Apabila sesuatu yang besar seperti pandemi mempengaruhi dunia, ia pasti akan mengubah cara dunia berfungsi. Langkah demi langkah, melintasi wilayah yang tidak diketahui, setiap industri dan setiap perniagaan belajar bagaimana menyesuaikan diri dan berjaya dalam keadaan baru ini - terutama yang sah.
Sistem perundangan telah mengalami banyak batasan dan batasan, dan sebagai akibatnya, telah mempengaruhi frekuensi dan ketersediaan gerakan, pra-percobaan, percobaan, dan keseluruhan proses litigasi secara keseluruhan.
Sebagai profesional undang-undang, sudah tentu anda pernah mengalami implikasi dari terpaksa bekerja dari rumah. Mesyuarat maya telah menjadi mata wang kerana proses dan sistem sebelumnya telah beralih untuk berubah menjadi ruang dalam talian. Dengan landskap undang-undang yang jelas berubah, persidangan video menjadi jalan penyelesaian bagi banyak proses undang-undang, bermula dengan pemeriksaan untuk penemuan.
Persidangan video membolehkan kedua-dua pihak penasihat memperoleh fakta, bukti, sokongan, tuntutan, bukti, dan pembelaan yang perlu dan kritikal dalam tuntutan tersebut tanpa perlu menjejakkan kaki ke mahkamah.
Dengan andaian firma guaman anda telah melakukan peralihan dalam talian - meningkatkan jumlah perjumpaan jarak jauh, memperkuat jabatan IT, belajar bagaimana menggunakan perkongsian skrin dan latar belakang maya, membuat penyesuaian kepada perjumpaan dan persembahan dalam talian yang lebih pendek dan ringkas - kini anda dapat melihat bagaimana teknologi memberi peluang untuk berkomunikasi dari jarak jauh dengan mudah.
Mari selami lebih mendalam mengenai bagaimana ini terbentuk di pelbagai implikasi undang-undang.
Salah satu ciri persidangan video yang paling berguna dan maju termasuk rakaman. Memukul rakaman sebaik sahaja perjumpaan dalam talian berlangsung, memberikan rakaman awal hingga akhir, rakaman sepenuhnya dari semua yang berlaku semasa penyegerakan.
Namun, ini dapat menjadi pergeseran prosedur untuk banyak perusahaan dan perniagaan. Sebelum bergerak dalam talian dan kebanyakan orang bekerja dari rumah, adakah panggilan pasukan pernah direkodkan? Siapa yang mengambil nota mesyuarat? Berapa banyak masa yang dihabiskan untuk bersidang? Lakukan pergerakan lebih lancar dengan memasukkan teknologi yang boleh dilakukan seperti merakam audio, video, screengrab, pautan yang dihantar dan dokumen untuk anda.
Di samping faedah rakaman biasanya terdapat transkripsi dan ringkasan pintar, dua ciri yang meningkatkan proses penemuan peperiksaan. Bukan hanya nuansa dan bahasa badan yang ditangkap melalui video, tetapi juga nada suara, corak pemikiran, dan perbendaharaan kata dapat dilihat melalui tag pembicara teknologi, algoritma lanjutan, dan pautan topik umum.
Akan tetapi, di sisi lain dari duit syiling, terdapat beberapa cabaran yang perlu dipertimbangkan oleh proses pengadilan dan masa depan. Rakaman massa menimbulkan tiga perkara yang menjadi perhatian dari sudut penyimpanan data:
Pendaraban Data
Apabila pertukaran dalam talian semakin banyak direkodkan, lebih banyak fail menumpuk dan begitu juga ukuran fail video. Apabila jumlah data meningkat, kemampuan untuk menyimpan dan mengambil dengan selamat akan meningkat seiring.
Menguruskan Rekod
Penyimpanan data yang selamat dan selamat sangat penting kerana maklumat yang dikongsi dan dibincangkan boleh menjadi sangat sensitif dan tidak dimaksudkan untuk dilihat oleh orang lain. Pertimbangkan bagaimana dan di mana fail-fail ini disimpan. Siapa atau apa perlindungannya? Siapa yang mempunyai akses, dan bagaimana mereka dilindungi?
Discovery
Sebelumnya, ada kemungkinan bahawa rakaman audio dirakam, atau ditulis dalam dokumen pemprosesan kata, oleh itu, membatasi ketepatan dan ruang lingkup maklumat yang diberikan.
Mungkin data disusun dalam pembentangan atau agenda. Kini, potensi fail dan transkripsi elektronik yang lebih terperinci jauh lebih menguntungkan daripada sebelumnya. Mesyuarat dalam talian yang dirakam mempunyai kemampuan untuk menangkap audio dan atau video di samping semua kandungan mesyuarat yang merangkumi setiap transaksi dan pertukaran sepanjang pertemuan.
Perlu diingat nilai ekspresi wajah, gesticulation, dan semua yang ada berkomunikasi tanpa bercakap.
