Wanneer u een online vergadering plant, moet u niet alleen hopen dat de deelnemers goed opletten! In feite wil je ze inspireren om betrokken en aanwezig te zijn. Om dat te laten gebeuren, moet uw onlinevergadering gestructureerd zijn. Het moet worden ontworpen en afgestemd op uw publiek.
Wat is tenslotte het doel anders? Waarom zou je de tijd besteden aan het verzamelen van de troepen om voortgangsrapporten door te nemen of de communicatielijnen te openen om te brainstormen over een pitch als het enige geluid dat je hoort krekels zijn?
Met een meer interactieve benadering van uw online vergaderingen, kunt u een hoge betrokkenheid, een betere opname van informatie en een grondiger begrip van uw inhoud verwachten. Misschien zelfs een beetje leuk!
Laten we aan de slag gaan - zakelijke bijeenkomsten, dat wil zeggen!
Volgens een artikel van Harvard Business Review besteden hoger management, leidinggevenden op C-niveau en andere besluitvormers bijna driekwart van hun tijd aan vergaderingen met anderen om de voortgang van het werk te bespreken. Dat is veel tijd besteed aan vergaderingen.
Laten we ook de externe werknemers niet vergeten. Dankzij geavanceerde technologie zijn online vergaderingen met teams en collega's op verschillende locaties mogelijk, maar er zijn nog steeds uitdagingen met tijdzones, connectiviteit en coördinerende projecten. Hier kan de bestede tijd verloren gaan of misbruikt worden.
Doet u er alles aan om ervoor te zorgen dat uw onlinevergaderingen productief en tijdrovend zijn?
Als u op zoek bent naar:
- Vind eenvoudigere manieren om te coördineren met collega's en externe medewerkers
- Blijf verbonden, ongeacht tijd of afstand
- Interacties nieuw leven inblazen
- Streef naar meer participatie en effectiviteit
Hier zijn een paar ideeën om vergaderingen op te vrolijken en ze interactiever en effectiever te maken:
Stel uzelf eerst de vraag: is deze vergadering noodzakelijk? Moet u deze vergadering echt houden?
Om deelnemers te laten communiceren en samenwerken, moeten stemmen, meningen, bevindingen en het delen van informatie worden gehoord. In het geval van een online bijeenkomst heeft een dialoog de voorkeur boven een monoloog.
Als er een aankondiging of informatie is waarvoor deelnemers niet hoeven aan te vullen of mee te werken en alleen te luisteren, overweeg dan hoe uw bericht misschien beter past in een e-mail. Bij bijeenkomsten die interactief en boeiend zijn, kan het vragen van deelnemers om alleen te luisteren ertoe leiden dat ze hun interesse verliezen of veinzen.
Zodra de inhoud en het doel van een onlinevergadering als 'noodzakelijk' zijn vastgesteld, gaat u als volgt te werk:
12. Beheer verwachtingen
Creëer de juiste mindset bij collega's door hen van tevoren te laten weten dat hun deelname vereist is. Geef in de agenda die vóór de onlinevergadering wordt verzonden, een eenvoudige lay-out weer van wat iedereen kan verwachten.
Breng het probleem onder de aandacht en laat de deelnemers weten dat om hun ideeën en input wordt gevraagd. Dit geeft hen de tijd om na te denken en problemen op te lossen, terwijl ze ook enkele basisregels vaststellen.
Laat ze bovendien een aantal verwachte basisetiquette weten, zoals:
- Druk op "mute" wanneer u niet spreekt
- Eet of drink niet
- Zet telefoons weg en zet andere afleidingen op pauze
11. Inchecken met collega's
In het licht van een recente pandemie waarbij miljoenen mensen vanuit huis werken, kan werken op afstand isolerend aanvoelen. Door simpelweg een vergadering op maandag te plannen en te beginnen met de simpele vraag: "Wat heb je dit weekend gedaan?" je kunt deelname uitlokken en collega's aanmoedigen om zich open te stellen.
Beter nog, afhankelijk van de grootte van uw vergadering, kunt u deze introductietijd gebruiken om iedereen contact op te nemen en een collega te bedanken voor iets dat ze hebben gedaan. Groot of klein, door waardering te tonen met een simpele naamoproep en taakuitroep, werkt dankbaarheid om iedereen te overtuigen voel me meer verbonden. Dit is een kleine maar krachtige manier om sociale binding op een virtueel platform aan te moedigen.
Bestaat uw team uit veel externe medewerkers? Creëer meer een gevoel van sociale binding door een beetje plezier te injecteren om het ijs te breken en ervoor te zorgen dat mensen zich minder eenzaam voelen door afstand te nemen of thuis te werken:
- Spice Up Introducties:
Online vergaderruimte vol vreemden? Nodig deelnemers uit om zichzelf en een eigenzinnig stukje informatie voor te stellen:
-
- Hun favoriete karaoke-nummer
- Hun kenmerkende huisgemaakte gerecht?
