Met een meer digitaal gerichte benadering van de manier waarop zaken worden gedaan, is het niet verwonderlijk dat communicatiesoftware betere visuele oplossingen integreert. Niet alleen worden de klantrelaties verdiept, maar ook de betrokkenheid, participatie en samenwerking van medewerkers als u kunt laten zien wat u bedoelt in plaats van het alleen maar te zeggen.
Laten we niet vergeten hoeveel nuance en betekenis verloren gaat bij communicatie via messaging. Omslachtige instructies, e-mailthreads en tekstchat zijn uitstekende vormen van communicatie voor bepaalde taken, maar als het gaat om een presentatie of het maken van een fantastische eerste indruk, zijn er andere manieren om de lat hoger te leggen.
Dat is waar het delen van schermen en het delen van documenten om de hoek komt kijken. Deze twee belangrijke functies voegen dimensie toe aan uw online vergadering en interactie door deelnemers dichtbij en ver weg te voorzien van alles wat ze nodig hebben in een online ruimte in realtime.
Hier is waar het implementeren van zowel het delen van schermen als het delen van documenten pusht vergaderingen om productiever te zijn:
Waar is een tweerichtingscommunicatieplatform voor groepen voor?
Voordat we ingaan op de details, laten we eerst eens kijken wat tweerichtingscommunicatiesoftware precies is en hoe het werkt om uw workflow te verbeteren met iedereen over de hele linie, inclusief werknemers, klanten, verkopers, leveranciers, vrienden, familie en meer.
In plaats van te vertrouwen op e-mails en geplande oproepen om te brainstormen of uitvoerende beslissingen te nemen, kunt u een vergadering van tevoren of ter plaatse plannen met videoconferenties /software voor conferentiegesprekken. Browser-gebaseerde, zero-download-technologie zorgt voor een snelle en eenvoudige installatie waarmee 1 tot 1,000 mensen online aan de slag kunnen. Kom in vertrouwen bijeen in de online vergaderruimte met deelnemers van over de hele wereld om grote of kleine zaken te bespreken en samen te werken aan presentaties, pitches en projecten op afstand.
Met dergelijke geavanceerde technologie komen functies die zijn ontworpen om de manier waarop communicatie op hoog niveau wordt bereikt, te verbeteren.
Wat is het delen van documenten?
Deze functie, ook wel bekend als het delen van bestanden, geeft u super gestroomlijnde toegang om elk digitaal bestand te delen via een webconferentieplatform. U kunt gemakkelijk koppelingen, media, video's, audiobestanden en meer heen en weer doorgeven, of tegelijkertijd en in samenwerking met anderen werken aan hetzelfde Word-document, dezelfde presentatie, enz.
Gebruik documenten delen om:
Zorg ervoor dat iedereen een "hardcopy" van het document heeft
Het is gemakkelijk om elk bestand dat moet worden verspreid, te slepen en neer te zetten of te selecteren en te uploaden. Deel een kopie van de presentatie na levering. Stuur een gecomprimeerd bestand met foto's. Maak een promotievideo, links naar je favoriete recepten of pdf's die aan de groep moeten worden uitgedeeld.
Verspreid de benodigde bestanden voor het project en/of de vergadering
Als onderdeel van de vaste agenda, moet u uw bestanden klaar hebben om te worden verzonden voordat uw online vergadering van start gaat. Iedereen kan zijn eigen digitale kopie hebben om aantekeningen toe te voegen, correcties aan te brengen of later open te stellen om te bekijken.
Dien uw werk in tijdens een webconferentie
Of het nu voor zaken of voor het leren is, projecten kunnen via een webconferentie worden ingediend zodat de hoofdpersoon of docent later kan kijken. Dit werkt goed voor een gezamenlijke inspanning of groepsopdracht met meerdere teamleden of veel bewegende delen.
Stuur door wat u moet zien in het geval van een slechte internetverbinding
Als u zich in een landelijke gemeenschap bevindt of als uw wifi zwak is, overweeg dan om documenten te verzenden als een tweede optie voor het delen van schermen. Wees gerust, wetende dat uw belangrijke bestanden zonder onderbreking of vertraging veilig zijn aangekomen.
De voordelen van het delen van documenten:
Door documenten rechtstreeks in de handen van de benodigde deelnemers te leggen, kunt u erop vertrouwen dat uw belangrijke informatie precies daar is waar deze moet zijn. Beweging versnellen tussen projecten en ontwikkelingen door documenten in het moment te delen:
Behaal uw belangrijkste prestatie-indicatoren door meer klanten te werven, de verkoop te stimuleren en extra doelen te stellen wanneer u het team op de hoogte kunt houden met relevante informatie of van veraf kunt samenwerken aan een bestand.
