Når du planlegger et online møte, må du mer enn håpe at deltakerne følger med! Faktisk vil du inspirere dem til å være engasjert og til stede. For at det skal skje, må nettmøtet ditt være strukturert. Det må utformes og imøtekommet publikum.
Tross alt, hva er hensikten ellers? Hvorfor bruke tiden på å samle troppene for å gå gjennom fremdriftsrapporter eller åpne kommunikasjonslinjene for å brainstorme en tonehøyde hvis den eneste lyden som høres er sirisser?
Med en mer interaktiv tilnærming til dine nettmøter, kan du forvente høyt engasjement, bedre absorpsjon av informasjon og en grundigere forståelse av innholdet ditt. Kanskje til og med litt gøy!
La oss komme i gang - forretningsmøter, altså!
I følge en Harvard Business Review-artikkel bruker øverste ledelse, ledere på C-nivå og andre beslutningstakere nesten tre fjerdedeler av tiden til å møte andre for å diskutere fremdrift i arbeidet. Det er mye tid brukt på møter.
La oss ikke glemme fjernarbeidere også. Takket være sofistikert teknologi er online møter med team og kolleger forskjellige steder mulige, men det er fortsatt utfordringer med tidssoner, tilkobling og koordinering av prosjekter. Dette er hvor brukt tid kan gå seg vill eller misbrukes.
Gjør du alt du kan for å sikre at nettmøtene dine er produktive og en god bruk av tiden?
Hvis du ønsker å:
- Finn enklere måter å koordinere med kolleger og eksterne arbeidere på
- Hold kontakten uavhengig av tid eller avstand
- Forsterke interaksjoner
- Press for mer deltakelse og effektivitet
Så er det noen få ideer for å livne opp møtene for å gjøre dem mer interaktive og effektive:
Først spør du deg selv: Er dette møtet viktig? Trenger du virkelig å holde dette møtet?
For at deltakerne skal samhandle og samarbeide, må stemmer, meninger, funn og deling av informasjon høres. I tilfelle et online møte foretrekkes en dialog fremfor en monolog.
Hvis det er en kunngjøring eller informasjon som ikke krever at deltakerne legger til eller jobber med og bare lytter, bør du vurdere hvordan meldingen din kan være bedre egnet i en e-post. For møter som er interaktive og engasjerende, kan det å be deltakerne om å lytte bare føre til at de mister eller gir interesse.
Når innholdet og formålet med et online møte er etablert som "nødvendig", her er hva du skal gjøre videre:
12. Administrer forventninger
Dyrke riktig tankegang blant kolleger ved å fortelle dem på forhånd at deres deltakelse er nødvendig. I agendaen som ble sendt ut før nettmøtet, presenter et enkelt oppsett av hva alle kan forvente.
Vis problemet og la deltakerne få vite at deres ideer og innspill blir bedt om. Dette gir dem tid til å tenke og løse problemer, samtidig som de setter noen grunnregler.
I tillegg, la dem få vite noen grunnleggende forventede etiketter, som:
- Trykk på "demp" når du ikke snakker
- Avstå fra å spise eller drikke
- Sett telefoner unna og andre distraksjoner på pause
11. Innsjekking med kolleger
I lys av en nylig pandemi med millioner av mennesker som jobber hjemmefra som et resultat, kan fjernarbeid føles isolerende. Ved å bare planlegge et møte på mandag og starte med det enkle spørsmålet: "Hva gjorde du i helgen?" du kan lokke til deltakelse og oppmuntre kollegaer til å åpne opp.
Enda bedre, avhengig av størrelsen på møtet ditt, bruk denne intro-tiden for å få alle til å nå ut og takke en kollega for noe de gjorde. Stor eller liten, ved å vise takknemlighet med et enkelt navnekall og oppgave-utrop, takknemlighet arbeider for å gjøre alle føler deg mer koblet. Dette er en liten, men mektig måte å oppmuntre til sosial binding på en virtuell plattform.
