Nu 2020 een daverende start heeft gemaakt, is het veilig om te zeggen dat uw ervaring met videoconferenties nu halverwege het jaar vertienvoudigd is. Uw kantoor is hoogstwaarschijnlijk overgegaan op een meer online, thuiswerk-aanpak, waarbij de deuren worden geopend voor online communicatie door middel van videoconferenties met klanten, in teambriefings, telefonische vergaderingen van het hoger management, brainstormsessies, statusvergaderingen ... Aan.
Wat meer is, is dat naarmate we ons blijven aanpassen aan de veranderende tijden waarmee iedereen momenteel wordt geconfronteerd, het personeelsbestand verdeeld raakt in hoe ze fysiek (of virtueel!) Op hun werk moeten verschijnen. Heeft u collega's die fulltime vanuit huis werken? Zit het management 2 dagen per week op kantoor en werkt het dan op afstand? Gaat u heen en weer tussen klanten die 5 dagen per week op kantoor moeten blijven?
Wanneer collega's en teamleden zich hebben verspreid over digitale en fysieke landschappen, kan het bij elkaar houden van iedereen een moeilijke taak blijken te zijn, hoewel niet een onmogelijke taak! Ook al zijn er tijdsdruk, taalbarrières, verschillen in de hiërarchie en algemene uitdagingen met tijdmanagement, iedereen wil echt de samenwerking zo effectief en productief mogelijk maken.
Hier leest u hoe u effectief een samenwerkingsomgeving kunt onderhouden als uw team thuis, op kantoor of in het veld is opgesplitst.
9 manieren om samenwerking tussen verschillende kantoren te beheren:
9. Vermijd e-mailclutter
E-mails zijn essentieel om snel en effectief te communiceren en er tegelijkertijd voor te zorgen dat er een 'spoor' is. Maar wanneer een kleine vraag overgaat in een gigantisch gesprek dat lang en ingewikkeld wordt, wordt de daadwerkelijke effectiviteit van de uitwisseling ingewikkeld.
Door over te stappen op een zakelijke communicatietool die een kanaal biedt waar werk, statussen en updates zichtbaar en grafisch worden gemaakt, krijgt iedereen aan dek een beter overzicht van wat er gebeurt. Een samenwerkingstool als Slack zorgt voor dit soort samenhang, net als de meegeleverde videoconferentiesoftware integratie opties. Op deze manier kunt u twee platforms samenbrengen voor de ultieme samenwerkingsprestaties.
8. Houd de werklast in de gaten
Zien waar iedereen aan werkt via een projectmanagementtool helpt om de status van het project te onderscheiden en wie er mee bezig is. Op die manier, of je nu thuis bent of op reis bent voor je werk, kun je erop springen en kijken wat er in de pijplijn zit.
Profiteer van kleurcodering en gebruik rijen en kolommen om bestanden, locaties en tijdregistratie te ordenen. Omgekeerd, met een online bijeenkomst het gebruik van videoconferenties om het project in realtime te bespreken, biedt collega's de kans om zich open te stellen over waar ze zijn en hoe ze zich midden in de dingen voelen. Door een routine van onlinevergaderingen te bevorderen waarin status en updates worden besproken, kunnen prioritaire items en knelpunten worden geïdentificeerd en kunnen gemiste tijdlijnen worden verminderd.
(alt-tag: stijlvolle vrouw die over straat loopt met een mobiele telefoon terwijl ze ernaar kijkt en erdoor bladert.)
7. Houd rekening met tijdzones
Het is niet ideaal om deel te nemen aan een "rode ogen" -vergadering of een vergadering net voor het slapengaan, maar bij het plannen van projecten of synchronisaties spelen tijdzones een rol bij de beslissing wanneer een bijeenkomst tussen kantoren plaatsvindt.
Door ieders agenda bij de hand en beschikbaar te hebben, heeft de gastheer of organisator inzicht in de beste tijd om een online vergadering te houden. Zoek naar software voor videoconferenties die wordt geleverd met een tijdzoneplanner of sta open voor sommige uitgenodigde deelnemers die de vergadering nu moeten opnemen om deze later te bekijken.
