Meta xi ħaġa kbira daqs pandemija taffettwa d-dinja, inevitabbilment tbiddel kif taħdem id-dinja. Pass pass, waqt li jgħaddi minn territorju mhux magħruf, kull industrija u kull negozju qed jitgħallmu kif jadattaw u jirnexxu f'din in-normal il-ġdida - speċjalment legali.
Is-sistema legali għaddiet minn restrizzjonijiet u limitazzjonijiet multipli, u bħala riżultat, kellha impatt fuq il-frekwenza u d-disponibbiltà ta ’mozzjonijiet, provi minn qabel, provi, u l-proċess tal-litigazzjoni kollu kemm hu.
Bħala professjonist legali, żgur li esperjenzajt mill-ewwel l-implikazzjonijiet li jkollok taħdem mid-dar. Laqgħat virtwali saru l-munita hekk kif il-proċessi u s-sistemi ta ’qabel inbidlu biex jittrasformaw fi spazju online. B'xena legali ovvjament li qed tinbidel, il-konferenzi bil-vidjo qed isiru s-soluzzjoni preferibbli għal ħafna proċeduri legali, u jibdew b'eżamijiet għall-iskoperta.
Il-konferenza bil-vidjo tippermetti liż-żewġ naħat tal-avukati jakkwistaw fatti, evidenza, appoġġ, pretensjonijiet, provi u difiżi meħtieġa u kritiċi fil-kawża mingħajr ma qatt ikollhom idaħħlu s-sieq fil-qorti.
Jekk tassumi li d-ditta legali tiegħek għamlet it-tranżizzjoni online - ittejjeb in-numru ta 'laqgħat remoti, issaħħaħ id-dipartiment tal-IT, titgħallem kif tuża qsim tal-iskrin u sfondi virtwali, li jagħmlu l-aġġustament għal laqgħat u preżentazzjonijiet online iqsar u aktar konċiżi - issa tista 'tara kif it-teknoloġija tipprovdi l-opportunità li tikkomunika mill-bogħod bil-faċilità.
Ejja nidħlu aktar fil-fond dwar kif dan jieħu l-forma f'implikazzjonijiet legali differenti.
Waħda mill-aktar karatteristiċi ta 'konferenzi bil-vidjo li timbotta' l quddiem u 'l quddiem tinkludi r-reġistrazzjoni. Li tolqot rekord ladarba tkun għaddejja laqgħa onlajn, tipprovdi lill-parteċipanti b'reġistrazzjoni tal-bidu sat-tmiem, kompletament maqbuda ta 'dak kollu li ġara fis-sinkronizzazzjoni.
Dan, madankollu, jista 'jkun bidla proċedurali għal ħafna ditti u negozji. Qabel ma jiċċaqilqu onlajn u l-biċċa l-kbira tan-nies jaħdmu mid-dar, kienu qatt irreġistrati sejħiet tat-tim? Min ħa n-noti tal-laqgħa? Kemm inqatta 'ħin jiltaqa'? Agħmel il-moviment aktar bla xkiel billi tinkorpora teknoloġija li tagħmel l-irfigħ qawwi bħall-qbid ta 'awdjo, vidjow, screengrabs, links mibgħuta u dokumenti għalik.
Flimkien mal-benefiċċju tar-reġistrazzjoni tipikament jiġu t-traskrizzjoni u sommarji intelliġenti, żewġ karatteristiċi li jtejbu l-proċess ta 'skoperta tal-eżami. Mhux biss l-isfumatura u l-lingwaġġ tal-ġisem jinqabdu permezz tal-vidjow, iżda wkoll it-ton tal-vuċi, il-mudelli tal-ħsieb, u l-vokabularju jistgħu jintgħarfu permezz tal-ispikers tat-teknoloġija, algoritmi avvanzati, u links komuni tas-suġġett.
Fuq in-naħa l-oħra tal-munita, madankollu, hemm ftit sfidi li l-litigazzjoni u l-investigazzjoni futura għandhom jikkunsidraw. Ir-reġistrazzjoni tal-massa tqajjem tliet punti ta ’tħassib mil-lat tal-ħażna tad-dejta:
Il-Multiplikazzjoni tad-Dejta
Meta jiġu rreġistrati aktar u aktar skambji onlajn, jinġabru aktar fajls u hekk ukoll jista 'jkun id-daqs tal-fajls tal-vidjow. Hekk kif l-ammont ta 'dejta jitla' fid-daqs, il-ħila li taħżen u tirkupra b'mod sigur tiżdied flimkien.
