Hoe u een virtueel vakantiefeest organiseert dat rockt

Nu we het einde van het jaar naderen, hebben jullie (en veel mensen op de planeet!) Vast en zeker een goed idee om bijna elk evenement virtueel te maken. Dit jaar heeft ons de gemakken van videoconferenties geleerd en wat het kan doen om de kloof tussen collega's, vrienden en familie te overbruggen.

Videoconferenties zijn in veel opzichten een redding geweest als het gaat om online aanwerving, virtuele bestuursvergaderingen, verkooppresentaties op afstand en een hele reeks andere dingen. Maar als het om een ​​feest gaat, is het niet uitgesloten om een ​​wenkbrauw op te trekken!

Een virtueel vakantiefeest, serieus? JA! Hier leest u hoe u persoonlijke bijeenkomsten kunt vermijden om de feestelijke gejuich online te brengen. Kerstmis, Chanoeka, Oud en Nieuw, elk feest kan virtueel opnieuw worden bedacht.

1. Bereid doelen
   Begin met het creëren van een intentie of het hebben van een basisdoel waar al het andere op zal staan. Wilt u uw team in de schijnwerpers zetten en hun prestaties erkennen? Geld genereren om iets terug te geven aan de gemeenschap? Het einde van het jaar vieren met bekende gezichten? Zodra u de focus van uw feest bepaalt, vallen andere details op hun plaats! Als het teamgericht is: maak van tevoren een haspel met hoogtepunten waarin de evenementen van het jaar worden beschreven en wie wat heeft gedaan. Voeg foto's van medewerkers toe en neem contact op met mensen die mogelijk geïnteresseerd zijn in een presentatie of toespraak. Schop er een tandje bij en stuur van tevoren cocktail- / mocktail-pakketten uit, zodat je op de dag van het feest een mixoloog een cocktail-sessie kunt laten leiden. En dan proost iedereen voor weer een jaar klaar! Als het een eindejaarsfeest is: vraag iedereen, afhankelijk van de grootte van het feest, om een ​​specifieke virtuele teambuildingactiviteit te kiezen. Dit kunnen virtuele vakantie-trivia, virtuele vakantie-charades of een etentje zijn! Zie hieronder meer opties.
2. Kies een thema
   Kies een afbeelding en / of kleurenschema voor gebruik op alle contactpunten van uw gezelschap, zoals uitnodigingen, de registratiepagina, een achtergrondafbeelding en de daadwerkelijke vergaderomgeving zelf, zoals de gebruikersinterface. Ga nog een stap verder en voeg een aangepaste audiobegroeting toe en of aangepaste wachtmuziek. Gebruik een afbeelding van vuurwerk, een winters landschap of een sneeuwvlokontwerp. Misschien is het een foto van de bijeenkomst van vorig jaar!
3. Maak een gestructureerde agenda
   Door vooruit te plannen, weet u hoe u zich moet voorbereiden! Overweeg wie / MC zal hosten. Hoeveel activiteiten zijn er? Is er voedsel bij betrokken (Pro-tip: neem voedsel op! Meer daarover hieronder)? Zorg ervoor dat elke activiteit een redelijke tijdsduur heeft om pauzes toe te staan ​​en om betrokkenheid aan te moedigen. Gebruik een spreadsheet om u te helpen georganiseerd te blijven! Een virtuele feestagenda kan er als volgt uitzien:
   1. Hallo en introductie van de gastheer
   2. Toespraak van CEO
   3. Cocktail / mocktail maken van 15 minuten
   4. Activiteiten (meer hieronder):
   5. Raad het geschenk
   6. Name That Tune – vakantie-editie
   7. Virtuele vakantie-trivia
   8. Slotwoord
4. Kies Technologie
   Welk videoconferentieplatform is gebruiksvriendelijk, intuïtief en toegankelijk via een browser zonder extra apparatuur of configuratie? Ga voor iets dat ook wordt geleverd met tekstchat, galerij- en sprekersweergave, en een gemakkelijke manier om bestanden te verzenden en ontvangen door het delen van bestanden en documenten of een online whiteboard.
5. Stuur uitnodigingen en herinneringen