Består teamet ditt av mange fjernarbeidere? Gi mer en følelse av sosial binding ved å injisere litt moro for å bryte isen og få folk til å føle seg mindre ensomme med sosial distansering eller å jobbe hjemmefra:
- Spice Up Introduksjoner:
Møterom på nett fullt av fremmede? Be deltakerne introdusere seg selv og litt særegen informasjon:
-
- Deres favoritt karaoke sang
- Deres signatur hjemmelagede tallerken
- Den beste konserten de noen gang har gått på
Møterom på nettet med de samme kollegene? Inviter kjente ansikter til:
-
- Diskuter kort en god film de nylig så
- Del hvordan kjæledyret deres har det
- Åpne opp om en hobby eller et personlig prosjekt de har påtatt seg
- Bruk hjernen din:
Teambuilding-øvelser bør ikke falle utenfor veien bare fordi teammedlemmene er mer spredte. Gi kriteriene på forhånd slik at deltakerne kan møte opp klare. Prøv en kort online gjengivelse av Charades, eller Balderdash for en mer interessant måte å åpne møtet på. - Spill et gjetningsspill:
En annen måte å engasjere folk på er å be hver deltaker om å spille en enkel versjon av ISpy ved å beskrive et element i deres eksterne arbeidsområde.
10. Lag møtedagsordenen din i forkant av tiden
Hvis møtedagsordenen din er klar og artikulert, kan du forvente samme avkastning på nettmøtet ditt! Uten plan eller fortenksomhet vil en vag, feilinformert synkronisering føre til forvirring og kaste bort tid.
Utarbeide en strukturert agenda som skisserer sentrale spørsmål, og nevne hva som kreves og forventes av deltakerne. Send ut minst en dag i forveien, og ikke glem å bruke innstillingen for invitasjoner og påminnelser for å spre informasjon raskt.
9. Gjør teknologien klar
Så fantastisk som teknologien er, er det fremdeles anledninger at den kan gå litt wonky. Føl deg trygg på at alt går som det skal ved å teste teknologien din og sjekke at alle enhetene er ladet opp. Bli kjent med stikkontaktene dine, og ha ladere i nærheten. Test kamera, mikrofon, internettforbindelse og vurder alt annet du trenger:
- Er belysningen din for lys eller for svak?
- Er du omgitt av mye rot?
- Er du i et høyt trafikkert område hvor folk kommer og går?
- Når sist du slo av / tilbakestill enheten?
Vurder å ta med disse punktene i e-posten for agendaen før møtet, slik at alle er kjent.
8. Pust liv i levering
Sikker på at du kan løpe gjennom nettmøtet ditt effektivt ved å pusle på viktige ting, men du kan også legge til litt pizzazz for å holde folk fascinert:
- Inviter bevegelse
Vi vet alle hvor enkelt det er å bli investert i arbeid. Å stå opp fra skrivebordet er en god idé, men kan glemmes når du er i ferd med å slukke bål eller skrive en lang e-post. På et tidspunkt i nettmøtet ditt, rist det litt opp ved å få deltakerne til å flytte blodet. Enkle bevegelser som å strekke armene over hodet eller stå opp og sette seg ned noen ganger eller gjøre noen få bordstrekninger kan øke oksygen til hjernen og arbeide for å bryte gjennom følelser av tretthet og sløvhet. - Legg til visuelle bilder
Oppmuntre til samhandling og få innholdet ditt videre til publikum
bruker lyse farger, videoer, bilder og snappy call outs. Gjør innholdet ditt fordøyelig og uforglemmelig med en enkel å forstå presentasjon som er tiltalende med bruk av grafikk og kanskje et godt plassert, passende meme! - Få tilbakemelding i sanntid
Se hvordan folk absorberer innholdet ditt ved å gjennomføre en avstemning på stedet. Ikke bare er disse morsomme, de avbryter faktisk programmet og gir deg informasjon i sanntid som kommer godt med. Det tjener et øyeblikkelig beslutningsverktøy, holder engasjementet høyt og hjelper med å strukturere neste trinn.
7. Delegere oppgaver
Når folk er ansvarlige for å bidra med noe til nettmøtet, for eksempel å moderere, kjøre en isbryteraktivitet eller ta notater, desto mer engasjert vil hver person være. I tillegg hjelper dette med å holde møtene små. Hold roller åpenbare ved å bare inkludere de som trenger å være der som en beslutningstaker, rådgiver, praktikant osv.
- Velge en moderator
En moderator sørger for at møtet ikke blir avsporet. Hans / hennes jobb er å holde øye med teknologien, lede med autoritet, gi taletillatelse til de som trenger det, være ansvarlig for opptak og se på at lyd- og videokvaliteten blir ivaretatt.
