankan dan dihadiri, terutamanya dengan integrasi pihak ketiga termasuk Slack and Kalendar Google. Menggunakan ciri-ciri canggih seperti Analisis Sentimen, Transcription, Perkongsian Skrin, dan banyak lagi, anda sudah mempunyai kelebihan berbanding perisian persidangan video lain di pasaran.