Sesuatu yang Perlu Diingat:
Akses ke mesyuarat yang dirakam dapat membuktikan kedua-duanya a positif dan negatif sebagai "jejak digital" boleh dijadikan alasan untuk digunakan kemudian. Pastikan langkah-langkah privasi dan keselamatan anda terkini dan telus kerana permintaan penemuan tuntutan undang-undang dapat merangkumi perjumpaan video sama seperti e-mel dan dokumen.
Untuk memastikan ketepatan dan ketelusan secara keseluruhan, tetapkan dasar yang mewujudkan kesatuan dalam persidangan video. Menyusun data, memutuskan garis panduan, dan secara amnya menetapkan aliran atau prosedur ketika mengadakan perjumpaan dalam talian akan memastikan risiko keselamatan terbatas, data ditambang dan maklumat tersedia:
- Tentukan konvensyen penamaan untuk mesyuarat dan siapa yang bertanggungjawab menguruskan rakaman. Di manakah rakaman akan disiarkan dan apakah peraturan pentadbiran untuk penyimpanan, aksesibilitas, penghapusan, penemuan, dan lain-lain?
- Bergantung pada ukuran mesyuarat, serahkan tanggungjawab mencatat kepada satu atau beberapa peserta. Pilih peserta dari setiap jabatan, penyelia atau pengurus untuk bertugas merakam pelbagai jenis pertemuan. Siapa yang akan menjadi moderator dan dasar, peraturan, dan prosedur apa yang perlu dibuat untuk pertemuan maya yang berbeza?
- Apa "paparan" yang ingin anda simpan? Setelah anda memutuskan siapa moderator (atau mungkin ada beberapa) pilih mana dari pelbagai pilihan mesyuarat yang memenuhi keperluan firma anda dan siapa yang akan membuat rakaman dari komputer mana - atau sudut pandang.
- Awasi hujungnya ringkasan dan laporan yang disediakan oleh platform persidangan video dan menentukan siapa yang bertanggungjawab terhadapnya. Siapa yang akan menerimanya dan bagaimana mereka akan diakses?
- Elakkan penemuan yang menggelincirkan dengan deposit persidangan video yang:
Tentukan lokasi fizikal pendeposit dan bagaimana dia akan disiapkan secara logistik untuk menyambung ke mesyuarat maya
Ikuti pilihan lain sekiranya wartawan dan deponen mahkamah tidak dapat hadir di lokasi yang sama
Dapatkan pameran kepada deponen melalui surat terlebih dahulu atau secara elektronik semasa pemendapan
Berjalan dengan lancar - uji teknologi sebelum hari pemendapan maya
Sambungkan beberapa pengacara dan peserta dari pelbagai lokasi geografi
Dipersetujui oleh semua orang sama ada akan direkodkan atau tidak - dapatkan persetujuan - Mempunyai dasar pengekalan yang menguraikan bagaimana persidangan video akan disimpan, dan kemudian dihancurkan setelah beberapa waktu.
Setelah pertemuan dalam talian selesai, rakaman disimpan di awan dan tetap dapat diakses melalui portal firma atau oleh moderator. Membolehkan peserta tertentu mengakses adalah langkah privasi dan keselamatan. Pengurusan rekod umum, protokol operasi, dan akses harus dibuat melalui perbincangan dan pengembangan dasar dan prosedur.
Cegah pelanggaran keselamatan dan penyadapan video dengan teknologi yang menjadikan setiap pertukaran dalam talian selamat dan peribadi. Memberi mandat penggunaan kod akses satu kali atau satu catatan pemukul semasa perjumpaan. Cari ciri seperti:
- Kod Akses Sekali: Setiap panggilan dienkripsi dengan kod unik dan peribadi yang hanya sah untuk yang ditentukan dan dijadualkan panggilan persidangan.
- Kunci Mesyuarat: Tepat setelah peserta muncul, aktifkan ciri ini untuk mengelakkan peserta yang tidak diingini masuk campur. Sesiapa yang muncul lewat akan diminta untuk meminta kebenaran daripada moderator.
- Kod Keselamatan: Sekiranya agenda mesyuarat dalam talian memerlukan perbincangan mengenai maklumat yang sangat sensitif, tambahkan lapisan keselamatan lain dengan kod tambahan yang diperlukan semasa memasuki persidangan.
Teknologi yang sedia ada dan memberikan alasan penemuan ada terbukti menjadi semakin lazim. Dan ke depan, tidak mungkin prosiding secara peribadi akan diutamakan. Sekiranya penemuan undang-undang dan proses lain dapat diselesaikan secara dalam talian, kemungkinan proses tersebut akan terus dilakukan secara dalam talian.
Apabila perlu menggunakan perisian persidangan video bukannya muncul secara peribadi,
faedahnya - termasuk penjimatan kos, perjalanan yang lebih sedikit, lebih banyak masa, kerjasama jarak jauh, peningkatan produktiviti, kelewatan yang lebih sedikit - pasti mengatasi cabaran:
Cabaran # 1:
Secara tradisinya, setiap pihak biasanya berada dalam keadaan fizikal penasihat undang-undang mereka yang diminta untuk menyediakan, membantu, dan menjelaskan dokumen dan pameran semasa peperiksaan.
penyelesaian:
Sebaliknya, dengan persidangan video, ini adalah peluang untuk merancang lebih awal. Peguam dan peguam mesti menyelesaikan setiap bukti, pameran, dokumen, dan bukti terlebih dahulu. Ia harus jelas, dilabel, disusun, diberi judul, dan dikirim melalui pos atau siap dipecat secara elektronik. Pastikan alamat terkini, dieja dengan betul dan semua orang yang memerlukan data dimasukkan dalam transaksi digital atau pos yang dihantar.
