Iedereen, ongeacht de branche, neemt minstens één keer per week deel aan een conference call of online vergadering . Je zou denken dat de meesten van ons inmiddels wel experts zijn in deze virtuele vergaderingen, toch? Helaas niet. We hebben allemaal wel eens in die vergadering van 9:00 uur gezeten, waar mensen wanhopig om hun toegangscode vroegen, we naar de wachtmuziek van een ander moesten luisteren en natuurlijk die eeuwige 5 minuten moesten doorstaan waarin de enige woorden die gezegd worden "Hallo, kunt u mij horen?" zijn.
Hier zijn 10 gouden regels voor telefonische vergaderingen die u kunt gebruiken om uw maandagvergaderingen en uw gezond verstand te redden.
10. Maak het uzelf gemakkelijk en schakel automatisch opnemen in.
Ingenieurs zijn dol op extra functies en widgets in applicaties. Een van de beste tijdsbesparingen is echter de opnamefunctie die later door Cue wordt omgezet in een transcriptie. Iets gemist tijdens een oproep? Luister naar de opname of bekijk het transcript later. Callbridge wordt geleverd met automatische opname. Schakel het in en uw oproepopname begint onmiddellijk wanneer u aan de lijn komt.
9. Inbellen minimaal 10 minuten voor het gesprek.
Probeer de tijd niet te verkorten om aan uw oproep te komen. 10 minuten zou meer dan genoeg tijd moeten zijn om documenten te uploaden, vragen te beantwoorden en niet-gerelateerde zaken met uw collega's te bespreken. En als u in de problemen komt, zou 10 minuten voldoende moeten zijn om contact op te nemen met uw serviceprovider (ons!) Om u te helpen.
8. Voer de juiste due diligence uit.
Hoe vaak heeft iemand u uitgenodigd voor een telefonische vergadering met een nieuwe serviceprovider zonder op zijn minst een telefonische vergadering te hebben gehad om te zien hoe de zaken werken? De meeste vergadersystemen zijn vrij eenvoudig te achterhalen, maar ze hebben niet allemaal dezelfde sleutelcodes, gebruikersinterfaceconventies of functies. Maak een goede indruk op uw klant - als het een nieuw vergadersysteem is, probeer het dan eerst.
7. Neem even de tijd om uzelf en uw deelnemers voor te stellen
Sommige diensten voor telefonische vergaderingen, zoals Callbridge, kunnen individuele deelnemers identificeren en weergeven. Nog beter is het om de stem van elke deelnemer te leren kennen. Zo kunt u beter bijhouden wat er moet gebeuren, welke vervolgacties er zijn en hoeveel notulen er zijn gemaakt.
6. Verlaag de kosten niet als het om klanten gaat.
Het web heeft veel gratis inbelmethoden om uit te kiezen. Houd er rekening mee dat veel van deze technologieën grote voordelen lijken te bieden, maar inderdaad "work in progress" zijn. Het is beter om wat geld te investeren dan het risico te lopen een verkoop te verliezen of een slechte indruk te wekken op een belangrijke vergadering. Het kost niet eens zoveel.
5. Spreek duidelijk en verwoord het op de juiste manier.
We leven in een geglobaliseerde wereld. Zelfs als uw bedrijf beperkt is tot Noord-Amerika, moet u er rekening mee houden dat u mogelijk veel deelnemers heeft voor wie Engels niet hun eerste taal is. Door op een tempo te spreken, wordt u niet alleen afgeschilderd als een duidelijke spreker, maar geeft u anderen ook de tijd om aantekeningen te maken.
4. Voer geen nevengesprekken.
Iedereen ging minstens 12 jaar naar school, waar ze leerden stil te zijn en de leraar te laten praten. Hoe komt het dat zodra we onze pakken aantrekken, deze les uit het raam vliegt? Nevengesprekken leiden tot verwarring, omgevingsgeluid en niet te vergeten, zijn ronduit onbeleefd. Callbridge maakt het gemakkelijk om het hele gesprek te beheren - u kunt uw hand opsteken om te spreken of notities te maken in het chatvenster.
3. Geef mensen de kans om te praten.
Bij vergaderingen draait alles om actieve gesprekken. Ongeacht uw anciënniteit in het bedrijf, hebben onderzoeken aangetoond dat dictatoriaal management leidt tot slecht leiderschap en tot miscommunicatie. Laat uw collega's praten. U kunt niet alleen iets nieuws leren, maar u zult hen ook het gevoel geven dat hun bijdrage gewild is.
2. Inbellen met het juiste telefoonnummer en pincode.
Sorry dat ik repetitief ben ... het is alleen dat we op het laatste moment veel e-mails krijgen waarin om het inbelnummer wordt gevraagd. Bovendien gebruiken sommige oproepen uit veiligheidsoverwegingen unieke toegangscodes. Gelukkig kunt u uw pincode terugvinden in de e-mail of sms-uitnodiging die u heeft ontvangen!
1. Als u niets te zeggen heeft, kunt u het zwijgen opleggen.
Heb je je ooit afgevraagd waarom er lawaai ontstaat tijdens grote telefonische vergaderingen? Heb je je afgevraagd waar dat wanhopige typen vandaan komt? Als u met uw vrienden aan het chatten bent op Facebook, moet u uzelf dempen. Iedereen kan je typen horen! Druk op * 6, of de mute-knop op de gebruikersinterface van Callbridge, en je kunt meeluisteren (en wat extra werk doen) zonder dat iemand anders het weet.
En ga nu een paar productieve en plezierige telefonische vergaderingen houden!