   Een feestelijke uitnodiging zal mensen zeker enthousiast maken om te komen opdagen. Verstuur digitale uitnodigingen met alle benodigde informatie: tijd, datum, registratiepagina, vergaderings-URL, enz. Vermeld ook de dresscode - mooie en semi-formele of lelijke kersttrui-stijl - en eventuele pakketten die nodig zijn voor het evenement zal worden verzonden. Ook kan videoconferentietechnologie die wordt geleverd met een Google-integratie handig zijn bij het plannen van evenementen zoals deze, omdat ze herinneringen en automatische updates naar de agenda van elke persoon sturen. Sms-meldingen informeren deelnemers ook onmiddellijk op hun apparaten!
6. Ontwerp een registratie- of Facebook-pagina
   Zodat u op de hoogte kunt blijven van de cijfers, de bezorging van pakketten of eten kunt plannen, naar voedselallergieën kunt vragen of het adres van iedereen kunt krijgen - dit is een online ruimte waar mensen op de hoogte kunnen blijven. Dit werkt ook goed voor het delen van schermafbeeldingen en het maken van opmerkingen na het evenement.
7. Open het gesprek vroeg en vaak
   Zorg zo snel mogelijk voor opwinding door clips van uw favoriete vakantiefilms te posten, collega's te taggen, conversatiestarters te posten, online vergaderingen met anderen te plannen om te helpen organiseren, enz. Deel vakantiefoto's, video's en veelgestelde vragen waar collega's mogelijk naar vragen.
8. Overweeg vakantiemuziek
   Nodig collega's uit om hun favoriete deuntjes en kerstliederen te delen door een Spotify-lijst te maken of toe te voegen aan een spreadsheet. Nodig iedereen uit om te stemmen of roep een gelukkige teamgenoot in om de vakantie-dj te worden.
9. Houd wat prijzen klaar
   Creëer meer betrokkenheid door te winnen prijzen op te nemen. Ze kunnen voor games zijn of om deelname aan te moedigen. Behalve het winnen van de activiteit, moet u prijzen klaar hebben voor de best geklede, hardste werker, meest punctuele, enz.
10. Wees creatief!
    Hoogstwaarschijnlijk is dit de eerste keer dat u en uw kantoor een virtueel vakantiefeest plannen. Het gaat erom dat iedereen zich betrokken voelt en plezier heeft. Om dat te doen, is creativiteit een rol. Misschien organiseer je een etentje, wat betekent dat je manieren moet bedenken om het te laten voelen als een etentje, maar dan virtueel. Stuur een maaltijdpakket en huur een chef-kok om iedereen door een gemakkelijke stapsgewijze maaltijd te leiden. Of organiseer een spelletjesfeestje waarbij je team door een aantal activiteiten wordt geleid. Onthoud gewoon: als er items nodig zijn voor de activiteit, zorg er dan voor dat u adressen bij de hand heeft en stuur ze eerder dan later op!
11. Verbinding is de sleutel
    Een van de realiteit van een virtueel feest is dat er minder één-op-één-gesprekken zijn. Als iedereen zich in dezelfde vergaderruimte bevindt, is de kans kleiner dat u zich vertakt om met een kleinere groep of een persoon te spreken - tenzij u dit plant! Op een bepaald moment tijdens het feest, breek je af in kleinere groepen om games te spelen zoals trivia-charades voor de feestdagen, karaoke of hoofdbanden.
12. Oefening baart kunst!
    Plan vooruit voor een leuke en vlotte online bijeenkomst door het evenement door te nemen voordat het plaatsvindt. Kijk waar de knelpunten zijn, hoeveel tijd elke activiteit vereist, en kijk of je hulp nodig hebt bij bepaalde onderdelen ervan. Per slot van rekening is perfecte oefening perfect!
13. Deel na
    Houd het gesprek gaande door prijswinnaars te posten, schermafbeeldingen te delen en hashtags te maken die collega's kunnen gebruiken en hun verhalen kunnen delen. Laat iedereen opmerkingen in de groep delen en probeer een enquête te verzenden om feedback te krijgen over wat er de volgende keer beter kan.

