Sekiranya anda seorang peguam atau bekerja di industri undang-undang, tidak ada yang meremehkan kekuatan komunikasi ringkas. Sama ada antara rakan sekerja atau mengurus hubungan pelanggan-peguam; membincangkan penyelesaian atau menguruskan konflik - cara anda secara tepat memberikan pandangan anda boleh menjadi perbezaan antara kejayaan dan kegagalan.
Menetapkan nada bermula dengan menghantar dan menerima mesej yang jelas. Tidak lama dahulu, firma undang-undang sangat bergantung pada panggilan persidangan sebagai mod komunikasi pilihan. Namun, kerana persidangan video memberikan lebih banyak faedah yang membawa kepada produktiviti yang lebih baik, penjimatan kos yang meningkat, kebahagiaan dan keselamatan pekerja, dan pengekalan pelanggan yang lebih baik, syarikat bergantung pada teknologi komunikasi dua arah untuk melibatkan perniagaan.
Faedah persidangan video adalah banyak. Yang pernah dianggap futuristik dan dapat menelan belanja hingga puluhan ribu dolar, saat ini, teknologi ini diperlukan untuk menjalankan perniagaan - dan tidak menelan belanja hampir sama banyak. Tambahan lagi, perisiannya telah disempurnakan dengan ketara, dan canggih. Ini intuitif untuk digunakan, dilaksanakan dan dikongsi.
Sekiranya anda firma guaman ingin:
- Lebih cepat dengan penghantaran maklumat, data, dan sokongan untuk pelanggan
- Mengukuhkan budaya korporat dan komunikasi dalaman
- Meningkatkan dan menyelaraskan tugas penagihan dan pentadbiran yang rumit
- Zon masuk dan fokus pada pertemuan pelanggan tanpa panggilan statik, panggilan yang ditolak atau gangguan
- Urus fleksibiliti panggilan dalam atau luar negara
Kemudian lihatlah persidangan video sebagai sebahagian daripada strategi perniagaan anda. Ingatlah soalan berikut yang akan membantu anda memutuskan platform mana yang terbaik untuk keperluan syarikat anda.
Perkara pertama didahulukan. Tidak ada yang tidak produktif mengenai panggilan persidangan. Sebenarnya, ia sangat berkesan untuk pelbagai kegunaan. Catatan ini bukan untuk menggantikan panggilan persidangan dengan persidangan video. Ini hanya untuk menunjukkan bahawa dengan menggunakan kedua-duanya, anda dapat memberikan lebih banyak nilai untuk mendalami klien.
Panggilan persidangan sangat baik untuk:
- Mengadakan perbincangan yang tidak tepat atau terjadual mengenai perkembangan kes tersebut
- Memotong untaian e-mel yang panjang untuk terus menerus
- Pengkhususan dan perkongsian maklumat mengenai topik tertentu
- Mendapatkan pembuat keputusan di ruang yang sama
- Mengaktifkan transkripsi dan rakaman persidangan untuk memecah maklumat lebih lanjut
Tambahkan dimensi seterusnya yang disediakan oleh persidangan video, dan anda akan melihat bagaimana penawaran anda lebih baik bukan sahaja untuk pelanggan anda, tetapi juga dengan rakan sekerja di pejabat, dan atasan. HR, IT, dan jabatan lain juga mendapat manfaat yang besar.
Apa yang disediakan oleh persidangan video?
Komunikasi pelanggan berada di barisan hadapan kejayaan setiap firma undang-undang.
Pada penghujung hari, ia merangkumi:
1) membina kepercayaan pada pelanggan dan
2) kemudian menjaganya.
Dua langkah kritikal ini adalah asas untuk menyediakan komunikasi yang baik dengan pelanggan bahawa:
- Memenuhi keperluan mereka dan memberikan pengalaman pelanggan yang positif dengan menjadikan mereka merasa sebagai keutamaan, meletakkan anda sebagai penyokong perjuangan mereka.
