Hoe u een telefonische vergadering organiseert
Als je bent zoals de meeste eigenaren van kleine bedrijven, moest je hosten een telefonische vergadering of twee in orde plan of brainstorm met je team. Je hebt je waarschijnlijk ook gerealiseerd dat niet alle vergaderingen zo productief zijn als ze zouden kunnen zijn.
Soms komen werknemers laat opdagen. Soms zijn ze te slaperig of afgeleid. Andere keren komen ze helemaal niet opdagen. Het is gemakkelijk om je af en toe af te vragen of het überhaupt mogelijk is om een telefonische vergadering te organiseren waar niets misgaat.
Gelukkig is een zinvolle en productieve conference call wel degelijk mogelijk. Bij Callbridge hebben we al genoeg vergaderingen meegemaakt en begeleid om precies te weten wat u moet doen om de best mogelijke vergadering te organiseren. U hoeft alleen maar deze snelle en eenvoudige stappen te volgen:
Stap 1: Houd een duidelijk doel voor ogen voordat u iets anders doet.
Stap 2: Maak een zo gedetailleerd mogelijke agenda voor een telefonische vergadering.
Stap 3: Verstuur gedetailleerde uitnodigingen voor vergaderingen en neem contact op met uw gasten.
Stap 4: Bewaar niet-gerelateerde onderwerpen voor later, zodat uw vergadering niet ontspoort.
Stap 5: Spreek de volgende stappen af voor iedereen in de vergadering voordat u deze beëindigt.
Zorg voor een duidelijk vergaderdoel
Het is makkelijk om in een vicieuze cirkel terecht te komen tijdens een vergadering om "project X te bespreken" of "onderwerpen gerelateerd aan Y te verkennen", omdat je geen duidelijke doelen voor de vergadering hebt gesteld. Wat dacht je ervan om in plaats daarvan een doel te formuleren zoals "een richting bepalen voor de najaarscampagne" of "een meetkader voor onze social media-advertenties vaststellen en hierover overeenstemming bereiken"?
Probeer zo specifiek mogelijk te zijn met uw doelen, en u zult niet alleen kunnen zien of uw vergadering een succes is, maar ook of u al dan niet ontspoort in uw discussies.
Maak een Conference Call-vergaderagenda
Niemand schrijft een boek door 90% van zijn tijd aan het voorwoord te besteden. Als je een agenda hebt en je eraan vasthoudt, kom je zoveel dichter bij het bereiken van het doel dat je eerder hebt uiteengezet voor je telefonische vergadering, omdat er voldoende tijd is om alle belangrijke onderwerpen in je vergadering te bespreken.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat we allemaal maar mensen zijn, en soms maken de besten van ons fouten, raken ze raak of doen ze het gewoon voor de lol. U moet uw telefonische vergadering op schema houden, maar wees er alsjeblieft niet militant over. In elke bijeenkomst is er ruimte voor wat lol.
Verstuur gedetailleerde uitnodigingen voor vergaderingen en volg ze op
Bij het versturen van uitnodigingen voor vergaderingen is de regel "hoe vroeger, hoe beter". Op die manier heeft u de tijd om mensen er zachtjes aan te herinneren als ze zijn vergeten om op uw vergadering te reageren. Door uw deelnemers tijd te geven, kunnen ze zich ook voorbereiden op uw vergadering en zichzelf op de hoogte brengen van wat ze voor de vergadering moeten weten.
Waarom moet uw agenda worden gedetailleerd? Simpelweg omdat wanneer deelnemers weten dat ze over een bepaald onderwerp of bepaalde baan zullen worden gevraagd, ze de neiging hebben om van tevoren een antwoord voor te bereiden. Kortom, ze zullen beter voorbereid zijn op hun ontmoeting, ook al is het alleen maar om te voorkomen dat ze worden uitgekozen als iemand die niet voorbereid was.
Conferentiegesprek 'Parkeer' Onderwerpen van vergaderingen die niet relevant zijn
Wat doe je als je ontmoeting begint af te zweven naar een niet-gerelateerde raaklijn? Je zou ze gewoon kunnen zeggen dat ze moeten stoppen, maar dat is misschien niet de meest tactvolle en goed ontvangen oplossing. Probeer in plaats daarvan deze raaklijnen te 'parkeren' zodat u ze aan het einde van de vergadering of op een later tijdstip kunt bezoeken. Sommige mensen noemen dit de "parkeerplaats".
De parkeerplaats is ook geweldig als iemand naar voren brengt, een geldig punt moet worden aangesproken, maar is nog steeds niet expliciet relevant voor de vergadering. Op deze manier kunnen belangrijke onderwerpen toch de aandacht krijgen die ze nodig hebben terwijl uw vergadering doorgaat, ongehinderd door off-topic discussies.
Zorg ervoor dat de volgende stappen zijn overeengekomen
Deze stap is essentieel. Herhaal aan het einde van de vergadering alle volgende stappen, evenals wie eigenaar wordt. Als alle partijen eenmaal akkoord zijn gegaan met hun taken, kan niemand het excuus meer bedenken om in de war te zijn of te zeggen dat er iets "bij hen is vergeten".
Dankzij Keu, kunt u ook een door AI gegenereerde transcriptie van de vergadering naar alle deelnemers sturen, zodat er geen verwarring bestaat over wat er moet gebeuren.
Nadat u hebt afgesproken wanneer de volgende vergadering zal zijn, kunt u teruggaan naar uw parkeerplaats en eventuele extra details bespreken, of gewoon chatten. Hoewel het soms zinloos kan lijken om over zaken als actuele gebeurtenissen en films te praten wanneer u een telefonische vergadering organiseert, is het essentieel voor een positief ecosysteem op de werkplek en gelukkige werknemers.
