Vraagt u zich af hoe u een virtuele vergadering opzet? Beter nog, vraag je je nog steeds af wat een virtuele ontmoeting is? Hier is het goede nieuws; Op dit moment kan het niet eenvoudiger zijn om een virtuele vergadering op te zetten en als u nog steeds niet duidelijk bent wat die is, bent u op de juiste plek.
Klaar om een kijkje te nemen?
Een virtuele vergadering is ...
Ook wel bekend als een online vergadering, of videoconferenties, en audioconferenties onder de paraplu van webconferenties, de virtuele vergaderingsdefinitie volgens Onderwijs is: "Virtuele vergaderingen zijn realtime interacties die plaatsvinden via internet met behulp van geïntegreerde audio en video, chattools en het delen van applicaties." Net als bij een persoonlijke bijeenkomst, verzamelt een virtuele bijeenkomst deelnemers om ideeën te delen, te praten en samen te werken in een dynamische omgeving tussen twee of meer eindpunten, behalve dat in plaats van fysiek aanwezig te zijn, in plaats daarvan een apparaat wordt gebruikt.
Een virtuele vergadering is cruciaal voor de gezondheid van een groeiend bedrijf. Iedereen, van een medewerker tot een projectmanager, leidinggevende op c-niveau en HR-professional is aangewezen op groepscommunicatietechnologie om hun werk te kunnen doen en de kloof tussen andere mensen in tijd en ruimte te overbruggen. Farmaceutische en IT-bedrijven, advocatenkantoren, kleine en grote bedrijven en meer, ze profiteren allemaal van de directheid en relevantie van een videogerichte communicatiebenadering.
Dit is een virtuele bijeenkomst:
Door met iedereen, overal en altijd te kunnen communiceren, zorgen virtuele vergaderingen ervoor dat bedrijven kunnen floreren, ongeacht de locatie. Ruimtelijke barrières die normaal gesproken werkrelaties, continuïteit en productieve samenwerkingen zouden blokkeren, zijn er niet meer met virtuele vergaderingen die verbinding stimuleren. Enkele van de algemene voordelen zijn:
- Minder tijd voor woon-werkverkeer
- Vermindering van transport-, reis- en verblijfkosten
- Verhoog de productiviteit = minder redundantie
- Betere retentie van medewerkers
- Concurrentie voordeel
En als het op zaken aankomt, overweeg dan hoe het opnemen van een videogerichte benadering in uw communicatiestrategie werkt om het volgende te ondersteunen:
- Een meer digitaal ondersteund en verbonden personeelsbestand
- Toegang tot beheer
- Een verbeterde globale cultuur van communicatie
- Betere betrouwbaarheid die gelijk staat aan snellere resultaten
- Minder redundanties en actuele gegevens en informatie
- Betere waarde
- Nog een beetje onduidelijk hoe u aan de slag moet met videoconferenties? U kunt als volgt een virtuele vergadering opzetten:
Kies de juiste software
Overweeg een paar logistiek voordat u een verbintenis aangaat met een serviceprovider.
Hoe vaak denkt u dat u de software moet gebruiken? Als u op zoek bent naar zakelijke videoconferenties, bedenk dan waar de deelnemers zich zullen bevinden; thuis of in de directiekamer? Als dit het eerste is, is webgebaseerde conferencing geschikter, gemakkelijker en handiger in het gebruik.
Bekijk welke functies worden geboden. Komt het met scherm delen (perfect voor IT-klantenservice en presentaties); een online whiteboard (handig voor educatieve doeleinden of brainstormen over creatief werk); of het delen van documenten (maakt het delen van hand-outs, belangrijke documenten en het onboarden van nieuw talent veel meer gestroomlijnd), enz.
Krijg duidelijk over waarom u een virtuele vergadering nodig heeft
Waarom bel je eigenlijk een vergadering? Is het intern (aankondigingen, onboarding, tissuesessies, managementvergadering) of extern (verkooppraatje, ontwikkeling van nieuwe business)? Denk na over de structuur en reden en dan vallen natuurlijk andere stukken op hun plaats, zoals aanwezigheid.
Bepaal wie er aanwezig moet zijn
Virtuele vergaderingen zijn vooral effectief om mensen tegelijkertijd, op een andere plaats, bijeen te roepen. Dus als u deelnemers in het buitenland, thuis of verderop in de hal heeft, kunt u gemakkelijk en effectief verbinding maken, ongeacht de locatie. Zolang iedereen zich bewust is van een mogelijk tijdsverschil of de tijdzoneplanner gebruikt, is het gemakkelijk om aanwezig te zijn. Houd er echter rekening mee dat alleen de noodzakelijke mensen mogen worden uitgenodigd. Bespaar tijd en geld door alleen deelnemers op te nemen die essentieel zijn. Neem voor iemand anders de vergadering op om later te verzenden.
Maak een overzicht
Als u een agenda opstelt, worden uw gedachten georganiseerd, zodat u een tijdige, kristalheldere en boeiende virtuele vergadering kunt hebben. Bovendien helpt het deelnemers te weten wat er van hen wordt verwacht. Wat hebben ze nodig om bij te dragen? Is er materiaal dat ze nodig hebben om voorafgaand aan de synchronisatie op te frissen? Hoe lang duurt de bijeenkomst? Het opnemen van een korte lay-out voorkomt verwarring en helpt de deelnemers zich voorbereid te voelen.