6. Regelmatig inchecken
Wanneer uw team is verspreid over kantoor, thuis en op het terrein, is het gemakkelijk om een aantal van de meer typische gedragingen te verliezen die u opdoet als u achter elkaar werkt en slechts een paar meter van elkaar verwijderd is, zoals een blik werpen om een vraag te stellen of langskomen elkaar in de hal of kantine.
Om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat, moet u de gewoonte aannemen om de basis regelmatig aan te raken. Aarzel niet om meerdere keren per week verbinding te maken via e-mail, synchronisatie, telefonische vergadering, videoconferentie of tekstchat!
5. Vertrouw op automatisering om bij te blijven
Het beheren van deadlines, statussen en werkvoortgang is niet zo eenvoudig als u dit niet persoonlijk kunt doen. Maar als u tijdrovend repetitief werk kunt ontlasten, maakt u tijd vrij om aan belangrijkere taken te besteden. Bovendien levert het verwijderen van het menselijke element betere, nauwkeurigere resultaten op. Laat automatisering het zware werk voor u doen:
- Plan uitnodigingen en herinneringen voor aanstaande videoconferenties
- Integreer Google Agenda met uw videoconferentiesoftware voor een naadloos schema en meldingen
- Deel realtime informatie met Google Doc en ontvang direct bewerkingen en wijzigingen in uw e-mail
- Projectbeheer- en videotools die spreadsheets, klantinformatie, opnames, transcripties en meer automatiseren.
4. Gebruik een mobiele app
In het geval van een onlinevergadering biedt een mobiele app collega's de snelle en gemakkelijke mogelijkheid om overal mee naartoe te nemen: op straat, in de achtertuin of in de lunchroom.
Onderweg een vergadering starten vanuit de palm van uw hand, levert u hoogwaardige vergaderingen op die net zo goed zijn als wanneer ze op uw desktop waren. U kunt nog steeds vooraf of ter plaatse afspraken plannen; u kunt toegang krijgen tot en synchroniseren met uw agenda en adresboek; en natuurlijk, waar je bent, is waar je ontmoeting is. Een mobiele app geeft je de vrijheid om te vergaderen of te bellen waar er een internetverbinding is.
Bovendien krijgt u nog steeds toegang tot uw oproepgeschiedenis, transcripties en opnamen in een veilige vergaderomgeving.
3. Creëer een "gestandaardiseerde" Work Storage Hub
Maak alle belangrijke bestanden, links, documenten en media gemakkelijk toegankelijk en bewaar ze op één locatie. Als het op één plek is gecentraliseerd, hoeft het niet zo'n taak te lijken. Wanneer items in realtime zijn gecatalogiseerd, georganiseerd en beschikbaar, heeft iedereen toegang tot de nieuwste bestanden, de meest recente gedocumenteerde vergaderingen en belangrijke beslissingen.
Enkele andere suggesties:
Als u kantoren op verschillende locaties heeft, kan er meer dan één taal worden gesproken. Probeer bij de taal te blijven die het meest wordt gesproken en als u toch in een andere taal moet communiceren, voer het gesprek dan privé via tekstchat of op een apart kanaal.
Maak geen duplicaten van documenten door ze uiteraard correct te labelen en duidelijk te maken dat er een procedure is om eraan te werken. Er is niets erger dan uren te verspillen aan een document dat al is gemaakt, een recentere versie heeft of verloren is gegaan.
Onderscheid welke communicatiemodus het meest geschikt is voor uw doel. Als je opheldering nodig hebt over een detail of een ja of nee vraag, stuur je collega dan een bericht in een tekstchat. Als u zich zorgen maakt over een aanstaand verlofverzoek, kunt u een e-mail sturen. Als er een probleem is met een collega en dit uw vermogen om goed werk te leveren en af te leveren, beïnvloedt, plan dan een een-op-een videoconferentie.
2. Pas een "video-first" -benadering toe
Vooral in het licht van een pandemisch een video-centrische benadering die persoonlijke interacties waardeert, zorgt ervoor dat collega's het gevoel krijgen dat ze met een echt persoon werken in plaats van met het idee van een echt persoon. Je gezicht laten zien, je stem delen, je lichaam bewegen - dit hoort allemaal bij het creëren van een meer realistische versie van jezelf in een virtuele omgeving. Een videoconferentie werkt om een normale kantooromgeving in een digitaal landschap te creëren.