Ġestjoni tar-Rekords
Ħażna ta 'dejta sigura u sigura hija imperattiva billi l-informazzjoni kondiviża u diskussa tista' tkun sensittiva ħafna u ma tkunx maħsuba biex taraha ħaddieħor. Ikkunsidra kif u fejn qed jinħażnu dawn il-fajls. Min jew x'inhi s-salvagwardja? Min għandu aċċess, u kif qed jiġu protetti?
Discovery
Preċedentement, huwa possibbli li l-laqgħat kienu rrekordjati bl-awdjo, jew miktuba f'dokument tal-ipproċessar tal-kliem, għalhekk, jillimitaw l-eżattezza u l-ambitu tal-informazzjoni pprovduta.
Forsi d-dejta nġabret fi preżentazzjoni jew aġenda. Issa, il-potenzjal għal fajls u traskrizzjonijiet elettroniċi aktar dettaljati huwa ferm iktar vantaġġjuż minn qatt qabel. Laqgħat online irreġistrati għandhom il-kapaċità li jaqbdu awdjo u jew vidjow flimkien mal-kontenut tal-laqgħa kollu li jinkludi kull tranżazzjoni u skambju matul il-laqgħa kollha.
Żomm f'moħħok il-valur ta 'espressjonijiet tal-wiċċ, ġestulazzjonijiet, u dak kollu li hu ikkomunikata mingħajr ma titkellem.
Xi Ħaġa Li Tiftakar:
L-aċċess għal-laqgħat irreġistrati jista 'jkun kemm a pożittiv u negattiv bħala "marka diġitali" tista 'tkun raġuni għal użu aktar tard. Żgura li l-privatezza u l-miżuri ta 'sigurtà tiegħek huma aġġornati u trasparenti billi t-talbiet għall-iskoperta ta' kawża jistgħu jinkludu laqgħat tal-vidjow daqshekk komuni daqs emails u dokumenti.
Biex tkun żgurata l-eżattezza u t-trasparenza ġenerali, issettja politiki li joħolqu koeżjoni meta niġu għall-konferenzi bil-vidjo. L-organizzazzjoni tad-dejta, id-deċiżjoni dwar il-linji gwida, u ġeneralment l-istabbiliment ta ’fluss jew proċedura fejn jidħlu laqgħat onlajn se tiżgura li r-riskji għas-sigurtà huma limitati, id-dejta hija mminata u l-informazzjoni hija faċilment disponibbli:
- Iddeċiedi dwar il-konvenzjonijiet tal-ismijiet għal-laqgħat u min huwa inkarigat mill-immaniġġjar tar-reġistrazzjonijiet. Fejn se jgħixu r-reġistrazzjonijiet u x'inhuma r-regoli amministrattivi għall-ħażna, l-aċċessibilità, it-tħassir, l-iskoperta, eċċ?
- Skont id-daqs tal-laqgħa, iddelega r-responsabbiltajiet tar-reġistrazzjoni lil parteċipant wieħed jew ftit. Agħżel parteċipant minn kull dipartiment, superviżur jew maniġer biex ikun inkarigat li jirrekordja tipi differenti ta 'laqgħat. Min se jkun il-moderatur u liema politiki, regoli, u proċeduri għandhom jiġu stabbiliti għal laqgħat virtwali differenti?
- Liema "veduta" trid tiffranka? Ladarba tkun iddeċidejt min hu l-moderatur (jew forsi hemm ftit) agħżel liema mill-għażliet varji tal-laqgħa tissodisfa l-bżonnijiet tad-ditta tiegħek u min se jkun qed jirrekordja minn liema kompjuter - jew punt ta 'osservazzjoni.
- Żomm għajnejk fuq it-tarf sommarji u rapporti pprovduti mill-pjattaforma tal-konferenzi bil-vidjo u jiddeterminaw min hu responsabbli għalihom. Min se jirċevihom u kif se jiġu aċċessati?
- Evita l-iskoperta tal-ħarba b'depożiti ta 'konferenzi bil-vidjo li:
Stabbilixxi l-post fiżiku tad-deponent u kif hu / hi se jkun imwaqqaf loġistikament biex jikkonnettja mal-laqgħa virtwali
Ejja b'għażla oħra jekk il-ġurnalist tal-qorti u d-deponent ma jkunux jistgħu jidhru fl-istess post
Iġġib esibiti lid-deponent permezz tal-posta bil-quddiem jew elettronikament waqt id-depożizzjoni
Mexxi bla xkiel - ittestja t-teknoloġija qabel il-jum tad-depożizzjoni virtwali
Qabbad diversi avukati u parteċipanti minn diversi lokalitajiet ġeografiċi
Huma miftehma minn kulħadd dwar jekk hux se jiġi rreġistrat jew le - ġib il-kunsens - Ikollok politika ta 'żamma li tkisser kif ser jinħażnu konferenzi bil-vidjo, u wara jinqerdu wara ċertu ammont ta' ħin.
