Hoeveel werkvergaderingen heb je meegemaakt? In ieder geval een handvol deze maand. Je hebt vast wel eens een online vergadering in de vroege ochtend gehad om de status of ontwikkeling van een project te bespreken. Zo niet, dan heb je misschien een webinar, presentatie, workshop of online les bijgewoond. Misschien ben je in een brainstormsessie geweest of leid je een virtuele verkooppresentatie. Op welke manier je ook bent komen opdagen, een online vergadering bestaat meestal uit dezelfde bewegende delen: opdagen en hosten, gepresenteerd worden en meedoen.
Het is dezelfde formule, maar het hoeft niet dezelfde ervaring te zijn. Als je merkt dat mensen niet zo betrokken zijn als je zou willen of als de opkomst afneemt, is het tijd om terug te gaan naar de tekentafel en te kijken waar je de stroom van de vergadering kunt verbeteren.
Maar maak je geen zorgen, het is niet zo'n grote taak als je zou denken! Hier zijn een paar manieren waarop u vergaderingen kunt opbouwen om ze nuttiger en constructiever te maken.
First things first - wat zorgt voor een nutteloze vergadering? Een nutteloze vergadering die meer dan hulp kan belemmeren, is wat er gebeurt als niemand het leidt, de agenda sporadisch aanvoelt, de discussie ontspoort of te lang duurt en er geen doelen zijn om te bereiken (een beslissing om te nemen, onderwerp om te bespreken, probleem op te lossen, een oplossing te vinden, persoon in te huren, datum overeen te komen, enz.).
Een constructieve bijeenkomst? Uitzonderlijke tools plus uitzonderlijke functies en praktijken in gang gezet. Dit zijn de 5 kwaliteiten die de kracht opbouwen en bijdragen aan de integriteit van uw online vergadering:
1. Een bepaald doel en doel hebben
Vraag uzelf, voordat u een online vergadering opzet, af: "Moet ik de workflow doorbreken met een vergadering?" Als u precies weet wat u nodig heeft, bepaalt u de aard van uw verzoek en uiteindelijk de bijeenkomst.
Van daaruit kunt u bepalen of u alleen een document hoeft voor te bereiden dat deelnemers in hun eigen tijd kunnen lezen en u feedback kunnen geven, of dat u slechts een of twee mensen nodig heeft in plaats van het hele team.
2. Duidelijk gedelegeerde rollen
Voor een effectieve meeting waar je echt ergens komt, roep de volgende rollen op: en hun respectieve personen:
De chauffeur: de vergaderleider die iedereen in de eerste plaats bij elkaar heeft gebracht.
De Goedkeurder: De eigenaar of belanghebbende die de uiteindelijke beslissing kan nemen.
De medewerkers: degenen die over de informatie en gegevens beschikken en het doel van de bijeenkomst kunnen bereiken.
De geïnformeerde mensen: degenen die voor en na de vergadering op de hoogte zijn, maar niet verplicht zijn om aanwezig te zijn.
Tip: Videoconferentiesoftware die integreert met projectmanagementtools en agenda's heeft de voorkeur boven oplossingen die niet compatibel zijn.
3. Een meegaande structuur
Hoewel alle vergaderingen enige vrijheid en ruimte moeten bieden om geïmproviseerd te zijn, is het creëren van een container die de tijd en energie van mensen respecteert de basis voor vergaderingen die ideeën inspireren in plaats van ze eruit te persen. Maak een agenda met gespreksonderwerpen en gebruik een timer om op koers te blijven.
Maak bekend dat individuen een bepaalde hoeveelheid tijd hebben om te reageren. Introduceer het idee van een parkeerplaats waar ideeën worden 'geparkeerd' als er potentieel is, maar ze gaan op dit moment nergens heen.
4. Duidelijke actiepunten
Iedereen heeft zijn of haar zegje gedaan en het doel dat besproken moest worden, heeft nu concrete actiepunten en een duidelijke richting. Tip: sluit de vergadering niet af zonder een oproep tot actie – komt er een vervolgvergadering? Wie is verantwoordelijk voor de volgende stappen? Weet iedereen waar hij of zij verantwoordelijk voor is? Wat is de deadline? Zorg ervoor dat er notulen worden gemaakt, dat er opnames worden gemaakt en dat de projectmanagementtool is bijgewerkt.
Oké, nu voor het leuke gedeelte
5. Plezier injecteren
Natuurlijk heeft elk team zijn eigen aanpak als het gaat om het creëren van een bedrijfscultuur of het toevoegen van een beetje spanning, maar het behoud van dat element van plezier en verrassing is wat een beetje extra inspanning kost.
Probeer het ijs te breken met een vraag op het online whiteboard of organiseer een professionele maar luchtige activiteit zoals Virtual Show and Tell. Er zijn genoeg van teambuilding oefeningen om uit te kiezen.
Als je eenmaal een stevige greep hebt op de 5 kwaliteiten die zorgen voor een goede vergadering, ben je helemaal klaar om videoconferentiefuncties van Calbridge te verkennen die de textuur en het verloop van je synchronisaties bepalen. Laat het aan de technologie over om vergaderingen constructief te maken met functies en tools die de aanwezigheid en betrokkenheid versterken.
Pro-tip: Oh, en als je echt het maximale uit je vergaderingen wilt halen (inclusief plezier) – gebruik dan altijd video en herinner de deelnemers daar ook aan.
Hier leest u hoe u zich kunt verplaatsen van een vermoeid gevoel naar een meer opgewonden gevoel:
Automatische transcriptie
Met de kenmerkende functie Cue™ van Callbridge hoeft niemand zich af te vragen of ze 'dat' hebben opgeschreven. Deelnemers hoeven zich geen zorgen te maken of de volgende zin te missen wanneer Cue™ automatisch opnames transcribeert.
Bovendien biedt Cue™ automatisch luidsprekertags en tijd- en datumstempels. Maak aantekeningen als je wilt, maar wees gerust, het wordt allemaal voor je geregeld!
Krijg een dieper begrip van emoties
Meet de emotionele temperatuur van je online meeting met Sentiment Analysis; Een geavanceerde functie die positieve en negatieve emoties naar boven haalt om je een beter begrip te geven van de nuance en betekenis die in het spel is.
Bonus: bekijk de Insight Bar om een betere indicatie te krijgen van waar en wat voor soort vragen er tijdens de vergadering zijn gesteld
Trek een virtuele achtergrond omhoog
Laat de reeks virtuele achtergronden van Callbridge de toon zetten voor uw aankomst en aanwezigheid. Kies realistische instellingen, abstracte kleuren en vormen, of upload uw eigen aangepaste en merkontwerp.
Stimuleer nauwere verbindingen
Met Breakout Rooms richt je je op kleinere groepen die contact willen hebben in een ruimte die geïsoleerd is van de hoofdvergadering. Gebruik deze ruimtes om spin-off-discussies te vergemakkelijken, aan afzonderlijke taken te werken of 1:1-ondersteuning.
Creatief samenwerken
Laat deelnemers met behulp van het Online Whiteboard uitdrukken wat ze te vertellen hebben met behulp van kleur, vorm, geluid, video en afbeeldingen. Iedereen kan in realtime toevoegen en delen. U kunt er nu aan werken of het opslaan en later opnieuw bekijken.
Werk met Callbridge en je krijgt snel grip op hoe je online vergaderingen worden georganiseerd en bijgewoond, vooral dankzij integraties met externe partijen zoals Slack en Google Calendar . Met geavanceerde functies zoals sentimentanalyse , transcriptie , schermdeling en meer, heb je al een voorsprong op andere videoconferentiesoftware op de markt.
