Als u advocaat bent of in de juridische sector werkt, mag u de kracht van beknopte communicatie niet onderschatten. Of het nu tussen collega's is of het beheren van relaties tussen cliënten en advocaten; oplossingen bespreken of conflicten beheren - de manier waarop u letterlijk uw kant van het verhaal presenteert, kan het verschil zijn tussen succes en mislukking.
De toon zetten begint met het verzenden en ontvangen van berichten die glashelder zijn. Nog niet zo lang geleden waren advocatenkantoren sterk afhankelijk van telefonische vergaderingen als de geprefereerde manier van communiceren. Omdat videoconferenties echter meer voordelen bieden die leiden tot een betere productiviteit, hogere kostenbesparingen, werknemersgeluk en veiligheid, en een betere klantenbinding, vertrouwen bedrijven op tweerichtingscommunicatietechnologie om zaken te doen.
De voordelen van videoconferenties zijn talrijk. Wat ooit als futuristisch werd beschouwd en tot tienduizenden dollars zou kunnen kosten, tegenwoordig is deze technologie vereist om een bedrijf te runnen - en kost het lang niet zo veel. Bovendien is de software aanzienlijk verfijnd en geavanceerd. Het is intuïtief te gebruiken, implementeren en delen.
Als u een advocatenkantoor bent dat op zoek is naar:
- Wees directer met de overdracht van informatie, gegevens en ondersteuning voor een klant
- Bedrijfscultuur en interne communicatie versterken
- Verbeter en stroomlijn ingewikkelde facturerings- en beheertaken
- Zone in en concentreer u op klantvergaderingen zonder statische, afgebroken oproepen of afleiding
- Beheer de veelzijdigheid van een gesprek, lokaal of in het buitenland
Kijk dan naar videoconferenties als onderdeel van uw bedrijfsstrategie. Houd rekening met de volgende vragen die u zullen helpen beslissen welk platform het beste is voor de behoeften van uw bedrijf.
Eerste dingen eerst. Er is niets onproductief aan telefonische vergaderingen. In feite zijn ze buitengewoon effectief voor verschillende toepassingen. Dit bericht gaat niet over het vervangen van telefonische vergaderingen door videoconferenties. Het is alleen maar om te laten zien dat u door beide te gebruiken meer waarde kunt bieden om dieper met klanten om te gaan.
Conference calling is uitstekend voor:
- Het hebben van geïmproviseerde of geplande discussies over een ontwikkeling in de zaak
- Lange e-mailthreads afsnijden om direct ter plekke te komen
- Specialisatie en het delen van informatie over specifieke onderwerpen
- Besluitvormers in dezelfde ruimte krijgen
- Transcriptie en opname van conferenties mogelijk maken voor het verder uitsplitsen van informatie
Voeg daar de volgende dimensie aan toe die videoconferenties bieden, en u zult zien hoe completer uw aanbod is, niet alleen voor uw klanten, maar ook voor collega's op kantoor en leidinggevenden. HR, IT en andere afdelingen profiteren ook enorm.
Wat biedt videoconferenties?
Klantcommunicatie staat voorop bij het succes van elk advocatenkantoor.
Uiteindelijk komt het neer op:
1) vertrouwen opbouwen in een klant en
2) vervolgens onderhouden.
Deze twee cruciale stappen zijn de basis voor een uitstekende communicatie met klanten dat:
- Komt tegemoet aan hun behoeften en levert positieve klantervaringen door hen het gevoel te geven dat ze een prioriteit zijn, en u te positioneren als een pleitbezorger voor hun zaak.
- Bouwt uw reputatie op. In een branche waar mond-tot-mondreclame net zoveel waard is als goud, is de reputatie van uw advocatenkantoor uw visitekaartje. De meeste advocatenkantoren strijden om zaken op basis van hun ervaring.
- Wil je opvallen? Benader uw klantcommunicatiestrategie met de modernste tools en methoden die u de belangrijkste inzichten geven die u nodig hebt om elkaar te begrijpen.
- Creëert harmonie tussen u en uw cliënt. Doorlopende communicatie op elk contactpunt van het proces zorgt ervoor dat er niets onder het tapijt wordt geveegd of niet wordt opgevoed.
Vooral in het begin, wanneer de klant gewoon probeert uit te vinden of hij je als advocaat leuk vindt en je wil inhuren, terwijl je tegelijkertijd probeert te beoordelen of hij een juridisch probleem heeft dat je hem kunt helpen oplossen.
Het is zo belangrijk om vanaf het begin een basis te leggen voor goede communicatie. Laat ondermaatse communicatiemethoden, slecht relatiebeheer en oneigenlijk gebruik van tijd geen invloed hebben op de manier waarop met uw klanten wordt omgegaan.
Voeg in plaats daarvan videoconferenties toe aan de mix die hierbij wordt geleverd 3 belangrijke voordelen:
Belangrijkste voordeel # 1
Hoge veiligheidsnormen gedurende de hele duur van het gesprek.