Stuur uitnodigingen en herinneringen
Het mooie van virtuele vergaderingen is dat u er nu een kunt hosten als een geïmproviseerde sessie of van tevoren kunt plannen. Het is gemakkelijk om alle benodigde informatie in de eerste uitnodiging in te pluggen, zoals tijd, datum en andere belangrijke informatie, omdat het automatisch is. Stel de herinneringen in om uw oproepen te coördineren om deelnemers aan de aanstaande synchronisatie te herinneren. Voor meer dringende vergaderingen die ter plaatse moeten plaatsvinden, gebruikt u sms-meldingen om vergaderingsdetails rechtstreeks naar de apparaten van de deelnemers te sturen. Geen tijdverspilling meer met wachten op laatkomers of niet-aanwezigen.
Gebruik functies voor effectievere virtuele vergaderingen
De juiste videoconferentiesoftware voor uw virtuele vergadering wordt geleverd met een groot aantal praktische en handige functies om uw online ervaring te verbeteren. Voor de beste resultaten moet u ervoor zorgen dat de technologie die u kiest, is uitgerust met:
- Scherm delen: Deel uw scherm direct met deelnemers om een presentatie te leiden of een IT-probleem op te lossen.
- opname: Druk nu op record om later te bekijken. Perfect voor deelnemers die een oproep niet kunnen bijwonen.
- Transcriptie: Automatische transcripties van alle opgenomen vergaderingen zorgen ervoor dat er geen idee achterblijft.
- Online whiteboard: Een creatieve manier om concepten en afbeeldingen uit te drukken met afbeeldingen, kleuren en vormen.
Voeg een afhaalmaaltijd toe
Waarmee wilt u dat de deelnemers aan het einde van uw virtuele vergadering vertrekken? Wat was het doel en wat zijn de volgende stappen? Zorg ervoor dat iedereen wegloopt en weet wat het doel is en wat er daarna moet gebeuren.
Follow-up met een e-mail
Houd het zo kort en krachtig mogelijk, maar dit is wat u in een vervolgmail moet opnemen: samenvatting van de vergaderminuten, de volgende stappen, de belangrijkste prestatie van de vergadering (dit moet overeenkomen met het doel van uw vergadering) en de opname (als u deze hebt opgenomen). ).
Praktische tips voor virtuele vergaderingen
Nu u beter begrijpt hoe een virtuele vergadering de communicatie tussen de afzender en de ontvanger kan versterken, zijn er enkele etiquette volgen. Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden:
Technologie: Voer een controle voorafgaand aan de vergadering uit om er zeker van te zijn dat uw technologie is bijgewerkt en functioneert. Zorg ervoor dat uw microfoon, luidsprekers en camera klaar zijn voor gebruik. Controleer je instellingen en als je modereert, start dan een wachtkamer en zorg ervoor dat iedereen automatisch op mute staat.
Deelname: Bekijk het overzicht van uw vergadering en bespreek de stroom voordat de zaken van start gaan. Op deze manier kunt u zich voorbereiden waar de pauzes en pauzes zijn, en vragen plannen om aan de deelnemers te stellen. Probeer een activiteit op te nemen met behulp van het online whiteboard en gebruik de functie voor het delen van schermen om te 'laten zien' in plaats van 'vertellen'.
Verloving: De kans is groter dat deelnemers uw informatie absorberen wanneer u uw levering interessant maakt. In plaats van alleen statistieken en droge statistieken door te geven, vertel je een verhaal met een begin, midden en einde. Integreer de nodige gegevens en info tijdens het gebruik van afbeeldingen, video's, heldere kleuren en markeer belangrijke woorden.
Veel plezier: Laten we niet vergeten om een virtuele bijeenkomst sociaal te maken! Open de virtuele ontmoeting met ijsbrekervragen. Vragen die iets persoonlijker zijn, werken goed in kleine groepen, zoals: "Wat heb je dit weekend gedaan?" of 'Vertel ons wat je bekijkt op Netflix.'
Met grotere groepen kun je vager en leuker zijn: "Wat is een persoonlijk excuus dat je altijd gebruikt?" of "Welk kind's film- of boekpersonage doet je aan jezelf denken?"
En overweeg tijdens een vergadering een relevante vraag te stellen, zoals: "Wanneer heb je voor het laatst in een groep gesproken?" of iets uniekers zoals: "Als je een dierenstaart zou kunnen hebben, wat zou dat dan zijn?"
Het idee is om elkaar te leren kennen in een professionele omgeving, maar met een meer ongedwongen toon. Een ijsbreker wekt passende emotie op, stimuleert leren en stimuleert binding. Alle uitstekende vaardigheden om naar de virtuele tafel te brengen!
Kies Callbridge als uw groepscommunicatieplatform en zie hoe de productiviteit en betrokkenheid toenemen als u eenmaal hebt geleerd hoe u een virtuele vergadering kunt opzetten. Met premiumfuncties zoals Screen Sharing, AI-aangedreven transcriptie en samenvattingen, plus verhoogde veiligheidsmaatregelen, nul downloads en maatwerk, kun je elke virtuele vergadering tot een succes maken met deelnemers.
