Hoe videoconferenties de werkstroom tussen overheidskantoren kunnen verbeteren

Wanneer alle afdelingen en agentschappen samenwerken als een verenigd front, dan is een volledig functionerende overheidsinstantie echt de som der delen. Maar hoe wisselen alle onderdelen regelmatig harmonieus van gedachten of blijven ze op de hoogte van noodsituaties en plotselinge beleidswijzigingen? Traditionele vormen van documentatie en communicatie zullen zeker nooit helemaal uit de mode raken, maar naarmate videoconferenties de geprefereerde communicatiemethode worden, worden stapels papierwerk en analoge bestanden langzaamaan vervangen.

Overweeg de volgende voordelen van videoconferenties voor overheidsinstanties:

10. Betere kwaliteit van leven

Verbinding maken met teams en collega's tussen afdelingen en andere sectoren vereist reistijd en aanwezigheid. Of toch? Met videoconferenties kunt u eenvoudig een online vergadering opzetten en u hoeft niet meer te rijden, te parkeren en op te komen dagen wanneer u een besluit kunt nemen of problemen kunt oplossen via video. Hulp tussen agentschappen krijgt een geheel nieuwe betekenis als het gaat om het bevorderen van de loopbaan van werknemers. Denk aan alle training, werving en aanwerving voor gespecialiseerde overheidsbanen. Videoconferentietechnologie werkt om inspanningen te stroomlijnen door op te nemen tutorials voor lesgeven; wervingsvideo's voor wervingscampagnes en geplande wervingspakketten voor onboarding.

9. Verbeteringen in de werkomgeving

Communicatie tussen kantoren heeft een grote invloed op de kwaliteit van het geleverde werk tussen afdelingen en op één afdeling. De samenwerking wordt enorm verbeterd wanneer de communicatie met de snelheid van de technologie verloopt, vooral in een kritieke situatie of een pr-snafu. Op een minder dramatische manier hebben zelfs werknemers die nieuwe ouders zijn of die uit een andere cultuur of een ander land komen, nu de mogelijkheid om soepeler in het personeelsbestand te integreren.

8. Manuren effectiever gebruikt

Door kosten te besparen, bespaart u tijd, en door tijd te besparen, kunnen manuren elders effectiever worden ingezet. Videoconferenties ondersteunen de productiviteit en geeft meer werkuren terug, wat een kostbare hulpbron is voor de overheid. Stel je de dollars voor die worden bespaard wanneer de reiskosten van een spraakmakende advocaat plotseling niet meer bestaan. Door de reistijd te verkorten, bespaart u op den duur gemoedsrust en bespaart de belastingbetaler.

7. Verlaag de kosten van juridische processen

Het geld van de belastingbetaler kan elders worden gebruikt wanneer videoconferenties in beeld zijn. Getuigenissen, hoorzittingen, verklaringen, deze kunnen worden gedaan zonder gevangenen van en naar de gevangenis te hoeven vervoeren; Advocaten hoeven het kantoor niet zo vaak te verlaten en getuigen kunnen gedetailleerde verslagen overleggen over de privacy en veiligheid van hun eigen huis. Bovendien kunnen de meeste andere scenario's in verband met de kleine rechtbank worden gehouden zonder te reizen en te pendelen. Met een eenvoudige opzet en duidelijke internetverbinding kunnen veel gerechtelijke processen naadloos op het scherm worden uitgevoerd.

6. Communiceer met het publiek

Wanneer de communicatielijnen tussen overheid en publiek open en transparanter worden, ontstaat er meer vertrouwen en begrip. Door gebruik te maken van een vooruitstrevende technologie, zoals videoconferenties voor public relations, komt de spreker in de openbaarheid. Er is minder rook en spiegels en vertegenwoordigers van de publieke sector kunnen grieven en vragen vrijmoedig aan de orde stellen door persoonlijk met het publiek te spreken.

5. Communiceer met burgers

De betrokkenheid van de burger bij de gemeenschap is belangrijk als een probleem moet worden gehoord of bewust moet worden gemaakt. Hoewel gemeentehuizen en openbare evenementen notoir niet zo goed worden bezocht, kunnen videoconferenties helpen om dat aantal naar boven te halen. Burgers kunnen inbellen (vanaf elke locatie, met behulp van een gratis internationaal inbelnummer) en zien wat er gebeurt. Ze kunnen deelnemen door vragen te stellen via chat, het dempen op te heffen en een hand op te steken, of door gastspreker te zijn, afhankelijk van de grootte van de bijeenkomst. Videoconferenties helpen om een ​​stem te geven aan de mensen die willen spreken, ongeacht hun geografische locatie.

4. Samenwerking gemakkelijk gemaakt

Of je nu brainstormt over ideeën voor aanbiedingen en programma's van de gemeenschap of als team samenwerkt om een ​​noodplan op te stellen, on-the-fly samenwerken is soms verplicht. Een effectief communicatiesysteem, zoals een gebruiksvriendelijk on-demand videoconferentieplatform, maakt het bundelen van krachten eenvoudiger en verrijkt. Zolang er een internetverbinding is, kunnen deelnemers uit verschillende regio's, landen en kantoren de basis "lokaal" in een online vergaderruimte dat brengt iedereen bij elkaar.

3. Vergaderingen onderweg

Belangrijke vergaderingen hoeven niet te worden uitgesteld of verplaatst vanwege reistijd of plotselinge wijzigingen op het laatste moment in de planning van een afdelingshoofd. Videoconferenties bieden de overheid meer mobiliteit en flexibiliteit als het gaat om geografische afstanden of tegenstrijdige planningen. En als een belangrijke speler de videoconferentie niet kan bijwonen? Opnemen en later kijken is de tweede beste optie.

2. On-demand communicatie over openbare veiligheid

Videocommunicatie opent een directe lijn van contact in een noodsituatie. Teams kunnen de reactietijden van noodsituaties verbeteren en beoordelen waarmee rekening moet worden gehouden bij een crisis waarbij burgers in gevaar zijn. Dit is een effectieve vorm van communicatie voor trainingsdoeleinden en als zich een calamiteit voordoet op een afgelegen locatie.

1. Interdepartementale harmonie

Snellere besluitvorming met minder middelen helpt om de werkplek soepeler te laten verlopen. Een betere samenwerking is alleen mogelijk dankzij videoconferenties, waardoor elk project zichtbaarder of beter kan worden gedelegeerd onder werknemers en medewerkers.

Laat Callbridge's bidirectionele videoconferentieplatform versterking van de workflow tussen overheidskantoren en verlaging van de totale exploitatiekosten. De gebruiksvriendelijke browsergebaseerde software zonder download is snel, betrouwbaar en verbindt u over de hele wereld - of gewoon tussen kantoren. Met samenwerkingsfuncties zoals het delen van documenten en scherm delen, kan het werk handiger worden gedaan.

Start hier uw gratis proefperiode van 30 dagen.