Het veilig houden van de informatie van uw cliënt is een topprioriteit voor elke juridische beroepsbeoefenaar. Online bijeenkomsten of ze nu kort of lang zijn, moeten worden uitgerust met alle noodzakelijke best-in-practice-stappen om de juiste beveiligingsmaatregelen te nemen:
- Verplicht om toegang te verlenen tot een beveiligd conferentiegesprek
- Moet deelnemers aan een gesprek kunnen besturen
- Voeg indien nodig extra beveiligingslagen toe (Meeting Lock, eenmalige toegangscode, enz.)
- Garandeer dat de deelnemers aan de oproep de ENIGE deelnemers aan de oproep zijn
- Portaal voor telefonische vergaderingen
Belangrijkste voordeel # 2
Gemakkelijke overdracht van verzenden en ontvangen van informatie.
Bij het omgaan met klanten is het belangrijk om gebruiksvriendelijke, intuïtief ontworpen communicatietechnologie te bieden die meer helpt dan belemmert. Een gebruiksvriendelijk platform dat kan worden aangepast aan uw merk, blijkt een aangenamere ervaring te zijn.
Kies bovendien voor een platform boordevol functies die uw gesprek ondersteunen, zoals:
- Scherm delen om documenten en bestanden in realtime online te bekijken. Door uw bureaublad te delen, kunt u andere deelnemers toevoegen om precies te zien en te zien wat u ziet. Elke actie wordt "zichtbaar" gemaakt voor meer verbeterde samenwerking, verhoogde communicatie en versnelde deelname. Schermdeling maakt elke chat dynamischer en gemakkelijker te vergemakkelijken.
- Opnames van vergaderingen voor een nauwkeurige weergave van gebeurtenissen uit het verleden, details en geschiedenis. Gebruikt tijdens een videoconferentie (of telefonische vergadering), een opname geeft een groter beeld van wat er aan de hand is. Vooral bij het stellen van lastige vragen, kan het opnemen van een vergadering nuttig blijken te zijn bij het bekijken van meer details, aangezien de lichaamstaal, de nuances en de toon van een persoon duidelijker naar voren komen via video.
- Video- en audio-opnamen werken ook heel goed als iemand niet kan bijwonen of nu kan kijken, omdat ze het later kunnen bekijken.
- AI-transcripties help jou en je team om aanwezig te zijn en ruimte vast te houden in plaats van je aandacht te verdelen tussen notities maken en luisteren. Met gedetailleerde transcripties die voor u zijn gemaakt met sprekerslabels en tijd- en datumstempels, kunt u doorgaan met een getuigenis of andere op video gebaseerde communicatie zonder dat u zich zorgen hoeft te maken of informatie al dan niet is opgevangen. Datums, namen, plaatsen en gemeenschappelijke thema's en onderwerpen worden allemaal gefilterd en opgenomen, zodat ze na de conferentie gemakkelijk kunnen worden opgeroepen en meer diepgaande gegevens kunnen worden verzameld.
De gedetailleerde informatie die is opgemaakt met sprekerstags, datumstempels en gemakkelijk te lezen spraak naar tekstnotities, bespaart u tijd. Dit is vooral handig voor getuigenissen of andere gerechtelijke procedures, inclusief bevelschriften, enz.
Belangrijkste voordeel # 3
Toegang tot alle verkregen informatie nadat het gesprek is voltooid.
Het is vooral belangrijk en voordelig voor videoconferentietechnologie oproep samenvattingen en transcripties georganiseerd aan het einde van de synchronisatie. Gegevens na de conferentie die zijn getagd en die net zo gemakkelijk te doorzoeken zijn als uw e-mail, maken uw werk eenvoudiger en efficiënter. Bovendien wordt alle informatie, inclusief verzonden koppelingen, media, video's en opnames, plus bestanden en documenten, opgeslagen in de cloud voor een meer gecentraliseerd, gemakkelijk toegankelijk navigatiepad waartoe u en iedereen in uw team of in uw bedrijf toegang hebben.
Een samenvatting van het videogesprek met alles op één plek, maakt het delen van informatie soepeler en naadloos. Niets valt tussen de kieren als alles voor je ligt.
Nu de voordelen iets duidelijker zijn, is het duidelijker hoe het implementeren van videoconferenties in uw dagelijkse leven een grote invloed kan hebben op de kwaliteit van uw communicatie. Kijk hoe de stroom van dingen meer gestroomlijnd wordt wanneer iedereen verbonden is. Klanten willen weten dat u in hun behoeften voorziet en medewerkers willen het gevoel hebben dat hun hoger management vertrouwen in hen heeft.
Aangezien u oplossingen voor videoconferenties voor uw advocatenkantoor overweegt, zijn hier 6 vragen die u eerst moet stellen:
6. Hoe gaat u videoconferenties integreren in uw praktijk?
Waar is uw bedrijf met betrekking tot politiebureaus, ziekenhuizen, gerechtsgebouwen, detentiecentra, enz.? Zijn op deze plaatsen video-inzendingen en andere vormen van communicatie voor juridische procedures mogelijk? Hoe technisch onderlegd is uw klantenkring?