- Membina reputasi anda. Dalam industri di mana mulut ke mulut bernilai sama dengan emas, reputasi firma guaman anda adalah kad panggilan anda. Sebilangan besar firma undang-undang bersaing untuk perniagaan berdasarkan pengalaman mereka.
- Mahu menonjol? Hampiri strategi komunikasi pelanggan anda dengan alat dan kaedah canggih yang membawa anda wawasan utama yang perlu anda fahami antara satu sama lain.
- Menciptakan keharmonian antara anda dan pelanggan anda. Komunikasi berterusan di setiap titik sentuh proses berfungsi untuk mengelakkan sesuatu daripada disapu di bawah permaidani atau tidak dibesarkan.
Terutama di awal ketika pelanggan hanya berusaha mencari tahu apakah mereka menyukai anda sebagai peguam dan ingin mengambil anda, sementara pada masa yang sama, anda cuba menilai jika mereka mempunyai masalah undang-undang yang dapat anda bantu mereka menyelesaikannya.
Sangat penting untuk meletakkan asas komunikasi yang tepat dari awal. Jangan biarkan kaedah komunikasi yang lebih rendah, pengurusan hubungan yang buruk, dan penggunaan masa yang tidak betul mempengaruhi cara pelanggan anda ditangani.
Sebagai gantinya, tambahkan ke dalam persidangan video campuran yang disertakan dengan ini 3 faedah utama:
Faedah Utama # 1
Piawaian keselamatan tinggi sepanjang panggilan berlangsung.
Menjaga keselamatan maklumat pelanggan anda adalah keutamaan bagi setiap pengamal undang-undang. Mesyuarat dalam talian sama ada pendek atau diperpanjang harus dilengkapi dengan semua langkah terbaik dalam amalan untuk langkah keselamatan yang betul:
- Wajib memberikan akses ke a panggilan persidangan selamat
- Mesti dapat mengawal peserta dalam panggilan
- Tambahkan lapisan keselamatan tambahan jika perlu (Kunci Mesyuarat, Kod Akses Sekali Waktu, dll.)
- Jamin bahawa peserta dalam panggilan adalah HANYA peserta dalam panggilan
- Portal panggilan persidangan
Faedah Utama # 2
Penghantaran mudah untuk menghantar dan menerima maklumat.
Semasa berurusan dengan pelanggan, penting untuk menyediakan teknologi komunikasi yang mudah digunakan dan direka secara intuitif yang membantu lebih banyak daripada halangan. Platform yang mesra pengguna dan boleh disesuaikan untuk mencerminkan jenama anda terbukti menjadi pengalaman yang lebih menyenangkan.
Selain itu, pilih platform yang dilengkapi dengan ciri yang menyokong perbualan anda seperti:
- Perkongsian skrin kerana meneliti dokumen dan fail dalam masa nyata dalam talian. Dengan berkongsi desktop anda, anda boleh memasukkan peserta lain untuk melihat dan melihat dengan tepat apa yang anda lihat. Setiap tindakan dibuat "dapat dilihat" untuk kolaborasi yang lebih baik, komunikasi yang tinggi dan penyertaan yang dipercepat. Perkongsian skrin menjadikan sebarang sembang lebih dinamik dan lebih senang difasilitasi.
- Rakaman mesyuarat untuk penghitungan semula peristiwa, perincian dan sejarah masa lalu yang tepat. Digunakan semasa a persidangan video (atau panggilan persidangan), rakaman memberikan gambaran yang lebih besar mengenai apa yang sedang berlaku. Terutama ketika mengemukakan beberapa soalan sukar, merakam perjumpaan mungkin terbukti bermanfaat ketika meninjau lebih banyak maklumat kerana bahasa badan, nuansa dan nada suara seseorang dapat dilihat dengan lebih jelas melalui video.
- Rakaman video dan audio juga berfungsi dengan baik jika seseorang tidak dapat hadir atau menonton sekarang kerana mereka dapat melihatnya nanti.