Wara li laqgħa online tingħalaq, ir-reġistrazzjonijiet jiġu ssejvjati fil-cloud u jibqgħu aċċessibbli permezz tal-portal tad-ditta jew mill-moderatur. Li tippermetti aċċess lil ċerti parteċipanti hija miżura ta 'privatezza u sigurtà. Il-ġestjoni tar-rekords ġenerali, il-protokolli operattivi, u l-aċċess għandhom jiġu stabbiliti permezz tad-diskussjoni u l-iżvilupp tal-politika u l-proċedura.
Prevenzjoni ta 'ksur tas-sigurtà u vidjow ta' tifrik bil-vidjow b'teknoloġija li tagħmel kull skambju onlajn sigur u privat. Mandat l-użu ta 'kodiċi ta' aċċess ta 'darba jew persuna waħda li tolqot ir-rekord waqt il-laqgħa. Fittex karatteristiċi bħal:
- Kodiċi ta 'Aċċess ta' darba: Kull sejħa hija kriptata b'kodiċi uniku u privat li huwa validu biss għal dak speċifikat u skedat konferenza sejħa.
- Lock Lock: Eżatt wara li jkunu wrew il-parteċipanti, attivat din il-karatteristika biex tevita li jintervjenu parteċipanti mhux mixtieqa. Kull min jidher tard ikun mitlub jitlob permess mill-moderatur.
- Kodiċi tas-Sigurtà: Jekk l-aġenda tal-laqgħa onlajn tinvolvi d-diskussjoni ta 'informazzjoni sensittiva ħafna, żid saff ieħor ta' sigurtà b'kodiċi addizzjonali meħtieġa meta tidħol f'konferenza.
Teknoloġija li hija faċilment disponibbli u tipprovdi r-raġunijiet għall-eżistenza ta 'skoperta qed turi li qed issir aktar prevalenti. U 'l quddiem, huwa improbabbli li l-proċeduri personalment jieħdu preċedenza. Jekk l-iskoperta legali u proċessi oħra jistgħu jitwettqu onlajn, huwa possibbli li jibqgħu jsiru onlajn.
Meta tiġi biex tirrikorri għal Softwer tal-konferenzi bil-vidjo minflok tidher personalment,
il-benefiċċji - inkluż iffrankar ta 'spejjeż, inqas ivvjaġġar, aktar ħin, kollaborazzjoni remota, żieda fil-produttività, inqas dewmien - żgur jegħlbu l-isfidi:
Sfida # 1:
Tradizzjonalment, kull parti hija tipikament fil-preżenza fiżika tal-avukat legali tagħha li huwa meħtieġ li jipprovdi, jassisti u jispjega dokumenti u esibiti matul l-eżami.
soluzzjoni:
Minflok, bil-konferenzi bil-vidjo, din hija opportunità biex tippjana minn qabel. L-avukati u l-avukati għandhom jagħżlu kull biċċa evidenza, esibizzjoni, dokument, u prova minn qabel. Għandu jkun ċar, ittikkettjat, organizzat, intitolat, u mibgħut bil-posta jew lest biex jitkeċċa elettronikament. Kun żgur li l-indirizzi huma aġġornati, miktuba b'mod korrett u kull min għandu bżonn id-dejta huwa inkluż fit-tranżazzjoni diġitali jew fil-posta.
Sfida # 2:
Il-valutazzjoni tal-imġieba u l-kalma ta 'xhieda tista' tkun ċara permezz ta 'video link aktar milli tkun preżenti fl-istess post fiżiku.
soluzzjoni:
Test tat-teknoloġija magħmul fil-ġranet ta 'qabel il-laqgħa virtwali jiżgura li l-parteċipant jidher ċar u kompletament. Oħloq gwida ta ’referenza għall-konferenzi bil-vidjo għall-klijenti, kollegi, u professjonisti legali oħra fi ħdan id-ditta tiegħek li tinkludi prattiċi obbligatorji għall-projezzjoni vokali, dawl, qagħda, sfondi aċċettabbli, u kwalunkwe informazzjoni oħra li tagħmel l-iskoperta tal-vidjow fuq punt, illustrat u professjonali.