5. Hoe vaak bent u van plan videoconferenties te plannen?
Let op de grootte van uw bedrijf en wat de toekomst in petto heeft voor groei. Zullen ook andere afdelingen op de kar springen? Dit is een uitstekende gelegenheid voor HR om in contact te blijven met andere bedrijven en internationaal in dienst te nemen.
4. Gaat u videoconferenties gebruiken voor aanvullende training en webinars?
Voor advocaten die hun vaardigheden willen verbeteren; Voor het verbinden van partners en zusteradvocatenkantoren; mentor worden of IT trainen - het gebruik van videoconferenties is een efficiënte, kosteneffectieve manier om technologie te gebruiken om mensen in hun rol te helpen.
HR kan gebruiken videoconferentie oplossingen om rekrutering en het wervingsproces te versnellen en te verbeteren door de talentpool in het buitenland open te stellen. IT is in staat om technische problemen snel aan te pakken en ondersteuning te bieden via tekstchats en met de hulp scherm delen en videochat, bieden gecompliceerde begeleiding, navigatie en installatie - overal en altijd.
3. Hoeveel advocaten en cliënten zijn bereid deze technologie te gebruiken?
Overweeg hoe uw team werkt door de kenmerken en voordelen van een meer videogerichte communicatiestrategie te bespreken. Zal dit de balans tussen werk en privé versterken? Kunnen advocaten op sommige dagen thuis werken? Dit geldt ook voor klanten. Reageren ze op mogelijk meer virtuele face-time? Zal het implementeren van een meer online benadering van vergaderingen en relaties tussen advocaat en cliënt reistijd besparen en de productiviteit verbeteren?
2. Welke ROI kunt u verwachten?
Duik in wat de geschatte omvang van het gebruik zal zijn. Vergelijk en vergelijk met een snelle berekening de huidige hoeveelheid tijd die aan bepaalde gevallen wordt besteed tussen reistijd en middelen. Tel het bij elkaar op om het aantal uren per maand te berekenen en kijk hoe het implementeren van videoconferenties een verschil kan maken.
1. Hoe gestroomlijnd is de technologie waarnaar u kijkt?
Onderzoek hoe tweerichtingscommunicatiesoftware kan worden geïntegreerd met uw bestaande infrastructuur en hoe dat kan invloed hebben op uw workflow. Zoek naar iets dat processen vereenvoudigt; is voor iedereen gemakkelijk te gebruiken; maakt verbinding met het externe virtuele personeelsbestand en biedt toepassingen en functies die waarde en zinvollere interacties bieden.
Vervolgvragen om over na te denken:
• Welke beveiligingsfuncties zijn inbegrepen?
• Hoeveel deelnemers worden er ondergebracht?
• Is er klantenondersteuning?
• Welke functies zijn inbegrepen? Is er een opname? Scherm delen? Samenvattingen?
• Hoe is de mobiele ervaring? Is er een app?
Door zowel conferentiegesprekken als videoconferentie in uw dagelijkse leven: van interne vergaderingen, tot onboarding van medewerkers en doorgaan met leren, tot virtuele afzettingen en meer, het wordt duidelijk dat advocatenkantoren, om met de tijd mee te kunnen gaan, het digitale gaan moeten omarmen.
Online aanbiedingen openen de deuren voor meer business, productiviteit en meer vertrouwen en toegankelijkheid bij klanten. Verhoogde communicatie maakt ieders rol - afzonderlijk of als geheel - effectiever.
Laat Callbridge uw advocatenkantoor voorzien van eersteklas geavanceerde conferenties die een krachtige communicatiecultuur binnen uw directe team en kantoor opbouwen en tegelijkertijd een licht werpen op het beheren en onderhouden van klantrelaties.
Het bieden van een tweerichtingscommunicatieplatform om duidelijke en beknopte communicatie binnen en buiten de rechtszaal aan te moedigen, begint met technologie die is ontworpen om de kloof te overbruggen tussen vergaderingen die persoonlijk en online worden gehouden.
De reeks digitale services van Callbridge werkt om:
- Houd medewerkers en klanten op de hoogte met gemakkelijke overdracht en toegankelijkheid van informatie
- Behoud te allen tijde een persoonlijke en veilige verbinding
- Vereenvoudig en maak verbinding met functies zoals AI-transcriptie, Vergadering opnemen en Scherm delen die de productiviteit, efficiëntie en participatie vergroten
- Stimuleer meer face-time in realtime met video- en audioconferenties van hoge kwaliteit
- En nog veel meer!
Ontdek hoe Callbridge-oplossingen voor videoconferenties uw bedrijf een concurrentievoordeel kunnen geven door gebruik te maken van het werk dat wordt gedaan en hoe voor klanten wordt gezorgd.