- Transkripsi AI bantu anda dan pasukan anda untuk hadir dan menahan diri daripada memusatkan perhatian antara mencatat dan mendengar. Dengan transkripsi terperinci yang dilakukan agar anda dapat memasukkan tag pembesar suara, dan cap waktu dan tarikh, anda boleh meneruskan dengan keterangan atau komunikasi berasaskan video lain tanpa perlu risau sama ada maklumat itu ditangkap atau tidak. Tarikh, nama, tempat dan tema dan topik umum semuanya disaring dan direkodkan untuk senang diingat dan data yang lebih mendalam selepas persidangan.
Maklumat terperinci yang disertakan dengan tag pembesar suara, cap tarikh, dan nota ucapan untuk teks yang mudah dibaca menjimatkan masa anda. Ini sangat berguna untuk testimoni, atau proses kehakiman lain termasuk waran, dll.
Faedah Utama # 3
Akses ke semua maklumat yang diperoleh setelah panggilan selesai.
Ini sangat penting dan bermanfaat untuk disediakan oleh teknologi persidangan video ringkasan panggilan dan transkripsi diatur pada akhir penyegerakan. Data pasca-persidangan yang ditandai dan semudah dicari kerana e-mel anda menjadikan tugas anda lebih mudah dan lebih cekap. Selain itu, semua maklumat termasuk pautan yang dihantar, media, video dan rakaman, serta fail dan dokumen disimpan ke awan untuk laluan navigasi akses yang lebih terpusat dan mudah yang boleh anda akses dan anda semua orang dalam pasukan anda atau di syarikat anda.
Ringkasan panggilan video yang mempunyai segalanya di satu tempat menjadikan perkongsian maklumat lebih lancar dan lancar. Tidak ada yang jatuh di antara celah-celah ketika semuanya dibentangkan di hadapan anda.
Sekarang bahawa faedahnya sedikit lebih jelas, semakin jelas bagaimana melaksanakan persidangan video ke dalam kehidupan seharian anda dapat mempengaruhi kualiti komunikasi anda. Perhatikan bagaimana aliran perkara menjadi lebih lancar apabila semua orang berhubung. Pelanggan ingin mengetahui bahawa anda menjaga keperluan mereka dan pekerja ingin merasa bahawa pihak atasannya mempercayai mereka.
Semasa anda mempertimbangkan penyelesaian persidangan video untuk firma undang-undang anda, berikut adalah 6 soalan yang perlu anda tanyakan terlebih dahulu:
6. Bagaimana anda memasukkan persidangan video ke dalam latihan anda?
Di manakah firma anda berkaitan dengan balai polis, hospital, mahkamah, pusat tahanan dan sebagainya? Adakah tempat-tempat ini memungkinkan penyerahan video dan bentuk komunikasi lain untuk prosedur undang-undang? Sejauh manakah teknologi yang sesuai dengan pelanggan anda?
5. Berapa kerap anda merancang untuk menjadualkan persidangan video?
Perhatikan saiz syarikat anda dan masa depan yang ada untuk pertumbuhan. Tambahan pula, adakah jabatan lain akan turut serta? Ini adalah peluang terbaik untuk HR untuk terus berhubung dengan firma lain dan mengambil pekerja di peringkat antarabangsa.
4. Adakah anda akan menggunakan persidangan video untuk latihan tambahan dan webinar?
Bagi pengamal undang-undang yang ingin meningkatkan kemahiran mereka; Untuk menghubungkan rakan kongsi dan firma perundangan; menjadi mentor atau melatih IT - menggunakan persidangan video adalah kaedah penggunaan teknologi yang cekap dan menjimatkan untuk memperkasakan orang dalam peranan mereka.
HR boleh menggunakan persidangan video penyelesaian untuk mempercepat dan meningkatkan pengambilan dan proses pengambilan pekerja dengan membuka kumpulan bakat di luar negara. IT dapat mengatasi masalah teknologi dengan cepat dan menawarkan sokongan melalui sembang teks ditambah dengan bantuan perkongsian skrin dan sembang video, tawarkan panduan, navigasi dan persediaan yang rumit - di mana sahaja, pada bila-bila masa.
