Hoe u een kogelvrij videovergaderingsbesluit voor advocaten samenstelt

Elke advocaat weet hoe lang en complex het proces is. Neem afzettingen en alle bewegende delen die daarbij horen. Laten we niet vergeten hoe duur ze ook zijn. Het binnenvliegen van getuigen en personen van buiten de staat of het land om te spreken, klopt. Plus de kosten van videografen van hoge kwaliteit, rechtbankverslaggevers en de tijd die verloren gaat met opnemen en opnieuw opnemen gedurende dagen, indien nodig. In een complexere zaak waarbij meerdere getuigen betrokken zijn, kan het bijvoorbeeld moeilijker zijn om een ​​verklaring op kantoor te krijgen. Reistijd en binnen het budget blijven zijn twee factoren om rekening mee te houden, tenzij videoconferenties een optie zijn.

Met videoconferenties wordt het organiseren van een hechte getuigenverhoor aanzienlijk sneller. Het vastleggen en opnemen van getuigenverhoren, het afnemen van interviews en het verzamelen van getuigenissen kan op afstand gebeuren . Het is alsof je "in persoon" bent, maar dan virtueel. Planningsconflicten worden sterk geminimaliseerd, omdat een getuigenverhoor via videoconferentie kan worden geregeld zonder rekening te hoeven houden met vluchtschema's, verkeer en accommodatie.

Aangezien een verklaring een zaak kan maken of breken, wilt u er zeker van zijn dat u videoconferenties gebruikt om de beste, meest authentieke opname vast te leggen. Neem met de hulp van een rechtbankrapportagebureau de volgende tips op voor een kogelvrije videoconferentie die stand houdt in de rechtbank:

10. Zorg dat uw exposities gereed zijn

Zorg ervoor dat uw exposities worden voorbereid en gecatalogiseerd voordat u uw videoconferentie aflegt. Doe een stapje extra en laat het rapporterende kantoor van de rechtbank op de hoogte zijn van uw exposities, zodat u niet zoveel tijd hoeft te besteden aan het behandelen ervan in de verklaring.

9. Kies je locatie

Ken de locatie van de personen die betrokken zijn bij de videoconferentie, zodat u geschikte technologische oplossingen kunt vinden in die steden of plattelandsgemeenschappen. Op basis van de locaties kan het rapporterende bedrijf een proef draaien om de apparatuur, wifi en technologie te testen om een ​​pijnloze opname te garanderen. Onthoud: een ethernet is iets betrouwbaarder dan wifi!

8. Individuen in het buitenland

Vermeld aan de rechtbankrapporterende firma de buitenlandse locatie of het land van de getuige. De wet zou anders kunnen zijn en een effect kunnen hebben op de uitkomst van de afzetting.

7. Houd rekening met tijdzones

Als er getuigen uit verschillende tijdzones meedoen, doe dan uw due diligence en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de tijd voor de opname van de videoconferentie. U kunt ook op zoek gaan naar een videoconferentieplatform dat wordt geleverd met een Time Zone Scheduler. Anders kan het niet op tijd bijeenkomen van invloed zijn op de verhalen van kroongetuigen.

6. Zie er gepolijst uit

Uiterlijk is belangrijk, zowel in de rechtszaal als tijdens een vergadering – vooral tijdens een getuigenverhoor via videoconferentie. Iedereen die betrokken is – de getuige, de advocaat – iedereen die in beeld verschijnt, moet er netjes, representatief en professioneel uitzien. Het is immers geen telefoongesprek. Dit soort getuigenverhoor is het op één na beste alternatief voor een persoonlijke ontmoeting, dus iedereen moet er op zijn best uitzien.

5. Wees selectief over achtergronden

Het opzetten van uw videoconferentie-afzetting moet gebeuren in een ruimte met voldoende licht en een achtergrond zonder afleiding. Alles wat op de achtergrond beweegt of visueel te luid is (posters, foto's) kan de belangrijkere boodschap van de afzetting belemmeren en wegnemen van de opname. Geen ramen, passerende auto's of huisdieren.

4. Kom 15 minuten eerder opdagen

Een goede vuistregel als het gaat om betrokkenheid met behulp van videoconferenties, is om vroeg te verschijnen. Op deze manier kunt u, als er technologische aanpassingen nodig zijn, deze aanpassen voordat de vergadering begint. Anders is te laat komen opdagen wanneer de depositie in volle gang is, storend en zet iedereen alleen maar terug. En als je vroeg bent, kun je je aantekeningen doornemen, last-minute vragen opschrijven of wat snel onderzoek doen voordat de bal aan het rollen is.

3. Let op je lichaamstaal...

Videoconferenties kunnen de subtiele bewegingen en nuances van uw lichaam tienvoudig oppikken. Vergeet niet dat iedereen al uw bewegingen kan zien. Als je je verveelt en geeuwt, hongerig en friemelt, moe en ongemakkelijk – al deze emoties en bewegingen zijn zichtbaar tijdens de sessie. Vermijd eten, kauwgom kauwen, een zak chips uitpakken of verschuiven in uw stoel. Dit kan de uitkomst van de opname beïnvloeden. Om er zeker van te zijn dat uw stuk er goed uitkomt, moet u, als u opneemt vanaf een computer, controleren of uw oppervlak vlak en veilig is, zodat uw camera een mooie, vloeiende opname kan maken.

2… .En uw multitasking

Dezelfde logica is van toepassing. U heeft ongetwijfeld e-mails om te lezen, een takenlijst om naar te kijken of bestanden om te delen met andere klanten. Of misschien vind je het gewoon heel leuk om Tetris te spelen, maar als alle aanwezigen je kunnen zien terwijl je andere taken uitvoert, hoe professioneel ziet dat er dan echt uit? Als ze je niet kunnen zien, kan op je gezicht worden geschreven dat je aanwezig bent, maar niet echt hier! En als er plotseling een vraag op je pad komt, maar je bent bezig met iets anders, wil je niet overrompeld worden!

1. Onvoorspelbare vertragingen

Soms zijn er vertragingen die je gewoon niet ziet aankomen! Als een deelnemer vertraging oploopt en niet op tijd kan verschijnen, is het mooie van een videoverhoor via een platform voor tweewegcommunicatie dat er een app is! Iedere deelnemer die niet achter zijn of haar desktop, laptop of tablet kan zitten, kan gewoon via de smartphone deelnemen.

Laat de geavanceerde technologie van Callbridge de kwaliteit en authenticiteit van uw volgende getuigenverhoor verbeteren. Met videoconferenties , telefonische vergaderingen , AI-transcripties, schermdeling , vergaderingsopnames en optimale beveiliging kunt u uw volgende getuigenverhoor, getuigenis of interview met een gerust hart afnemen.