Sfida # 3:
Ambjent li mhuwiex istituzzjonali jew jidher li mhuwiex newtrali jew xieraq jista 'jkun ta' kunflitt, qarrieqi, jew iwassal għal eżami insuffiċjenti.
soluzzjoni:
Ipprovdi vidjows ta 'eżempju u tutorials onlajn ta' kif għandha tiżvolġi d-depożizzjoni tal-konferenza bil-vidjo, sejħa ta 'skoperta, pre-prova, jew proċess ta' prova. Iddeskrivi x'inhu aċċettabbli, u liema set-ups u sfondi se jwasslu għal eżami b'suċċess. Agħti eżempji ta 'vidjows fqar u x'għandekx tagħmel, ukoll.
Sfida # 4:
Li ma tkunx fl-istess spazju fiżiku tiftaħ l-eżami għal abbuż potenzjali jew prattika ħażina.
soluzzjoni:
Hija meħtieġa trasparenza sħiħa tad-diskussjoni mill-bidu sat-tmiem. Il-kunsens bi pront notevoli fil-bidu tal-laqgħa jiżgura li kulħadd ikun konformi. Barra minn hekk, li tipprovdi edukazzjoni u taħriġ rigward l-aħjar prattiki waqt l-eżami tissolidifika l-proċessi biex tiżgura li huma razzjonalizzati u aġġornati.
Fir-rigward tal-kwalità attwali tal-komunikazzjoni matul l-eżamijiet kollha għall-iskoperta permezz tal-konferenzi bil-vidjo hawn huma l-aħjar prattiki:
• Issettja Minbarra l-Ħin - Qabel, Matul u Wara
Check-ins, intervisti, xhieda, laqgħat, depożiti - kun żgur li hemm ftit ħin qabel biex tipprepara, biżżejjed ħin biex tgħaddi u ftit ħin imwarrab wara biex tirrifletti u tgħaddi mir-recording jew is-sommarji.
• Żgura li t-Teknoloġija Kollha Tiffunzjona
Meta l-ħin huwa essenzjali, tinqabadx tipprova ssolvi u ssolvi kwistjonijiet tekniċi waqt li kulħadd ikun qed jistenna. Uri l-konferenza bil-vidjo ftit qabel u ttestja l-mik, il-kelliem u l-konnessjoni tiegħek.
Iċċekkja biex tara jekk kollox huwiex iċċarġjat, kurduni żejda humiex disponibbli, il-wifi huwa qawwi, eċċ Ħu vantaġġ mill-ittestjar tal-awdjo u tal-vidjo offrut mill-pjattaformi tal-konferenzi fil-livell tal-intrapriża.
• Iċċekkja darbtejn il-post
Agħżel post li huwa kwiet, sterili, u mingħajr distrazzjoni. Ħajt abjad jew kamra magħluqa bi sfond sempliċi u mhux ta 'tfixkil jaħdem l-aħjar.
• Waħħal mal-Ħin
Ikkomunika t-tul tal-laqgħa qabel iż-żmien sabiex kulħadd ikun jista 'jippjana kif xieraq. Eżatt bħal laqgħa personalment, oħloq aġenda, żomm magħha, u tipproteġi l-ħin ta 'kulħadd.
• Iċċekkja l-Konnessjoni tal-Awdjo u l-Vidjo
Uża headset biex tnaqqas ir-rispons u timmassimizza s-smigħ u l-projezzjoni tiegħek. Uża konferenzi bil-vidjo li għandhom kapaċitajiet ta 'awdjo / vidjo ta' kwalità għolja.
Ħalli Callbridge jipprovdi lid-ditta legali tiegħek bit-teknoloġija tal-konferenzi bil-vidjo li tagħmel il-proċeduri ta ’qabel il-proċess jimxu bla xkiel f’ambjent virtwali. Bil-potenzjal inkredibbli li tressaq ħafna proċeduri in-person online, l-opportunità li tnaqqas l-ispejjeż, taħdem aktar mid-dar, tħaffef il-proċessi ġudizzjarji, u tikseb aktar informazzjoni b'rata aktar mgħaġġla tinsab fuq ponot subgħajk.
Il-pjattaforma ta 'komunikazzjoni b'żewġ direzzjonijiet ta' Callbridge għandha s-setgħa li tmur aktar fil-fond u tagħti dimensjoni lill-mod kif id-ditti tal-avukati jmexxu n-negozju tagħhom. Laqgħat irreġistrati onlajn jagħtu lill-partijiet kollha s-sens li jkunu wiċċ imb'wiċċ iżda minn distanza sigura u b'saħħitha. Barra minn hekk, tipprovdi attendenza aktar flessibbli u bil-ħsieb minn qabel it-tajjeb, l-ippjanar u t-tħejjija huwa sostitut xieraq għal laqgħat in-person.
