Hvordan sette sammen en skuddsikker videokonferanseavsetning for advokater

Hver advokat vet hvor lang og kompleks rettsprosessen er. Ta avleiringer og alle bevegelige deler som følger med det. La oss ikke glemme hvor dyre de også er. Å fly i vitner og enkeltpersoner fra utenfor staten eller landet for å snakke, legger opp. Pluss kostnadene for høykvalitets videografer, rettsreportere og den tapte tiden opptak og ny innspilling over dager, om nødvendig. I en mer kompleks sak som involverer flere vitner, kan det for eksempel være vanskeligere å ha en avsetning på kontoret. Reisetid og å holde seg på budsjettet er to faktorer å vurdere, med mindre videokonferanser er et alternativ.

Med videokonferanser blir det eksponentielt mye enklere å sette sammen en tett sammensveiset avhørshøring. Dokumentasjon og opptak av avhørshøringer, intervjuer og vitneforklaringer kan gis og tas opp eksternt . Det er som å være «ansikt til ansikt», bare virtuelt. Planleggingskonflikter minimeres kraftig, ettersom en videokonferanseavhørshøring kan arrangeres uten å bekymre seg for flyplaner, trafikk og overnatting.

Siden en avsetning kan gjøre eller ødelegge en sak, vil du føle deg trygg ved å bruke videokonferanser for å fange det beste, mest autentiske opptaket. Med hjelp fra et rettsapporteringsfirma, innlemme følgende tips for en skuddsikker videokonferanseavsetning som vil holde seg i retten:

10. Ha utstillingene dine klare

I forkant av deponeringen av videokonferansen, må du sørge for at utstillingene dine blir forberedt og katalogisert. Gå en ekstra mil og la domstolens rapporteringsfirma få vite om utstillingene dine, slik at du ikke trenger å bruke så mye tid på å dekke dem i deponeringen.

9. Velg din posisjon

Kjenn plasseringen til personene som er involvert i videokonferansedeponeringen, slik at du kan finne passende teknologiløsninger i de byene eller landsbygdene. Basert på stedene kan rapporteringsfirmaet prøvekjøres for å teste utstyr, wifi og teknologi for å sikre et smertefritt opptak. Husk: Et Ethernet er litt mer pålitelig enn wifi!

8. Enkeltpersoner i utlandet

Nevn rettsrapporteringsfirmaet den utenlandske beliggenheten eller landet til den enkelte som vitner. Loven kan være annerledes og kan påvirke utfallet av deponeringen.

7. Vær oppmerksom på tidssoner

Når vitner blir med fra forskjellige tidssoner, må du gjøre din aktsomhet og sørge for at alle er klar over tidspunktet for innspillingen av videokonferansen. Alternativt kan du se etter en videokonferanseplattform som følger med en Time Zone Scheduler. Ellers kan manglende møte i tide påvirke nøkkelvitnenes historier.

6. Se polert ut

Det er viktig å være til stede både i retten og under et møte – spesielt under en videokonferanseavhør. Alle involverte – vitne, vitne, advokat – alle som skal møte opp, bør se rene, presentable og profesjonelle ut. Dette er tross alt ikke en telefonsamtale. Denne typen avhør er det nest beste etter å være ansikt til ansikt, så alle bør se best mulig ut.

5. Vær selektiv med bakgrunn

Å sette opp videokonferanseavsetningen skal gjøres i et rom som har rikelig med lys og en distraksjonsfri bakgrunn. Alt som beveger seg i bakgrunnen, eller som er for visuelt høyt (plakater, fotografier), kan hindre det viktigere budskapet om deponeringen og ta bort opptaket. Ingen vinduer, biler som går forbi eller kjæledyr.

4. Møt opp 15 minutter tidlig

En god tommelfingerregel når det gjelder ethvert engasjement ved hjelp av videokonferanser, er å møte opp tidlig. På denne måten, hvis det er noen teknologijusteringer som må gjøres, kan du justere deretter før møtet starter. Ellers er det forstyrrende å dukke opp sent når avsetningen er i full gang, og vil bare sette alle tilbake. I tillegg til å være tidlig betyr det at du kan gå over notatene dine, skrive ned spørsmål i siste øyeblikk eller gjøre noen raske undersøkelser før ballen ruller.

3. Se på kroppsspråket ditt ...

Videokonferanser er i stand til å ta opp kroppens subtile bevegelser og nyanser tidoblet. Ikke glem at alle kan se hver eneste bevegelse. Hvis du kjeder deg og gjesper, er sulten og fidget, trøtt og ubehagelig - alle disse følelsene og bevegelsene er synlige mens du er i økten. Unngå å spise, tyggegummi, pakke ut en pose sjetonger eller skifte i setet ditt. Dette kan påvirke utfallet av opptaket. Videre, for å sikre at stykket ditt kommer godt ut, hvis du tar opp fra en datamaskin, må du dobbeltsjekke at overflaten din er flat og sikker, slik at kameraet ditt kan ta et fint glatt skudd.

2 ... og multitasking

Den samme logikken gjelder. Du har uten tvil e-postmeldinger å lese, en liste du kan se på eller filer du kan dele med andre klienter. Eller kanskje du bare liker å spille Tetris, men hvis alle de fremmøtte kan se deg mens du gjør andre oppgaver, hvor profesjonell ser det egentlig ut? Hvis de ikke kan se deg, kan det skrives på ansiktet ditt at du er til stede, men ikke egentlig her! Og når et plutselig spørsmål kommer din vei, men du er midt i å gjøre noe annet, vil du ikke bli tatt på vakt!

1. Uforutsigbare forsinkelser

Noen ganger oppstår det forsinkelser som du bare ikke kan forutse! Hvis en deltaker skulle bli forsinket og ikke kunne møte opp i tide, er det fine med en videokonferanseavhør ved hjelp av en toveis kommunikasjonsplattform at det finnes en app! Enhver deltaker som ikke kan komme seg til datamaskinen, bærbar PC eller nettbrett, kan bare hoppe på via smarttelefonen sin.

La Callbridges sofistikerte teknologi forbedre kvaliteten og autentisiteten til den neste avhøret du må ta deg av. Med videokonferanser , telefonkonferanser , AI-transkripsjoner, skjermdeling , møteopptak og ultrasikkerhet kan din neste avhør, vitneforklaring og intervju gjennomføres med trygghet.