Eksterne møter har blitt en viktig del av hvordan arbeidet gjøres over hele verden. Selv om du bor i en storby, hjelper det å bygge bro over gapet hvis du befinner deg i den ene delen av byen og kontoret ditt er i den andre. Konferansesamtaler og videokonferanse få det til å virke som det bokstavelig talt ikke er noen avstand mellom sender og mottaker, noe som endrer måten vi kommuniserer på. Det er virkelig utrolig at vi lever i en tid hvor vi kan ha kontorer i Singapore, London, New York og hjemmeværende mødre som bor i forstedene – alt på samme side som jobber sammen.
Så nå som bedriften din har tatt med topptalenter og du har etablert en effektiv møterytme, er det stigmaet at ledere foretrekker personlig møter i stedet for eksterne møter. Selv om dette tradisjonelt er sant, er det også muligheten til å tilpasse og sette opp eksterne arbeidere med bransjens beste verktøy for mer produktive, engasjerende (og cybersikkerhet!) møter som fører til å treffe tall og knuse mål.
Siden forskjellige regler gjelder når du ikke er i et ansikt-til-ansikt-møte, involverer alle en samtale om "de gyldne regler", slik at hver synkronisering kan leveres og mottas på en måte som gir resultater. Her er viktige regler å huske på i et eksternt arbeidsforhold:
FØR MØTET
Bli kjent med teknologien din
Det er enkelt å slå på videokameraet og sende en kode for konferansesamtalen. Men å bli litt bedre kjent med hvordan programvaren og maskinvarekjøringen kan sette deg godt i gang hvis det - forby meg - er et teknologisk problem under konferansesamtalen. Forhindre hikke ved å gå online 5 minutter før planen, slik at du kan sette opp tidlig; eller ha en plan b klar til å komme i gang. Selv å gjennomføre en videoopptaksprøve er et smart trekk!
Legg lag til et delt mellomrom
Et delt rom er ikke et møterom. Faktisk er det møterommet som inneholder de delte plassene, som bla, en online tavle, delte skjermer og mer. Fjernarbeidere kan føle det nest beste ved å fysisk være der ved å bli påvirket av en kombinasjon av disse mellomromene under konferansesamtalen.
Sett opp en agenda, del den i forkant av tiden
En ekstern konferansesamtale innebærer innsats og planlegging for å sikre at alle kan delta. Ved å markere emner som dekkes og dele agendaen på forhånd, kan du spare dyrebare øyeblikk ved å holde deg til en plan. På denne måten vet deltakerne hva som kommer, og de kan lytte aktivt og komme forberedt med sin del av møtet.
Inviter et utvalg få
Jo høyere antall deltakere på konferansesamtalen, desto lavere er forventningen om å bidra til diskusjonen. 1-10 deltakere er ideelt.
UNDER MØTET
Behold møtemålet foran og midt
Med enkle ord, minne alle om hva som må oppnås ved slutten av konferansesamtalen. Skriv det ned på for eksempel den elektroniske tavlen, slik at alle kan se det tydelig, og bruke det til å markere deltakere hvis de avviker for mye under diskusjonen.
Roller i Gamify -konferansesamtaler
Roller kan gis ut til forskjellige deltakere som tilrettelegger, tidtaker og skribent for å notere alle handlingspunkter og beslutninger som tas. For tilbakevendende møter, tegne navn og endre rollene, så det avgjøres i begynnelsen av møtet og - overrask! - det kan være deg! Dette gamification vil sikre at folk forblir engasjert.
Alle får en introduksjon
Deltakerne er mer villige til å delta i konferansesamtale når de har en bedre forståelse av hvem som er på samtalen med dem. En rask introduksjon av alle i møtet, (selv om det er et ikon eller bilde) gir et snev av menneskelighet og får fjernarbeidere til å føle seg sett og hørt!
Oppmuntre til en liten snakkis
Å få kontakt med eksterne kolleger gjør at deres tilstedeværelse merkes i møtet. En rask oppsummering av dagen, været, planene for helgen-får dem til å føle at de er kjent både i virkeligheten og det digitale.
ETTER MØTET
Sett sammen en oppfølging
Oppsummer hovedpoengene og gjennombruddene til møtet som skal sendes ut. Delen som gjør det engasjerende? Legg til et element av moro og kameratskap. En gif, video eller et morsomt bilde hjelper deg med å gjøre e-posten eller chatmeldingen minneverdig, noe som igjen vil få alle til å se frem til oppfølgings-e-post etter fremtidige møter.
Nevn tall
Helsen og produktiviteten til et eksternt arbeidsforhold er avhengig av å oppnå mål, treffe tall og nå ytelsesmål. Sett av tid til å diskutere dem på møtet, eller send en oppfølgings-e-post som beskriver endringer, prestasjoner, forbedringer osv.
La Callbridges høyytende konferanseprogramvare blåse liv i forretningskonferansesamtaler. Dens førsteklasses møteromsplattform bygger bro for virtuelle og virkelige møter. Med eksepsjonelle samarbeidsfunksjoner Som inkluderer skjermdeling, fildeling, dokumentpresentasjon og gruppechat, Callbridges eksepsjonelle audiovisuelle teknologi fremmer eksterne arbeidsforhold.