- Het beste concert waar ze ooit zijn geweest
Online vergaderruimte met dezelfde collega's? Nodig bekende gezichten uit om:
-
- Bespreek kort een goede film die ze onlangs hebben gezien
- Vertel hoe het met hun huisdier gaat
- Stel je open over een hobby of persoonlijk project dat ze hebben aangenomen
- Gebruik je hersens:
Teambuilding-oefeningen mogen niet uit de boot vallen, alleen omdat teamleden meer verspreid zijn. Geef de criteria van tevoren op, zodat deelnemers klaar kunnen verschijnen. Probeer een korte online versie van Charades of Balderdash voor een interessantere manier om de vergadering te openen. - Een raadspelletje spelen:
Een andere manier om mensen meer betrokken te krijgen, is door elke deelnemer te vragen een eenvoudige versie van ISpy te spelen door een item in hun afgelegen werkgebied te beschrijven.
10. Maak van tevoren uw vergaderagenda
Als uw vergaderagenda duidelijk en gearticuleerd is, kunt u dezelfde ROI verwachten met uw online vergadering! Zonder plan of voorbedachte rade zal een vage, verkeerd geïnformeerde synchronisatie tot verwarring en tijdverspilling leiden.
Stel een gestructureerde agenda op waarin de belangrijkste kwesties worden geschetst en vermeld wat er van de deelnemers wordt verlangd en verwacht. Verstuur minstens een dag van tevoren en vergeet niet uw instellingen voor uitnodigingen en herinneringen te gebruiken om snel informatie te verspreiden.
9. Bereid uw technologie voor
Hoe geweldig technologie ook is, er zijn nog steeds gelegenheden dat het een beetje wankel kan worden. Vertrouw erop dat alles soepel verloopt door uw technologie te testen en te controleren of alle apparaten zijn opgeladen. Leer waar uw stopcontacten zijn en houd uw laders bij de hand. Test uw camera, microfoon, internetverbinding en overweeg al het andere dat u nodig heeft:
- Is uw verlichting te helder of te zwak?
- Ben je omringd door veel rommel?
- Bevindt u zich in een drukbezocht gebied waar mensen komen en gaan?
- Wanneer was de laatste keer dat u uw apparaat uitschakelde / reset?
Overweeg om deze punten op te nemen in de e-mail van de agenda voorafgaand aan de vergadering, zodat iedereen op de hoogte is.
8. Blaas leven in uw bevalling
Natuurlijk kunt u uw online vergadering effectief doorlopen door belangrijke items te doorzoeken, maar u kunt ook wat pit toevoegen om mensen geïntrigeerd te houden:
- Nodig beweging uit
We weten allemaal hoe gemakkelijk het is om in werk geïnvesteerd te raken. Opstaan van je bureau is een geweldig idee, maar kan vergeten worden als je bezig bent met het blussen van een brand of het schrijven van een lange e-mail. Schud het op een bepaald moment in uw online vergadering een beetje door de deelnemers hun bloed te laten bewegen. Eenvoudige bewegingen zoals je armen boven je hoofd strekken of een paar keer opstaan en gaan zitten of een paar rekoefeningen op het bureau doen, kunnen de zuurstof naar de hersenen verhogen en werken om gevoelens van vermoeidheid en lethargie te doorbreken. - Voeg visuals toe
Moedig interactie aan en breng uw inhoud over op uw publiek door
met behulp van heldere kleuren, video's, foto's en pittige call-outs. Maak uw inhoud verteerbaar en onvergetelijk met een eenvoudig te begrijpen presentatie die aantrekkelijk is met het gebruik van beelden en misschien een goed geplaatste, passende meme! - Krijg feedback in realtime
Kijk hoe mensen uw inhoud opnemen door ter plaatse een peiling uit te voeren. Deze zijn niet alleen leuk, ze onderbreken het programma ook en geven je realtime informatie die van pas komt. Het dient als een hulpmiddel voor onmiddellijke besluitvorming, houdt de betrokkenheid hoog en helpt bij het structureren van volgende stappen.
7. Taken delegeren
Wanneer mensen verantwoordelijk zijn om iets bij te dragen aan de online vergadering, zoals modereren, een ijsbrekeractiviteit houden of aantekeningen maken, zal elke persoon meer betrokken zijn. Bovendien helpt dit om vergaderingen klein te houden. Houd rollen duidelijk door alleen degenen op te nemen die er moeten zijn, zoals een beslisser, adviseur, de stagiair, enz.
- Een moderator selecteren
Een moderator zorgt ervoor dat de vergadering niet ontspoort. Het is zijn / haar taak om de technologie in de gaten te houden, leiding te geven met autoriteit, spreekrecht te geven aan degenen die het nodig hebben, verantwoordelijk te zijn voor de opname en erop toe te zien dat er voor de audio- en videokwaliteit wordt gezorgd.
