Alle, uansett hvilken bransje, engasjerer seg i en konferansesamtale or nettmøte minst en gang i uken. Det er nok trygt å anta at de fleste av oss nå er proffer på disse virtuelle møtene, ikke sant? Dessverre ikke. Vi har alle vært i møtet klokken 9 med folk som febrilsk ber om tilgangsnålene deres, tvunget til å lytte til andres holdemusikk, og selvfølgelig holdt ut de evige 00 minuttene der de eneste ordene som er sagt er "Hei, kan du høre meg?"
Her er 10 gyldne regler for konferansesamtaler du kan bruke til å redde mandagens møter og sunn fornuft.
10. Ta det rolig med deg selv og aktiver automatisk opptak.
Ingeniører elsker ekstra funksjoner og widgets i applikasjoner. En av de beste tidsbesparerne er imidlertid innspillingsfunksjonen som senere blir omgjort til en transkripsjon av Cue. Savnet du noe på en samtale? Lytt til opptaket eller sjekk transkripsjonen senere. Callbridge kommer med automatisk opptak. Slå den på, og samtaleopptaket ditt starter umiddelbart når du kommer på linjen.
9. Ring inn minst 10 minutter før samtalen.
Prøv å ikke kutte kort tid på å ringe. 10 minutter burde være mer enn nok tid for deg til å laste opp dokumenter, svare på spørsmål og diskutere ikke-relaterte forhold med jevnaldrende. Og hvis du befinner deg i trøbbel, bør 10 minutter være nok for deg å kontakte tjenesteleverandøren (oss!) For å hjelpe deg.
8. Gjør riktig due diligence.
Hvor mange ganger har noen invitert deg til en konferansesamtale ved å bruke en ny tjenesteleverandør uten å ha minst en praksiskonferansesamtale for å se hvordan ting fungerer? De fleste konferansesystemer er ganske enkle å finne ut, men ikke alle har de samme nøkkelkodene, brukergrensesnittkonvensjonene eller funksjonene. Gjør et godt inntrykk på kunden din - hvis det er et nytt konferansesystem, kan du prøve det først.
7. Bruk et øyeblikk på å presentere deg selv og deltakerne dine
Noen konferansesamtalertjenester som Callbridge har muligheten til å identifisere og vise individuelle oppringere. Enda bedre – gjør deg kjent med hver enkelt deltakers stemme. Det lar deg holde bedre oversikt over handlingspunkter, oppfølginger og referater.
6. Ikke kutt kostnadene når det gjelder kunder.
Internett har mange gratis oppringingsmetoder å velge mellom. Vær oppmerksom på at mange av disse teknologiene ser ut til å gi store fordeler, men de er faktisk "i gang". Det er bedre å investere litt penger enn å risikere å miste et salg eller skape et dårlig inntrykk på et viktig møte. Det koster ikke en gang så mye.
5. Snakk tydelig og si ordentlig.
Vi lever i en globalisert verden. Selv om virksomheten din er begrenset til Nord-Amerika, må du huske at du kan ha mange deltakere som ikke engelsk er morsmål for. Å snakke på en tempoet måte vil ikke bare fremstille deg som en tydelig høyttaler, men vil også gi andre tid til å ta ned notater.
4. Ikke delta i sidesamtaler.
Alle gikk gjennom minst 12 år på skolen hvor de lærte å tie og la læreren snakke. Hvorfor flyr det ut av vinduet så snart vi tar dressen på denne leksjonen? Sidesamtaler resulterer i forvirring, omgivelsesstøy, og for ikke å nevne, er uhøflig. Callbridge gjør det enkelt å administrere hele samtalen - du kan løfte hånden din for å snakke eller notere notater i chattevinduet.
3. Gi folk sjansen til å snakke.
Møter handler om aktive samtaler. Uansett ansiennitet i selskapet, har studier vist at diktatorisk ledelse resulterer i dårlig ledelse og bidrar til feilkommunikasjon. La dine medarbeidere snakke. Ikke bare kan du lære noe nytt, men du vil la dem føle at deres bidrag er ettertraktet.
2. Ring inn med riktig telefonnummer og PIN-kode.
Beklager å være repeterende ... det er bare det at vi får mange e-postmeldinger i siste øyeblikk som ber om oppringingsnummeret. I tillegg bruker noen samtaler unike tilgangskoder for sikkerhet. Heldigvis kan du finne PIN-koden din i e-post eller SMS-invitasjonen du mottok!
1. Hvis du ikke har noe å si, vær så snill å dempe deg selv.
Noen gang lurt på hvorfor støy begynner å bygge seg opp i store konferansesamtaler? Har du spurt deg selv hvor kommer den desperate typen fra? Hvis du chatter med vennene dine på Facebook, må du dempe deg selv. Alle kan høre skrivingen din! Trykk på * 6, eller demp knappen på Callbridge brukergrensesnitt, og du vil kunne lytte inn (og gjøre litt arbeid på siden) uten at noen andre vet det.
Og nå, ta noen få produktive og hyggelige konferansesamtaler!
