Vergaderingen op afstand zijn een essentieel onderdeel geworden van hoe het werk over de hele wereld wordt gedaan. Zelfs als u in een grote stad woont, helpt het om de kloof te overbruggen als u zich in het ene deel van de stad bevindt en uw kantoor in het andere. Conferentiegesprekken en videoconferentie laat het lijken alsof er letterlijk geen afstand is tussen zender en ontvanger, waardoor de manier waarop we communiceren verandert. Het is echt verbazingwekkend dat we in een tijdperk leven waarin we kantoren in Singapore, Londen, New York en thuisblijvende moeders in de buitenwijken kunnen houden - allemaal op dezelfde pagina en samenwerken.
Dus nu uw bedrijf toptalent aan boord heeft en u een effectief vergaderritme heeft ontwikkeld, bestaat het stigma dat managers liever persoonlijke ontmoetingen hebben dan op afstand. Hoewel dit traditioneel waar is, geldt dat ook voor het vermogen om externe werknemers aan te passen en in te stellen met de beste tools van het vak voor meer productieve, boeiende (en cybersecure!) vergaderingen die leiden tot het raken van cijfers en verpletterende doelen.
Aangezien er andere regels van toepassing zijn wanneer u niet in een persoonlijke vergadering bent, is iedereen bij een gesprek over 'de gouden regels' betrokken, zodat elke synchronisatie kan worden afgeleverd en ontvangen op een manier die resultaten oplevert. Hier zijn de belangrijkste regels om in gedachten te houden in een werkrelatie op afstand:
VÓÓR DE VERGADERING
Raak vertrouwd met uw technologie
Het inschakelen van de videocamera en het verzenden van een code voor uw conferentiegesprek is eenvoudig. Maar als je wat beter vertrouwd raakt met hoe de software en hardware draait, zou je er goed van pas kunnen komen als - de hemel verhoede - er een technologisch probleem is tijdens de telefonische vergadering. Voorkom eventuele hikken door 5 minuten eerder dan gepland online te gaan, zodat u vroeg kunt beginnen; of een plan b klaar hebben om in actie te komen. Zelfs een repetitie voor video-opnamen is een slimme zet!
Voeg lagen toe aan een gedeelde ruimte
Een gedeelde ruimte is geen vergaderruimte. In feite is het de vergaderruimte die de gedeelde ruimtes bevat, zoals flip-overs, een online whiteboard, gedeelde schermen en meer. Medewerkers op afstand voelen zich het op een na beste ding om fysiek aanwezig te zijn door tijdens de telefonische vergadering te worden beïnvloed door een combinatie van deze ruimtes.
Stel een agenda op, deel deze van tevoren
Een teleconferentie op afstand vereist inspanning en planning om ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig kan zijn. Door behandelde onderwerpen te markeren en de agenda vooraf te delen, kunt u kostbare momenten besparen door u aan een plan te houden. Op deze manier weten deelnemers wat er gaat komen en kunnen ze actief luisteren en voorbereid zijn op hun deel van de vergadering.
Nodig een select aantal uit
Hoe hoger het aantal deelnemers aan de teleconferentie, hoe lager de verwachting om bij te dragen aan de discussie. 1-10 deelnemers is ideaal.
TIJDENS DE VERGADERING
Houd het ontmoetingsdoel voorop en in het midden
In simpele bewoordingen, herinner iedereen eraan wat er aan het einde van de telefonische vergadering moet worden bereikt. Schrijf het bijvoorbeeld op het online whiteboard, zodat iedereen het duidelijk kan zien, en gebruik het om deelnemers te aarden als ze tijdens de discussie te van hun koers afwijken.
Gamify-functies voor telefonische vergaderingen
Rollen kunnen worden gegeven aan verschillende aanwezigen, zoals facilitator, tijdwaarnemer en schrijver om nota te nemen van alle actiepunten en genomen beslissingen. Voor terugkerende vergaderingen, trek namen en verander de rollen, zodat het aan het begin van de vergadering wordt beslist en - verrassing! - jij zou kunnen zijn! Dit gamification zorgt ervoor dat mensen betrokken blijven.
Iedereen krijgt een introductie
Deelnemers zijn meer bereid om deel te nemen aan de conference call wanneer ze beter begrijpen wie met hen aan het bellen is. Een korte introductie van iedereen in de vergadering, (zelfs als er een pictogram of afbeelding is) voegt een vleugje menselijkheid toe en zorgt ervoor dat telewerkers zich gezien en gehoord voelen!
Moedig een klein praatje aan
Door contact te maken met collega's op afstand, is hun aanwezigheid voelbaar in de vergadering. Een snelle inhaalslag van hun dag, het weer, plannen voor het weekend - geeft hen het gevoel dat ze zowel in de echte wereld als in de digitale wereld bekend zijn.
NA DE VERGADERING
Stel een vervolg samen
Vat de belangrijkste punten en doorbraken van de uit te zenden vergadering samen. Het deel dat het boeiend maakt? Voeg een element van plezier en kameraadschap toe. Een gif, video of grappige foto helpt om de e-mail of het chatbericht gedenkwaardig te maken, wat op zijn beurt iedereen zal doen uitkijken naar de vervolgmail na toekomstige vergaderingen.
Noem nummers
De gezondheid en productiviteit van een werkrelatie op afstand is afhankelijk van het behalen van doelen, het behalen van cijfers en het bereiken van prestatiedoelstellingen. Maak tijd vrij om ze in de vergadering te bespreken, of stuur een vervolgmail met daarin wijzigingen, prestaties, verbeteringen, enz.
Laat de hoogwaardige vergadersoftware van Callbridge leven inblazen in zakelijke telefonische vergaderingen. Het eersteklas vergaderruimteplatform overbrugt de kloof voor virtuele en echte vergaderingen. Met uitzonderlijke samenwerkingsfuncties die omvatten scherm delen, het delen van bestanden, het presenteren van documenten en groepschats, de uitzonderlijke audiovisuele technologie van Callbridge bevordert de werkrelaties op afstand.