6. Blijf bij het tijdsbestek
Wanneer u zich bewust bent van de beperkte tijd die u heeft, heeft de productiviteit de neiging om omhoog te schieten. Werken met een tijdslimiet 'kadert' de vergadering en geeft deze focus. Wijs een specifieke hoeveelheid tijd toe aan elk belangrijk punt met een buffer van 10 minuten. Zo kan iedereen op tijd of juist voortijdig eindigen!
5. Verwijder afleidingen
Het is gemakkelijk (en zeer gebruikelijk) om uw e-mail te willen controleren of een blik op uw telefoon te willen werpen tijdens een online vergadering. Houd je aan de timing en vermijd de verleiding door afleiding vanaf het begin te verwijderen: sluit de tabbladen op je laptop, zet je telefoon in de stille modus (of vliegtuigmodus!), Sluit het raam om achtergrondgeluiden buiten te sluiten (of gebruik een koptelefoon) en bespaar het tussendoortje voor na!
(alt-tag: vrouw zittend aan bureau met werken op open laptop zittend bij raam vroeg in de ochtend)
4. Bevorder samenwerking
Gebruik een online bijeenkomst om ideeën van deelnemers te genereren. Maak wat tijd vrij om de kenmerken van een denktank of brainstormsessie over te nemen. Laat mensen hun eigen ideeën bedenken of meeliften op de ideeën van anderen; Probeer een functie zoals het online whiteboard om creatieve sappen te laten stromen.
3. Neem games op
Door gamification, kunt u verwachten dat de interactiviteitsniveaus in uw online vergadering door het dak gaan! Voeg aan het begin een kleine vraag toe en laat de deelnemers dit doen. Deze kunnen ook worden gestimuleerd - verlengde lunch, bedrijfsswag, vervroegd verlof, enz. Bijvoorbeeld:
- Selecteer een afbeelding of personage om in de dia's in te sluiten en laat deelnemers antwoorden hoe vaak deze tijdens de presentatie is gezien.
- Doe aan het einde een eenvoudige quiz om te testen of de deelnemers de inhoud begrijpen.
- Verzamel citaten van collega's en laat ze raden wie wat heeft gezegd.
2. Eindig met goed gearticuleerde actie-items
Het doel van een online bijeenkomst is om deelnemers te verzamelen en samen te komen om vooruitgang te boeken naar de volgende stap. Dit kan alleen met duidelijke actiepunten. Pas als iedereen weet wat hij moet doen, kunnen dingen gedaan worden. Controleer voordat de vergadering voorbij is of de deelnemers duidelijk zijn over hun rol. Besteed enkele ogenblikken aan het doornemen van wat er werd besproken en het toewijzen van de persoon voor de baan.
1. Deel de samenvatting
Tijdens een online bijeenkomst kan er veel gebeuren. Er worden tal van ideeën, suggesties en meningen rondgegooid, en daarom zijn goed samengevatte opmerkingen effectief bij het handhaven van de integriteit van de synchronisatie.
Kies software voor videoconferenties die wordt geleverd met een opnamefunctie en / of AI-mogelijkheden om alles vast te leggen wat er is gebeurd. Handmatig aantekeningen maken is altijd een goed idee, maar als u technologie op de achtergrond voor u laat werken, kunt u tijdens de vergadering optreden in de wetenschap dat voor de rest wordt gezorgd.
Hier zijn nog een paar trucs om uw volgende online vergadering te laten schitteren:
- Emblazon uw merk in alle contactpunten van uw vergadering
Pitchen voor potentiële klanten? Neem uw eigen bericht op dat uw bedrijfsnaam, slogan en belangrijke aankondigingen introduceert terwijl deelnemers verschijnen voor de aanpasbare online vergaderruimte. Maak een geweldige eerste indruk die gepolijst en professioneel is met uw logo en merkkleuren in de gebruikersinterface. - Gebruik AI om het beenwerk te doen
In een onlinevergadering doe je het voorwaarts gerichte werk. Kies een videoconferentie oplossing die op de achtergrond werkt om transcripties, sprekerstags en datumstempels te bieden, zodat u later gemakkelijk kunt zoeken. - Druk op Scherm delen om te 'tonen' in plaats van 'vertellen'
Met de scherm delen optie, navigeren door moeilijk uit te leggen demonstraties en productfuncties tijdens een online vergadering is nu nog eenvoudiger. Iedereen kan begrijpen wat je zegt als ze het voor hun ogen kunnen zien. Breng deelnemers op dezelfde pagina wanneer elke actie in realtime kan worden getoond.
Laat Callbridge uw online vergaderingen een boost geven. Met geavanceerde technologie, aanpasbare functies en een intuïtief ontworpen gebruikersinterface zijn uw vergaderingen alleen maar interessanter en productiever geworden.