6. Hold deg til tidsrammen
Når du er klar over den begrensede tiden du har, har produktiviteten en tendens til å bli fyrt opp. Arbeid med en tidsbegrensning "rammer" møtet og gir det fokus. Tilordne en bestemt tid for hvert nøkkelpunkt med en 10-minutters buffer. På den måten kan alle ende i tide eller like før tid!
5. Fjern distraksjoner
Det er enkelt (og svært vanlig) å ønske å sjekke e-posten din eller ta et blikk på telefonen mens du er i et online møte. Hold deg til timingen og unngå fristelsen ved å fjerne distraksjoner fra begynnelsen: lukk fanene på den bærbare datamaskinen, sett telefonen på lydløs (eller flymodus!), Lukk vinduet for å stenge bakgrunnsstøy (eller bruk hodetelefoner) og lagre snackingen for etter!
(alt-tag: Kvinne som sitter ved skrivebordet og jobber med en åpen bærbar datamaskin som sitter i nærheten av vinduet tidlig om morgenen)
4. Fremme samarbeid
Bruk et online møte for å generere ideer fra deltakerne. Sett av litt tid til å ta på deg egenskapene til en tenketank eller idédugnad. La folk komme med sine egne ideer eller ryggsekk fra andres ideer; Prøv en funksjon som den elektroniske tavlen for å få kreative juice til å flyte.
3. Innlemme spill
Gjennom gamification, kan du forvente at nivået av interaktivitet i nettmøtet ditt skyter gjennom taket! Ta med et lite spørsmål i begynnelsen og få deltakerne til å følge med. Disse kan også oppmuntres - utvidet lunsj, firmabil, tidlig permisjon osv. For eksempel:
- Velg et bilde eller tegn som skal bygges inn gjennom lysbildene, og få deltakerne til å svare på hvor mange ganger det ble sett gjennom presentasjonen.
- Kast en enkel quiz til slutt for å teste deltakernes forståelse av innholdet.
- Samle tilbud fra kolleger og få dem til å gjette hvem som sa hva.
2. Avslutt med godt artikulerte handlingselementer
Poenget med et online møte er å samle deltakerne og komme sammen for å gjøre fremskritt mot neste trinn. Dette kan bare gjøres med klare handlinger. Når alle er klar over hva de må gjøre, bare da kan ting bli gjort. Før møtet er over, sjekk at deltakerne er tydelige med hensyn til sin rolle. Bruk litt øyeblikk på å gå gjennom det som ble diskutert, og tildel personen til jobben.
1. Del sammendraget
Mye kan skje i et online møte. Mange ideer, forslag og meninger blir kastet rundt, og derfor er godt oppsummerte notater effektive for å opprettholde integriteten til synkroniseringen.
Velg programvare for videokonferanser som leveres med en innspillingsfunksjon og eller AI-muligheter for å fange opp alt som gikk ned. Å ta notater manuelt er alltid en god ide, men når du har teknologi som jobber i bakgrunnen for deg, kan du utføre under møtet og vite at resten blir tatt vare på.
Her er noen flere triks for å få ditt neste online møte til å skinne:
- Emblazon ditt merke på tvers av alle berøringspunkter for møtet ditt
Pitching til potensielle kunder? Ta opp din egen melding som introduserer firmanavn, slagord og viktige kunngjøringer mens deltakerne møter opp til tilpasses online møterom. Gjør et flott førsteinntrykk som er polert og profesjonelt med logoen din og merkevarefarger på tvers av brukergrensesnittet. - Bruk AI for å gjøre beinarbeidet
I et nettmøte gjør du det fremovervendte arbeidet. Velg en videokonferanse løsning som fungerer i bakgrunnen for å gi transkripsjoner, høyttalerkoder og datostempler for enkel søking senere. - Trykk på skjermdel for å "Vis" i stedet for "Fortell"
Med skjermdeling Det ble bare enklere å navigere i vanskelige forklaringer på demonstrasjoner og produktfunksjoner under et online møte. Alle kan forstå hva du sier når de kan se det for øynene. Ta deltakerne med på samme side når hvert handlingsforløp kan vises i sanntid.
La Callbridge styrke dine online møter. Med sofistikert teknologi, tilpassbare funksjoner og et intuitivt designet brukergrensesnitt, ble møtene dine bare mer interessante og produktive.
