Als u uw wilt virtuele vergaderingen om een goede start te maken, bereid je jezelf voor op succes door een voorbereidingssessie te doorlopen om te controleren of alles in orde is. Leer hoe u uw microfoon test, zodat u een kristalheldere online vergadering kunt houden.
Maar laten we eerst een paar andere dingen doornemen.
Om technologie te kunnen gebruiken om vergaderingen buiten kantoor bij te wonen, een nieuwe locatie in een ander land te bezoeken, ons te verenigen met onze collega's in het buitenland en meer heeft zijn voordelen en soms nadelen.
Het kan frustrerend zijn wanneer technologie besluit om glitchy te worden of niet werkt wanneer het zou moeten. Slechte verbinding, oneigenlijk gebruik van software en niet oefenen voordat je live gaat, kan problematisch zijn. Leid in plaats daarvan een vergadering zonder frustratie als je gaat door een paar basisprincipes van de voorbereiding (inclusief hoe u uw microfoon kunt testen) voordat u live gaat:
1. Stuur uitnodigingen naar alle deelnemers
Het zou zonde zijn als je je presentatie en vergadering helemaal had opgezet, maar niemand kwam opdagen, of de mensen die moesten komen niet konden komen omdat ze niet de informatie hebben ontvangen die nodig is om deel te nemen. Zorg ervoor dat alle aanwezigen wat ze nodig hebben om aanwezig te zijn: de tijd, datum en vergaderdetails zijn de basis, maar denk aan al het andere dat nuttig kan zijn, zoals de vergaderagenda, een overzicht van wie wie is, afhankelijk van de grootte van de online vergadering, enz.
2. Doe een proefrun
Vooral bij een belangrijke klant of nieuwe bedrijfsontwikkelingsmogelijkheid, kunt u zien hoe uw virtuele presentatie verloopt door deze vooraf door te nemen. Stuur de link naar een collega en vraag hen om mee te doen en aantekeningen te maken. Op deze manier kunt u zien waar uw dia's moeten worden verbeterd of waaraan moet worden gewerkt en krijgt u een idee van het videoconferentieplatform voor navigatie en pacing.
3. Testapparatuur
Een van de belangrijkste taken die u voorafgaand aan een vergadering kunt doen, is uw apparatuur testen. Probeer het dagen voor uw vergadering uit en (of) probeer het net voordat u live gaat. Herinner deelnemers er zelfs aan in een e-mail om hun apparatuur te controleren om er zeker van te zijn dat ook aan hun kant alles goed werkt. Latentievertragingen en video die wegvalt vanwege een slechte internetverbinding zorgen voor een onproductieve online vergadering - en bovendien is het frustrerend als je audio en video niet in orde zijn! Controleer je bandbreedte en vraag dat anderen die van hen ook controleren voor een zo soepel mogelijke ervaring.
Let bij het kiezen van een videoconferentieplatform voor uw behoeften op een gespreksdiagnosetest die u laat zien hoe u uw microfoon en andere functies test. Deze kleine maar krachtige functie is vooral handig bij het controleren van uw audio en video en is meestal te vinden in Instellingen wanneer uw videoconferentiefunctie is geopend.
Na het selecteren van uw vergadermodus (gespreks-/samenwerkingsmodus, Q&A-klaslokaalmodus of presentatie-/webinarmodus), verschijnt de tool voor het testen van gespreksdiagnose en voert een aantal diagnoses voor u uit:
- Microfoon
Dit zal u vragen om uw microfoon te controleren door er tijdens het kijken in te spreken om te zien of de balken bewegen. - Audio afspelen
Er is een prompt voor het afspelen van audio waarbij een muziekstuk wordt afgespeeld en u wordt gevraagd of u de audio uit uw luidsprekers kunt horen. - Audio Input
Bepaal of de audio in en uit de microfoon komt. Als u in uw microfoon spreekt, kunt u uw stem dan horen afspelen? Als u tijdens een vergadering een echo hoort, staan de luidsprekers van een andere deelnemer mogelijk te luid. - Snelheid van de verbinding
Deze functie controleert in realtime uw verbindingssnelheid voor audio- en videoconferenties om te bepalen hoeveel Mbps u kunt downloaden en uploaden. 
Video
Kun je je videofeed zien? Hiermee wordt uw camera getest om te zien of u een bewegend beeld kunt bekijken.
U kunt op elk moment tijdens een onlinevergadering toegang krijgen tot Instellingen en uw microfoon testen. Het is niet nodig om elke keer een diagnostische test uit te voeren, hoewel het voor gemoedsrust en zekerheid geen kwaad kan om dit aan het begin te doen voordat de vergadering begint. Als je op enig moment tijdens de virtuele vergadering niet zeker weet wat er aan de hand is met je microfoon of als een deelnemer problemen ondervindt met die van hen, is het meestal een snelle oplossing en een simpele klik om weer op het goede spoor te komen.
Zo test je je microfoon:
- Selecteer het tandwiel Instellingen op de rechter werkbalk.
- Selecteer het tabblad Audio/Video.
- Klik op het vervolgkeuzemenu onder Audio-instellingen.
- Kies een van de volgende opties:
- Standaard – Externe microfoon (ingebouwd)
- Externe microfoon (ingebouwd)
- ZoomAudio-apparaat (virtueel)
- Klik op Testgeluid afspelen om te zien of je microfoon het oppikt
Nog een pro-tip: overweeg om uw vergaderruimte eerder open te stellen voor een videochat of telefonische vergadering, zodat deelnemers kunnen komen opdagen en zich kunnen settelen. Je weet nooit wie wel of geen ervaring heeft met technologie, dus dit geeft mensen even de tijd om zich te settelen en hun verbinding te testen. Als ze technische problemen ondervinden, kunnen ze een gespreksdiagnosetest uitvoeren of zelf een kleine probleemoplossing proberen.
Met Callbridge kunt u het meeste uit uw online vergaderingen halen met videoconferentietechnologie die ondersteunt hoe u contact maakt met klanten, klanten en medewerkers. In welke hoedanigheid of branche u ook videoconferenties gebruikt, ervaar hoe Callbridge het verschil maakt met hoogwaardige audio- en videomogelijkheden.
