Als het erom gaat meer werk sneller gedaan te krijgen, lijkt het alsof er altijd nieuwe trends opduiken. Huddle rooms voor gerichte discussie; flexwerken voor meer werkgeluk; telefooncellen voor privacy - en deze krabben nog maar net aan de oppervlakte. Als het betekent dat dezelfde kwaliteit van het werk of beter op een geoptimaliseerde manier moet worden versneld, dan moet het bedrijf op de kar springen en kijken wat werkt.
Enkele van de obstakels waarmee elk type team wordt geconfronteerd, of het nu gaat om een start-up of een onderneming, omvat het verzamelen van teamleden voor een snelle synchronisatie of virtuele vergadering. Het is niet ongebruikelijk om van tevoren een vergadering te plannen als het gaat om grote brainstormsessies en evaluaties, maar het zijn de kleinere bijeenkomsten die de neiging hebben om buiten de boot te vallen. En ze zijn net zo voordelig! De kleinere synchronisaties om voortgang te delen, wegversperringen te verwijderen en op één lijn te blijven, vereisen ook mentale bandbreedte en fysieke (of virtuele!) Aanwezigheid. Ze door de kieren laten vallen, kan schadelijker zijn voor de gezondheid van uw bedrijf dan u zich realiseert.
Kom binnen, sta op virtuele vergaderingen. Krijg een gevoel voor de polsslag van uw bedrijf door onregelmatige, kleinere en informele ontmoetingen met collega's te hebben terwijl u letterlijk rechtop staat. Soms zijn er geen formaliteiten nodig. Tijdens een staande vergadering is de toon vloeiender, minder opdringerig en kan veel verhelderend zijn zonder dat u hoeft te gaan zitten en het benauwd aanvoelt. Hier zijn een paar van de do's en don'ts die u de volgende keer dat u een stand-up meeting heeft, moet implementeren.
Zet de camera aan
Meestal is er minstens één persoon aanwezig met zijn laptop of desktop in de buurt. Houd externe medewerkers op de hoogte door ze uit te nodigen voor de stand-up en er een virtuele bijeenkomst van te maken. Met videoconferentie en mogelijkheden voor het delen van schermen, is het gemakkelijk om deel te nemen via een vergaderlink en hen het gevoel te geven dat ze aanwezig zijn.
Blijf staan
Oké, dit ligt misschien voor de hand, maar als je je aan deze regel houdt, zijn alle andere regels gemakkelijker te volgen. Staan tijdens een virtuele vergadering houdt sprekers gefocust en voorkomt dat ze doorschreeuwen. Verwijder stoelen of duw ze naar de zijkant van de kamer of synchroniseer in een meer informele setting.
Laat teamleden niet wandelen
Het is gemakkelijk voor een gedachte om een op hol geslagen trein te worden, maar houd het beknopt met stand-up meetings. Als het niet waardevol is voor alle aanwezigen, zeg het dan niet. Of houd een tijdslimiet aan voor elke spreker.
Houd stand-ups niet vaak
Deze intieme virtuele vergaderingen zou alleen moeten gebeuren als het nodig is, daarom is een gereguleerde stroom waarbij iedereen op dezelfde dag op hetzelfde tijdstip bijeen moet komen, niet nodig, tenzij uw workflow erom vraagt.
Ga voor kort en krachtig
Mensen staan, daarom is de aard van dit soort virtuele ontmoeting kort. Belangrijke updates moeten zonder de details worden gedeeld. Zie het als de hoogtepuntrol sinds de laatste stand-up - niet langer dan 15 minuten en meer details kunnen worden opgenomen in een vervolgmail.
Wacht niet op uw team
Begin op tijd. Iedereen die het mist of laat komt, zal zijn best doen om het de volgende keer te redden. Dit helpt om ieders schema soepel te laten verlopen.
Behoud structurele integriteit
Informeel, snel, maar lasergericht, een virtuele stand-upbijeenkomst mag niet te ver afwijken van teamleden die voortgangsupdates delen, de huidige werkstatus en waar ze vastlopen.
Houd uw projectmanagementtool bij de hand
Open het online whiteboard of deel bestanden direct, zodat iedereen op dezelfde pagina zit met de stroom projecten. Door te bekijken wat er onderweg is, in afwachting is of moet worden gestart, kan het team het grotere plaatje zien.
Blijf doelgericht met 3 vragen
Weet u niet zeker hoe de stand-up virtuele vergadering moet verlopen? Laat elk teamlid de volgende vragen beantwoorden om de productiviteit op peil te houden:
1) Wat heb je bereikt sinds de laatste stand-up meeting?
2) Wat heb je onderweg tot de volgende stand-up meeting?
3) Zijn er blokkades of uitdagingen die u verhinderen om te bereiken wat u van plan was te doen?
Probeer geen nieuwe ideeën te introduceren
Blijf in plaats daarvan bij de 3 vragen. Als u met een nieuw idee komt, wordt het ritme van de virtuele stand-upbijeenkomst omgeleid en wordt het langer voor iedereen. Als inspiratie toeslaat, vermeld dit dan in een vervolgmail.
Moedig andere vormen van teamcommunicatie aan
De stand-up is voordelig voor de hoogste lijncommunicatie, maar zou niet de enige manier moeten zijn waarop het team de basis raakt, vooral niet voor externe werknemers. Houd iedereen op de hoogte via langere, meer gedetailleerde sessies of via tekstchat tijdens de werkweek.
Laat Callbridge de middelen voor uw team faciliteren om hun tijd te maximaliseren. Een staande virtuele vergadering met hoogwaardige audio- en videomogelijkheden, betere functies voor delen en een gemakkelijke verbinding zonder downloads brengt het team als geheel samen. Krijg een beter zicht op het project of de workflow met software voor videoconferenties dat werkt met jou.