Cabaran # 2:
Menilai tingkah laku dan ketenangan saksi boleh menjadi suram melalui pautan video daripada berada di lokasi fizikal yang sama.
penyelesaian:
Ujian teknologi yang dilakukan pada hari-hari menjelang perjumpaan maya akan memastikan bahawa peserta dilihat dengan jelas dan menyeluruh. Buat panduan rujukan persidangan video untuk pelanggan, rakan sekerja, dan profesional undang-undang lain di dalam syarikat anda yang merangkumi amalan wajib untuk unjuran vokal, pencahayaan, postur, latar belakang yang dapat diterima, dan maklumat lain yang menjadikan penemuan video tepat, digilap dan profesional.
Cabaran # 3:
Suatu pengaturan yang tidak bersifat institusi atau tampak tidak netral atau sesuai dapat menimbulkan gangguan, menyesatkan, atau menyebabkan pemeriksaan tidak mencukupi.
penyelesaian:
Berikan contoh video dan tutorial dalam talian mengenai bagaimana pengendalian persidangan video, panggilan penemuan, pra-percubaan, atau proses percubaan harus dilancarkan. Gariskan apa yang boleh diterima, dan susunan dan latar belakang mana yang akan membawa kepada peperiksaan yang berjaya. Berikan contoh video yang buruk dan apa yang tidak boleh dilakukan juga.
Cabaran # 4:
Tidak berada dalam ruang fizikal yang sama membuka pemeriksaan terhadap kemungkinan penyalahgunaan atau penyelewengan.
penyelesaian:
Ketelusan perbincangan diperlukan dari awal hingga akhir. Persetujuan dengan permintaan yang ketara pada awal mesyuarat memastikan semua orang mematuhi. Selanjutnya, memberikan pendidikan dan latihan mengenai amalan terbaik semasa peperiksaan memantapkan proses untuk memastikannya diperkemas dan sesuai dengan standard.
Berkenaan dengan kualiti komunikasi sebenar sepanjang peperiksaan untuk penemuan melalui persidangan video berikut adalah beberapa amalan terbaik:
• Tetapkan Sepanjang Masa - Sebelum, Semasa dan Selepas
Daftar masuk, wawancara, kesaksian, perjumpaan, simpanan - memastikan ada beberapa waktu sebelum membuat persiapan, cukup masa untuk dilalui dan beberapa waktu disisihkan untuk merenung dan menjalani rakaman atau ringkasan.
• Pastikan Semua Teknologi Berfungsi
Apabila masa penting, jangan terperangkap dalam usaha menyelesaikan dan menyelesaikan masalah teknikal sementara semua orang menunggu. Tampil ke persidangan video sedikit lebih awal dan uji mikrofon, pembesar suara dan sambungan anda.
Periksa untuk mengetahui sama ada semuanya diisi, kabel tambahan tersedia, wifi kuat, dll. Manfaatkan pengujian audio dan video yang ditawarkan oleh platform persidangan peringkat perusahaan.
• Periksa Semula Tempatnya
Pilih tempat yang tenang, steril, dan bebas gangguan. Dinding putih atau bilik tertutup dengan latar belakang polos dan tidak mengganggu berfungsi paling baik.
• Berpegang pada Masa
Sampaikan jangka masa perjumpaan lebih awal agar semua orang dapat merancang dengan sewajarnya. Sama seperti perjumpaan secara langsung, buat agenda, ikuti, dan lindungi masa semua orang.
• Periksa Sambungan Audio Dan Video
Gunakan alat dengar untuk meminimumkan maklum balas dan memaksimumkan pendengaran dan unjuran anda. Gunakan persidangan video yang mempunyai keupayaan audio / video berkualiti tinggi.
Biarkan Callbridge memberikan teknologi persidangan video kepada firma undang-undang anda yang menjadikan prosedur pra-percubaan berjalan dengan lancar dalam suasana maya. Dengan potensi luar biasa untuk membawa banyak prosiding secara langsung dalam talian, peluang untuk mengurangkan kos, bekerja lebih banyak dari rumah, mempercepat proses kehakiman, dan mendapatkan lebih banyak maklumat dengan kadar yang lebih cepat adalah di hujung jari anda.
Platform komunikasi dua hala Callbridge memiliki kekuatan untuk pergi lebih mendalam dan memberikan dimensi kepada cara firma undang-undang menjalankan perniagaan mereka. Mesyuarat dalam talian yang dirakam memberi semua pihak rasa untuk bersemuka tetapi dari jarak yang selamat dan sihat. Di samping itu, ia menyediakan kehadiran yang lebih fleksibel dan dengan pemikiran yang betul, perancangan dan kesediaan adalah pengganti yang sesuai untuk pertemuan secara langsung.