3. Berapa banyak peguam dan pelanggan yang sanggup menggunakan teknologi ini?
Pertimbangkan bagaimana pasukan anda beroperasi dengan membincangkan ciri dan faedah strategi komunikasi video-centric. Adakah ini dapat mengimbangkan keseimbangan kerja-kehidupan? Bolehkah peguam bekerja dari rumah beberapa hari? Ini juga berlaku untuk pelanggan. Adakah mereka responsif terhadap aspek maya yang lebih berpotensi? Adakah menerapkan pendekatan yang lebih dalam talian untuk pertemuan dan hubungan pengacara-pelanggan menjimatkan masa perjalanan dan meningkatkan produktiviti?
2. ROI apa yang anda boleh harapkan?
Selami sejauh mana anggaran penggunaannya. Dengan pengiraan yang cepat, bandingkan dan bezakan jumlah masa semasa yang dihabiskan untuk keadaan tertentu antara waktu perjalanan dan sumber. Tambahnya untuk mengetahui jam waktu setiap bulan, dan lihat bagaimana pelaksanaan persidangan video dapat membuat perbezaan.
1. Sejauh manakah teknologi yang anda lihat?
Selidiki bagaimana perisian komunikasi dua hala dapat disatukan dengan infrastruktur yang ada dan bagaimana ia dapat dilakukan kesan aliran kerja anda. Cari sesuatu yang memudahkan proses; senang digunakan oleh semua orang; menghubungkan ke tenaga kerja maya jauh dan menawarkan aplikasi dan ciri yang memberikan nilai dan interaksi yang lebih bermakna.
Soalan susulan untuk difikirkan:
• Apa ciri keselamatan yang disertakan?
• Berapa banyak peserta yang ditampung?
• Adakah sokongan pelanggan?
• Apa ciri yang disertakan? Adakah terdapat rakaman? Perkongsian skrin? Ringkasan?
• Seperti apa pengalaman mudah alih? Adakah terdapat aplikasi?
Dengan menggabungkan kedua-dua panggilan persidangan dan persidangan video ke dalam setiap hari anda: dari perjumpaan dalaman, hingga pekerja dan pembelajaran berterusan, hingga simpanan maya dan lebih banyak lagi, menjadi jelas bahawa untuk bergerak seiring dengan waktu, firma undang-undang harus menggunakan digital.
Penawaran dalam talian membuka pintu untuk lebih banyak perniagaan, produktiviti dan kepercayaan serta aksesibilitas yang ditingkatkan dengan pelanggan. Komunikasi yang lebih tinggi menjadikan peranan setiap orang - terpisah atau secara keseluruhan - lebih berkesan.
Biarkan Callbridge memberikan persidangan canggih terbaik di firma undang-undang anda yang membina budaya komunikasi yang kuat dalam pasukan dan pejabat terdekat anda sambil memberi penerangan mengenai cara mengurus dan memupuk hubungan pelanggan.
Menyediakan platform komunikasi dua hala untuk mendorong komunikasi yang jelas dan ringkas di dalam dan di luar ruang sidang bermula dengan teknologi yang dirancang untuk merapatkan jurang antara pertemuan yang diadakan secara langsung dan dalam talian.
Saman perkhidmatan digital Callbridge berfungsi untuk:
- Memberi maklumat kepada pekerja dan pelanggan dengan penghantaran dan aksesibiliti maklumat yang mudah
- Mengekalkan sambungan peribadi dan selamat setiap masa
- Permudahkan dan berhubung dengan ciri seperti Transkripsi AI, Rakaman Mesyuarat and Perkongsian Skrin yang meningkatkan produktiviti, kecekapan dan penyertaan
- Galakkan lebih banyak masa wajah dalam masa nyata dengan persidangan video dan audio berkualiti tinggi
- Dan banyak lagi!
Ketahui bagaimana penyelesaian persidangan video Callbridge dapat memberikan kelebihan daya saing kepada syarikat anda dengan memanfaatkan kerja yang diselesaikan dan bagaimana pelanggan dijaga.
