Als iedereen samenkomt voor een telefonische vergadering, wil je zeker weten dat je je A-spel meeneemt. Uw bedrijf in het beste licht vertegenwoordigen en een goede eerste indruk maken is wat u onderscheidt van de rest, u helpt een deal te sluiten of een geweldige pitch te maken. Hoewel uw presentatie misschien geweldig is, is het de levering die echt telt. We hebben allemaal wel een collega die de vergaderetiquette wel een opfrisbeurt kan gebruiken. Degene die besluit een luide, kreukelige zak chips te openen tijdens een telefonische vergadering. Degene wiens alarm afgaat op hun mobiel, minuten na de vergadering. Hier is een spoedcursus over wat u niet moet doen de volgende keer dat uw team een telefonische vergadering heeft.
Gaande op een raaklijn
Elk team heeft iemand die graag het geluid van hun eigen stem hoort. Het is de werknemer die zijn pontificatievaardigheden aanwendt voor het vastgezette publiek, een vergadering als podium gebruikt om zijn langdradige mening te laten horen of ontspoort in de tijd van een verhaal. De truc hier is om te bepalen wanneer het op het punt staat om van de grond te komen, en ze beleefd maar resoluut naar het volgende punt te leiden. Door ze te overrompelen, al is het maar voor een seconde, kun je ze laten stoppen met praten, zodat je over een ander onderwerp kunt gaan en de vergadering terug kunt krijgen naar waar het naartoe ging.
Komt later aan dan gepland
Een van de vele geweldige dingen van een telefonische vergadering met video is de mogelijkheid om iedereen op uw scherm te zien, allemaal op één plek, ongeacht de werkelijke fysieke locatie van iedereen. En met verschillende locaties, komt met verschillende tijdzones. Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in het leven en achterlopen op het schema, maar laat aankomen op de reguliere is frustrerend en het beïnvloedt de doorstroming voor alle betrokkenen. Het uitstellen van de vergadering eet in ieders schema en maakt het team over het algemeen minder productief. De volgende keer is een vriendelijke herinnering aan de late deelnemer misschien wel wat ze moeten horen om op tijd te zijn voor de volgende vergadering.
Onderbreken en tussenbeide komen
Als u op de hoogte bent van het afsnijden van anderen tijdens een telefonische vergadering, helpt dit om de gespreksstroom op het goede spoor te houden. Iemand anders halverwege een idee het spreekwoordelijke podium laten kapen, kan de hele bijeenkomst destabiliseren. Bovendien is het verwarrend voor alle anderen die aan de lijn zijn en proberen bij te houden wie er aan het woord is. Vergeet niet om elke persoon zijn of haar stuk te laten zeggen en wacht op een pauze in het gesprek om uw twee cent binnen te krijgen. Als iemand te snel tussenbeide komt door in en te springen van onderwerp veranderen voordat je klaar bent, voorkom de lastige machtsstrijd door hen te bedanken voor hun mening, maar maak duidelijk dat je nog niet klaar was om verder te gaan - en ga dan verder waar je gebleven was.
Friemelen en gedoe
Iedereen heeft een nerveuze gewoonte, maar tijdens een telefonische vergadering is het het beste om friemelen te vermijden. Alles staat immers op het scherm, dus je collega's zullen je niet alleen zien, ze horen je ook met je pen tikken op het ritme van je favoriete nummer. Het is dat gestage en hoorbare achtergrondgeluid van trommelende vingers of een kwispelende voet die afbreuk doet aan de vergadering. Gewoonlijk is een blik werpen of de persoon aan de kant trekken na de vergadering voldoende om het angstige gedrag te stoppen. En in de meeste gevallen beseft de persoon niet eens dat hij het doet!
Eten en drinken waar iedereen bij kan zijn
Er is een tijd en een plaats voor lunch of een snack, en dat is meestal niet tegelijkertijd met een geplande telefonische vergadering. Een hapje eten voor of na het zitten en aan de slag gaan, heeft veel meer de voorkeur en aandacht dan op koekjes kauwen en kruimels maken of een smoothie met een rietje slurpen. En laten we niet vergeten hoe onooglijk een stukje voedsel is als het tussen je tanden beklemd raakt!
Gepreoccupeerd zijn met uw telefoon
Nieuwsflits: u voert een telefonische vergadering. Opstaan om een persoonlijk gesprek aan te nemen, of op je telefoon tikken om e-mails te beantwoorden, leidt af. Het breekt niet alleen je focus, maar het is ook storend voor de mensen om je heen. Bovendien levert het verdelen van je aandacht niet de beste resultaten op, en proberen om glad te zijn door het onder de tafel te doen, is nog steeds duidelijk. Je teamgenoten kunnen het zien. Natuurlijk zijn er verzachtende omstandigheden en noodgevallen, maar een goede vuistregel is om je telefoon op stil te zetten of achter je bureau te laten liggen.
CALLBRIDGE IS HET MEEST GEAVANCEERDE VIRTUELE VERGADERPLATFORM TER WERELD EN DE SLEUTEL OM HET SUCCES VAN UW TEAM TE VERGEMAKKELIJKEN
Er is altijd ruimte voor verbetering als het erom gaat ervoor te zorgen dat iedereen het eens is over de juiste etiquette voor teleconferenties. Het beheersen van deze conferentievaardigheden is slechts de helft van een productieve vergadering. De andere helft? Het gebruik van Callbridge's audio-, video- en SIP-samenwerkingsplatform voor vergaderruimten dat vergaderingen en conferenties naadloos en stressvrij maakt, zodat u zich kunt concentreren op andere dingen, zoals uw punt duidelijk en nauwkeurig overbrengen.
Profiteer van de uitzonderlijke differentiatoren van Callbridge, zoals door AI ondersteunde doorzoekbare transcripties en de mogelijkheid om vanaf elk apparaat en overal te vergaderen zonder downloads.