Plus, waarom 'vertellen' wanneer je kunt 'laten zien'? Sommige presentaties - vooral presentaties die concepten en abstracte ideeën of nauwkeurige navigatie door een websiteontwerp bevatten - komen beter uit met een demonstratie met behulp van schermdeling. Collega's staan letterlijk op dezelfde pagina van uw videoconferentiesessie met een plaats op de eerste rij voor uw ideeën.
1. Experimenteer en krijg feedback
Zoals bij de meeste arrangementen, is er een beetje een overgang en experiment bij betrokken. Cross-office samenwerking die meer werkt als een goed geoliede machine in plaats van een roestige machine, moet verschillende strategieën, communicatiemethoden en tools implementeren om te zien wat de beste manier van handelen is die voor het team werkt.
Een van de belangrijkste factoren die het succes van het team of de output van het project zullen bepalen, is de bereidheid van iedereen om elkaar te vertrouwen. Kunnen teamleden elkaar met respect behandelen? Trekken externe werkers hun gewicht in plaats van alleen maar te loungen? Nemen kantoormedewerkers te veel op zich, willen ze graag indruk maken en nemen ze het voortouw?
Met een focus op planning, het gebruik van teambuilding-tools en hier en daar een beetje kameraadschap, zelfs als je team verspreid is, hoeft het niet ontmoedigend te zijn om nieuwe dingen uit te proberen om de kloof te overbruggen. Het is belangrijk om nieuwe strategieën en tools uit te proberen en te kijken welke de beste resultaten opleveren voor uw team en doelstelling.
Samenwerking tussen verschillende kantoren zal altijd gepaard gaan met een reeks conflicten en uitdagingen. De resultaten van collega's die binnen en buiten het kantoor werken, dichtbij en veraf, en volgens verschillende schema's werken, zoals flexuren, parttime of fulltime hebben allemaal invloed op de output en de werkstroom. Maar zelfs in de huidige stand van zaken in de wereld is dit een kans om je aan te passen aan een mogelijk meer geïntegreerde balans tussen werk en privé, die meebeweegt en buigt met de technologie die we gebruiken.
Laat Callbridge's unieke suite van tweerichtingssoftware voor videoconferenties zorgen voor samenhang tussen teams. De technologie is ontworpen om mensen met elkaar te verbinden, zodat uw bedrijf kan floreren, ongeacht hoe verspreid uw personeelsbestand is.
Callbridge is geschikt voor middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar geavanceerde oplossingen die de verschillen intern tussen collega's en extern met klanten, leveranciers, belanghebbenden en andere belangrijke bewegende delen van uw groeiende bedrijf verkleinen. Met een breed scala aan samenwerkingsfuncties om betrokkenheid en productiviteit te stimuleren, houdt het deskundige audio-, video- en webconferentieplatform van Callbridge u veilig en veilig verbonden, waar u ook bent en waar u ook heen gaat.
Wat maakt Callbridge anders?
Transcripties ontmoeten via AI - Uw kunstmatig intelligente persoonlijke assistent Cue ™ zorgt voor het opnemen van uw vergaderingen en het identificeren van sprekers, onderwerpen en thema's.
Integraties met Slack en Google Agenda - Mis nooit meer een beat wanneer u kunt integreren naast Google Suite, Outlook en Slack.
Uitzonderlijke functies - Geniet van functies van wereldklasse, zoals Vergadering opnemen, Scherm delen, Document delen, Online whiteboard, en meer!
Hoogwaardige beveiliging - Vertrouw erop dat uw informatie veilig is met eenmalige toegangscode, vergadervergrendeling en beveiligingscode.
Custom Branding - Geef uw online vergaderruimte een uniek en uniek merk met uw eigen logo en merknormen.
Geen downloads vereist - Er zijn geen snoeren en zware apparatuur, gewoon geen download, browsergebaseerde oplossingen voor videoconferenties.