Profiteer van opslagruimte en gemakkelijke toegang tot al uw documenten in de cloud. Dat is juist! Al uw belangrijke items zoals spreadsheets, afbeeldingen, audiobestanden, afbeeldingen en meer - zelfs grote of hoge resolutie - worden opgeslagen in de cloud en kan worden verwijderd wanneer u maar wilt. Uw bestanden zijn veilig, zelfs als er iets met uw laptop of desktop gebeurt.
Verlaag de kosten door digitale kopieën te verzenden in plaats van zware, dure afdrukken per koerier. Bovendien weet u dat de ontvanger het heeft zonder de kans te verliezen dat het onderweg verdwaalt.
Het delen van documenten is gemakkelijk, eenvoudig en sneller terug te vinden, te openen en te verzenden dan via e-mail. Gebruik Slimme samenvattingen na de vergadering om uw ontvangen documenten te vinden of de documenten te bekijken die u hebt verzonden.
Wat is scherm delen?
Scherm delen biedt u een manier om precies te delen wat u op uw scherm hebt weergegeven. Precies wat u ziet, is wat zij zien. Druk op de knop voor het delen van het scherm en bekijk uw presentatie, een video, een document - alles waarvan u wilt dat anderen hun aandacht trekken!
Scherm delen gebruiken om:
Fleur online presentaties op
Voortgangsrapportage delen? Heeft u een aantal spannende statistieken om te bespreken? Wilt u aandeelhouders informeren over toekomstplannen? Het is gemakkelijk om elke presentatie te delen en door te nemen door aan te geven wat u wilt demonstreren of noemen.
Vereenvoudig live demonstraties
Leid collega's door een moeilijk uit te leggen knelpunt in de gebruikerservaring of presenteer nieuwe en verbeterde softwarefuncties met behulp van schermdeling die het gemakkelijker maken om te laten zien en vertellen.
Host webhandleidingen
Creëer een betere online leeromgeving (die converteert!) wanneer je live kunt gaan en in het moment kunt zijn om vragen te beantwoorden, telefoontjes aan te nemen en realtime ondersteuning te bieden.
Los problemen op en los problemen op
Vul uw IT-oplossingen in met schermdeling, zodat u kunt zien wat uw klant of collega ziet. Het is niet nodig om te “gissen” en u krijgt het volledige beeld te zien van waarmee u werkt, ongeacht waar uw geografische locatie of tijdzone is.
De voordelen van schermdeling:
Scherm delen is om meerdere redenen voordelig. Ervaar hoe problemen gemakkelijker over te brengen zijn, communicatie minder ontmoedigend is en de visuele impact over het algemeen wordt verbeterd:
Vooral voor klantenservice en verkoop kunnen complexe vragen worden beantwoord en uitgediept, en vertegenwoordigers kunnen ter plaatse live persoonlijke begeleiding bieden!
Schermdeling cultiveert een dieper, meer impactvol begrip wanneer klanten en / of vertegenwoordigers met de muis over specifieke delen van de pagina kunnen bewegen om problemen, kansen en andere gesprekspunten te bespreken.
In de modus voor het delen van schermen staat privacy nog steeds voorop. Het bureaublad is mogelijk zichtbaar, maar kan alleen worden bekeken en niet worden geopend. Er is geen manier om op of pagina's te klikken, tabbladen te openen of toepassingen te openen.
Scherm delen vereist geen download of installatie van extra software.
Voordat u op Screen Share klikt, moet u het volgende doen:
Controleer nogmaals wat je op je bureaublad hebt staan:
Weet met wie u spreekt of met wie u deelneemt aan uw onlinevergadering. Door uw publiek te kennen, kunt u de achtergrond van uw bureaublad effectief gebruiken om bijvoorbeeld indruk te maken. Maar vermijd eerst iets dat er te druk uitziet of aanstootgevend is, en overweeg om vanaf dat moment het merk van uw bedrijf of het merk van de klant voor wie u pitcht, naar voren te halen.
Overweeg ook welke tabbladen en pagina's u hebt geopend. Is het persoonlijk? Zorg ervoor dat u deze sluit.
Ruim je bureaublad op:
Maak een snelle opruiming van diverse mappen, gedownloade afbeeldingen en algemene rommel die dagelijks organisch wordt verzameld. Zorg ervoor dat uw bureaublad er netjes en opgeruimd uitziet, zodat u gemakkelijk kunt navigeren en vinden wat u zoekt zonder tijd te verspillen aan zoeken of mogelijk het verkeerde document op te halen.
Sluit programma's en browservensters af:
Uw computer zal langzamer werken met programma's die op de achtergrond worden uitgevoerd. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent door alles af te sluiten wat u niet nodig heeft tijdens een onlinevergadering.