Een virtueel vakantiefeest dat wordt georganiseerd met videoconferentietechnologie kan een leuk en interactief evenement zijn. Met een beetje planning, creativiteit en hulp van collega's kan iedereen nog steeds samenkomen om weer een jaar te vieren dat voorbij is.

Hier zijn een paar spellen om je te laten fluiten en je vakantiefeest te inspireren. Het zijn klassieke spellen die virtueel zijn gemaakt, maar toch hetzelfde plezier oproepen voor iedereen om te delen!

1. Online vakantiebingo / Pictionary / Charades
   Neem deze traditionele spellen en speel ze in een online omgeving. Ze zijn gegarandeerd net zo hilarisch en vermakelijk!
   bingo: Verwijder de letters BINGO en maak in plaats daarvan een lijst van mogelijke gevoelens over de feestdagen in een 5X5-doossjabloon. Als het vak op jou van toepassing is, markeer het dan. De eerste deelnemer die 5 op een rij verticaal, horizontaal of diagonaal krijgt, wint een prijs! Enkele voorbeelden van de vierkante items die spelen zijn:
   1. Houd het meest van kerst
   2. Viert Chanoeka
   3. Ski's of snowboards
   4. Wint sneeuwbalgevechten
   5.  Kan geen ander kerstlied aanPictionaries: Schakel een deelnemer in om het online whiteboard te openen. Ze moeten een van de vooraf geselecteerde concepten of woorden selecteren, het tekenen en dan moet iedereen het raden. Zorg ervoor dat je meer dan een paar woorden klaar hebt staan, zodat het gemakkelijk is om het spel draaiende te houden en niemand tijd hoeft te verspillen met nadenken over wat de toekomst biedt.
      Charades: Zorg ervoor dat de deelnemer die het uitbeeldt zijn audio en video aan heeft staan. Nogmaals, heb vooraf geselecteerde woorden om uit te kiezen, zodat de acterende deelnemer direct in het karakter kan springen. Gebruik Speaker Spotlight voor minder afleiding en minimale verstoring. Enkele ideeën voor Pictionary en Charades: Mevr. Claus, Rudolph the Red-Nosed Reindeer, een elfenworkshop, zilveren bellen, The Night Before Christmas, de Grinch, een menora, etc.
2. Virtuele vakantie-trivia
   Maak opnieuw kennis met uw vakantie-trivia en stel collega's op de proef. Als je eenmaal een handvol uitdagende vragen hebt, laat dan iedereen de functie "Hand opsteken" gebruiken voor een betere organisatie. Enkele voorbeeldvragen zijn:
   1. 1. De populaire sitcom uit de jaren 90 Seinfeld creëerde een verzonnen wintervakantie genaamd ...?
         A: Festival
      2. Welke drie kleuren worden gebruikt om Kwanzaa te vieren?
         A: Zwart, rood en groen
      3. Noem alle acht rendieren van "Rudolph the Red-Nosed Reindeer."
         A: Dasher, Dancer, Prancer, Vixen, Coet, Cupid, Dnner en Blitzen
         Here zijn er nog een paar!
3. Virtuele lelijke truien
   Nodig collega's uit om hun vintage kersttruien te dragen op het virtuele kerstfeest. Als ze er geen hebben, stuur dan wat andere opties, zoals kerstmutsen, sjaals met lovertjes of feestelijke hoofdbanden zoals rendierhoorns!
4. Virtuele vakantie-ijsbrekers
   Laat mensen één op één of in kleine groepen chatten door een snel overzicht te hebben van leuke en eigenzinnige ijsbrekers. Of het nu met video of audio is, maak het gesprek spannender door te vragen:
   Wat is het vreemdste kerstcadeau dat je ooit hebt gekregen?
   Deel een vakantie-gebruik dat je nog nooit eerder hebt meegemaakt
   Als je de vakantie in een ander land hebt doorgebracht, hoe was het daar dan?
   Heeft u ooit kolen ontvangen?
5. Gingerbread Man-competitie
   Pre-vakantie feest, stuur een peperkoekmannetje of peperkoekhuisje voor iedereen om te bouwen. Maak wat tijd vrij voor deelnemers om het online te bouwen of een paar minuten om hun voortgang of eindproduct te delen. Maak screenshots en stem op wiens uiterlijk het beste, het meest belachelijk is, je best hebt gedaan, enz.
6. Noem That Tune - Holiday Edition
   Dit is een leuke voor muziekliefhebbers! Zet een paar nummers in de wachtrij en speel alleen de eerste 10 seconden. De eerste persoon die de functie Hand opsteken gebruikt en de naam van het nummer correct raadt, wint!
7. Raad het geschenk met 20 vragen
   Wie heeft er niet één keer in zijn leven naar geschenken gesnuffeld? Dit is een leuk en dynamisch spel waarbij de gastheer een cadeau kiest, het inpakt om de vorm te verbergen en dan raadt iedereen door vragen te stellen als: "Kun je het dragen?" "Is het eetbaar?" "Is het een spel?" "Is het kindvriendelijk?" Ga door totdat iemand het goed raadt! En als ze verkeerd raden, liggen ze eruit!
8. Hoogstwaarschijnlijk ...
   Laat iedereen meedoen door collega's te vragen na te denken over wie de meeste kans heeft om op een bepaalde manier te presteren tijdens de vakantie. Bedenk een paar vragen die u iedereen kunt stellen om te beslissen wie het meest waarschijnlijk zal:
   1. Zorg voor de meeste versieringen
   2. Stel kerstinkopen uit tot het laatste moment
   3. Drink de meeste advocaat
   4. Huil terwijl je naar een vakantiefilm kijkt
   5. Eet het meest tijdens het vakantiediner
   6. Kies het perfecte cadeau
   7. Zie er het beste uit als kerstman
9. Nooit heb ik ooit vakantie-editie
   Gebruikmakend van de klassieke opzet "Nooit heb ik ooit ..." laat de gastheer beginnen door tegen de deelnemers iets te zeggen dat ze nog nooit hebben gedaan. Alle deelnemers houden 10 vingers op en voor elk item dat je hebt gedaan, gaat er een vinger naar beneden. De deelnemer met de meeste vingers over, wint! Hier zijn een paar voorbeeldideeën:
   1. Nooit ben ik ooit onder de maretak gekust!
   2. Nooit heb ik ooit kolen gekregen voor Kerstmis!
   3. Nooit heb ik ooit een Dreidel gedraaid!
   4. Nooit heb ik ooit fruitcake geprobeerd!

Dit jaar is misschien een beetje anders, maar met videoconferenties, creativiteit en een open geest kan het vieren van het einde van het jaar nog steeds leuk zijn! Laat Callbridge wat sprankeling toevoegen aan uw grote of kleine vakantiefeest.

Met functies die iedereen bij elkaar brengen, is het gemakkelijk om nog steeds online gejuich te verspreiden. Gebruik video-oproepen deelnemers persoonlijk te zien; Luidspreker- en galerijweergave voor het huisvesten van veel gebruikers; Moderator-besturingselementen om alles soepel te laten stromen, en nog veel meer!

Callbridge wenst u hele fijne feestdagen!