Meld u af bij berichten en chat:
Vermijd de kans op een gênant bericht dat verschijnt door uit te loggen bij chat- of berichten-apps. Het laatste dat u wilt, is onderbroken of onderbroken worden met een direct persoonlijk bericht!
Controleer je internetverbinding:
Houd uw ethernet- of wifi-wachtwoord bij de hand en klaar voor gebruik. Probeer op de verbinding te springen voordat het speeltijd is om ervoor te zorgen dat alles op zijn plaats zit voor een soepele ervaring.
Het gebruik van de functie voor het delen van schermen blaast elke online interactie met communicatie tot leven. Probeer het, naast presentaties en virtuele vergaderingen, om het volgende te verbeteren:
Opleiding van werknemers - Het opleiden van werknemers wordt veel gestroomlijnder wanneer u zich vanuit het gemak van uw desktop op meerdere leerlingen tegelijk kunt richten. Neem ze mee op tour met uw webcam of breng ze door een oriëntatiedek waar ze in realtime vragen kunnen stellen en antwoorden kunnen krijgen.
Brainstormsessies - Zodra iedereen in de online vergaderruimte is samengekomen, drukt u op Scherm delen en opent u het online whiteboard om ideeën en concepten op te schrijven. Gebruik kleuren, vormen en afbeeldingen om een mindmap of moodboard samen te stellen die u host en leidt, maar die iedereen kan zien.
Interviews met nieuw talent - Dit werkt perfect voor een potentiële werknemer om zijn technische computervaardigheden te laten zien. Als een kandidaat in een sollicitatiegesprek zit, kan hij eenvoudig op scherm delen klikken en een HR-vertegenwoordiger door zijn portfolio leiden of een coderingsoplossing bieden.
Projectupdates – Leid leidinggevenden op C-niveau door de status van een gepland project door het met werknemers te delen en in realtime feedback van hen te krijgen. Loop belanghebbenden, investeerders en managers binnen om spreadsheets, statistieken en digitale documenten te bekijken.
En zoveel meer. Het maakt niet uit hoe u het delen van schermen gebruikt als onderdeel van uw presentatie, pitch of virtuele vergadering, het gemak biedt elke branche en groep mensen een verhoogd gevoel van samenwerking en samenhang. Plots kan iedereen deel uitmaken van het besluitvormingsproces en het gevoel hebben dat ze ter plaatse zijn terwijl ze zich misschien niet in hetzelfde deel van de stad bevinden!
Wat is het verschil tussen het delen van schermen en documenten?
Scherm delen is perfect om in realtime te zijn. Deelnemers krijgen te zien en zijn onderdeel van uw presentatie of zelfstudie op het moment. Het is een buitengewoon handig hulpmiddel om collega's binnen te halen om te ervaren wat je ervaart.
Aan de andere kant is het delen van documenten meer in de trant van een "afhaalmaaltijd". Deelnemers blijven achter met tastbare links, video's, documenten, media en bestanden die ze in hun eigen tijd kunnen openen. Ze kunnen nu belangrijke bestanden verkrijgen om ze nu te bekijken en te openen of voor later te bewaren. Bovendien is deze functie vooral handig in situaties waarin de internetverbinding ondermaats is.
Waarom heb je beide nodig?
Beide functies zijn essentieel en sluiten perfect op elkaar aan om een online werkplek, klaslokaal of ondersteuningsruimte krachtig te verbeteren voor elke gemeenschap of bedrijf om samen te komen en vooruitgang te boeken bij een project. Bedenk hoe dit van invloed is op de gezondheidszorg, liefdadigheidswerk, verpleeghuizen, virtuele bijeenkomsten, procesvoeringEn nog veel meer.
Plus, met andere ondersteunende functies zoals de online whiteboard, videoconferentie, uitnodigingen en herinneringen, vergadering opname, slimme samenvattingen en meer, de mogelijkheden om de krachten te bundelen en partnerschappen te smeden zijn eindeloos. Er zijn altijd mogelijkheden voor betere, effectievere communicatie die u de gewenste resultaten oplevert.
Werk slimmer, niet harder, met deze twee functies die webconferenties versterken en onlinevergaderingen productiever, beter samenwerken en boeiender maken.
Laat het robuuste platform van Callbridge verbeteren hoe u met uw team werkt of communiceert met vrienden en familie. Misschien wel de twee meest populaire functies, zowel het delen van schermen als het delen van documenten, zullen een revolutie teweegbrengen in de manier waarop uw communicatie zich ontvouwt.
Kijk hoe de gesprekken beknopter worden, de productie wordt versneld, de feedback dieper gaat en de deelnemers meer willen geven.
Probeer webconferenties waarbij de kwaliteit van de communicatie voorop staat.
